วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี 

การจัดเอกสารบัญชีไม่ใช่แค่การเก็บเอกสารให้ครบถ้วนแต่คือรากฐานสำคัญของการบริหารธุรกิจอย่างเป็นระบบ ผู้ประกอบการที่สามารถจัดเตรียมเอกสารได้อย่างถูกต้องย่อมเพิ่มความแม่นยำและลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจในระยะยาว

หากท่านกำลังมองหาสำนักงานบัญชีที่เชี่ยวชาญในการวางระบบเอกสารและให้คำแนะนำอย่างมืออาชีพ สำนักงานบัญชี พีทูพีพร้อมให้บริการด้วยประสบการณ์กว่า 25 ปี ติดต่อเราได้ทันที

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิกเลย

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

แนะนำอ่าน บริการรับทำบัญชีดูแลภาษีพัฒนาระบบบัญชี

เอกสารที่ต้องจัดเตรียมส่งสำนักงานบัญชี

เพื่อให้การทำบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้องและสมบูรณ์ผู้ประกอบการควรจัดเตรียมเอกสารบัญชีตามหัวข้อหลัก ๆ ดังนี้

1. เอกสารรายรับ

• ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
• สลิปการโอนเงินหรือเช็คที่ลูกค้าชำระ
• รายงานยอดขายจากระบบ POS หรือโปรแกรมบัญชี
• สำเนาใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่ออกให้ลูกค้า

2. เอกสารรายจ่าย

• ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีซื้อจากร้านค้า/ผู้ขาย
• หลักฐานการชำระเงิน เช่น สลิปโอนเงิน ใบเช็คหรือเอกสารการจ่ายเงินสด
• สัญญาจ้างงานหรือข้อตกลงในการให้บริการ(กรณีมีผู้รับเหมาช่วง)
• ใบแจ้งหนี้จากคู่ค้า

3. เอกสารด้านภาษี

• ภ.พ.30 (ภาษีมูลค่าเพิ่ม)
• ภ.ง.ด. 1, 3,53 (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย)
• ภ.ง.ด. 50, 51(ภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี และครึ่งปี)
• แบบยื่นภาษีออนไลน์พร้อมหลักฐานการชำระเงิน

4. เอกสารด้านการเงิน

• สมุดบัญชีธนาคารของบริษัททุกบัญชี
• รายการเดินบัญชี (Statement) รายเดือน
• สัญญาเงินกู้/ข้อตกลงการใช้เงินทุน

5. เอกสารภายใน

• หนังสือรับรองบริษัท/ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• รายชื่อพนักงานและข้อมูลการจ่ายเงินเดือน
• หลักฐานการซื้อทรัพย์สิน เช่น รถยนต์เครื่องจักร
• รายละเอียดสินค้าคงคลัง (Stock List)

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิกเลย

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

อ่านบริการ รับวางระบบบัญชีบริษัท โรงงาน ร้านค้าออนไลน์

ความสำคัญของการจัดเอกสารบัญชีให้เป็นระบบ

ความถูกต้อง คือหัวใจของบัญชีที่มีประสิทธิภาพ การจัดเอกสารบัญชีอย่างเป็นระเบียบและครบถ้วนเป็นเงื่อนไขสำคัญในการจัดทำบัญชีให้ถูกต้องตามมาตรฐานและระเบียบข้อกฎหมายเช่น ประมวลรัษฎากร มาตรฐานการรายงานทางการเงิน (TFRS) และข้อกำหนดของกรมสรรพากร

หลายธุรกิจต้องเสียเวลาจำนวนมากในการหาหลักฐานประกอบรายจ่ายย้อนหลังซึ่งอาจทำให้เกิดต้นทุนแฝงโดยไม่จำเป็นหากมีการจัดเอกสารไว้ตั้งแต่ต้นอย่างเหมาะสมจะสามารถส่งต่อข้อมูลให้สำนักงานบัญชีทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

หากไม่มีการจัดระบบเอกสารที่ดี อาจส่งผลให้

ไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายมาหักภาษีได้

หมายความว่าหากไม่มีเอกสารหลักฐานแสดงรายการค่าใช้จ่าย เช่น ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จที่ถูกต้องตามกฎหมาย รายจ่ายนั้นจะไม่สามารถนำไปใช้หักลดหย่อนภาษีได้ส่งผลให้บริษัทต้องเสียภาษีมากขึ้น

เสี่ยงต่อการเสียภาษีเกินความเป็นจริง

เมื่อไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายได้ครบถ้วนตามสิทธิก็จะทำให้กำไรสุทธิตามบัญชีสูงกว่าความเป็นจริงซึ่งนำไปสู่การคำนวณภาษีเงินได้ที่สูงขึ้นโดยไม่จำเป็น

