สำนักงานบัญชีคุณภาพ คืออะไร มีหลักเกณฑ์และระบบงานอย่างไร

สำนักงานบัญชีคุณภาพ คืออะไร เป็นคำถามที่ทั้งผู้ประกอบการและผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีควรทำความเข้าใจ เพราะคำว่า “สำนักงานบัญชีคุณภาพ” ไม่ได้หมายถึงสำนักงานบัญชีที่เพียงให้บริการดีหรือมีประสบการณ์เท่านั้น แต่เป็นสถานะการรับรองที่ต้องผ่านหลักเกณฑ์และกระบวนการประเมินตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด

แนวคิดสำคัญของระบบนี้คือการทำให้สำนักงานบัญชีมีระบบบริหารงานที่ชัดเจน ตั้งแต่ความรับผิดชอบของผู้บริหาร การบริหารบุคลากร การรับลูกค้า การควบคุมเอกสาร การให้บริการ การตรวจทานงาน การจัดการข้อร้องเรียน ไปจนถึงการตรวจติดตามและปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง

สำนักงานบัญชีคุณภาพ หมายถึงอะไร

สำนักงานบัญชีคุณภาพ หมายถึงสำนักงานบัญชีที่ผ่านการรับรองคุณภาพตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยต้องมีคุณสมบัติเบื้องต้นครบถ้วน และผ่านการตรวจประเมินตามข้อกำหนดการรับรองคุณภาพสำนักงานบัญชี

หัวใจสำคัญจึงไม่ได้อยู่ที่ชื่อสำนักงานหรือขนาดของกิจการเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ว่าสำนักงานมีระบบการทำงานที่กำหนดไว้ชัดเจน ปฏิบัติได้จริง มีหลักฐาน ตรวจสอบย้อนกลับได้ และมีการติดตามปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่องหรือไม่

หากต้องการเข้าใจภาพรวมว่าสำนักงานบัญชีทั่วไปทำหน้าที่อะไร สามารถอ่าน สำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง เพื่อแยกบทบาทระหว่างการให้บริการสำนักงานบัญชีกับสถานะการรับรองคุณภาพให้ชัดเจน

สำนักงานบัญชีทั่วไปกับสำนักงานบัญชีคุณภาพต่างกันตรงไหน

สำนักงานบัญชีทั่วไปสามารถให้บริการจัดทำบัญชี ภาษี ปิดงบ และงานที่เกี่ยวข้องได้ตามขอบเขตความรู้และคุณสมบัติของผู้ประกอบวิชาชีพ ส่วนคำว่า “สำนักงานบัญชีคุณภาพ” เพิ่มอีกชั้นหนึ่ง คือสำนักงานนั้นได้ผ่านกระบวนการรับรองตามข้อกำหนดที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด

จึงไม่ควรเปรียบเทียบในลักษณะว่า “สำนักงานบัญชีทั่วไปไม่มีคุณภาพ” เพราะสำนักงานบัญชีที่ไม่ได้ขอรับการรับรองก็สามารถมีระบบงานที่ดี มีบุคลากรที่มีความรู้ และให้บริการอย่างมีคุณภาพได้เช่นกัน ความแตกต่างอยู่ที่ การได้รับการรับรองภายใต้ระบบที่กำหนด

ผู้ประกอบการที่กำลังเลือกผู้ให้บริการควรพิจารณาหลายด้านร่วมกัน เช่น คุณสมบัติผู้ทำบัญชี ระบบตรวจทานงาน การสื่อสาร การส่งงานตรงเวลา และการดูแลเอกสาร ไม่ควรตัดสินจากชื่อเรียกเพียงอย่างเดียว

คุณสมบัติเบื้องต้นของสำนักงานที่ขอรับการรับรอง

ตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สำนักงานบัญชีที่จะยื่นขอรับการรับรองต้องผ่านคุณสมบัติเบื้องต้นหลายด้าน ตัวอย่างประเด็นสำคัญ ได้แก่

• ประกอบกิจการด้านการจัดทำบัญชีมาแล้วไม่น้อยกว่า 1 ปี
• รับทำบัญชีให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมายไม่น้อยกว่า 15 ราย
• มีหัวหน้าสำนักงานที่ปฏิบัติงานเต็มเวลาและมีคุณวุฒิทางการบัญชีตามเกณฑ์
• หัวหน้าสำนักงานมีประสบการณ์ด้านการจัดทำบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปี
• หัวหน้าสำนักงานได้แจ้งการเป็นผู้ทำบัญชีตามหลักเกณฑ์แล้ว
• มีผู้ช่วยทำบัญชีที่มีคุณวุฒิตามกำหนดอย่างน้อย 1 คน
• มีการยื่นแบบภาษีเงินได้ตามที่กฎหมายกำหนด
• กรณีดำเนินงานในรูปคณะบุคคลหรือนิติบุคคล ผู้รับผิดชอบงานรับทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามที่กำหนด

