ใบกำกับภาษีร้านค้าออนไลน์ Shopee Lazada ต้องออกอย่างไร

การขายสินค้าออนไลน์ผ่าน Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, LINE หรือเว็บไซต์ของตนเอง ทำให้การรับเงินและจัดส่งสินค้าเกิดขึ้นรวดเร็ว แต่ในมุมบัญชีและภาษี ผู้ประกอบการยังต้องจัดการเอกสารการขายให้สอดคล้องกับสถานะของกิจการ โดยเฉพาะเรื่อง ใบกำกับภาษีร้านค้าออนไลน์ ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารประกอบยอดขาย

สิ่งแรกที่ควรแยกให้ชัดคือ ร้านค้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับร้านค้าที่ไม่ได้จด VAT มีหน้าที่ออกเอกสารแตกต่างกัน ร้านที่จด VAT จึงต้องพิจารณาเรื่องใบกำกับภาษีโดยตรง ส่วนร้านที่ยังไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ไม่ควรออกใบกำกับภาษีในนามของตนเอง

ร้านค้าออนไลน์ต้องออกใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี?

คำตอบขึ้นอยู่กับสถานะของผู้ขายและลักษณะรายการค้าเป็นหลัก หากผู้ขายเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT เมื่อความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น จะต้องจัดทำใบกำกับภาษีตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ส่วนใบเสร็จรับเงินทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่าได้รับชำระเงินแล้ว

ดังนั้นในรายการเดียวกันอาจมีทั้งใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน แต่หน้าที่ของเอกสารสองชนิดนี้ไม่เหมือนกัน หากต้องการอ่านรายละเอียดเชิงลึกเรื่ององค์ประกอบของใบกำกับภาษี ควรไปที่ ใบกำกับภาษี คืออะไร และต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง ซึ่งเป็นหน้าหลักของเรื่องนี้โดยตรง

ร้านค้าออนไลน์ที่ยังไม่จด VAT ออกใบกำกับภาษีได้หรือไม่

หากร้านค้ายังไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่ควรออกใบกำกับภาษีในนามของร้าน เพราะประมวลรัษฎากรกำหนดสิทธิการออกใบกำกับภาษีไว้สำหรับผู้ที่มีสิทธิตามกฎหมายเท่านั้น

ร้านค้าที่ไม่ได้จด VAT ยังสามารถออกเอกสารรับเงินหรือเอกสารการขายตามลักษณะธุรกิจได้ แต่ควรใช้ชื่อเอกสารให้ตรงกับสถานะจริง ไม่ควรใส่คำว่า “ใบกำกับภาษี” เพียงเพราะลูกค้าร้องขอ

หากยอดขายของกิจการเริ่มสูงขึ้น ควรติดตามเกณฑ์ VAT อย่างใกล้ชิด โดยกรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ประกอบกิจการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเป็นปกติธุระเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี มีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายในกำหนดเวลา สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ รายได้เกิน 1.8 ล้านบาท ต้องจด VAT อย่างไร

ร้านค้าออนไลน์ที่จด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อไร

ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ต้องจัดทำใบกำกับภาษีเมื่อความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น โดยช่วงเวลาจะขึ้นอยู่กับว่าเป็นการขายสินค้าหรือให้บริการและข้อเท็จจริงของรายการนั้น

สำหรับร้านค้าออนไลน์ที่ขายสินค้า ประเด็นสำคัญจึงไม่ควรมองเฉพาะวันที่เงินเข้าบัญชี แต่ต้องตรวจวันส่งมอบสินค้า การรับชำระ และเงื่อนไขอื่นที่เกี่ยวข้องกับจุดเกิดภาษีด้วย หากมีรายการจำนวนมากควรวางระบบเอกสารตั้งแต่ต้น ไม่ควรรอออกเอกสารย้อนหลังตอนสิ้นเดือน

ผู้ประกอบการที่มีหลายช่องทางขายสามารถศึกษา บริการรับทำบัญชีขายของออนไลน์ เพื่อดูแนวทางจัดยอดขาย ค่าธรรมเนียม และเอกสารจากหลายแพลตฟอร์มให้เป็นระบบ

Shopee และ Lazada ใครเป็นผู้ออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้า?

จุดที่ผู้ขายออนไลน์สับสนบ่อยคือการแยกระหว่าง “เอกสารค่าธรรมเนียมที่แพลตฟอร์มออกให้ร้านค้า” กับ “ใบกำกับภาษีจากการขายสินค้าที่ร้านออกให้ลูกค้า” ซึ่งเป็นคนละธุรกรรมกัน

หากร้านค้าเป็นผู้ขายสินค้าให้ลูกค้า และร้านมีสถานะเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT หน้าที่ออกใบกำกับภาษีของรายการขายนั้นต้องพิจารณาตามสถานะและข้อเท็จจริงของร้านค้า ไม่ควรเข้าใจว่าแพลตฟอร์มจะทำหน้าที่แทนผู้ขายในทุกรายการโดยอัตโนมัติ

