ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล เป็นเอกสารทางการเงิน ที่ใช้ในการแจ้งลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าทราบรู้ถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระค่าสินค้าหรือค่าบริการ ซึ่งเอกสารใบวางบิล และใบแจ้งหนี้นี้

มักใช้กับธุรกิจขายสินค้าหรือขายบริการที่มีการกำหนดรอบระยะเวลาการชำระเงินแบบให้เครดิตแก่ลูกค้าหรือใช้กับธุรกิจขายส่งที่มีซื้อขายส่งสินค้าปริมาณมาก  

ซึ่งการดำเนินธุรกิจในลักษณะดังกล่าวนี้ หากไม่มีใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล ส่งผลให้คู่ค้าทำเรื่องเบิกจ่ายได้ยากและไม่มีหลักฐานในการเบิกจ่ายผู้ขายก็จะได้รับเงินค่าสินค้าได้ยากด้วยเช่นกัน

ความหมายของใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ทำขึ้นเพื่อแจ้งค่าสินค้า หรือค่าบริการ ว่าต้องจ่ายเป็นเงินจำนวนเท่าไหร่ และต้องจ่ายภายในกำหนดระยะเวลาเท่าใด ดังนั้นใบแจ้งหนี้จึงเป็นเหมือนการสรุปรายการซื้อขายทั้งหมด ซึ่งผู้ขายจะออกเอกสารใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าหลังการขายสินค้าหรือให้บริการลูกค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

ใบวางบิล คือเอกสารที่จัดทำขึ้น เมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ต้องชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ  เป็นการแจ้งยอดให้ลูกค้าต้องชำระในงวดนั้นๆ

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  บริการรับทำบัญชียื่นภาษีออนไลน์

ใครเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้

ดังที่กล่าวในข้างต้นว่า ใบวางบิลใบแจ้งหนี้ จะใช้ในธุรกิจที่มีการให้เครดิตในการชำระเงิน หรือใช้ในธุรกิจที่มีขนาดใหญ่โดยระยะเวลาของการวางบิลก็ขึ้นอยู่กับการกำหนดของบริษัท 

ทำให้เวลาของการออกเอกสารแตกต่างกัน  ดังนั้นผู้ที่มีหน้าที่จัดทำเอกสารใบวางบิลใบแจ้งหนี้ก็คือ  เจ้าหนี้ ผู้ขายสินค้าหรือ ผู้ให้บริการนั่นเอง

ใบวางบิลใบแจ้งหนี้ แตกต่างกันอย่างไร

ใบวางบิล เป็นเอกสารสำคัญทางการเงินที่ออกโดยผู้ขาย หรือผู้ให้บริการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ลูกค้า ทราบจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระตามข้อตกลงหรือใช้เพื่อแจ้งยอดชำระค่าสินค้าบริการ

ตามวันเวลาที่กำหนดการวางบิล ซึ่งช่วงเวลาในการออกใบวางบิลในบางบริษัท จะออกใบวางบิลให้กับลูกค้า เมื่อถึงกำหนดรอบวางบิล โดยจะแสดงตัวเลขยอดรวมคงเหลือที่ต้องชำระทั้งหมด

ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ฝั่งผู้ขายผู้ให้บริการทำขึ้น เพื่อแสดงให้ลูกค้าได้ทราบถึงรายละเอียดการซื้อขายสินค้า/บริการจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระพร้อมทั้งระบุกำหนดเวลาที่ลูกค้าต้องชำระในรอบการซื้อนั้นๆ  ซึ่งผู้ขายจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหลังจากการซื้อสินค้าหรือให้บริการในแต่ละครั้งสิ้นสุดลง

ทั้งนี้ในการออกเอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล ในบางบริษัทอาจใช้เอกสารรวมกันเป็นเอกสารใบเดียวโดยที่หัวของเอกสารใบนั้นจะระบุรวมว่า ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ แต่บางบริษัทก็อาจใช้ทั้งใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ทั้ง 2 ใบ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งานเอกสารของแต่ละบริษัท

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  โปรแกรมบัญชี Express

ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

แม้เอกสารใบแจ้งหนี้และใบวางบิลของแต่ละกิจการจะถูกออกแบบในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป  แต่สิ่งที่ควรต้องมีเหมือนกันก็คือ ข้อมูลสำคัญในเอกสารซึ่งประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ 2ส่วนใหญ่ๆ คือ

1) ข้อมูลของผู้ประกอบการ หรือผู้ออกใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล 2) ข้อมูลของลูกค้า ซึ่งเป็นผู้รับใบแจ้งหนี้ ใบวางบิลโดยมีรายละเอียดของข้อมูลทั้ง 2 ส่วนดังนี้

