ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล คืออะไร ต่างกันอย่างไร พร้อมตัวอย่างและขั้นตอนวางบิล

ใบแจ้งหนี้ คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งรายละเอียดสินค้า บริการ จำนวนเงิน และกำหนดเวลาที่ลูกค้าต้องชำระตามข้อตกลงทางการค้า

ใบแจ้งหนี้มักใช้ในธุรกิจที่มีการขายเชื่อ เช่น บริษัทขายส่งสินค้า บริษัทรับเหมา หรือธุรกิจให้บริการแก่ลูกค้านิติบุคคล โดยสามารถอ้างอิงใบสั่งซื้อ สัญญา หรือเอกสารส่งมอบงานประกอบได้

ตัวอย่างเช่น บริษัทขายสินค้าให้ลูกค้าวันที่ 5 มิถุนายน และตกลงให้เครดิต 30 วัน ผู้ขายอาจออกใบแจ้งหนี้แสดงรายการสินค้าและยอดชำระ พร้อมระบุวันครบกำหนดตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน

อย่างไรก็ตาม วันออกใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ตัวกำหนดวันรับรู้รายได้หรือวันเกิดภาษีมูลค่าเพิ่มในทุกกรณี ต้องตรวจลักษณะรายการและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ใบวางบิล คืออะไร?

ใบวางบิล (Billing Note) เป็นเอกสารสำหรับสรุปรายการหนี้ที่ผู้ขายต้องการเรียกเก็บจากลูกค้าในรอบที่กำหนด โดยอาจรวมใบแจ้งหนี้หลายใบไว้ในเอกสารเดียว

ตัวอย่างเช่น บริษัทส่งสินค้าให้ลูกค้า 3 ครั้งในเดือนเดียวกัน และลูกค้ากำหนดให้วางบิลทุกวันที่ 25 ผู้ขายสามารถรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ถึงรอบวางบิลมาจัดทำใบวางบิล พร้อมเอกสารประกอบตามข้อตกลงของคู่ค้า

การจัดทำใบวางบิลจึงช่วยให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายตรวจสอบยอดหนี้และติดตามการจ่ายเงินได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจที่มีรายการซื้อขายต่อเนื่อง

สามารถศึกษาแนวทางจัดเก็บเอกสารประกอบเพิ่มเติมจาก การจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท เพื่อให้เอกสารแต่ละรอบค้นหาได้สะดวก

ใบแจ้งหนี้กับใบวางบิล ต่างกันอย่างไร?

แม้เอกสารทั้งสองประเภทจะเกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินเหมือนกัน แต่มีวัตถุประสงค์และช่วงเวลาใช้งานที่อาจแตกต่างกัน

บางกิจการใช้เอกสารชื่อ “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” รวมกันเป็นใบเดียว ซึ่งสามารถใช้ในการสื่อสารยอดเรียกเก็บตามรูปแบบงานได้ แต่ควรมีข้อมูลเพียงพอและไม่ทำให้เกิดความเข้าใจผิดว่าเป็นใบกำกับภาษีโดยอัตโนมัติ

ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จ และใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร?

ธุรกิจมักใช้เอกสารหลายประเภทในกระบวนการขาย แต่เอกสารแต่ละชนิดมีหน้าที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นฝ่ายบัญชีและฝ่ายขายควรทราบว่าต้องออกเอกสารใดในแต่ละขั้นตอน

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจได้รับใบแจ้งหนี้ก่อนจ่ายเงิน ต่อมาได้รับใบวางบิลตามรอบเรียกเก็บ และเมื่อมีการชำระเงินจริงจึงได้รับหลักฐานการรับเงิน ส่วนการออกใบกำกับภาษีต้องเป็นไปตามจุดเกิดความรับผิดทาง VAT ซึ่งอาจเกิดก่อนหรือหลังการรับเงินขึ้นอยู่กับประเภทธุรกรรม

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์ และ ใบเสร็จรับเงินคืออะไร เพื่อแยกการรับเงินออกจากการเรียกเก็บเงินอย่างชัดเจน

ข้อมูลสำคัญที่ควรมีในใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

แม้รูปแบบใบแจ้งหนี้และใบวางบิลของแต่ละบริษัทจะแตกต่างกัน แต่ควรจัดทำข้อมูลให้ชัดเจนเพื่อให้คู่ค้าตรวจสอบและอนุมัติการจ่ายเงินได้สะดวก

ข้อมูลฝ่ายผู้ขายหรือผู้ออกเอกสาร

• ชื่อบริษัทหรือชื่อผู้ประกอบการและที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีเมื่อเกี่ยวข้อง
• เลขที่เอกสารและวันที่ออกเอกสาร
• ช่องทางติดต่อและข้อมูลการชำระเงิน
• ชื่อหรือข้อมูลผู้จัดทำและผู้อนุมัติตามระบบงาน

