บริษัทจ้างต่างชาติต้องเตรียมอะไร? เอกสาร Work Permit ระบบเงินเดือน และข้อควรรู้ของนายจ้าง

1. ตรวจสถานะของคนต่างชาติก่อนรับเข้าทำงาน

ขั้นแรกไม่ใช่การเตรียมหนังสือรับรองบริษัท แต่คือการตรวจว่าบุคคลที่จะรับเข้าทำงานอยู่ในประเทศไทยด้วยสถานะใด ถือ Passport สัญชาติอะไร มี Visa ประเภทใด และได้รับอนุญาตให้อยู่ถึงเมื่อไร

Visa และ Work Permit เป็นคนละเรื่องกัน การมี Visa ไม่ได้หมายความว่าสามารถเริ่มทำงานได้ทันที บริษัทจึงต้องตรวจสิทธิในการทำงานแยกอีกชั้นหนึ่ง

หากยังสับสน แนะนำอ่าน Visa กับ Work Permit ต่างกันอย่างไร และ Work Permit คืออะไร ก่อนเริ่มเตรียมคำขอ

2. กำหนดตำแหน่งและลักษณะงานให้ชัด

บริษัทควรกำหนดชื่อตำแหน่ง หน้าที่ ความรับผิดชอบ สถานที่ทำงาน และค่าตอบแทนให้ชัดก่อนเริ่มกระบวนการ เพราะข้อมูลเหล่านี้เชื่อมกับคำขออนุญาตทำงานและหนังสือรับรองการจ้าง

Job Description ไม่ควรเขียนเพียงเพื่อใช้ยื่นเอกสาร แต่ควรตรงกับงานที่พนักงานจะทำจริง หากบริษัทแจ้งตำแหน่งหนึ่ง แต่ภายหลังให้ทำงานคนละประเภท อาจทำให้ข้อมูลการจ้างไม่สอดคล้องกัน

หากเป็นงานที่มีกฎหมายวิชาชีพเฉพาะ ต้องตรวจเพิ่มว่าคนต่างชาติมีใบอนุญาตหรือหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้องหรือไม่

3. ตรวจว่าตำแหน่งนั้นสามารถให้คนต่างชาติทำได้หรือไม่

ก่อนออกสัญญาจ้าง บริษัทควรตรวจลักษณะงานก่อน เพราะการที่บุคคลมีคุณสมบัติหรือประสบการณ์ ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถประกอบอาชีพทุกประเภทในประเทศไทยได้

หากเป็นผู้บริหาร ผู้เชี่ยวชาญ วิศวกร โปรแกรมเมอร์ หรือบุคลากรเฉพาะด้าน ควรระบุหน้าที่จริงและตรวจเงื่อนไขของตำแหน่งนั้นก่อนสร้างคำขอ Work Permit

4. เตรียมเอกสารของคนต่างชาติ

เอกสารฝั่งพนักงานต่างชาติขึ้นอยู่กับประเภทคำขอ แต่สำหรับกรณีทั่วไปที่ใช้ความรู้ ความสามารถ หรือทักษะ เอกสารอาจประกอบด้วย

รายละเอียดสามารถอ่านต่อได้ที่ Work Permit ใช้เอกสารอะไรบ้าง ซึ่งแยกรายการของคนต่างชาติและนายจ้างไว้โดยเฉพาะ

5. บริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง

กรมการจัดหางานกำหนดเอกสารนายจ้างแตกต่างกันตามประเภทของนายจ้างและกิจการ สำหรับบริษัทเอกชนอาจมีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสถานะนิติบุคคล ผู้ถือหุ้น ภาษี ผลประกอบการ พนักงาน หรือใบอนุญาตกิจการตามกรณี

ดังนั้นบริษัทที่จัดทำบัญชีและภาษีเป็นระบบอยู่แล้วจะสามารถดึงเอกสารมาใช้ได้ง่ายกว่า สามารถอ่าน บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง และ วิธีจัดเตรียมเอกสารบริษัทและเอกสารบัญชี เพิ่มเติม

6. เตรียมหนังสือรับรองการจ้างและสัญญาจ้าง

สำหรับคำขอกลุ่มมาตรา 59 กรมการจัดหางานมีหนังสือรับรองการจ้าง บต.46 ซึ่งนายจ้างเป็นผู้ลงนาม และข้อมูลในหนังสือรับรองการจ้างควรสอดคล้องกับสัญญาจ้าง ตำแหน่ง เงินเดือน และข้อมูลที่บริษัทใช้จริง

อย่าจัดทำเอกสาร Work Permit ชุดหนึ่ง แต่ฝ่าย Payroll ใช้ข้อมูลอีกชุดหนึ่ง เพราะเมื่อพนักงานเริ่มงาน ข้อมูลเดียวกันจะถูกนำไปใช้กับเงินเดือน ภาษี เอกสารบุคคล และบัญชีของบริษัทต่อไป

7. ลงทะเบียนและดำเนินการผ่าน e-WorkPermit

ปัจจุบันกรมการจัดหางานให้บริการระบบ e-WorkPermit สำหรับนายจ้างและคนต่างชาติ โดยสามารถลงทะเบียน ยื่นคำขอ ติดตามสถานะ และดำเนินกระบวนการที่เกี่ยวข้องผ่านระบบออนไลน์ตามประเภทบริการ

บริษัทจึงควรตรวจว่าบัญชีผู้ใช้งานของนายจ้างพร้อมหรือไม่ ผู้มีอำนาจหรือผู้ได้รับมอบหมายสามารถดำเนินการได้หรือไม่ และเอกสารที่จะ Upload อยู่ในรูปแบบที่พร้อมใช้งานแล้วหรือยัง

อย่าใช้ขั้นตอนจากบทความเก่าที่อ้างแบบฟอร์มหรือช่องทางยื่นแบบเดิมเป็นหลักโดยไม่ตรวจระบบ e-WorkPermit ปัจจุบัน

8. อย่ากำหนดวันเริ่มงานก่อนตรวจสิทธิในการทำงาน

ฝ่ายบริหารหรือ HR อาจต้องการให้พนักงานเริ่มงานเร็ว แต่การกำหนดวันเริ่มงานควรสัมพันธ์กับสถานะการอนุญาตจริง ไม่ควรให้คนต่างชาติเริ่มปฏิบัติงานเพียงเพราะเซ็นสัญญาจ้างแล้ว

หากเป็นงานระยะสั้นหรือจำเป็นเร่งด่วน ก็ต้องตรวจว่ากิจกรรมนั้นเข้าเกณฑ์ช่องทางเฉพาะหรือไม่ ไม่ใช่สรุปว่าอยู่ไม่กี่วันจึงสามารถทำงานได้โดยไม่ดำเนินการใด ๆ

9. เตรียมระบบ Payroll ก่อนพนักงานเริ่มงาน

หลังได้รับอนุญาตทำงาน บริษัทจะเข้าสู่งานหลังบ้านทันที เช่น เงินเดือน โบนัส สวัสดิการ วันทำงาน ภาษี และเอกสารของพนักงาน ดังนั้น Payroll ควรพร้อมก่อนวันจ่ายเงินเดือนครั้งแรก

ข้อมูลสำคัญควรประกอบด้วย เงินเดือนตามสัญญา วันเริ่มงาน รอบจ่ายเงิน บัญชีธนาคาร รายการหัก และสถานะภาษีของพนักงาน

อ่านต่อได้ที่ ระบบ Payroll และการจัดทำเงินเดือน รวมถึง วิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน

10. ตรวจเรื่องภาษีของพนักงานต่างชาติ

การมี Work Permit ไม่ได้ทำให้หน้าที่ภาษีของพนักงานหรือนายจ้างหายไป เมื่อบริษัทจ่ายเงินเดือนหรือค่าตอบแทน ต้องตรวจการคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายและการนำส่งข้อมูลตามกฎหมายภาษีที่เกี่ยวข้อง

บริษัทควรแยกเรื่อง “สิทธิในการทำงาน” ออกจาก “หน้าที่ทางภาษี” แต่ต้องทำให้ข้อมูลทั้งสองระบบสอดคล้องกัน เช่น วันเริ่มงาน ตำแหน่ง และค่าตอบแทน

11. ประกันสังคมต้องตรวจเป็นรายกรณี

หลังรับพนักงานต่างชาติเข้าทำงาน นายจ้างควรตรวจหน้าที่เกี่ยวกับประกันสังคมและระบบสวัสดิการที่เกี่ยวข้องตามสถานะของบุคคลและลักษณะการจ้าง ไม่ควรนำสถานะ Work Permit มาใช้ตัดสินเรื่องประกันสังคมเพียงอย่างเดียว

12. บริษัทควรจัดระบบติดตามวันหมดอายุ

งาน Work Permit ไม่ได้จบเมื่อได้รับใบอนุญาต เพราะ Passport, Visa และ Work Permit ล้วนมีวันสำคัญที่ต้องติดตาม บริษัทควรมีทะเบียนเอกสารของพนักงานต่างชาติพร้อมระบบแจ้งเตือน

เมื่อต้องต่ออายุ สามารถอ่าน ต่อ Work Permit ต่างชาติ ต้องทำอย่างไร เพื่อดูขั้นตอนและ Checklist ก่อนใบอนุญาตสิ้นอายุ

ถ้าบริษัทเพิ่งจัดตั้งใหม่ ควรเตรียมต่างจากบริษัทเดิมหรือไม่

บริษัทที่เพิ่งจัดตั้งอาจยังมีประวัติทางบัญชี ภาษี หรือการจ้างพนักงานไม่มาก จึงควรวางแผนเรื่องการจ้างคนต่างชาติพร้อมกับระบบบัญชีและเอกสารตั้งแต่ต้น

ไม่ควรตั้งบริษัทเสร็จแล้วค่อยค้นทีละเรื่องว่าต้องมีเอกสารอะไร เพราะข้อมูล Work Permit อาจเชื่อมโยงกับทุน ผู้ถือหุ้น ประเภทธุรกิจ สถานที่ และใบอนุญาตอื่นของบริษัทด้วย

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ การจดทะเบียนนิติบุคคล, บริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติ และ การจัดระบบบัญชีบริษัทในปีแรก

Checklist บริษัทก่อนรับพนักงานต่างชาติ

หากบริษัทต้องการวางระบบข้อมูลให้ฝ่าย HR และบัญชีใช้เอกสารชุดเดียวกัน สามารถอ่าน แนวทางวางระบบบัญชีและ Workflow บริษัท เพิ่มเติมได้