โปรแกรมบัญชี FlowAccount คืออะไร? ฟังก์ชันเด่น เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

โปรแกรมบัญชี FlowAccount คืออะไร

FlowAccount เป็นระบบบัญชีออนไลน์ที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต ผู้ประกอบการจึงสามารถจัดทำเอกสารและตรวจข้อมูลธุรกิจได้จากอุปกรณ์ที่รองรับ โดยไม่ต้องผูกการทำงานไว้กับคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งเหมือนโปรแกรมบัญชีแบบติดตั้งในอดีต

แนวคิดสำคัญคือให้เจ้าของกิจการเริ่มต้นข้อมูลจากเอกสารที่เกิดขึ้นจริง เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือรายการค่าใช้จ่าย แล้วนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ต่อในงานบัญชี ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำหลายรอบ

หากต้องการเปรียบเทียบกับโปรแกรมรูปแบบอื่น สามารถอ่านโปรแกรมบัญชีมีอะไรบ้างเพื่อดูหลักคิดในการเลือกโปรแกรมให้เหมาะกับกิจการ

จุดเด่นของโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำหรับ SME

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ปัญหาที่พบเป็นประจำคือข้อมูลขายอยู่ที่ฝ่ายขาย ค่าใช้จ่ายอยู่ในแชตหรือโทรศัพท์ เอกสารส่งให้นักบัญชีอีกชุดหนึ่ง และเมื่อเจ้าของกิจการต้องการดูตัวเลขกลับต้องรอรวบรวมข้อมูลใหม่

การใช้ระบบออนไลน์ช่วยให้ข้อมูลหลายส่วนอยู่ในกระบวนการเดียวกันมากขึ้น แต่ก่อนเริ่มใช้ควรออกแบบขั้นตอนทำงานให้ชัด เช่น ใครเปิดใบเสนอราคา ใครอนุมัติ ใครรับเงิน ใครตรวจค่าใช้จ่าย และใครส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี

หากกิจการกำลังเริ่มใช้ระบบใหม่ ควรศึกษาเรื่องการวางระบบบัญชีควบคู่กัน เพราะโปรแกรมจะทำงานได้ดีเมื่อกระบวนการภายในชัดเจน

1. ทำใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และเอกสารขาย

งานที่เจ้าของกิจการสัมผัสได้ง่ายที่สุดคือการทำเอกสารขาย ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าสามารถนำกลับมาใช้ต่อ ทำให้ลดการพิมพ์ข้อมูลใหม่ทุกครั้ง

ธุรกิจที่ออกเอกสารจำนวนมากควรกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสาร ชื่อลูกค้า เงื่อนไขการชำระ และสถานะเอกสารให้เป็นระบบตั้งแต่ต้น สามารถอ่านเพิ่มเติมเรื่องใบแจ้งหนี้และใบวางบิลและใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน

2. บันทึกค่าใช้จ่ายและจัดเอกสารให้เป็นระบบ

อีกด้านหนึ่งคือค่าใช้จ่ายของกิจการ ไม่ว่าจะเป็นค่าวัตถุดิบ ค่าเช่า ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง หรือบริการต่าง ๆ หากบันทึกข้อมูลตั้งแต่เอกสารเข้ามา เจ้าของธุรกิจและนักบัญชีจะตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายกว่าการเก็บใบเสร็จไว้รวมกันจนถึงสิ้นเดือน

อย่างไรก็ตาม โปรแกรมไม่ได้เป็นผู้ตัดสินว่าเอกสารทุกใบลงบัญชีหรือใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้หรือไม่ ผู้ใช้งานยังต้องตรวจความถูกต้องและความเกี่ยวข้องกับกิจการ สามารถอ่านเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีและค่าใช้จ่ายเพื่อเข้าใจหลักฐานที่ควรจัดเก็บ

3. เชื่อม Shopee Lazada และ TikTok Shop

สำหรับร้านค้าออนไลน์ FlowAccount มีระบบเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มสำคัญอย่าง Shopee, Lazada และ TikTok Shop ตามแพ็กเกจและเงื่อนไขที่ให้บริการ ช่วยนำข้อมูลคำสั่งซื้อเข้าสู่ระบบเพื่อทำเอกสาร ลดการคีย์ออร์เดอร์ทีละรายการ และเชื่อมกับการจัดการสต็อกได้

ประโยชน์ที่เห็นชัดคือเจ้าของร้านสามารถดูภาพรวมยอดขายและสินค้าได้เป็นระบบขึ้น แต่ยังควรกระทบยอดกับรายงานจาก Marketplace ค่าธรรมเนียม ส่วนลด ค่าขนส่ง และยอดเงินที่แพลตฟอร์มโอนจริง เพราะแต่ละตัวเลขมีความหมายทางบัญชีแตกต่างกัน

ผู้ขายออนไลน์ควรอ่านภาษีร้านค้าออนไลน์ Shopee Lazada และ TikTokควบคู่กับการใช้โปรแกรม เพื่อไม่ให้เข้าใจว่ายอดเงินเข้าบัญชีธนาคารคือยอดขายทางบัญชีทั้งหมดเสมอไป

