ตรวจนับสินค้าคงเหลือปลายปี ทำอย่างไรให้สต๊อกตรงกับบัญชี

สินค้าคงเหลือคืออะไร

สินค้าคงเหลือไม่ได้หมายถึงสินค้าที่วางรอขายเพียงอย่างเดียว ในกิจการผลิตอาจรวมถึงวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป ขณะที่ธุรกิจซื้อมาขายไปจะเน้นสินค้าที่ซื้อมาเพื่อขายต่อ

สินค้าคงเหลือจึงเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลทางบัญชีที่เชื่อมโยงกับต้นทุนขายและผลการดำเนินงาน หากจำนวนหรือมูลค่าไม่ถูกต้อง ตัวเลขที่ใช้ในการจัดทำบัญชีก็อาจคลาดเคลื่อนได้ตามไปด้วย

ทำไมต้องตรวจนับสินค้าคงเหลือปลายปี

แม้ว่ากิจการจะใช้โปรแกรมสต๊อก แต่ระบบจะถูกต้องได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลรับเข้า ขายออก คืนสินค้า โอนสินค้า และปรับยอดถูกบันทึกครบทุกครั้ง

การตรวจนับของจริงจึงเป็นวิธีหนึ่งที่ใช้ยืนยันว่าตัวเลขในระบบยังสะท้อนสิ่งที่อยู่ในคลังจริงหรือไม่ และช่วยให้พบความผิดปกติก่อนนำข้อมูลไปใช้ในงานบัญชีปลายงวด

ระบบบันทึกสินค้าคงเหลือมีแบบไหนบ้าง

จากต้นฉบับเดิมสามารถแบ่งแนวทางบันทึกสินค้าคงเหลือออกเป็น 2 รูปแบบหลัก คือ ระบบต่อเนื่องและระบบสิ้นงวด ซึ่งแต่ละแบบมีวิธีติดตามจำนวนสินค้าต่างกัน

1. ระบบสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง

ระบบนี้บันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้าเมื่อมีรายการเกิดขึ้น เช่น ซื้อ ขาย รับคืน หรือส่งคืน ทำให้กิจการสามารถติดตามยอดคงเหลือจากระบบได้อย่างต่อเนื่อง

แต่ถึงแม้ระบบจะแสดงยอดปัจจุบัน ก็ควรมีการตรวจนับของจริงเป็นระยะเพื่อยืนยันว่าระบบกับคลังสินค้าตรงกัน

2. ระบบสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด

ระบบนี้ใช้การตรวจนับสินค้าจริง ณ วันสิ้นงวดเป็นข้อมูลสำคัญในการทราบจำนวนสินค้าคงเหลือ จึงทำให้ขั้นตอนการตรวจนับมีความสำคัญมากเป็นพิเศษ

กิจการที่มีสินค้าหลากหลายและรายการขายจำนวนมากควรเตรียมแผนตรวจนับล่วงหน้า เพื่อไม่ให้การปิดงวดล่าช้า

วิธีตีราคาสินค้าคงเหลือที่พบได้บ่อย

นอกจากจำนวนสินค้าแล้ว กิจการยังต้องมีวิธีประเมินต้นทุนของสินค้าคงเหลือให้เหมาะกับลักษณะสินค้าและวิธีบันทึกบัญชีที่กิจการเลือกใช้

FIFO หรือเข้าก่อนออกก่อน

แนวคิดคือสินค้าที่เข้ามาก่อนถือว่าออกไปก่อน ทำให้สินค้าที่คงเหลือปลายงวดโดยทั่วไปประกอบด้วยสินค้าที่รับเข้ามาภายหลัง

วิธีระบุเฉพาะ

เหมาะกับสินค้าที่สามารถระบุต้นทุนของแต่ละชิ้นได้ชัด เช่น สินค้ามูลค่าสูงหรือมีลักษณะเฉพาะ โดยต้องมีข้อมูลแยกของสินค้าแต่ละรายการ

วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก

ใช้การเฉลี่ยต้นทุนของสินค้าที่มีลักษณะเดียวกัน เหมาะกับกิจการที่มีสินค้าเป็นจำนวนมากและไม่จำเป็นต้องแยกต้นทุนเฉพาะรายชิ้น

หากต้องการศึกษาการนำต้นทุนไปวิเคราะห์กำไร สามารถอ่านคำนวณต้นทุนและกำไรขายของออนไลน์เพิ่มเติมได้

ขั้นตอนตรวจนับสินค้าคงเหลือปลายปี

1. กำหนดวันและพื้นที่ตรวจนับ

ควรกำหนดวันที่ตรวจนับให้ชัดเจน รวมถึงคลัง สาขา จุดเก็บสินค้า และสินค้าที่อยู่ระหว่างขนส่งหรือฝากไว้กับบุคคลอื่นตามข้อมูลของกิจการ

2. จัดสินค้าให้พร้อมก่อนเริ่มนับ

ควรจัดสินค้าตามรหัสหรือหมวดให้ตรวจง่าย แยกสินค้าปกติออกจากสินค้าชำรุด คืน เสื่อมสภาพ หรือหมดอายุ และควรมีป้ายหรือรหัสกำกับให้ชัดเจน

3. จำกัดการเคลื่อนไหวระหว่างตรวจนับ

หากมีการรับสินค้า ขายสินค้า หรือโอนสินค้าระหว่างการนับ อาจเกิดการนับซ้ำหรือตกหล่นได้ กิจการจึงควรกำหนดวิธีควบคุมรายการที่เกิดขึ้นในช่วงตรวจนับให้ชัด

