ทำบัญชีเองหรือจ้างสำนักงานบัญชี แบบไหนเหมาะกับธุรกิจมากกว่า

ทำบัญชีเอง หมายถึงอะไร

การทำบัญชีเองในมุมของเจ้าของธุรกิจ อาจหมายถึงการจัดเอกสาร บันทึกรายการ ติดตามรายรับรายจ่าย และดูข้อมูลเบื้องต้นภายในกิจการด้วยตนเองหรือด้วยพนักงานของบริษัท

ข้อดีคือเจ้าของธุรกิจเห็นข้อมูลใกล้ตัว รู้ว่ารายการเกิดจากอะไร และสามารถติดตามเงินสด ลูกหนี้ หรือค่าใช้จ่ายได้เร็ว แต่หากกิจการเป็นนิติบุคคล ยังต้องพิจารณาหน้าที่ด้านการจัดทำบัญชีและคุณสมบัติของผู้ทำบัญชีตามกฎหมายแยกต่างหาก

เจ้าของกิจการจึงสามารถดูแลข้อมูลภายในได้ แต่ควรแยกให้ชัดระหว่าง “จัดการข้อมูลธุรกิจเอง” กับบทบาทของผู้ทำบัญชีและหน้าที่ตามกฎหมาย

จ้างสำนักงานบัญชี หมายถึงอะไร

การจ้างสำนักงานบัญชี หรือ Outsource Accounting คือการมอบหมายงานบัญชีบางส่วนหรือหลายส่วนให้บุคคลหรือทีมงานภายนอกดูแลตามขอบเขตที่ตกลง เช่น บันทึกบัญชี ตรวจเอกสาร จัดทำข้อมูลภาษี ปิดบัญชี หรือให้คำปรึกษา

การ Outsource ไม่ได้หมายความว่าเจ้าของบริษัทสามารถส่งเอกสารแล้วไม่ต้องสนใจข้อมูลอีก เพราะต้นทางของรายการยังมาจากกิจการ สำนักงานบัญชีจะทำงานได้ดีเมื่อได้รับเอกสารครบและมีผู้ประสานงานภายในที่ชัดเจน

ผู้ที่ต้องการดูภาพรวมว่าสำนักงานบัญชีทำงานอะไรบ้าง สามารถอ่านบริการสำนักงานบัญชีครบวงจรมีอะไรบ้าง

ทำบัญชีเอง เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

การดูแลงานบัญชีภายในอาจเหมาะกับธุรกิจที่มีรายการไม่มาก เจ้าของเข้าใจกระบวนการเอกสาร และมีเวลาเพียงพอในการตรวจข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ

หากธุรกิจเริ่มมีคนหลายฝ่ายและมีรายการเพิ่มขึ้น อาจต้องพิจารณาจัดโครงสร้างภายในมากขึ้น อ่านต่อได้ที่วิธีตั้งฝ่ายบัญชีสำหรับบริษัทขนาดเล็ก

จ้างสำนักงานบัญชี เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

การใช้สำนักงานบัญชีภายนอกอาจเหมาะกับธุรกิจที่ยังไม่ต้องการมีทีมบัญชีเต็มรูปแบบ แต่มีหน้าที่บัญชีและภาษีต่อเนื่อง หรือเจ้าของต้องการใช้เวลากับการขาย การผลิต และการบริหารธุรกิจมากกว่า

กิจการที่มี VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย พนักงาน สต๊อก หลายบัญชีธนาคาร หรือรายได้หลายช่องทาง มักต้องการระบบตรวจข้อมูลมากขึ้น และการใช้ทีมภายนอกอาจช่วยแบ่งภาระงานได้

แต่คำว่า “จ้างสำนักงานบัญชี” ไม่ได้หมายความว่าทุกแห่งให้บริการเหมือนกัน จึงควรอ่านวิธีเลือกสำนักงานบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจ ก่อนตัดสินใจ

เปรียบเทียบ 6 เรื่องก่อนตัดสินใจ

จ้างสำนักงานบัญชีแล้ว ยังต้องทำอะไรภายในบริษัท

อย่างน้อยควรมีผู้รับผิดชอบรวบรวมเอกสาร ตรวจรายการเบื้องต้น และส่งข้อมูลตามรอบ เพราะสำนักงานบัญชีไม่สามารถทราบได้ว่าบริษัทซื้ออะไร ขายอะไร หรือมีค่าใช้จ่ายใดที่ยังไม่ได้ส่งหลักฐาน

กิจการควรกำหนดวันตัดรอบ เช่น ส่งเอกสารทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน พร้อมกระทบธนาคารและตรวจเอกสารที่ยังขาด วิธีนี้ช่วยลดปัญหาการย้อนตามข้อมูลก่อนกำหนดยื่นภาษี

สามารถดูแนวทางจัดเอกสารได้ที่วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี และอ่านงานบัญชีรายเดือนและรายปีต่างกันอย่างไร

บริการสำนักงานบัญชีควรรวมอะไรบ้าง

ไม่มีคำตอบเดียว เพราะธุรกิจแต่ละแห่งต้องการงานต่างกัน แต่ขอบเขตอาจประกอบด้วยการบันทึกบัญชี ตรวจเอกสาร กระทบยอด จัดข้อมูลภาษี ติดตามเอกสาร และเตรียมข้อมูลสำหรับปิดบัญชี

งานบางประเภทอาจคิดแยก เช่น งานย้อนหลัง งานแก้ไขบัญชี งานปิดงบ ค่าสอบบัญชี งานทะเบียน หรือที่ปรึกษาเฉพาะเรื่อง จึงควรขอรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน

สำหรับงานภาษี สามารถอ่านภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT เพื่อเข้าใจว่างานใดเกิดขึ้นเป็นประจำในแต่ละเดือน

มีพนักงานบัญชีแล้ว ยังจ้างสำนักงานบัญชีได้หรือไม่

ได้ และเป็นรูปแบบที่พบได้บ่อยในธุรกิจที่กำลังเติบโต โดยพนักงานภายในอาจดูแลเอกสาร ออกใบแจ้งหนี้ ติดตามลูกหนี้ รับสินค้า และงานประจำวัน ส่วนสำนักงานบัญชีช่วยตรวจทาน บันทึกบางส่วน ดูแลภาษี หรือเตรียมข้อมูลปิดบัญชี

รูปแบบผสมช่วยให้ข้อมูลเกิดใกล้ธุรกิจ ขณะเดียวกันก็มีผู้ช่วยตรวจในงานที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะ แต่ต้องแบ่งขอบเขตให้ชัดเพื่อไม่ให้เกิดการทำงานซ้ำหรือคิดว่าฝ่ายหนึ่งทำแล้วทั้งที่อีกฝ่ายกำลังรอข้อมูล

หากมีทีมภายในอยู่แล้ว สามารถอ่านการบริหารงานฝ่ายบัญชีและแบ่งหน้าที่ทีม ประกอบได้

นักบัญชีฟรีแลนซ์กับสำนักงานบัญชีต่างกันหรือไม่

นักบัญชีฟรีแลนซ์มักให้บริการในนามบุคคล ขณะที่สำนักงานบัญชีมีโครงสร้างทีมและการแบ่งงานภายในมากกว่า แต่ไม่ได้หมายความว่ารูปแบบใดดีกว่าเสมอไป

กิจการควรพิจารณาคุณสมบัติผู้ทำบัญชี ความต่อเนื่องของงาน ระบบตรวจทาน วิธีสำรองข้อมูล และการส่งมอบงานเมื่อเปลี่ยนผู้ให้บริการ

รายละเอียดเปรียบเทียบสามารถอ่านที่นักบัญชีฟรีแลนซ์ ต่างจากสำนักงานบัญชีอย่างไร

7 คำถามก่อนจ้างสำนักงานบัญชี

การถามให้ชัดตั้งแต่ต้นช่วยลดความเข้าใจไม่ตรงกัน และทำให้เปรียบเทียบผู้ให้บริการได้จากงานที่ได้รับจริง ไม่ใช่เปรียบเทียบเพียงราคาต่อเดือน

เทคโนโลยีช่วยให้ Outsource Accounting ทำงานง่ายขึ้นอย่างไร

ปัจจุบันเอกสารและข้อมูลบางส่วนสามารถส่งผ่านระบบออนไลน์ ทำให้กิจการกับสำนักงานบัญชีทำงานร่วมกันโดยไม่จำเป็นต้องรอเอกสารกระดาษทั้งหมดถึงสิ้นเดือน

แต่การใช้ Cloud หรือโปรแกรมบัญชีไม่ได้แก้ปัญหาเอง หากไม่มีผู้รับผิดชอบส่งข้อมูลและไม่มี Workflow ที่ชัด สามารถอ่านบัญชีดิจิทัลและ Workflow งานบัญชี และประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี เพิ่มเติมได้