มีความผิดพลาดในการปิดงบการเงิน

หากเอกสารไม่ครบถ้วนหรือไม่เรียงลำดับตามช่วงเวลาอาจทำให้สำนักงานบัญชีบันทึกรายการผิด หรือรายงานไม่ตรงกับข้อเท็จจริงส่งผลให้งบการเงินขาดความน่าเชื่อถือ

ถูกตรวจสอบย้อนหลังจากสรรพากร

การขาดเอกสารประกอบหรือความไม่สอดคล้องของข้อมูลทางบัญชีและภาษีอาจทำให้สรรพากรเข้ามาตรวจสอบย้อนหลัง และหากพบข้อบกพร่องอาจต้องเสียเบี้ยปรับและเงินเพิ่มอีกด้วย

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิกเลย

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  สำนักงานบัญชี พีทูพี ยินดีให้บริการผู้ประกอบการธุรกิจทุกท่าน

แนวทางการจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ

จัดเรียงตามประเภทและลำดับเวลา

การจัดเอกสารที่ดีควรมีการแยกหมวดหมู่ เช่นรายรับ รายจ่าย ภาษี และเรียงลำดับตามวันเดือนปี เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลบัญชี

ใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บ

การใช้โปรแกรมบัญชี เช่น FlowAccount หรือการสแกนเอกสารเก็บในระบบ Cloud Storage ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลลดปริมาณเอกสารกระดาษ และสะดวกในการส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี

ตัวอย่างแนวปฏิบัติที่ดี (BestPractice) ในการจัดส่งเอกสาร

• ส่งเอกสารภายใน 5 วันทำการหลังสิ้นเดือนเพื่อให้สำนักงานบัญชีสามารถดำเนินการบันทึกบัญชีได้ทันตามกำหนด
• จัดใส่แฟ้มแยกหมวดหมู่พร้อมระบุชื่อแฟ้มและเดือน/ปี
• แนบ Memo อธิบายรายการพิเศษเช่น ค่าซ่อมรถ ค่ารับรองลูกค้า เป็นต้น
• ถ่ายสำเนาเอกสารสำคัญเก็บไว้ก่อนส่งตัวจริง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการส่งเอกสารบัญชี

1. ส่งเอกสารล่าช้าทำให้ไม่สามารถยื่นภาษีได้ทันกำหนดซึ่งอาจส่งผลให้ต้องเสียเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามกฎหมายภาษี

2. เอกสารไม่ครบ เช่น ขาดใบกำกับภาษีขาดสลิปโอนเงิน หรือไม่มีใบเสร็จยืนยันรายการจ่ายทำให้ไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายมาหักลดหย่อนภาษีได้

3. รวมเอกสารหลายเดือนไว้ในแฟ้มเดียวทำให้เกิดความสับสนในการบันทึกบัญชี และอาจทำให้สำนักงานบัญชีบันทึกผิดช่วงเวลาส่งผลต่อความถูกต้องของงบการเงิน

4. ไม่มีการอธิบายหรือแนบข้อมูลประกอบรายการพิเศษเช่น ค่ารับรองลูกค้า ค่าส่งเสริมการตลาด หรือรายการจ่ายที่ไม่ได้เกิดเป็นประจำซึ่งทำให้สำนักงานบัญชีไม่สามารถตีความและบันทึกบัญชีได้ตรงตามวัตถุประสงค์

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิกเลย

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  รายละเอียด ราคา, ราคาUpgrade โปรแกรม Express

คำแนะนำเชิงสร้างสรรค์จากสำนักงานบัญชี พีทูพี

การวางระบบตั้งแต่ต้นทาง คือกุญแจสำคัญ

สำนักงานบัญชี พีทูพี แนะนำให้ผู้ประกอบการเริ่มจัดระเบียบตั้งแต่จุดเริ่มต้นของการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นการออกใบเสร็จ การเก็บหลักฐานจ่ายเงินหรือการใช้โปรแกรมช่วยบันทึกข้อมูลทั้งนี้เพื่อให้การทำบัญชีและการยื่นภาษีเป็นไปอย่างถูกต้อง

ใช้ระบบร่วมกันกับสำนักงานบัญชี

หากท่านใช้บริการของสำนักงานบัญชี พีทูพีทีมงานจะช่วยวางระบบร่วมกับธุรกิจของท่านโดยจัดการคู่มือการจัดส่งเอกสารในรูปแบบที่เข้าใจง่าย พร้อมให้คำปรึกษารายเดือนและตรวจสอบความถูกต้องก่อนยื่นภาษี