จำนวนลูกค้าตามหลักเกณฑ์ยังใช้ในการแบ่งขนาดสำนักงาน ได้แก่ ขนาดเล็ก 15–29 ราย ขนาดกลาง 30–49 ราย และขนาดใหญ่ตั้งแต่ 50 รายขึ้นไป

สำหรับเรื่องคุณสมบัติของบุคคลผู้รับผิดชอบบัญชีโดยตรง สามารถอ่าน ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่อะไร และ CPD ผู้ทำบัญชี เพิ่มเติมได้

การรับรองไม่ได้ดูเฉพาะคุณสมบัติ แต่ดู “ระบบงาน” ด้วย

เมื่อผ่านคุณสมบัติเบื้องต้นแล้ว สิ่งสำคัญคือการตรวจระบบคุณภาพ เพราะสำนักงานต้องแสดงให้เห็นว่าวิธีทำงานที่เขียนไว้ในคู่มือสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

หลักคิดนี้สามารถนำมาใช้พัฒนาสำนักงานบัญชีได้แม้สำนักงานยังไม่ได้รับการรับรอง เพราะระบบงานที่ชัดเจนช่วยลดการพึ่งพาความจำของบุคคล และทำให้งานสามารถส่งต่อ ตรวจสอบ และควบคุมได้ง่ายขึ้น

การรับลูกค้าควรมีขั้นตอนอย่างไร

ก่อนเริ่มให้บริการ ควรทำความเข้าใจประเภทธุรกิจ ปริมาณเอกสาร ระบบบัญชีเดิม สถานะภาษี และความเสี่ยงของลูกค้า จากนั้นจึงกำหนดขอบเขตบริการให้ชัดเจนว่าใครรับผิดชอบอะไรและต้องส่งข้อมูลเมื่อใด

ขั้นตอนนี้ช่วยลดปัญหาความเข้าใจไม่ตรงกันในภายหลัง เช่น ลูกค้าคิดว่าค่าบริการรวมการจัดทำ Payroll แต่สำนักงานไม่ได้รับงานส่วนดังกล่าว หรือมีการส่งเอกสารล่าช้าแต่ไม่มีการกำหนดหน้าที่ของแต่ละฝ่ายไว้ชัดเจน

หากต้องการดูตัวอย่างระบบเอกสาร สามารถอ่าน วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี และ บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง

การตรวจทานงานสำคัญอย่างไร

ระบบสำนักงานบัญชีที่ดีไม่ควรให้ผู้จัดทำงานเป็นจุดสิ้นสุดของกระบวนการทุกครั้ง งานที่มีความสำคัญควรได้รับการทบทวนหรือตรวจสอบก่อนส่งมอบ โดยกำหนดระดับผู้ทบทวนตามความเสี่ยงและความซับซ้อนของงาน

ตัวอย่างเช่น งาน VAT ควรตรวจความสัมพันธ์ระหว่างภาษีซื้อ ภาษีขาย เอกสาร และยอดบัญชี งานปิดงบควรตรวจลูกหนี้ เจ้าหนี้ ธนาคาร สินค้าคงเหลือ และรายการปรับปรุงก่อนจัดทำงบการเงิน

ผู้ประกอบการสามารถศึกษา การทำบัญชีรายเดือนและรายปี และ การปิดบัญชีและปิดงบการเงิน เพื่อเข้าใจ Workflow เพิ่มเติมได้

การจัดการข้อร้องเรียนเป็นส่วนหนึ่งของระบบคุณภาพ

สำนักงานที่มีระบบควรมีช่องทางรับข้อร้องเรียน บันทึกข้อเท็จจริง วิเคราะห์สาเหตุ ดำเนินการแก้ไข แจ้งผล และติดตามว่าปัญหาเดิมเกิดซ้ำหรือไม่ ไม่ควรจัดการข้อร้องเรียนด้วยการพูดคุยแล้วจบโดยไม่มีหลักฐาน

ข้อร้องเรียนยังเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญในการพัฒนากระบวนการ เพราะบางปัญหาไม่ได้เกิดจากบุคลากรเพียงคนเดียว แต่อาจเกิดจากขั้นตอนที่ไม่ชัด การส่งต่องานที่ไม่ครบ หรือไม่มีจุดตรวจสอบก่อนส่งให้ลูกค้า