ข้อมูลฝ่ายลูกค้าและรายการเรียกเก็บ

• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าหรือผู้รับเอกสาร
• เลขที่ใบสั่งซื้อ สัญญา หรือเอกสารอ้างอิง
• รายละเอียดสินค้าและบริการที่เรียกเก็บ
• จำนวน ราคา ส่วนลด และยอดที่ต้องชำระ
• เงื่อนไขเครดิตและกำหนดชำระเงิน
• เลขที่ใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่นำมาวางบิล
• ช่องทางยืนยันการรับเอกสารเมื่อจำเป็น

ข้อมูลเหล่านี้เป็นแนวทางจัดทำเอกสารทางธุรกิจ ไม่ใช่การยืนยันว่าทุกรายการเป็นข้อบังคับทางกฎหมายของใบแจ้งหนี้ทั่วไป หากเอกสารใช้เป็นใบกำกับภาษีหรือเอกสารตามกฎหมายประเภทอื่น ต้องตรวจรายการที่กฎหมายกำหนดแยกต่างหาก

กิจการที่ต้องการจัดระบบเอกสารตั้งแต่เริ่มดำเนินงาน สามารถอ่าน วิธีจัดโครงสร้างเอกสารบัญชีตั้งแต่ปีแรก เพิ่มเติมได้

ตัวอย่างการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล เครดิต 30 วัน

สมมติบริษัทขายสินค้าให้ลูกค้านิติบุคคลโดยตกลงเครดิต 30 วัน และลูกค้ากำหนดให้วางบิลวันที่ 25 ของเดือน

ใบวางบิลจะแสดงยอดรวม 30,000 บาท พร้อมรายละเอียดใบแจ้งหนี้แต่ละใบ และกำหนดรับชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้

ข้อควรระวัง: เครดิต 30 วันอาจนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ วันที่รับสินค้า หรือวันที่ลูกค้ารับวางบิลตามข้อตกลง จึงต้องยืนยันวิธีนับระยะเวลาให้ชัดเจน ไม่ควรถือว่าทุกรายการเริ่มนับเครดิตจากวันวางบิลโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างจำนวนเงินเป็นยอดสมมติสำหรับอธิบายการรวมเอกสาร โดยไม่ได้แยกรายการ VAT หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งต้องพิจารณาตามธุรกรรมจริง

ขั้นตอนวางบิลและติดตามรับชำระเงินที่ควรรู้

ธุรกิจที่ให้เครดิตลูกค้าควรกำหนดกระบวนการวางบิลและติดตามหนี้ที่ชัดเจน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าแต่ละรายการอยู่ในขั้นตอนใด

หากบริษัทมีลูกหนี้หลายราย ควรจัดทำรายงานอายุลูกหนี้และกำหนดผู้รับผิดชอบติดตามอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีและฝ่ายขายใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

ใบแจ้งหนี้กับใบกำกับภาษี เกี่ยวข้องกันอย่างไร?

หนึ่งในความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือ การคิดว่าใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลสามารถใช้แทนใบกำกับภาษีได้ทุกกรณี ซึ่งไม่ถูกต้อง เพราะเอกสารทั้งสองชนิดมีหน้าที่ด้านการเรียกเก็บเงินเป็นหลัก ขณะที่ใบกำกับภาษีต้องเป็นไปตามเงื่อนไขในประมวลรัษฎากร

สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT การออกใบกำกับภาษีต้องพิจารณาจุดเกิดความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ Tax Point โดยการขายสินค้าและการให้บริการอาจมีหลักเกณฑ์ต่างกัน

ตัวอย่างเช่น การขายสินค้าทั่วไปโดยหลักเกี่ยวข้องกับการส่งมอบสินค้า แต่หากรับเงินหรือออกใบกำกับภาษีก่อน อาจทำให้ความรับผิดทาง VAT เกิดก่อนการส่งมอบ ส่วนธุรกิจบริการโดยทั่วไปต้องพิจารณาการได้รับชำระค่าบริการและเหตุที่กฎหมายกำหนด

จึงไม่ควรรอออกใบกำกับภาษีจนกว่าจะได้รับเงินทุกกรณี และไม่ควรใช้วันวางบิลเป็นเกณฑ์กำหนด VAT โดยอัตโนมัติ

สามารถศึกษาหลักการจัดทำรายงานภาษีจาก การยื่น ภ.พ.30 และรายงานภาษีซื้อภาษีขาย และเอกสารประกอบจาก หลักฐานการบันทึกบัญชีและค่าใช้จ่าย

ร้านค้าออนไลน์ต้องใช้ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลหรือไม่?