แนวโน้มและเครื่องมือที่ช่วยการจัดการเอกสารบัญชีในยุคดิจิทัล

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ควรใช้

ในยุคดิจิทัล โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เช่น FlowAccount,PEAK เป็นเครื่องมือที่ธุรกิจควรนำมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการออกเอกสารและส่งข้อมูลบัญชีอย่างเป็นระบบ

การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างฝ่ายบัญชี-การเงิน-ภาษี

การจัดทำระบบร่วมกันระหว่างฝ่ายบัญชีฝ่ายการเงิน และผู้ดูแลภาษี จะช่วยให้การทำบัญชีมีความสอดคล้องไม่เกิดความคลาดเคลื่อนหรือข้อมูลซ้ำซ้อน โดยสำนักงานบัญชี พีทูพีสามารถให้คำแนะนำด้านการจัดโครงสร้างงานบัญชีที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

การอบรมพนักงานภายในเกี่ยวกับการจัดเอกสารบัญชี

ให้ความรู้เบื้องต้นแก่ทีมงาน

หนึ่งในแนวทางสำคัญที่ช่วยให้การจัดเอกสารเป็นระบบคือการให้ความรู้แก่พนักงานที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายคลังสินค้า โดยควรมีการอบรมภายในเกี่ยวกับรูปแบบเอกสารที่ถูกต้องวิธีการเก็บหลักฐานทางบัญชี และความสำคัญของเอกสารต่อการวิเคราะห์ทางการเงินของกิจการ

สร้างคู่มือหรือ Check list สำหรับการจัดเอกสาร

การมีคู่มือหรือรายการตรวจสอบ (Checklist)จะช่วยให้การจัดเอกสารเป็นไปอย่างสม่ำเสมอและมีมาตรฐาน เช่นการเช็กใบกำกับภาษีว่าครบองค์ประกอบหรือไม่ การแนบใบรับรองการจ่ายเงินและการจัดหมวดหมู่ให้เหมาะสมก่อนส่งให้สำนักงานบัญชี

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิกเลย

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  ภาษีธุรกิจ SME ฉบับเจ้าของธุรกิจต้องอ่าน

การจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยและถูกต้องตามกฎหมาย

ข้อกำหนดตามกฎหมายเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร

ผู้ประกอบการควรทราบว่าการเก็บรักษาเอกสารบัญชีและภาษีมีระยะเวลาตามที่กฎหมายกำหนดไว้เช่น เอกสารบัญชีต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี และเอกสารภาษีต้องเก็บไว้อย่างน้อย7 ปี ตามข้อกำหนดของประมวลรัษฎากรเพื่อรองรับการตรวจสอบภาษีจากกรมสรรพากรในอนาคต

วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย

ควรแยกเก็บเอกสารตัวจริงและสำเนาในสถานที่ปลอดภัยหลีกเลี่ยงความชื้น แสงแดด และการเข้าถึงจากบุคคลภายนอกพร้อมทั้งควรสำรองข้อมูลเอกสารทางบัญชีไว้ในรูปแบบดิจิทัล เช่น ไฟล์ PDF ที่มีการเข้ารหัสเพื่อป้องกันความเสียหายหรือสูญหายจากเหตุฉุกเฉิน

การตรวจสอบเอกสารก่อนส่งสำนักงานบัญชี

รายการตรวจสอบเอกสารเบื้องต้น

ก่อนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีควรมีการตรวจสอบเบื้องต้นว่าเอกสารทุกชุดมีความสมบูรณ์ เช่น ใบเสร็จมีวันที่รายละเอียด รายการ และลายเซ็นครบถ้วนหรือไม่เอกสารประกอบค่าใช้จ่ายมีแนบหลักฐานการโอนเงินหรือไม่ เป็นต้น

การกำหนดผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบเอกสาร

ธุรกิจควรมีการแต่งตั้งพนักงานผู้รับผิดชอบในการกลั่นกรองและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารบัญชีก่อนส่งมอบให้สำนักงานบัญชีเพื่อช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและเสริมสร้างความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินในภาพรวม

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิกเลย

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc

  อ่าน ที่ปรึกษาบัญชี

สรุป จัดเอกสารให้ดี มีชัยไปกว่าครึ่ง

การจัดเอกสารบัญชีไม่ใช่แค่เรื่องของระเบียบแต่เป็นหัวใจในการควบคุมความเสี่ยง การบริหารต้นทุนและการเติบโตของธุรกิจอย่างมั่นคง สำนักงานบัญชี พีทูพียินดีเป็นคู่คิดและผู้ช่วยที่เชื่อถือได้ของคุณในการวางระบบบัญชีการจัดเตรียมเอกสาร และการดูแลด้านภาษีแบบครบวงจร

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิกเลย

โทรศัพท์ :  097 236 2994

Add Line :  p2pacc