โปรแกรมบัญชี Express คืออะไร เหมาะกับธุรกิจแบบไหน และทำอะไรได้บ้าง

โปรแกรมบัญชี Express เป็นโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ใช้จัดการข้อมูลทางบัญชีและเอกสารของกิจการ ตั้งแต่งานซื้อ ขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ ธนาคาร ภาษี ไปจนถึงบัญชีแยกประเภทและรายงานทางการเงิน

อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีไม่ควรดูเพียงชื่อโปรแกรมหรือความนิยม แต่ควรพิจารณารูปแบบธุรกิจ จำนวนผู้ใช้งาน ปริมาณเอกสาร ระบบสต๊อก จำนวนสาขา วิธีอนุมัติรายการ และรายงานที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้โปรแกรมสอดคล้องกับ Workflow ของกิจการจริง

โปรแกรมบัญชี Express คืออะไร

Express เป็นโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ออกแบบให้ข้อมูลจากงานประจำวันของธุรกิจสามารถเชื่อมเข้าสู่ระบบบัญชี เช่น เมื่อเกิดการซื้อสินค้า ขายสินค้า รับชำระหนี้ หรือจ่ายชำระเจ้าหนี้ ข้อมูลสามารถถูกนำไปใช้กับระบบที่เกี่ยวข้องตามการตั้งค่าของโปรแกรม

จุดสำคัญของการใช้โปรแกรมจึงไม่ใช่เพียงการ “คีย์บัญชี” แต่เป็นการนำเอกสารและ Workflow ของกิจการมาออกแบบให้ข้อมูลซื้อ ขาย สต๊อก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ภาษี และบัญชีทำงานต่อเนื่องกัน

หากต้องการทำความเข้าใจโปรแกรมบัญชีในภาพรวมก่อนเลือกยี่ห้อ สามารถอ่าน โปรแกรมบัญชีช่วยธุรกิจอย่างไร และ ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี เพิ่มเติมได้

โปรแกรม Express ทำงานอะไรได้บ้าง

ระบบงานหลักของ Express ครอบคลุมวงจรบัญชีที่พบในกิจการทั่วไปหลายส่วน โดยสามารถสรุปเป็นกลุ่มงานสำคัญได้ดังนี้

ธุรกิจที่มีสินค้าเป็นส่วนสำคัญควรออกแบบรหัสสินค้า หน่วยนับ และคลังสินค้าให้ดีก่อนเริ่มใช้งาน สามารถอ่าน ระบบสต๊อกและสินค้าคงเหลือ เพื่อเตรียม Workflow ให้เหมาะสม

Express Version 1.0 และ 1.5 ต่างกันอย่างไร

Express Version 1 มีตัวเลือกหลักคือ 1.0 ชุดบริหารภายใน และ 1.5 ชุดสรรพากร โดยความแตกต่างสำคัญเกี่ยวข้องกับรูปแบบการทำงานด้านบัญชีและการควบคุมรายการ

การเลือกเวอร์ชันจึงควรพิจารณาว่าองค์กรต้องการระบบควบคุมทางบัญชีแบบใด ใครเป็นผู้บันทึกรายการ ใครเป็นผู้ตรวจทาน และข้อมูลหลังบันทึกควรผ่านขั้นตอนใดก่อนเข้าสู่งบการเงิน

ไม่ควรเลือกเพียงเพราะเวอร์ชันหนึ่งใช้งานได้เร็วกว่า แต่ควรเลือกให้สัมพันธ์กับนโยบายควบคุมภายในและความรับผิดชอบของฝ่ายบัญชี

Express แบบ Single กับ LAN เหมาะกับใคร

กิจการที่มีผู้ใช้งานเพียงจุดเดียวอาจพิจารณารูปแบบ Single ส่วนกิจการที่มีผู้ใช้งานหลายคนภายในระบบเครือข่ายเดียวกันอาจพิจารณารูปแบบ LAN ตามจำนวนผู้ใช้งานและ Workflow ขององค์กร

