บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง ประเภทบัญชี เอกสาร และระยะเวลาที่ต้องรู้

เมื่อจดทะเบียนเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลแล้ว งานบัญชีเป็นหน้าที่สำคัญที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่เพียงการรวบรวมรายรับรายจ่ายตอนปลายปีเท่านั้น แต่ต้องมีการจัดทำบัญชี เอกสารประกอบ การบันทึกรายการ และการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

คำถามว่า บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง จึงควรมองเป็นทั้งระบบ ตั้งแต่เอกสารต้นทาง บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท บัญชีสินค้า การกระทบยอด ไปจนถึงการเตรียมข้อมูลสำหรับงบการเงิน ภาษี และการตรวจสอบบัญชีในช่วงปลายรอบบัญชี

บัญชีบริษัทคืออะไร

บัญชีบริษัทคือระบบที่ใช้บันทึกและรวบรวมรายการทางการเงินของกิจการ เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า ทรัพย์สิน หนี้สิน และทุน เพื่อให้สามารถนำข้อมูลไปจัดทำรายงานและงบการเงินได้

ข้อมูลบัญชีที่ดีควรเชื่อมโยงกลับไปยังเอกสารต้นทางได้ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ สัญญา Statement และหลักฐานการชำระเงิน ไม่ใช่มีเพียงตัวเลขในโปรแกรมโดยไม่มีที่มาของรายการ

หากต้องการเข้าใจหน้าที่ของบุคคลที่รับผิดชอบงานนี้ สามารถอ่าน ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่อะไร เพิ่มเติมได้

บริษัทต้องทำบัญชีประเภทใดบ้าง

ตามหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการจัดทำบัญชี ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องจัดทำบัญชีให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจ โดยบัญชีสำคัญที่พบได้ทั่วไป ได้แก่

• บัญชีเงินสด
• บัญชีธนาคาร
• บัญชีรายวันซื้อ
• บัญชีรายวันขาย
• บัญชีรายวันทั่วไป
• บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน
• บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย
• บัญชีแยกประเภทลูกหนี้
• บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้
• บัญชีสินค้า สำหรับกิจการที่มีสินค้า
• บัญชีหรือบัญชีย่อยอื่นตามความจำเป็นของธุรกิจ

กิจการไม่จำเป็นต้องมองชื่อบัญชีเหล่านี้แยกจากกันทั้งหมด เพราะในระบบบัญชีปัจจุบัน โปรแกรมสามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากรายการซื้อ ขาย รับเงิน และจ่ายเงิน ไปยังบัญชีแยกประเภทได้โดยอัตโนมัติ หากตั้งค่าระบบถูกต้อง

บัญชีรายวันมีอะไรบ้าง

บัญชีรายวันใช้บันทึกรายการตามลำดับวันที่เกิดรายการ ตัวอย่างบัญชีรายวันที่พบในธุรกิจทั่วไป ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีธนาคาร บัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย และบัญชีรายวันทั่วไป

บัญชีรายวันซื้อและขายควรมีรายละเอียดที่สามารถเชื่อมโยงกับสินค้าหรือบริการได้ ส่วนบัญชีรายวันทั่วไปใช้บันทึกรายการที่ไม่ได้เกิดจากการซื้อหรือขายโดยตรง เช่น การปรับปรุงบัญชี หรือรายการบัญชีเฉพาะอื่น

กิจการที่มีเอกสารรายเดือนจำนวนมากควรกำหนดรอบส่งเอกสารที่ชัดเจน สามารถดู วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เพื่อช่วยลดงานตกหล่นได้

บัญชีแยกประเภทคืออะไร

บัญชีแยกประเภทเป็นการรวบรวมรายการที่มีลักษณะเดียวกันไว้ในบัญชีเดียว เพื่อให้เห็นยอดเคลื่อนไหวและยอดคงเหลือ เช่น เงินสด ธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ รายได้ ค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน หรือทุน

ข้อมูลจากบัญชีรายวันจะถูกผ่านไปยังบัญชีแยกประเภท เมื่อสิ้นรอบสามารถนำยอดเหล่านี้ไปจัดทำงบทดลองและใช้เป็นพื้นฐานในการจัดทำงบการเงินต่อไป

หากต้องการเข้าใจการทำงานของสำนักงานบัญชีในภาพรวม สามารถอ่าน สำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง ซึ่งอธิบาย Workflow ตั้งแต่รับเอกสารจนถึงปิดงบ

บัญชีสินค้าสำคัญกับธุรกิจอย่างไร

ธุรกิจที่มีการซื้อและขายสินค้า ควรมีข้อมูลที่สามารถติดตามการรับเข้า จ่ายออก และยอดคงเหลือของสินค้าได้ เพราะยอดสินค้าคงเหลือมีผลทั้งต่อการบริหารสต็อก ต้นทุนขาย และงบการเงิน

ข้อมูลสินค้าควรระบุชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ และรายละเอียดการเคลื่อนไหวให้สามารถตรวจสอบได้ หากสินค้าในระบบไม่ตรงกับของจริง จะส่งผลต่อทั้งต้นทุนและกำไรของกิจการ

ผู้ประกอบการที่มีสินค้าจำนวนมากสามารถศึกษา ระบบสต็อกและการควบคุมสินค้าคงเหลือ เพื่อวางระบบข้อมูลสินค้าให้สัมพันธ์กับบัญชี

ต้องลงรายการบัญชีภายในกี่วัน

การทำบัญชีไม่ควรรอรวบรวมข้อมูลปลายปี เพราะหลักเกณฑ์กำหนดระยะเวลาในการลงรายการของบัญชีแต่ละประเภทไว้ต่างกัน

ดังนั้นข้อความเก่าที่ระบุว่าบัญชีสินค้าสามารถลงรายการภายใน 50 วันจึงไม่ควรใช้ต่อ การทำบัญชีรายเดือนอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้กิจการไม่ต้องเร่งแก้ข้อมูลจำนวนมากในช่วงปลายปี

เอกสารประกอบการลงบัญชีมีอะไรบ้าง

การบันทึกบัญชีควรมีเอกสารประกอบเพื่อแสดงว่ารายการนั้นเกิดขึ้นจริง เอกสารสามารถมาจากบุคคลภายนอก ออกโดยกิจการให้บุคคลภายนอก หรือจัดทำขึ้นใช้ภายในกิจการ

• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบแจ้งหนี้
• ใบส่งของ
• ใบสั่งซื้อ
• สัญญา
• หลักฐานการโอนเงิน
• Statement ธนาคาร
• ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่าย
• เอกสารภายในที่อธิบายรายการและการอนุมัติ

ต้นฉบับเดิมแบ่งเอกสารประกอบไว้เป็น 3 กลุ่ม คือเอกสารจากบุคคลภายนอก เอกสารที่กิจการออกให้บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจัดทำเพื่อใช้ภายใน :chatgpt-content-reference{index="3"} ซึ่งแนวคิดนี้ยังช่วยให้ผู้ประกอบการจัดระบบเอกสารได้ง่ายขึ้น

รายละเอียดเกี่ยวกับหลักฐานรับเงินสามารถศึกษาเพิ่มจาก ใบเสร็จรับเงินและหลักฐานชำระเงิน และเรื่องใบกำกับภาษีจาก ใบกำกับภาษีต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

เอกสารภายในควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง

เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้ภายในกิจการควรอธิบายรายการให้ชัดเจน เช่น รายการที่เกิดขึ้น วิธีคำนวณ จำนวนเงิน และผู้อนุมัติ เพื่อให้ผู้ทำบัญชีและผู้ตรวจสอบสามารถเข้าใจเหตุผลของรายการได้

โดยเฉพาะรายการที่ไม่มีเอกสารจากบุคคลภายนอก เช่น การปรับปรุงบัญชีหรือการโอนรายการภายใน ควรมีหลักฐานและคำอธิบายเพียงพอ ไม่ควรบันทึกโดยไม่มีที่มาของรายการ

บัญชีบริษัทเกี่ยวข้องกับภาษีอย่างไร

ข้อมูลบัญชีเป็นฐานสำคัญของการจัดทำภาษี ไม่ว่าจะเป็นภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือภาษีเงินได้นิติบุคคล หากบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายผิดตั้งแต่ต้น ยอดภาษีก็อาจผิดตามไปด้วย

บริษัทจึงควรตรวจเอกสารภาษีควบคู่กับบัญชี เช่น รายการที่ต้อง หักภาษี ณ ที่จ่าย และหากกิจการเป็นผู้ประกอบการ VAT ก็ควรแยกภาษีซื้อและภาษีขายให้ถูกต้อง โดยสามารถอ่าน ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT เพิ่มเติมได้

บัญชีบริษัทต้องกระทบยอดอะไรบ้าง

การบันทึกบัญชีอย่างเดียวไม่เพียงพอ ควรมีการกระทบยอดเพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขในบัญชีตรงกับข้อมูลจริงของกิจการ เช่น

• เงินฝากธนาคารกับ Bank Statement
• ลูกหนี้กับรายงานยอดค้างรับ
• เจ้าหนี้กับยอดค้างจ่าย
• สต็อกในระบบกับสินค้าจริง
• รายได้กับเอกสารขาย
• ค่าใช้จ่ายกับเอกสารซื้อและหลักฐานจ่าย
• ภาษีซื้อและภาษีขายกับรายงาน VAT

การกระทบยอดทุกเดือนช่วยให้พบข้อผิดพลาดได้เร็วกว่าการตรวจครั้งเดียวตอนปิดปี และช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นสถานะการเงินได้ใกล้เคียงความจริงมากขึ้น

ต้องใช้โปรแกรมบัญชีหรือไม่

ธุรกิจไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมยี่ห้อใดยี่ห้อหนึ่ง แต่ควรมีระบบที่สามารถจัดเก็บข้อมูลและสร้างรายงานได้ต่อเนื่อง ปัจจุบันมีทั้งโปรแกรมติดตั้งและ Cloud Accounting ซึ่งเหมาะกับธุรกิจต่างกัน