การตรวจติดตามภายในช่วยอะไร

การตรวจติดตามภายในมีเป้าหมายเพื่อตรวจว่าระบบที่สำนักงานกำหนดไว้ถูกนำไปปฏิบัติจริงหรือไม่ และยังเหมาะสมกับลักษณะงานปัจจุบันหรือไม่

ตัวอย่างเช่น หากคู่มือกำหนดให้หัวหน้างานตรวจเอกสารก่อนยื่นภาษี แต่ในทางปฏิบัติไม่มีหลักฐานการตรวจทาน แสดงว่าระบบกับการทำงานจริงไม่สอดคล้องกัน สิ่งที่ควรทำไม่ใช่เพียงเพิ่มเอกสาร แต่ต้องหาสาเหตุและปรับกระบวนการให้สามารถปฏิบัติได้จริง

การพัฒนาบุคลากรเกี่ยวข้องกับคุณภาพอย่างไร

งานบัญชีและภาษีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง บุคลากรจึงต้องได้รับการพัฒนาความรู้ตามหน้าที่ที่รับผิดชอบ รวมถึงเข้าใจคู่มือและวิธีปฏิบัติงานของสำนักงาน

นอกจากการอบรมวิชาชีพแล้ว การสอนเรื่องการตรวจเอกสาร การสื่อสารกับลูกค้า การเก็บข้อมูล และการรายงานข้อผิดพลาดก็มีความสำคัญ เพราะคุณภาพงานไม่ได้เกิดจากความรู้ทางบัญชีเพียงอย่างเดียว

สามารถอ่านเรื่อง การพัฒนาความรู้ CPD ของผู้ทำบัญชี และ การบริหารงานฝ่ายบัญชี เพิ่มเติมได้

เทคโนโลยีกับสำนักงานบัญชีคุณภาพ

เทคโนโลยีช่วยให้ระบบงานตรวจสอบได้ง่ายขึ้น เช่น การกำหนดสถานะงาน การเก็บเอกสารออนไลน์ การติดตาม Deadline และการกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน แต่การมีโปรแกรมไม่ได้หมายความว่าจะมีระบบคุณภาพโดยอัตโนมัติ

สำนักงานต้องกำหนดก่อนว่าข้อมูลเข้ามาจากไหน ใครตรวจ ใครอนุมัติ ใครแก้ไขได้ และเก็บหลักฐานอย่างไร จากนั้นจึงเลือกโปรแกรมให้รองรับ Workflow ดังกล่าว

สามารถศึกษา ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี และ โปรแกรมบัญชี Express เพิ่มเติมได้

ถ้าต้องการขอรับการรับรอง ต้องดำเนินการอย่างไร

สำนักงานที่มีคุณสมบัติครบและประสงค์ขอรับการรับรองต้องยื่นคำขอผ่านระบบสำนักงานบัญชีคุณภาพ หรือ e-AccFirm พร้อมเอกสารหลักฐานตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด

จากนั้นจะเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบคุณสมบัติและตรวจประเมินระบบคุณภาพโดยหน่วยงานตรวจประเมินที่กำหนด หากผ่านการประเมินจึงเข้าสู่กระบวนการรับรองตามหลักเกณฑ์

เนื่องจากแบบฟอร์ม ขั้นตอน ระบบอิเล็กทรอนิกส์ และเงื่อนไขอาจมีการปรับปรุง ผู้ที่ประสงค์ยื่นขอจริงควรตรวจข้อมูลล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนดำเนินการทุกครั้ง

ผู้ประกอบการเลือกสำนักงานบัญชีควรดูอะไรบ้าง

การได้รับการรับรองเป็นข้อมูลหนึ่งที่สามารถใช้ประกอบการพิจารณา แต่ผู้ประกอบการยังควรตรวจคุณภาพการให้บริการในทางปฏิบัติด้วย

การเลือกผู้ให้บริการจึงไม่ควรดูเฉพาะราคา ควรดูระบบการทำงานและความสามารถในการอธิบายข้อมูลให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจด้วย หากต้องการเข้าใจงานของผู้ให้บริการบัญชี สามารถอ่าน บริการทำบัญชีรายเดือนและรายปี และ ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีต่างกันอย่างไร