4. ใช้ผู้ตรวจนับและผู้ตรวจสอบแยกหน้าที่กัน

หากทำได้ ควรมีบุคลากรที่ไม่ได้เป็นผู้ดูแลสต๊อกประจำเข้าร่วมตรวจสอบ เพื่อช่วยลดความเสี่ยงจากการตรวจข้อมูลของตนเองเพียงฝ่ายเดียว

5. เปรียบเทียบของจริงกับรายงาน

หลังตรวจนับควรเปรียบเทียบจำนวนจริงกับ Stock Card โปรแกรม หรือรายงานสินค้าคงเหลือ แล้วแยกรายการที่มีผลต่างออกมาตรวจสอบอีกครั้ง

6. ตรวจสภาพสินค้าควบคู่กับจำนวน

การมีสินค้าครบจำนวนไม่ได้หมายความว่าสินค้าทั้งหมดอยู่ในสภาพพร้อมขาย จึงควรแยกสินค้าชำรุด เสื่อมสภาพ หมดอายุ หรือไม่สามารถขายได้ตามปกติออกจากสินค้าปกติ

สต๊อกจริงไม่ตรงกับบัญชี เกิดจากอะไรได้บ้าง

เมื่อพบผลต่าง ไม่ควรรีบปรับตัวเลขให้เท่ากันโดยยังไม่ตรวจสาเหตุ เพราะความแตกต่างอาจสะท้อนปัญหาของขั้นตอนทำงานที่ต้องแก้ไข

เมื่อหาสาเหตุได้แล้ว จึงควรจัดทำหลักฐานและปรับข้อมูลให้สอดคล้องกับข้อเท็จจริงของกิจการ

ร้านค้าออนไลน์ควรตรวจสต๊อกอย่างไร

ร้านที่ขายผ่าน Shopee, Lazada, TikTok Shop หรือเว็บไซต์ของตนเอง มักมีคำสั่งซื้อจากหลายระบบ แต่สินค้าอาจถูกตัดจากคลังเดียวกัน หากแต่ละแพลตฟอร์มไม่ได้เชื่อมข้อมูลกันอย่างสมบูรณ์ ยอดสต๊อกที่เห็นในแต่ละระบบอาจต่างจากของจริงได้

วิธีที่เหมาะสมคือกำหนดระบบกลางสำหรับจำนวนสินค้าที่มีอยู่จริง และตรวจเทียบกับรายงานจากแต่ละช่องทางเป็นระยะ

หากต้องการศึกษาการเชื่อมข้อมูล Marketplace กับบัญชี สามารถอ่านบัญชี Shopee Lazada TikTok Shopเพิ่มเติมได้

โรงงานต้องตรวจอะไรเพิ่มเติมจากธุรกิจซื้อมาขายไป

สำหรับโรงงานหรือกิจการผลิต การตรวจนับไม่ได้มีเฉพาะสินค้าสำเร็จรูป แต่ยังอาจต้องครอบคลุมวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และวัสดุที่เกี่ยวข้องกับการผลิต

งานระหว่างทำควรระบุให้ชัดว่าขณะตรวจนับอยู่ในขั้นตอนใด เพราะสินค้ายังไม่เสร็จสมบูรณ์และอาจมีวัตถุดิบ ค่าแรง หรือค่าใช้จ่ายในการผลิตสะสมอยู่บางส่วน

ควรนับสต๊อกปีละครั้งพอหรือไม่

ความถี่ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับจำนวนรายการ มูลค่าสินค้า ความเร็วในการขาย และความเสี่ยงของกิจการ การตรวจปีละครั้งอาจเพียงพอสำหรับบางธุรกิจ แต่กิจการที่มีการเคลื่อนไหวสูงอาจต้องตรวจเป็นรอบย่อยเพิ่ม

ข้อมูลสต๊อกเกี่ยวข้องกับการปิดงบอย่างไร

สินค้าคงเหลือปลายงวดเป็นข้อมูลหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำบัญชีและงบการเงินของธุรกิจที่มีสินค้า หากยอดสินค้าคงเหลือไม่ถูกต้อง การคำนวณต้นทุนขายและข้อมูลผลการดำเนินงานอาจคลาดเคลื่อนตามไปด้วย

กิจการจึงควรเตรียมรายงานสินค้าคงเหลือ ผลการตรวจนับ รายการสินค้าชำรุด และรายละเอียดผลต่างไว้ให้ผู้ทำบัญชีใช้ตรวจสอบประกอบงานปลายงวด

หากต้องการเตรียมข้อมูลก่อนปิดงบ สามารถดูบริการรับปิดงบการเงินเพิ่มเติมได้

วางระบบสต๊อกให้ดี ช่วยลดงานตรวจนับปลายปี

ปัญหาสต๊อกจำนวนมากไม่ได้เริ่มในวันตรวจนับ แต่เกิดจากขั้นตอนรับเข้า ขายออก โอนคลัง และคืนสินค้าที่ไม่ชัดเจนมาตลอดทั้งปี

กิจการจึงควรกำหนดผู้รับผิดชอบ เอกสารที่ใช้ ระบบรหัสสินค้า หน่วยนับ และรอบตรวจสอบให้ชัดเจน หากมีหลายสาขาหรือหลายคลังยิ่งควรใช้หลักการเดียวกันทุกแห่ง

ธุรกิจที่ต้องการปรับกระบวนการสามารถดูบริการรับวางระบบบัญชีเพิ่มเติมได้