ผู้ประกอบการสามารถอ่าน ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี, โปรแกรมบัญชี Express หรือหากต้องการออกแบบ Workflow ใหม่ สามารถดู บริการวางระบบบัญชี เพิ่มเติมได้

สิ้นปี บริษัทต้องทำอะไรกับบัญชีบ้าง

เมื่อสิ้นรอบบัญชี ผู้ทำบัญชีต้องตรวจความครบถ้วนของรายการ จัดทำรายการปรับปรุง ปิดบัญชี และจัดเตรียมงบการเงินพร้อมรายละเอียดประกอบ รวมถึงตรวจยอดสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าให้เหมาะสมก่อนส่งต่อให้ผู้สอบบัญชี

หากต้องการศึกษาเฉพาะขั้นตอนปลายปี สามารถอ่าน ปิดบัญชีและปิดงบการเงินต้องทำอะไรบ้าง

ส่วนบทบาทของผู้สอบบัญชีควรแยกจากผู้ทำบัญชีอย่างชัดเจน สามารถดู ผู้ตรวจสอบบัญชี CPA และผู้สอบบัญชีภาษีอากร TA เพื่อเข้าใจขอบเขตงานของแต่ละวิชาชีพ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำบัญชีบริษัท

• ส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีไม่ครบหรือส่งช้า
• ใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวกับบริษัทปะปนกัน
• บันทึกยอดเงินเข้าธนาคารทั้งหมดเป็นรายได้ทันที
• ไม่กระทบยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้
• ไม่ตรวจสต็อกสินค้ากับบัญชี
• ซื้อทรัพย์สินแต่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดโดยไม่ตรวจลักษณะรายการ
• ไม่มีหลักฐานประกอบรายการจ่าย
• รอจนใกล้ปิดงบจึงค่อยรวบรวมเอกสารทั้งปี

กิจการที่ต้องการให้ผู้ทำบัญชีดูแลต่อเนื่องสามารถศึกษา บริการทำบัญชีรายเดือนและรายปี ซึ่งเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการจัดข้อมูลบัญชีและภาษีเป็นรอบประจำ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบัญชีบริษัท

1. บริษัทเพิ่งจดทะเบียนแต่ยังไม่มีรายได้ ต้องทำบัญชีหรือไม่?

หากบริษัทมีสถานะเป็นนิติบุคคลและเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ก็ยังต้องจัดระบบบัญชีและบันทึกรายการที่เกิดขึ้นจริง เช่น เงินทุน ค่าจดทะเบียน ค่าเช่า ค่าบริการ หรือค่าใช้จ่ายเริ่มต้น แม้ยังไม่มีรายได้จากการขายก็ตาม

2. บริษัทไม่มีรายการทุกเดือน ยังต้องส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีหรือไม่?

ควรแจ้งสถานะและส่งข้อมูลที่เกิดขึ้นจริง เช่น Statement หรือรายการค่าใช้จ่าย เพื่อให้ผู้ทำบัญชีตรวจว่ามีรายการใดต้องบันทึกหรือยื่นภาษีหรือไม่

3. ใช้ Excel ทำบัญชีบริษัทได้หรือไม่?

ประเด็นสำคัญไม่ใช่ชื่อโปรแกรม แต่คือข้อมูลต้องครบ ถูกต้อง ต่อเนื่อง และสามารถจัดทำบัญชีและรายงานตามหลักเกณฑ์ได้ ธุรกิจที่มีรายการมากมักได้ประโยชน์จากโปรแกรมบัญชีที่ช่วยลดการบันทึกซ้ำ

4. ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีเป็นคนเดียวกันหรือไม่?

เป็นบทบาทต่างกัน ผู้ทำบัญชีจัดทำและดูแลข้อมูลบัญชี ส่วนผู้สอบบัญชีตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินตามสิทธิและหลักเกณฑ์ของวิชาชีพ

5. บริษัทควรส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบ่อยแค่ไหน?

ควรส่งเป็นรอบสม่ำเสมอ โดยเฉพาะกิจการที่มีหน้าที่ภาษีรายเดือน การส่งเอกสารต่อเนื่องช่วยให้บันทึกบัญชี กระทบยอด และตรวจภาษีได้ทันเวลา

สรุป บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง ควรเริ่มจากระบบเอกสารที่ดี

บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง สามารถสรุปได้ว่า บริษัทต้องจัดทำบัญชีตามลักษณะธุรกิจ มีเอกสารประกอบรายการ ลงบัญชีภายในระยะเวลาที่กำหนด กระทบยอดข้อมูล และเตรียมบัญชีให้พร้อมสำหรับการจัดทำงบการเงินและภาษี

สิ่งสำคัญคือไม่ควรมองงานบัญชีเป็นงานที่ทำเฉพาะช่วงสิ้นปี หากเอกสารและบัญชีได้รับการดูแลทุกเดือน ข้อมูลจะตรวจสอบง่ายขึ้นและช่วยลดปัญหาตอนปิดงบ หากต้องการศึกษาบริการโดยตรง สามารถดู บริการรับทำบัญชี หรือ บริการที่ปรึกษาภาษี เพิ่มเติมได้