4. จัดการสต็อกสินค้า

ธุรกิจซื้อมาขายไปต้องรู้ว่าสินค้าเข้ามาเท่าไร ขายออกเท่าไร และเหลือจริงเท่าไร ระบบสต็อกช่วยติดตามความเคลื่อนไหวสินค้าและเชื่อมข้อมูลกับเอกสารขายได้ ทำให้เจ้าของกิจการเห็นข้อมูลได้รวดเร็วกว่าการทำตารางแยกหลายชุด

แต่ระบบจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อรหัสสินค้า หน่วยนับ ยอดเริ่มต้น และขั้นตอนรับ–จ่ายสินค้าถูกกำหนดอย่างสม่ำเสมอ หากพนักงานขายสินค้าโดยไม่ตัดสต็อก หรือซื้อเข้าแล้วไม่รับเข้าระบบ ตัวเลขคงเหลือก็คลาดเคลื่อนได้

ผู้ประกอบการสามารถอ่านพื้นฐานเรื่องการจัดการและตรวจนับสต็อกสินค้าก่อนกำหนดวิธีใช้งานจริง

5. ระบบเงินเดือนและข้อมูลพนักงาน

กิจการที่เริ่มมีพนักงานจะมีข้อมูลเพิ่มขึ้นทั้งเงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม และเอกสารประจำปี ระบบ Payroll ของ FlowAccount มีเครื่องมือช่วยจัดทำเงินเดือนและเอกสารที่เกี่ยวข้องตามฟังก์ชันของบริการ

สิ่งที่ควรระวังคือการตั้งค่าพนักงาน เงินเดือน รายการหัก และข้อมูลภาษีให้ตรงกับข้อเท็จจริง เพราะระบบคำนวณต่อจากข้อมูลที่ผู้ใช้งานกำหนด สามารถศึกษาเรื่องการบันทึกและจ่ายเงินเดือนเพิ่มเติมก่อนเริ่มใช้งาน

6. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและงานภาษี

ข้อมูลจากรายการรับและจ่ายสามารถนำไปใช้เตรียมงานภาษีได้สะดวกขึ้น โดยเฉพาะกิจการที่มีรายการหัก ณ ที่จ่ายจำนวนมาก แต่ผู้ประกอบการต้องเข้าใจก่อนว่ารายจ่ายประเภทใดต้องหักภาษี อัตราเท่าใด และใครเป็นผู้มีหน้าที่นำส่ง

สามารถอ่านภาษีหัก ณ ที่จ่ายเพื่อประกอบการตั้งค่าระบบและตรวจเอกสารก่อนบันทึก

7. เจ้าของกิจการและสำนักงานบัญชีทำงานร่วมกันง่ายขึ้น

ข้อได้เปรียบของระบบ Cloud คือเจ้าของกิจการและผู้ทำบัญชีสามารถทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน ลดการส่งไฟล์หลายเวอร์ชันและลดงานคีย์ซ้ำ แต่ต้องกำหนดสิทธิ์และหน้าที่ให้ชัดว่าใครเป็นผู้สร้าง ใครตรวจ และใครแก้ไขรายการ

การมีโปรแกรมบัญชีไม่ได้หมายความว่ากิจการไม่มีหน้าที่จัดทำบัญชีหรือไม่ต้องตรวจเอกสารอีกต่อไป บริษัทและนิติบุคคลยังต้องดำเนินการด้านบัญชีและภาษีตามกฎหมาย สามารถดูบริการรับทำบัญชีเพื่อเข้าใจขอบเขตงานที่สำนักงานบัญชีช่วยดูแล

FlowAccount เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

ในทางกลับกัน หากธุรกิจมีโครงสร้างบัญชีซับซ้อนมาก มีระบบผลิตเฉพาะทาง มีคลังหลายระดับ หรือต้องเชื่อมระบบองค์กรหลายชุด ควรตรวจความสามารถของโปรแกรมอย่างละเอียดก่อนตัดสินใจ เพราะระบบที่เหมาะกับ SME ไม่จำเป็นต้องตอบโจทย์กิจการทุกขนาด

ก่อนเลือก FlowAccount ควรพิจารณาอะไร

มีโปรแกรมบัญชีแล้ว ยังต้องเข้าใจบัญชีหรือไม่

ควรเข้าใจอย่างน้อยในระดับที่สามารถตรวจความสมเหตุสมผลของข้อมูลได้ โปรแกรมช่วยประมวลผลตามข้อมูลและเงื่อนไขที่ผู้ใช้กำหนด แต่ไม่สามารถแทนการพิจารณาทางบัญชีและภาษีทุกกรณี

ตัวอย่างง่าย ๆ คือ ค่าใช้จ่ายหนึ่งรายการอาจมีใบเสร็จครบ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ทั้งหมด หรือการออกใบกำกับภาษีก็ต้องดูว่าความรับผิด VAT เกิดขึ้นเมื่อใด ผู้ใช้งานจึงควรรู้พื้นฐานบัญชีควบคู่กับการใช้ระบบ