ก่อนเลือกควรตอบคำถามให้ได้ว่า ใครเป็นผู้เปิดบิล ใครดูแลสต๊อก ใครบันทึกเจ้าหนี้ ใครรับเงิน และใครดูรายงาน เพราะจำนวนคนในบริษัทไม่ได้เท่ากับจำนวนผู้ใช้โปรแกรมเสมอไป

กิจการที่กำลังออกแบบฝ่ายบัญชีสามารถอ่าน การจัดระบบทำบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน และโรงงาน เพื่อกำหนดบทบาทผู้ใช้งานก่อนเลือก License

Express On-Premises กับ Express on Cloud ต่างกันอย่างไร

Express Version 1 แบบ Single และ LAN เป็นแนวทาง On-Premises ซึ่งโปรแกรมและข้อมูลทำงานบนระบบคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของกิจการ ส่วน Express on Cloud และ Express Version 2 On Cloud เป็นทางเลือกสำหรับการทำงานผ่านโครงสร้าง Cloud ตามบริการที่ผู้พัฒนากำหนด

การเลือกไม่ได้หมายความว่า Cloud เหมาะกว่าเสมอไป กิจการควรดูเรื่องจำนวนผู้ใช้งาน อินเทอร์เน็ต การสำรองข้อมูล สถานที่ทำงาน การควบคุมสิทธิ และวิธีเชื่อมงานกับสำนักงานบัญชี

หากต้องการอ่านเฉพาะเรื่อง Cloud ให้ไปที่ โปรแกรมบัญชี Express on Cloud เพื่อไม่ให้เนื้อหาสองหน้าแย่งคีย์กัน

ข้อควรรู้เรื่องเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อนใช้ Express

สำหรับ Express Accounting Version 1 แบบ On-Premises ผู้ประกอบการควรตรวจระบบปฏิบัติการและเครื่องที่จะติดตั้งก่อนซื้อ โดยเฉพาะกรณีคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ที่ใช้สถาปัตยกรรม ARM เพราะข้อกำหนดของโปรแกรมอาจแตกต่างจากเครื่อง Windows x86 ทั่วไป

จึงไม่ควรซื้อโปรแกรมก่อนตรวจเครื่องและระบบเครือข่าย โดยเฉพาะกิจการที่ต้องการใช้หลายเครื่องหรือมีการเปลี่ยน Hardware ใหม่ทั้งองค์กร

Express เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

Express สามารถนำไปประยุกต์กับกิจการหลายประเภท แต่คำว่า “ใช้ได้” ไม่ได้หมายความว่าเหมาะที่สุดกับทุกธุรกิจ การพิจารณาควรเริ่มจากลักษณะรายการจริงของกิจการ

ธุรกิจซื้อมาขายไป

มักให้ความสำคัญกับซื้อ ขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และต้นทุนขาย จึงควรตรวจว่าการกำหนดรหัสสินค้า คลัง และรายงานรองรับการบริหารสินค้าได้เพียงพอหรือไม่

ธุรกิจบริการ

ควรดูว่าต้องติดตามรายได้ตามลูกค้า งาน หรือโครงการในระดับใด และต้องการรายงานต้นทุนตามงานมากน้อยเพียงใด

โรงงานและกิจการผลิต

ต้องพิจารณาเรื่องวัตถุดิบ งานระหว่างทำ สินค้าสำเร็จรูป และต้นทุนการผลิตอย่างละเอียด หากกระบวนการผลิตซับซ้อนควรวิเคราะห์ Requirement ก่อนตัดสินใจว่าระบบมาตรฐานเพียงพอหรือจำเป็นต้องมีระบบเสริม

สามารถอ่าน บัญชีธุรกิจแต่ละประเภทต่างกันอย่างไร เพื่อเปรียบเทียบลักษณะระบบบัญชีก่อนเลือกโปรแกรม

ก่อนใช้ Express ควรวางผังบัญชีอย่างไร

ผังบัญชีเป็นพื้นฐานสำคัญ เพราะเป็นโครงสร้างที่ใช้จำแนกสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย หากสร้างบัญชีย่อยมากเกินไปจะใช้งานยาก แต่หากรวมมากเกินไป รายงานก็อาจไม่ตอบคำถามของผู้บริหาร

การตั้ง Express จึงควรเริ่มจากออกแบบ ผังบัญชี หรือ Chart of Accounts ให้เหมาะกับกิจการ แล้วจึงเชื่อมรหัสซื้อ ขาย สินค้า และรายการอื่นเข้าสู่บัญชีที่ถูกต้อง

Express ช่วยงานภาษีอย่างไร

เมื่อบันทึกข้อมูลและกำหนดประเภทเอกสารถูกต้อง โปรแกรมสามารถช่วยรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษีซื้อ ภาษีขาย และภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ ทำให้ฝ่ายบัญชีไม่ต้องรวบรวมข้อมูลใหม่จากเอกสารทุกใบเมื่อถึงกำหนดยื่นแบบ

อย่างไรก็ตาม โปรแกรมไม่ได้ตัดสินแทนนักบัญชีว่ารายการใดหักภาษีอัตราใด ภาษีซื้อรายการใดใช้ได้ หรือเอกสารใดผิดเงื่อนไข ผู้ใช้งานยังต้องตรวจข้อเท็จจริงและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

อ่านรายละเอียดได้ที่ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT

ข้อดีของโปรแกรมบัญชี Express

• ข้อมูลซื้อ ขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และบัญชีสามารถเชื่อมโยงกันได้
• ลดการนำข้อมูลชุดเดิมไปกรอกซ้ำหลายระบบ
• ช่วยติดตามลูกหนี้และเจ้าหนี้ได้เป็นระบบ
• ช่วยจัดข้อมูลสินค้าคงเหลือเมื่อวางรหัสสินค้าเหมาะสม
• ช่วยจัดข้อมูลภาษีจากรายการที่บันทึกไว้
• สามารถเรียกดูรายงานเพื่อใช้ตรวจสอบและบริหารกิจการ
• กำหนดสิทธิผู้ใช้งานตามหน้าที่ได้
• มีทางเลือกทั้งลักษณะ On-Premises และ Cloud ตามผลิตภัณฑ์ที่เลือก

ข้อดีเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อผู้ใช้กำหนดระบบงานและบันทึกข้อมูลถูกต้อง เพราะโปรแกรมบัญชีไม่สามารถแก้ Workflow ที่ไม่ชัดเจนหรือเอกสารต้นทางที่ผิดได้ด้วยตัวเอง

ข้อจำกัดที่ควรรู้ก่อนเลือก Express

• ต้องออกแบบระบบเอกสารและผังบัญชีให้เหมาะก่อนเริ่มใช้งานจริง
• ธุรกิจที่มีกระบวนการเฉพาะมากอาจต้องประเมินว่าฟังก์ชันมาตรฐานรองรับเพียงพอหรือไม่
• การนำข้อมูลเดิมเข้าระบบต้องวางแผนยอดยกมาให้ถูกต้อง
• ผู้ใช้งานต้องได้รับการสอนเรื่อง Workflow ไม่ใช่เพียงวิธีกดเมนู
• การสำรองข้อมูลและควบคุมสิทธิยังเป็นหน้าที่ที่กิจการต้องให้ความสำคัญ
• Express Version 1 แบบ On-Premises ต้องตรวจความเข้ากันได้ของระบบ Windows และ Hardware ก่อนติดตั้ง

ควรเรียน Express ก่อนใช้งานจริงหรือไม่

ควรให้ผู้ใช้งานเข้าใจทั้งสองส่วน คือ “วิธีใช้โปรแกรม” และ “เหตุผลทางบัญชีของรายการ” เพราะหากรู้เฉพาะตำแหน่งเมนูแต่ไม่เข้าใจว่าเอกสารนั้นต้องบันทึกอย่างไร ก็ยังมีโอกาสลงรายการผิดได้

สำหรับผู้ที่ต้องการเรียนการใช้งานโดยเฉพาะ ให้ไปที่ คอร์สเรียนโปรแกรมบัญชี Express ซึ่งเราแยกออกจากบทความความรู้หน้านี้อย่างชัดเจน

Checklist ก่อนเลือกใช้โปรแกรมบัญชี Express

หลังระบบเริ่มใช้งานแล้ว ควรตรวจรายการเป็นรอบ ไม่ควรรอถึงปลายปี สามารถอ่าน การทำบัญชีรายเดือนและรายปี เพื่อวางรอบตรวจข้อมูลให้ต่อเนื่อง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมบัญชี Express

1. โปรแกรม Express เหมาะกับธุรกิจทุกประเภทหรือไม่?

สามารถประยุกต์ใช้ได้กับธุรกิจหลายประเภท แต่ควรตรวจ Requirement ก่อน เพราะกิจการที่มี Workflow เฉพาะหรือซับซ้อนอาจต้องใช้ระบบเสริมหรือซอฟต์แวร์ที่รองรับงานเฉพาะด้านมากขึ้น

2. Express 1.0 กับ 1.5 ต่างกันอย่างไร?

Express Version 1 มี 1.0 ชุดบริหารภายใน และ 1.5 ชุดสรรพากร โดยควรเลือกตามรูปแบบควบคุมรายการและขั้นตอนงานบัญชีขององค์กร

3. Express ใช้งานบน Cloud ได้หรือไม่?

มีผลิตภัณฑ์และบริการ Express ในรูปแบบ Cloud แยกจาก Version 1 แบบ On-Premises ผู้ประกอบการควรเปรียบเทียบวิธีใช้งาน จำนวนผู้ใช้ และโครงสร้างระบบก่อนเลือก

4. ซื้อ Express แล้วจำเป็นต้องวางระบบบัญชีอีกหรือไม่?

จำเป็นต้องกำหนด Workflow เอกสาร ผังบัญชี รหัสสินค้า สิทธิผู้ใช้งาน และวิธีตรวจทานให้เหมาะกับกิจการ โปรแกรมเป็นเครื่องมือที่นำระบบดังกล่าวไปใช้งาน ไม่ใช่ตัวแทนของการออกแบบระบบทั้งหมด

5. โปรแกรม Express ทำบัญชีและภาษีแทนนักบัญชีได้หรือไม่?

โปรแกรมช่วยบันทึก ประมวลผล และจัดรายงานจากข้อมูลที่ใส่เข้าไป แต่การวิเคราะห์รายการ ตรวจเอกสาร ตีความกฎหมายภาษี และรับผิดชอบความถูกต้องยังต้องอาศัยผู้มีความรู้ด้านบัญชีและภาษี

สรุป โปรแกรมบัญชี Express เหมาะเมื่อระบบงานของธุรกิจชัดเจน

โปรแกรมบัญชี Express สามารถช่วยจัดข้อมูลซื้อ ขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก ธนาคาร ภาษี ทรัพย์สิน และบัญชีให้ทำงานเชื่อมโยงกัน แต่ประโยชน์ของโปรแกรมจะเกิดขึ้นได้เต็มที่เมื่อธุรกิจมีเอกสารและ Workflow ที่ชัดเจน

ดังนั้นก่อนตัดสินใจควรตรวจลักษณะธุรกิจ จำนวนผู้ใช้ ระบบสต๊อก ผังบัญชี รายงาน และรูปแบบการทำงานว่าเหมาะกับ Express รุ่นใด หากต้องการวางระบบทั้งองค์กรสามารถศึกษา บริการวางระบบบัญชี หรือดู รายละเอียดโปรแกรมบัญชี Express เพิ่มเติมได้