ข้อเข้าใจผิดเกี่ยวกับสำนักงานบัญชีคุณภาพ

• สำนักงานบัญชีทั่วไปไม่ได้หมายความว่าไม่มีคุณภาพ
• การมีคู่มือจำนวนมากไม่ได้แปลว่าระบบมีประสิทธิภาพ หากไม่ได้ปฏิบัติจริง
• การได้รับการรับรองไม่ได้หมายความว่างานจะไม่มีข้อผิดพลาดเลย
• ระบบคุณภาพต้องมีการติดตามและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• โปรแกรมบัญชีหรือระบบ Cloud เพียงอย่างเดียวไม่ทำให้เป็นสำนักงานบัญชีคุณภาพ
• คำว่า “สำนักงานบัญชีคุณภาพ” ไม่ควรใช้เป็นข้อความทางการตลาดหากยังไม่ได้รับการรับรองตามหลักเกณฑ์

สำนักงานบัญชีที่ยังไม่ได้รับการรับรอง เริ่มพัฒนาระบบได้หรือไม่

ได้ และควรเริ่มจากระบบพื้นฐานที่มีผลต่อคุณภาพงานจริง เช่น การกำหนดหน้าที่ การทำคู่มือ การควบคุมเอกสาร การตรวจทานงาน การพัฒนาบุคลากร การจัดการข้อร้องเรียน และการตรวจติดตามภายใน

แนวคิดนี้มีประโยชน์แม้สำนักงานยังไม่ได้ยื่นขอการรับรอง เพราะช่วยให้องค์กรลดความผิดพลาด ทำงานต่อเนื่องเมื่อมีการเปลี่ยนบุคลากร และสามารถวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้เป็นระบบ

หากธุรกิจต้องการพัฒนากระบวนการภายใน สามารถอ่าน บริการวางระบบบัญชี และ ที่ปรึกษาภาษี สำหรับหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสำนักงานบัญชีคุณภาพ

1. สำนักงานบัญชีคุณภาพ คือสำนักงานบัญชีที่มีลูกค้าเยอะใช่หรือไม่?

ไม่ใช่ จำนวนลูกค้าเป็นเพียงหนึ่งในคุณสมบัติเบื้องต้น การเป็นสำนักงานบัญชีคุณภาพต้องผ่านทั้งหลักเกณฑ์ด้านคุณสมบัติและการตรวจประเมินระบบคุณภาพตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด

2. ต้องมีลูกค้าอย่างน้อยกี่รายจึงสามารถยื่นขอได้?

ตามหลักเกณฑ์ปัจจุบัน สำนักงานต้องรับทำบัญชีให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีไม่น้อยกว่า 15 ราย โดยมีการแบ่งขนาดสำนักงานตามจำนวนลูกค้าที่รับทำบัญชี

3. สำนักงานบัญชีที่ยังไม่ได้รับการรับรองสามารถทำระบบคุณภาพได้หรือไม่?

ได้ ระบบบริหารคุณภาพสามารถนำมาใช้พัฒนาการทำงานได้โดยไม่จำเป็นต้องรอการยื่นขอรับรอง เช่น การทำคู่มือ ตรวจทานงาน จัดการข้อร้องเรียน และตรวจติดตามภายใน

4. มี ISO 9001 แล้วเท่ากับเป็นสำนักงานบัญชีคุณภาพหรือไม่?

ไม่ควรถือว่าเป็นสถานะเดียวกัน การรับรองแต่ละระบบมีหลักเกณฑ์และกระบวนการของตนเอง การเป็นสำนักงานบัญชีคุณภาพต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์การรับรองของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

5. จะตรวจสอบข้อมูลสำนักงานบัญชีคุณภาพได้จากไหน?

ควรตรวจสอบจากข้อมูลหรือระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งเป็นหน่วยงานที่กำกับระบบการรับรองสำนักงานบัญชีคุณภาพ

สรุป สำนักงานบัญชีคุณภาพคือระบบการทำงานที่ผ่านการรับรอง

สำนักงานบัญชีคุณภาพ ไม่ได้หมายถึงเพียงสำนักงานที่ให้บริการบัญชีได้ดี แต่หมายถึงสำนักงานที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ มีระบบบริหารคุณภาพที่สามารถตรวจสอบได้ และผ่านกระบวนการรับรองตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ในอีกด้านหนึ่ง แนวคิดเรื่องระบบคุณภาพมีประโยชน์กับสำนักงานบัญชีทุกแห่ง แม้ยังไม่ได้เข้าสู่กระบวนการรับรอง เพราะการกำหนด Workflow การตรวจทาน การบริหารบุคลากร การรับข้อร้องเรียน และการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง ล้วนช่วยยกระดับคุณภาพการทำงานได้

สำหรับผู้ประกอบการ สิ่งสำคัญคือเลือกผู้ให้บริการโดยดูทั้งคุณสมบัติ ระบบงาน และความเหมาะสมกับธุรกิจ หากต้องการทำความเข้าใจขอบเขตงานเพิ่มเติม สามารถอ่าน สำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง และ บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง