ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่อะไร คุณสมบัติและลักษณะงานที่เจ้าของธุรกิจควรรู้

เมื่อบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนเริ่มดำเนินกิจการ สิ่งหนึ่งที่ต้องจัดให้มีคือระบบบัญชีที่สามารถบันทึก ตรวจสอบ และนำข้อมูลไปใช้จัดทำงบการเงินได้อย่างถูกต้อง ผู้ที่มีบทบาทสำคัญในกระบวนการนี้คือ ผู้ทำบัญชี ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำบัญชีของกิจการตามกฎหมายและหลักวิชาชีพ

แต่คำว่า “ผู้ทำบัญชี” ไม่ได้หมายถึงผู้สอบบัญชี และไม่ใช่คำเดียวกับสำนักงานบัญชีเสมอไป เจ้าของธุรกิจจึงควรเข้าใจว่า ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่อะไร ต้องมีคุณสมบัติอย่างไร ดูแลเรื่องใดบ้าง และขอบเขตงานต่างจากผู้สอบบัญชีอย่างไร เพื่อจัดระบบบัญชีของกิจการได้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

ผู้ทำบัญชีคือใคร

ตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชี ผู้ทำบัญชีหมายถึงผู้รับผิดชอบในการทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ว่าจะทำงานในฐานะพนักงานภายในบริษัท หรือเป็นผู้รับทำบัญชีจากภายนอกก็ตาม

ดังนั้นบริษัทอาจมีผู้ทำบัญชีเป็นพนักงานของตนเอง หรือใช้บริการจาก สำนักงานบัญชี ก็ได้ แต่บุคคลที่รับผิดชอบเป็นผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติและปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด

ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่อะไร

หน้าที่ของผู้ทำบัญชีไม่ได้มีเพียงการบันทึกรายรับและรายจ่าย แต่ครอบคลุมการจัดข้อมูลทางบัญชีให้สัมพันธ์กับเอกสารและธุรกรรมจริงของกิจการ โดยงานหลักที่พบได้ทั่วไป ได้แก่

• ตรวจและจัดหมวดหมู่เอกสารทางบัญชี
• บันทึกรายการซื้อ ขาย รับเงิน และจ่ายเงิน
• บันทึกลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินสด และเงินฝากธนาคาร
• จัดทำทะเบียนทรัพย์สินและข้อมูลค่าเสื่อมราคา
• ตรวจสอบและกระทบยอดบัญชีที่เกี่ยวข้อง
• จัดทำข้อมูลประกอบงบทดลองและงบการเงิน
• จัดเตรียมข้อมูลทางบัญชีสำหรับภาษี
• จัดเก็บรายละเอียดและเอกสารประกอบให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

ขอบเขตจริงของแต่ละกิจการอาจแตกต่างกันตามประเภทธุรกิจ ระบบบัญชี และข้อตกลงกับผู้ให้บริการ หากต้องการดูงานรายเดือนในรายละเอียด สามารถอ่าน บริการทำบัญชีรายเดือนและรายปี เพิ่มเติมได้

ผู้ทำบัญชีกับนักบัญชีเหมือนกันหรือไม่

ในภาษาทั่วไปคำว่า “นักบัญชี” มักใช้เรียกบุคคลที่ทำงานด้านบัญชีในวงกว้าง เช่น บัญชีการเงิน บัญชีต้นทุน บัญชีบริหาร ภาษี หรือการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน แต่คำว่า “ผู้ทำบัญชี” ในทางกฎหมายมีความหมายเฉพาะ คือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี

ดังนั้นบุคคลหนึ่งอาจประกอบอาชีพนักบัญชี แต่หากจะรับผิดชอบในฐานะผู้ทำบัญชีตามกฎหมาย ก็ต้องมีคุณสมบัติและดำเนินการตามเงื่อนไขของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าด้วย

ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติอย่างไร

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2569 การเป็นผู้ทำบัญชีอยู่ภายใต้ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2568 ซึ่งกำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขใหม่แทนหลักเกณฑ์เดิม

โดยหลัก ผู้ที่ประสงค์เป็นผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด เช่น มีภูมิลำเนาหรือถิ่นที่อยู่ในราชอาณาจักร มีความรู้ภาษาไทยเพียงพอ มีคุณวุฒิทางการศึกษาที่เหมาะกับลักษณะและขนาดของกิจการ รวมถึงต้องดำเนินการผ่านระบบงานผู้ทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

เจ้าของกิจการจึงไม่ควรเลือกผู้ทำบัญชีจากประสบการณ์หรือราคาค่าบริการเพียงอย่างเดียว แต่ควรตรวจว่าผู้รับผิดชอบมีสถานะและคุณสมบัติตรงกับกิจการที่รับทำบัญชีหรือไม่

ผู้ทำบัญชีต้องขึ้นทะเบียนหรือแจ้งข้อมูลหรือไม่

ผู้ที่ประสงค์เป็นผู้ทำบัญชีต้องแจ้งต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าผ่านระบบงานผู้ทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด รวมทั้งต้องรักษาคุณสมบัติและปฏิบัติตามเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชีตลอดระยะเวลาที่รับผิดชอบงาน

นอกจากนี้ผู้ทำบัญชียังมีหน้าที่พัฒนาความรู้ทางวิชาชีพอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถติดตามมาตรฐานการบัญชี กฎหมาย และระบบงานที่เปลี่ยนแปลงได้

งานบัญชีทั่วไปที่ผู้ทำบัญชีดูแลมีอะไรบ้าง

งานบัญชีประจำวันและประจำเดือนเป็นฐานสำคัญของข้อมูลทั้งปี หากบันทึกผิดตั้งแต่ต้นจะส่งผลต่อภาษี งบทดลอง และการปิดงบในภายหลัง งานที่ผู้ทำบัญชีมักต้องดูแลจึงประกอบด้วยหลายส่วน

ผู้ประกอบการที่ต้องการเข้าใจว่าบัญชีบริษัทต้องจัดการเรื่องใดบ้าง สามารถอ่าน บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง เพิ่มเติมได้

ผู้ทำบัญชีดูแลงานภาษีด้วยหรือไม่

ในทางปฏิบัติ ผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชีจำนวนมากอาจได้รับมอบหมายให้จัดเตรียมข้อมูลและดูแลงานภาษีของกิจการควบคู่กับงานบัญชี เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีเงินได้นิติบุคคล แต่ขอบเขตการให้บริการต้องดูตามข้อตกลงของแต่ละแห่ง

ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทจ่ายค่าบริการบางประเภท ผู้ทำบัญชีจะต้องใช้ข้อมูลจากเอกสารประกอบเพื่อบันทึกบัญชีและจัดข้อมูลสำหรับ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือหากกิจการจด VAT ก็ต้องจัดข้อมูลภาษีขายและภาษีซื้อให้สอดคล้องกับ ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีต่างกันอย่างไร

ผู้ทำบัญชี มีหน้าที่จัดทำและบันทึกบัญชีของกิจการ ส่วน ผู้สอบบัญชี มีหน้าที่ตรวจสอบงบการเงินและแสดงความเห็นตามขอบเขตของวิชาชีพสอบบัญชี ทั้งสองบทบาทจึงไม่ควรนำมาปะปนกัน

เมื่อถึงช่วงปิดงบ ผู้ทำบัญชีจะจัดเตรียมงบและรายละเอียดประกอบ จากนั้นผู้สอบบัญชีจึงนำข้อมูลไปตรวจสอบตามขั้นตอน หากต้องการดูความแตกต่างของ CPA และ TA โดยเฉพาะ สามารถอ่าน ผู้ตรวจสอบบัญชี CPA กับผู้สอบบัญชีภาษีอากร TA ซึ่งเป็นหน้าหลักของหัวข้อนั้นโดยตรง

ผู้ทำบัญชีเกี่ยวข้องกับการปิดงบอย่างไร

ก่อนจัดทำงบการเงิน ผู้ทำบัญชีต้องตรวจยอดบัญชีสำคัญ เช่น เงินสด ธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า ทรัพย์สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย และรายการค้างรับค้างจ่าย รวมถึงจัดทำรายละเอียดประกอบเพื่อให้ข้อมูลในงบสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

หากเอกสารระหว่างปีครบและมีการกระทบยอดสม่ำเสมอ งานปลายปีก็จะทำได้ง่ายกว่า หากต้องการดูขั้นตอนเพิ่มเติมสามารถอ่าน การปิดบัญชีและปิดงบการเงิน

ผู้ทำบัญชีช่วยวางระบบบัญชีได้หรือไม่

ผู้ทำบัญชีที่เข้าใจกระบวนการธุรกิจสามารถช่วยแนะนำวิธีจัดเอกสาร รหัสบัญชี ขั้นตอนรับและจ่ายเงิน ตลอดจนวิธีส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชีได้ แต่ขอบเขตการวางระบบขึ้นอยู่กับความรู้ ประสบการณ์ และบริการที่ตกลงกัน

ธุรกิจที่มีหลายแผนกหรือมีรายการจำนวนมากควรออกแบบ Workflow ตั้งแต่เอกสารต้นทางจนถึงบัญชี สามารถศึกษา บริการวางระบบบัญชี เพื่อดูภาพรวมเพิ่มเติมได้

ผู้ทำบัญชีต้องใช้โปรแกรมบัญชีหรือไม่

กฎหมายไม่ได้ทำให้งานบัญชีหมายถึงการใช้โปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งโดยเฉพาะ แต่ในทางปฏิบัติ โปรแกรมบัญชีช่วยจัดข้อมูลเป็นระบบ ควบคุมเลขที่เอกสาร และสร้างรายงานประกอบการตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

การเลือกโปรแกรมควรดูตามลักษณะธุรกิจและ Workflow เช่น ธุรกิจค้าขายอาจให้ความสำคัญกับสต็อก ธุรกิจบริการอาจเน้นลูกหนี้และรายได้ ส่วนกิจการที่มีฝ่ายบัญชีภายในอาจต้องใช้ระบบหลายโมดูล สามารถดู ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี และ โปรแกรมบัญชี Express เพิ่มเติมได้

ผู้ทำบัญชีที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร

นอกจากคุณสมบัติตามกฎหมายแล้ว ลักษณะการทำงานก็มีผลต่อคุณภาพของข้อมูลบัญชี ผู้ประกอบการควรพิจารณาผู้ทำบัญชีที่มีความละเอียดรอบคอบ มีความรับผิดชอบ สื่อสารประเด็นที่พบได้ชัดเจน และกล้าสอบถามเมื่อเอกสารหรือธุรกรรมไม่ชัดเจน

ผู้ทำบัญชีควรติดตามมาตรฐานบัญชี กฎหมายภาษี และการเปลี่ยนแปลงของระบบราชการอย่างต่อเนื่อง เพราะข้อมูลบางเรื่องเปลี่ยนได้ เช่น รูปแบบการยื่นแบบ ระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือคุณสมบัติทางวิชาชีพ

เจ้าของกิจการควรส่งอะไรให้ผู้ทำบัญชีทุกเดือน

• เอกสารขายและรายรับ
• เอกสารซื้อและค่าใช้จ่าย
• Statement ธนาคาร
• เอกสารรับและจ่ายเงิน
• ข้อมูลเงินเดือนและค่าตอบแทน
• เอกสารสัญญาที่มีผลทางบัญชี
• รายการซื้อทรัพย์สิน
• รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้
• ข้อมูลสต็อก หากเป็นธุรกิจสินค้า