ในทางกลับกัน ค่าธรรมเนียมการขาย ค่าธรรมเนียมธุรกรรม ค่าบริการ หรือค่าใช้จ่ายที่แพลตฟอร์มเรียกเก็บจากร้าน อาจมีเอกสารภาษีที่แพลตฟอร์มออกให้ร้านค้าอีกชุดหนึ่ง ผู้ขายจึงควรแยกเอกสาร “ยอดขายลูกค้า” กับ “ค่าใช้บริการแพลตฟอร์ม” ออกจากกัน

ข้อมูลที่ควรขอจากลูกค้าก่อนออกใบกำกับภาษีเต็มรูป

หากลูกค้าต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ร้านควรมีขั้นตอนขอข้อมูลให้ครบก่อนออกเอกสาร เช่น

• ชื่อบุคคลหรือชื่อนิติบุคคล
• ที่อยู่สำหรับออกใบกำกับภาษี
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• ข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขา หากเกี่ยวข้อง
• เลขคำสั่งซื้อหรือข้อมูลที่ใช้เชื่อมโยงกับรายการขาย

ร้านควรกำหนดจุดรับข้อมูลลูกค้าให้ชัด เช่น ก่อนจัดส่งหรือก่อนออกเอกสาร เพื่อช่วยลดปัญหาการแก้ชื่อ ที่อยู่ หรือเลขผู้เสียภาษีย้อนหลัง

ใบกำกับภาษีอย่างย่อกับเต็มรูป ร้านออนไลน์ควรใช้อันไหน

ร้านค้าปลีกบางประเภทอาจมีสิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง แต่ไม่ควรสรุปว่าร้านออนไลน์ทุกแห่งสามารถใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อได้เหมือนกันทั้งหมด เพราะต้องพิจารณารูปแบบกิจการและสิทธิของผู้ประกอบการแต่ละราย

หากลูกค้าเป็นนิติบุคคลหรือผู้ประกอบการที่ต้องการใช้เอกสารประกอบภาษีซื้อ ก็มักต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบตามหลักเกณฑ์ ส่วนรายละเอียดองค์ประกอบของใบกำกับภาษีแต่ละประเภทควรให้บทความ ใบกำกับภาษี เป็นหน้าหลัก เพื่อไม่ให้เนื้อหาหน้านี้แย่งคีย์กันเอง

อย่านำยอดเงินที่แพลตฟอร์มโอนเข้าธนาคารมาแทนยอดขายทันที

ร้านออนไลน์จำนวนมากได้รับเงินสุทธิหลังแพลตฟอร์มหักค่าธรรมเนียม ค่าบริการ ค่าขนส่ง หรือรายการปรับปรุงอื่นแล้ว ดังนั้นเงินที่เข้าบัญชีธนาคารอาจไม่เท่ากับยอดขายขั้นต้น

หากบันทึกรายได้จากยอดเงินสุทธิโดยไม่ตรวจรายละเอียด อาจทำให้ยอดขายและค่าใช้จ่ายปะปนกัน ทางที่เหมาะสมคือแยกยอดขายออกจากค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายของแพลตฟอร์ม แล้วกระทบยอดกับรายงานการขายและเงินรับจริง

สำหรับประเด็นภาษีจากการขายผ่านระบบออนไลน์ สามารถศึกษา ภาษีขายออนไลน์ในยุค e-Payment เพิ่มเติมได้

เอกสารที่ร้านค้าออนไลน์ควรเก็บทุกเดือน

• รายงานคำสั่งซื้อและยอดขายจากแต่ละแพลตฟอร์ม
• รายละเอียดการคืนสินค้า ยกเลิก และคืนเงิน
• หลักฐานเงินที่แพลตฟอร์มโอนเข้าบัญชี
• ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จที่ออกให้ลูกค้า
• เอกสารค่าธรรมเนียมและบริการที่แพลตฟอร์มเรียกเก็บ
• เอกสารค่าขนส่ง ค่าโฆษณา และค่าใช้จ่ายอื่น
• Statement ธนาคารที่ใช้รับเงินจากกิจการ
• เอกสารซื้อสินค้าและต้นทุนสินค้าคงเหลือ

ถ้ารายการมีจำนวนมาก ควรวางระบบรับส่งเอกสารเป็นรอบประจำ สามารถดูแนวทางได้จาก วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี และ การบริหารงานฝ่ายบัญชี

ใช้โปรแกรมบัญชีช่วยออกเอกสารร้านออนไลน์ได้อย่างไร

ธุรกิจออนไลน์ที่มีออเดอร์จำนวนมากควรลดการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ โดยใช้ระบบหรือโปรแกรมที่สามารถจัดทำเอกสารขาย เลขที่เอกสาร รายงานภาษี และข้อมูลบัญชีอย่างต่อเนื่อง

ผู้ประกอบการสามารถศึกษา โปรแกรม FlowAccount, โปรแกรม PEAK และ ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี เพื่อเปรียบเทียบให้เหมาะกับจำนวนรายการและวิธีทำงานของร้าน

e-Tax Invoice เหมาะกับร้านค้าออนไลน์หรือไม่

ร้านค้าที่ต้องออกเอกสารจำนวนมากอาจพิจารณาระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เพื่อช่วยลดงานเอกสาร แต่ก่อนเลือกใช้ควรตรวจว่าระบบที่ใช้สอดคล้องกับรูปแบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากรหรือไม่ และเหมาะกับปริมาณธุรกรรมของกิจการหรือไม่

เรื่องนี้มีหน้าความรู้เฉพาะอยู่แล้ว จึงควรอ่านต่อที่ ขั้นตอนลงทะเบียน e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice แทนการอธิบายซ้ำทั้งหมดในหน้านี้

ข้อผิดพลาดที่ร้านค้าออนไลน์ควรระวัง

• ร้านไม่ได้จด VAT แต่ใช้คำว่าใบกำกับภาษีในเอกสาร
• ใช้ยอดเงินสุทธิที่แพลตฟอร์มโอนมาเป็นยอดขายทั้งหมด
• ไม่แยกค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มออกจากยอดขาย
• ออกเอกสารย้อนหลังโดยไม่มีระบบเลขที่เอกสารต่อเนื่อง
• ข้อมูลชื่อ ที่อยู่ หรือเลขผู้เสียภาษีของลูกค้าผิด
• ไม่เก็บหลักฐานการคืนสินค้าและคืนเงิน
• ยอดขายในแพลตฟอร์มไม่ตรงกับยอดในบัญชี
• ปล่อยรายได้ใกล้เกณฑ์ VAT โดยไม่ติดตามยอดสะสม

หากร้านค้าเริ่มมีรายการจำนวนมากหรือขายหลายช่องทาง สามารถพิจารณา บริการวางระบบบัญชี เพื่อจัดขั้นตอนยอดขาย เอกสาร และข้อมูลก่อนส่งบัญชี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบกำกับภาษีร้านค้าออนไลน์

1. ขายของใน Shopee หรือ Lazada ต้องออกใบกำกับภาษีทุกออเดอร์หรือไม่?

ต้องพิจารณาว่าร้านเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT หรือไม่ และความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้นเมื่อใด หากไม่ได้จด VAT ไม่ควรออกใบกำกับภาษีในนามของร้าน

2. ลูกค้าขอใบกำกับภาษี แต่ร้านยังไม่จด VAT ทำอย่างไร?

ร้านไม่ควรออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ สามารถออกเอกสารรับเงินหรือเอกสารการค้าตามสถานะจริงของกิจการแทน และควรติดตามเกณฑ์การจด VAT ของกิจการอย่างต่อเนื่อง

3. เงินที่ Shopee หรือ Lazada โอนเข้าบัญชีถือเป็นยอดขายหรือไม่?

ไม่ควรนำยอดสุทธินั้นมาใช้แทนยอดขายโดยไม่ตรวจรายละเอียด เพราะแพลตฟอร์มอาจหักค่าธรรมเนียม ค่าบริการ หรือรายการอื่นก่อนโอนเงินให้ร้าน

4. ใบกำกับภาษีอย่างย่อใช้เป็นภาษีซื้อได้หรือไม่?

การใช้เป็นภาษีซื้อต้องพิจารณาหลักเกณฑ์ของเอกสารและสิทธิของผู้ซื้อ จึงควรดูรายละเอียดจากหน้าความรู้เรื่องใบกำกับภาษีโดยตรง ไม่ควรใช้เพียงชื่อเอกสารเป็นตัวตัดสิน

5. ร้านค้าออนไลน์ควรใช้ e-Tax Invoice หรือไม่?

เหมาะหรือไม่ขึ้นอยู่กับจำนวนรายการ ระบบขาย และความพร้อมของกิจการ ร้านที่ออกเอกสารจำนวนมากอาจได้ประโยชน์จากระบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ควรตรวจรูปแบบและเงื่อนไขก่อนนำมาใช้จริง

สรุป ใบกำกับภาษีร้านค้าออนไลน์ต้องเริ่มจากตรวจสถานะ VAT ให้ถูก

การจัด ใบกำกับภาษีร้านค้าออนไลน์ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าขายผ่าน Shopee, Lazada หรือช่องทางใดเพียงอย่างเดียว แต่ต้องเริ่มจากสถานะทางภาษีของผู้ขาย ลักษณะรายการขาย และช่วงเวลาที่ความรับผิด VAT เกิดขึ้น จากนั้นจึงจัดเอกสารให้สัมพันธ์กับยอดขาย เงินรับ และข้อมูลจากแพลตฟอร์ม

สิ่งสำคัญคือแยกยอดขายออกจากค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม เก็บเอกสารให้ครบ และติดตามเกณฑ์ VAT อย่างสม่ำเสมอ หากต้องการดูแนวทางบัญชีสำหรับธุรกิจ E-commerce สามารถอ่าน รับทำบัญชีขายของออนไลน์ และ บริการที่ปรึกษาภาษี เพิ่มเติมได้