ร้านค้าออนไลน์ที่ขายสินค้าและได้รับชำระเงินทันทีอาจใช้เอกสารคำสั่งซื้อและหลักฐานรับเงินตามระบบของแพลตฟอร์ม โดยไม่จำเป็นต้องจัดทำใบวางบิลแยกต่างหากสำหรับการเรียกเก็บเงินทุกรายการ

แต่หากขายส่งให้ลูกค้าบริษัท มีข้อตกลงเครดิต หรือมีรอบรับชำระเงิน การจัดทำใบแจ้งหนี้และใบวางบิลจะช่วยให้ตรวจสอบยอดและติดตามลูกหนี้ได้สะดวกขึ้น

สิ่งสำคัญคือเอกสารที่ใช้ต้องสอดคล้องกับธุรกรรมจริง และยังต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับบัญชี ใบรับ และใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่ถือว่าบิลจากระบบออนไลน์สามารถใช้แทนเอกสารตามกฎหมายได้ทุกประเภท

ผู้ประกอบการที่ต้องการจัดระบบเอกสารด้วยโปรแกรมบัญชีสามารถอ่าน การเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจ และ แนวทางการทำบัญชีบริษัทเอง เพิ่มเติม

ปัญหาการวางบิลที่พบบ่อยและวิธีป้องกัน

ปัญหาในการเรียกเก็บเงินจำนวนหนึ่งไม่ได้เกิดจากลูกค้าไม่ต้องการจ่ายเงิน แต่เกิดจากเอกสารไม่ครบหรือส่งไม่ตรงตามข้อตกลง ทำให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าไม่สามารถดำเนินการจ่ายได้ตามรอบ

• วางบิลผิดรอบ: ควรยืนยันปฏิทินรับวางบิลของลูกค้า
• เอกสารอ้างอิงไม่ครบ: ตรวจใบสั่งซื้อ ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้ก่อนส่ง
• ยอดหนี้ไม่ตรง: กระทบยอดกับรายการชำระเงินและใบลดหนี้ที่เกี่ยวข้อง
• ไม่มีหลักฐานรับวางบิล: เก็บอีเมลหรือหลักฐานรับเอกสารตามช่องทางที่ตกลง
• ไม่ติดตามรายการค้างชำระ: จัดทำรายงานอายุลูกหนี้และติดตามตามรอบ
• ข้อมูลในระบบซ้ำ: ตรวจเลขที่เอกสารก่อนบันทึกและส่งเอกสาร

หากพบยอดลูกหนี้ในระบบไม่ตรงกับเอกสารหรือเงินที่ได้รับ ควรตรวจจากเอกสารต้นทางก่อนปรับปรุงรายการ สามารถศึกษา วิธีตรวจสอบและแก้ไขปัญหาบัญชี เพิ่มเติม

เช็กลิสต์ก่อนส่งใบแจ้งหนี้และใบวางบิลให้ลูกค้า

• ☐ ตรวจชื่อและข้อมูลลูกค้าให้ถูกต้อง
• ☐ ตรวจเลขที่ใบแจ้งหนี้และวันที่เอกสาร
• ☐ ตรวจรายการสินค้า บริการ และยอดเงิน
• ☐ ตรวจเอกสารที่ลูกค้าต้องการแนบ
• ☐ ยืนยันรอบวางบิลและกำหนดชำระเงิน
• ☐ ตรวจว่าใบแจ้งหนี้ใดชำระแล้วหรือยังค้างชำระ
• ☐ ตรวจความถูกต้องของยอดรวมในใบวางบิล
• ☐ ตรวจหน้าที่ออกใบกำกับภาษีแยกตามธุรกรรม
• ☐ เก็บหลักฐานการส่งและรับเอกสาร
• ☐ บันทึกกำหนดติดตามเงินจากลูกค้า

เช็กลิสต์นี้สามารถใช้เป็นมาตรฐานให้ฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน และฝ่ายบัญชีตรวจข้อมูลร่วมกันก่อนส่งเอกสาร โดยปรับรายละเอียดให้เหมาะกับระบบงานและข้อตกลงของลูกค้าแต่ละราย

บทความเกี่ยวกับเอกสารบัญชีที่ควรอ่านเพิ่มเติม

แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน

รู้จักข้อมูลเอกสารหลักฐานการรับเงิน

การจัดแฟ้มบัญชี

จัดหมวดเอกสารซื้อขายและรับจ่าย

ระบบเอกสารบัญชีปีแรก

กำหนดขั้นตอนและผู้รับผิดชอบเอกสาร

เอกสารประกอบบัญชี

ตรวจหลักฐานก่อนบันทึกรายการค้า

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และใบวางบิล (FAQ)

สรุป ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ช่วยให้การเรียกเก็บเงินเป็นระบบ

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นเอกสารสำคัญในกระบวนการขายเชื่อ โดยใบแจ้งหนี้ใช้แจ้งรายละเอียดรายการค้าและยอดที่ต้องชำระ ส่วนใบวางบิลช่วยรวบรวมยอดหนี้ตามรอบการเรียกเก็บเงิน เพื่อให้ผู้ซื้อและผู้ขายตรวจสอบรายการได้ตรงกัน

ธุรกิจควรตรวจข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า เลขที่เอกสาร ยอดเงิน และกำหนดชำระให้ครบถ้วน พร้อมเก็บหลักฐานรับวางบิลและติดตามลูกหนี้อย่างสม่ำเสมอ

การจัดระบบเอกสารที่ดีไม่เพียงช่วยให้เรียกเก็บเงินสะดวกขึ้น แต่ยังช่วยลดความคลาดเคลื่อนของลูกหนี้ และทำให้ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบธุรกรรมย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