สำนักงานบัญชี มีงานอะไรบ้าง หน้าที่และบริการที่เจ้าของธุรกิจควรรู้

งานในสำนักงานบัญชีมีอะไรบ้าง

สำนักงานบัญชีแต่ละแห่งอาจแบ่งทีมไม่เหมือนกัน และสำนักงานขนาดเล็กอาจไม่ได้แยกเป็นแผนกอย่างชัดเจน แต่หากมองจากลักษณะงาน จะสามารถแบ่งงานหลักออกได้เป็นงานบัญชีทั่วไป งานบัญชีการเงิน งานภาษี งานเตรียมปิดงบ งานวางระบบ งานให้คำปรึกษา และการประสานงานกับผู้สอบบัญชีหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

สิ่งที่สำคัญสำหรับลูกค้าไม่ใช่ว่าสำนักงานมีแผนกกี่แผนก แต่คือมีผู้รับผิดชอบแต่ละงานชัดเจนหรือไม่ มีการตรวจสอบก่อนยื่นหรือไม่ และเจ้าของกิจการสามารถติดตามสถานะงานของตนเองได้เพียงใด

2. งานบัญชีการเงิน เปลี่ยนข้อมูลรายวันเป็นภาพรวมธุรกิจ

เมื่องานบันทึกบัญชีดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำมาใช้จัดทำรายงานทางบัญชี เช่น ยอดรายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินสด เงินฝาก สินค้าคงเหลือ และทรัพย์สิน เพื่อให้เห็นภาพรวมของกิจการมากกว่าการดูยอดเงินในธนาคารเพียงอย่างเดียว

ข้อมูลบัญชีที่ดีควรช่วยตอบคำถามทางธุรกิจได้ เช่น ลูกค้ารายใดยังค้างชำระ บริษัทมีเจ้าหนี้เท่าไร ค่าใช้จ่ายกลุ่มใดเพิ่มขึ้น หรือกำไรที่เห็นเกิดจากการดำเนินงานจริงหรือมาจากรายการพิเศษ

สำหรับกิจการที่ต้องการใช้ข้อมูลมากกว่าการยื่นภาษีเพียงอย่างเดียว สามารถใช้ ที่ปรึกษาบัญชี เพื่อช่วยทบทวนข้อมูลและนำตัวเลขไปใช้ประกอบการบริหาร

3. งานบัญชีภาษี เชื่อมเอกสารบัญชีกับหน้าที่ทางภาษี

งานภาษีเป็นส่วนที่เจ้าของธุรกิจพบเป็นประจำ เพราะกิจการอาจมีหน้าที่ยื่นแบบภาษีหลายประเภทตามลักษณะรายการ เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือภาษีเงินได้นิติบุคคล งานส่วนนี้จึงต้องอาศัยข้อมูลจากเอกสารและบัญชีที่จัดทำในแต่ละเดือน

หน้าที่ของผู้ดูแลภาษีไม่ได้มีเพียงกรอกตัวเลขลงแบบ แต่ควรตรวจว่ารายการใดมีภาษีเกี่ยวข้อง เอกสารครบหรือไม่ และข้อมูลในแบบภาษีสอดคล้องกับบัญชีหรือไม่ หากพบความผิดปกติควรแจ้งให้กิจการทราบก่อนถึงกำหนดยื่น

ธุรกิจที่มีรายการซับซ้อนหรือกำลังวางแผนโครงสร้างรายได้และค่าใช้จ่ายสามารถใช้บริการ รับวางแผนภาษี เพื่อพิจารณาผลกระทบก่อนตัดสินใจทำรายการสำคัญ

4. งานปิดงบการเงิน เชื่อมข้อมูลทั้งปีให้ครบก่อนส่งต่อผู้สอบบัญชี

ช่วงปลายรอบบัญชีเป็นช่วงที่สำนักงานต้องตรวจรายละเอียดมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ เงินฝาก ทรัพย์สิน ค่าเสื่อมราคา เงินกู้ รายการระหว่างกัน และรายการค้างรับค้างจ่าย เพื่อให้ข้อมูลทั้งปีครบถ้วนก่อนจัดทำงบการเงิน