การส่งเอกสารอย่างเป็นระบบช่วยให้ผู้ทำบัญชีตรวจรายการได้เร็วขึ้นและลดงานแก้ไขย้อนหลัง สามารถดู วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เพิ่มเติมได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำงานร่วมกับผู้ทำบัญชี

• ส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีปีละครั้ง
• ใช้บัญชีส่วนตัวกับบัญชีบริษัทปะปนกัน
• จ่ายเงินแล้วไม่มีเอกสารระบุว่าเป็นค่าอะไร
• ไม่แจ้งสัญญาหรือธุรกรรมสำคัญให้ผู้ทำบัญชีทราบ
• เข้าใจว่าผู้ทำบัญชีจะรู้ข้อมูลทุกอย่างจาก Statement ได้เอง
• ออกเอกสารย้อนหลังโดยไม่ได้แจ้งฝ่ายบัญชี
• เข้าใจว่าผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีเป็นคนเดียวกัน

เจ้าของกิจการจึงควรมองผู้ทำบัญชีเป็นผู้จัดระบบข้อมูลทางการเงินร่วมกับธุรกิจ ไม่ใช่เพียงผู้รับเอกสารไปยื่นภาษีเท่านั้น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับผู้ทำบัญชี

1. บริษัทจำเป็นต้องมีผู้ทำบัญชีหรือไม่?

กิจการที่เป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมายต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด เพื่อรับผิดชอบการจัดทำบัญชีของกิจการ

2. เจ้าของบริษัทเป็นผู้ทำบัญชีเองได้หรือไม่?

สามารถทำได้หากบุคคลนั้นมีคุณสมบัติครบถ้วนและปฏิบัติตามเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชีตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด ไม่ได้พิจารณาจากการเป็นเจ้าของหรือกรรมการเพียงอย่างเดียว

3. ผู้ทำบัญชีกับสำนักงานบัญชีต่างกันอย่างไร?

ผู้ทำบัญชีคือบุคคลที่รับผิดชอบการทำบัญชี ส่วนสำนักงานบัญชีคือผู้ให้บริการซึ่งอาจมีผู้ทำบัญชีหลายคนและมีบริการอื่นร่วมด้วย เช่น ภาษี ปิดงบ วางระบบ หรือจดทะเบียน

4. ผู้ทำบัญชีเซ็นรับรองงบการเงินแทนผู้สอบบัญชีได้หรือไม่?

ไม่ได้ในฐานะผู้ทำบัญชีเพียงอย่างเดียว เพราะบทบาทของผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีแตกต่างกัน การตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินต้องดำเนินการโดยผู้มีสิทธิตามกฎหมายและมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

5. เปลี่ยนผู้ทำบัญชีระหว่างปีได้หรือไม่?

สามารถเปลี่ยนได้ แต่ควรจัดส่งข้อมูลและยอดบัญชีให้ต่อเนื่อง รวมถึงดำเนินการแจ้งหรือปรับปรุงข้อมูลตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง เพื่อไม่ให้งานบัญชีขาดช่วง

สรุป ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่จัดข้อมูลให้ถูกต้องและตรวจสอบได้

ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่ จัดทำและดูแลข้อมูลบัญชีของกิจการตั้งแต่เอกสารต้นทาง การบันทึกรายการ การกระทบยอด ไปจนถึงการเตรียมข้อมูลสำหรับงบการเงินและภาษี โดยต้องปฏิบัติงานภายใต้หลักเกณฑ์ทางบัญชีและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

สำหรับเจ้าของธุรกิจ สิ่งสำคัญคือเลือกผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติครบ เข้าใจธุรกิจ และมีระบบรับส่งข้อมูลที่ชัดเจน หากต้องการให้สำนักงานดูแลงานบัญชีต่อเนื่อง สามารถอ่าน บริการรับทำบัญชี เพิ่มเติมได้