ข้อมูลของผู้ประกอบการ ผู้ขาย หรือผู้ออกใบแจ้งหนี้ใบวางบิล

1. ชื่อและที่อยู่ของบริษัท ที่ออกใบแจ้งหนี้ใบวางบิลรวมทั้งเบอร์โทรศัพท์ โทรสาร

2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย

3. วันที่ออกเอกสารใบแจ้งหนี้

4. เลขที่ของเอกสารใบแจ้งหนี้

5. ลายเซ็นกำกับการจัดทำเอกสารของผู้จัดทำหรือผู้ออกเอกสาร

ข้อมูลของลูกค้า หรือผู้รับใบแจ้งหนี้ใบวางบิล

1. ชื่อ ที่อยู่บริษัทของลูกค้า หรือผู้รับใบแจ้งหนี้ใบวางบิล

2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกหนี้

3. ลายเซ็นของผู้รับเอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล เมื่อรับเอกสาร  

4.ลายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าซื้อใช้บริการ

5. ราคา หรือจำนวนเงินรวมที่ต้องชำระ

6. กำหนดวันชำระค่าสินค้าบริการ

สิ่งที่ต้องรู้ในการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

1. สิ่งสำคัญอย่างแรกคือต้องตรวจสอบกับทางแผนกบัญชีของบริษัทคู่ค้า หรือลูกค้าของบริษัท ในเรื่องของรอบการวางบิลกำหนดการออกใบแจ้งหนี้ และวันรับเช็คของทางบริษัทเป็นอย่างแรกเพราะหากไม่ตรงกับที่บริษัทคู่ค้ากำหนดไว้จะทำให้สูญเสียเวลาและเกิดการล่าช้าในการนำเงินเข้ากิจการ

2.จัดเตรียมชุดเอกสารการออกใบแจ้งหนี้หรือชุดเอกสารใบวางบิลให้ครบถ้วน โดยเอกสาร 1 ชุด ต้องประกอบด้วย เอกสารต้นฉบับและเอกสารสำเนาของใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล และกรณีที่มีเอกสารใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อให้จัดเอกสารดังกล่าวแนบไปพร้อมกัน

3.นำส่งชุดเอกสารใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิลให้กับลูกค้า โดยให้ลูกค้าผู้รับเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล ลงลายมือชื่อในการรับเอกสารเพื่อยืนยันการรับเอกสาร โดยเอกสารที่เป็นต้นฉบับให้ลูกค้าจะเป็นผู้เก็บไว้ และชุดเอกสารที่เป็นสำเนาให้ผู้ขายหรือผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลจะเป็นผู้เก็บไว้

4.เมื่อได้รับเช็คหรือรับการชำระเงินจากลูกค้าตามที่ตกลงไว้แล้ว ผู้ขายจะต้องมอบเอกสารใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน ให้กับลูกค้าให้ครบถ้วน

สรุปสิ่งสำคัญที่ต้องจัดทำในขั้นตอนการออกใบวางบิลและใบแจ้งหนี้

1.จัดทำใบวางบิล โดยกำหนดรายละเอียดให้ครบถ้วน

2.จัดเตรียมเอกสารชุดต้นฉบับ และชุดสำเนาใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล อย่างละ 1 ชุด พร้อมแนบใบเสนอราคา ไปในชุดเอกสารด้วย

3.จัดส่งเอกสารให้ถึงถือลูกค้า และต้องให้ผู้รับเอกสารเซ็นชื่อรับเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานว่าได้รับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลแล้ว

4.เมื่อได้รับการชำระเงินจากลูกค้าแล้วผู้ขายหรือผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล  ต้องออกใบเสร็จรับเงินพร้อมใบกำกับภาษีให้ลูกค้าอย่างครบถ้วน

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  บริการ รับจดทะเบียนบริษัท

ความสำคัญของเอกสาร ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล

1. เอกสารใบแจ้งหนี้ และใบวางบิลเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางการเงินของการทำธุรกิจ และจำเป็นต้องให้ความสำคัญเพราะใบวางบิล และใบแจ้งหนี้

เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้กิจการ ทำการขายสินค้าหรือบริการได้อย่างราบรื่นเพราะช่วยให้สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ไม่ติดขัด มีประสิทธิภาพ

2. กิจการต้องคำนึงเสมอว่าสิ่งสำคัญในการออกเอกสารใบแจ้งหนี้และใบวางบิลจะต้องมีความถูกต้อง  ชัดเจน  มีรายละเอียดต่างๆครบถ้วน และก่อนส่งต้อง ตรวจทานเอกสารอย่างรอบคอบ

เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล ได้ทำหน้าที่จัดการทางการเงินของกิจการได้อย่างราบรื่นทั้งฝ่ายผู้ขายและผู้ซื้อที่นำไปเป็นหลักฐานในการตรวจสอบการชำระเงินได้ตรงกัน

กิจการร้านค้าออนไลน์ ต้องจัดทำใบแจ้งหนี้ใบวางบิล ด้วยหรือไม่

หากกิจการทำธุรกิจแบบร้านค้าออนไลน์ ทั้งรูปแบบขายส่งหรือ ขายปลีก ในปริมาณมากๆ  ก็ต้องจัดทำใบแจ้งหนี้ใบวางบิล เช่นกัน แต่ร้านค้าออนไลน์ก็ยัง

สามารถออกเอกสารเป็นบิลรายการสินค้าออนไลน์แทนใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งยอดชำระให้กับลูกค้าได้ เพราะถือว่าดำเนินการในลักษณะเดียวกัน