หากระหว่างปีบันทึกบัญชีต่อเนื่องและเก็บเอกสารดี งานช่วงปิดงบจะเบาลงมาก แต่หากเอกสารขาดหรือรายการไม่ได้กระทบยอดมาตลอดปี มักต้องใช้เวลาในการย้อนกลับไปค้นข้อมูล

เจ้าของกิจการที่ต้องการเตรียมข้อมูลปลายปีสามารถศึกษางาน ปิดบัญชีและปิดงบการเงิน เพื่อเข้าใจว่ารายการใดควรเตรียมไว้ล่วงหน้า

5. งานตรวจสอบบัญชี ต่างจากงานทำบัญชี

งานส่วนนี้ควรแยกให้ชัดเจน เพราะ “ผู้ทำบัญชี” และ “ผู้สอบบัญชี” มีบทบาทต่างกัน ผู้ทำบัญชีเป็นผู้จัดทำและดูแลข้อมูลบัญชี ส่วนผู้สอบบัญชีมีหน้าที่ดำเนินงานตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินตามมาตรฐานและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้นสำนักงานบัญชีอาจช่วยเตรียม Working Papers รายละเอียดประกอบ และตอบคำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่จัดทำ แต่การแสดงความเห็นในรายงานผู้สอบบัญชีเป็นหน้าที่ของผู้สอบบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย

หากต้องการทำความเข้าใจงานส่วนนี้เพิ่มเติม สามารถดูบริการ รับตรวจสอบบัญชี เพื่อแยกบทบาทงานสอบบัญชีออกจากงานทำบัญชีประจำเดือนให้ชัดเจน

6. งานบัญชีบริหารและการวิเคราะห์ข้อมูล

เมื่อธุรกิจเติบโต ความต้องการด้านบัญชีมักเปลี่ยนจาก “ทำให้ครบหน้าที่” ไปสู่ “ใช้ข้อมูลช่วยตัดสินใจ” เช่น วิเคราะห์ต้นทุน ดูกำไรของแต่ละสินค้า ติดตามลูกหนี้ วางแผนกระแสเงินสด หรือตรวจว่าค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงขึ้นผิดปกติ

งานบัญชีบริหารจึงเน้นนำข้อมูลจากระบบบัญชีมาใช้ภายในองค์กร รายงานประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องเหมือนงบการเงินทุกประการ แต่ควรถูกออกแบบให้ตอบคำถามของผู้บริหารและนำไปใช้ตัดสินใจได้จริง

7. งานวางระบบบัญชี ทำให้เอกสารเดินเป็นเส้นทางเดียวกัน

หลายธุรกิจมีปัญหาไม่ใช่เพราะไม่มีนักบัญชี แต่เพราะเอกสารไม่มีขั้นตอนที่ชัด เช่น ไม่รู้ว่าใครอนุมัติจ่าย ใครเก็บใบเสร็จ หรือเอกสารต้องส่งเมื่อไร การวางระบบจึงเป็นการกำหนด Workflow ตั้งแต่ต้นทางจนถึงการบันทึกบัญชี

ระบบที่เหมาะกับบริษัทขนาดเล็กอาจเริ่มจากขั้นตอนง่าย ๆ ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แต่ต้องรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร เมื่อกิจการโตขึ้นจึงค่อยเพิ่มการอนุมัติหรือการควบคุมตามความเสี่ยง

โปรแกรมก็เป็นส่วนหนึ่งของระบบ หากต้องการดูตัวอย่างโปรแกรมสำหรับงานบัญชีสามารถศึกษา โปรแกรมบัญชี Express เพื่อทำความเข้าใจการจัดข้อมูลซื้อ ขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และบัญชีแยกประเภท

8. งานจดทะเบียนและบริการสำหรับธุรกิจเปิดใหม่

สำนักงานบัญชีหลายแห่งมีบริการด้านทะเบียนธุรกิจควบคู่กับงานบัญชี เช่น จัดตั้งบริษัท จัดตั้งห้างหุ้นส่วน เปลี่ยนแปลงกรรมการ ที่อยู่ ทุน หรือข้อมูลทางทะเบียนอื่นตามขอบเขตบริการ

ข้อดีของการเชื่อมงานทะเบียนกับงานบัญชีคือสามารถเตรียมข้อมูลต่อเนื่องกัน เช่น หลังตั้งบริษัทแล้วควรจัดเอกสารอย่างไร ต้องเปิดบัญชีธนาคารเมื่อไร และใครจะรับผิดชอบบัญชีรายเดือน หากกำลังเริ่มธุรกิจสามารถดูบริการ รับจดทะเบียนบริษัท เพื่อวางแผนตั้งแต่ก่อนเปิดกิจการ

ทำไมงานสำนักงานบัญชีจึงมีผลต่อการบริหารธุรกิจ

ลองนึกถึงบริษัทที่ขายสินค้าได้ทุกวัน แต่ไม่มีการติดตามว่าลูกค้ารายใดยังค้างจ่าย ไม่รู้ว่ามีเจ้าหนี้เท่าไร และไม่ทราบว่ารายได้ที่เพิ่มขึ้นทำให้กำไรเพิ่มขึ้นจริงหรือไม่ แม้ยอดขายดี เจ้าของกิจการก็อาจตัดสินใจจากข้อมูลที่ไม่ครบ

อีกด้านหนึ่ง หากเอกสารภาษีส่งช้า รายการถูกบันทึกผิด หรือเอกสารบางส่วนหาย กิจการอาจต้องใช้เวลาย้อนกลับไปแก้ข้อมูลและอาจมีค่าใช้จ่ายตามมา งานบัญชีที่ต่อเนื่องจึงช่วยลดปัญหาการสะสมของข้อมูลและทำให้เจ้าของกิจการเห็นสถานการณ์ได้เร็วขึ้น

สิ่งสำคัญคือสำนักงานบัญชีควรสื่อสารให้เจ้าของกิจการเข้าใจว่าต้องส่งอะไร เมื่อไร และหากพบรายการผิดปกติต้องแจ้งอย่างไร ไม่ควรปล่อยให้เจ้าของธุรกิจทราบปัญหาเฉพาะตอนใกล้ปิดงบ

สำนักงานบัญชีไม่ได้มีหน้าที่แทนเจ้าของกิจการทุกเรื่อง

แม้สำนักงานจะช่วยจัดทำบัญชีและภาษี แต่ข้อมูลต้นทางยังมาจากกิจการ เช่น ใบซื้อ ใบขาย สัญญา หลักฐานรับจ่าย รายการธนาคาร และรายละเอียดของธุรกรรม หากลูกค้าส่งข้อมูลไม่ครบหรือส่งล่าช้า คุณภาพของงานบัญชีก็ได้รับผลกระทบตามไปด้วย

การทำงานที่ดีจึงเป็นความร่วมมือระหว่างบริษัทกับสำนักงานบัญชี บริษัทควรกำหนดผู้ประสานงานภายในหนึ่งคน มีรอบส่งเอกสาร และตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับรายการให้ครบ ส่วนสำนักงานควรแจ้งสิ่งที่ขาดและติดตามตามรอบที่ตกลงกัน

เลือกสำนักงานบัญชีอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ

หากต้องการทำความเข้าใจว่าค่าบริการแตกต่างกันเพราะอะไร สามารถอ่านบทความ ค่าบริการสำนักงานบัญชี เพื่อใช้เป็นข้อมูลก่อนเปรียบเทียบผู้ให้บริการ

มีพนักงานบัญชีเองแล้ว ยังต้องใช้สำนักงานบัญชีหรือไม่

ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของกิจการ บริษัทบางแห่งมีทีมบัญชีภายในที่ทำงานครบตั้งแต่รับเอกสารจนถึงจัดทำงบ ขณะที่บางแห่งให้พนักงานภายในดูงานเอกสารและการเงิน แล้วส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชีเป็นผู้บันทึกและดูแลภาษี

อีกรูปแบบคือการใช้บริการภายนอกเกือบทั้งหมด เหมาะกับธุรกิจที่ยังไม่ต้องการตั้งฝ่ายบัญชีเต็มรูปแบบ หากกำลังเปรียบเทียบแนวทางนี้สามารถอ่าน Outsource งานบัญชี เพื่อดูว่าหน้าที่ใดควรอยู่ในบริษัทและหน้าที่ใดสามารถส่งให้ผู้ให้บริการดูแล