เช็กลิสต์งานบัญชีรายเดือนสำหรับเจ้าของบริษัท

การทำบัญชีรายเดือนอาจดูเป็นเรื่องซับซ้อนสำหรับเจ้าของบริษัทที่ไม่มีพื้นฐานบัญชี แต่ในความเป็นจริง หากมีเช็กลิสต์ที่ชัดเจน คุณสามารถควบคุมระบบบัญชีและภาษีได้อย่างมั่นใจ

การจัดทำบัญชีที่ถูกต้องตั้งแต่เดือนแรกไม่เพียงช่วยลดความเสี่ยงด้านภาษี แต่ยังทำให้ผู้ประกอบการมองเห็นตัวเลขธุรกิจอย่างเป็นระบบ

บทความนี้จะสรุปขั้นตอน “งานบัญชีรายเดือน” ที่เจ้าของบริษัททุกคนควรรู้ พร้อมแนวทางตรวจสอบด้วยตัวเอง เพื่อให้คุณวางระบบบัญชีธุรกิจอย่างมืออาชีพ แม้ไม่มีพื้นฐานก็ตาม

ความสำคัญของงานบัญชีรายเดือนสำหรับผู้ประกอบการ

การทำบัญชีรายเดือนเป็นกลไกสำคัญของการบริหารธุรกิจที่เจ้าของบริษัทไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะผู้ที่ไม่มีพื้นฐานบัญชี เพราะงานบัญชีที่ถูกต้องและตรงเวลาไม่เพียงช่วยรองรับการยื่นภาษี แต่ยังเป็นพื้นฐานของการวางแผนธุรกิจอย่างเป็นระบบ ทั้งในด้านกระแสเงินสด ต้นทุน โครงสร้างรายได้ และการขยายธุรกิจในอนาคต

หากบริษัทละเลยงานบัญชีประจำเดือน อาจเกิดผลกระทบหลายอย่าง เช่น

• ยื่นภาษีผิดประเภท ถูกเบี้ยปรับ–เงินเพิ่มจากสรรพากร

• ขาดข้อมูลที่ถูกต้องในการตัดสินใจ เช่น ไม่รู้กำไรจริง

• งบการเงินปลายปีผิดพลาด ต้องแก้ไขย้อนหลัง

• ความเสี่ยงถูกตรวจสอบภาษีเพิ่มขึ้น

ดังนั้น การมี เช็กลิสต์งานบัญชีรายเดือน ที่ชัดเจนจึงจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของบริษัททุกคน

เช็กลิสต์งานบัญชีรายเดือนสำหรับเจ้าของบริษัทที่ไม่มีพื้นฐาน

เช็กลิสต์นี้ออกแบบมาให้เข้าใจง่าย ใช้ตรวจสอบร่วมกับสำนักงานบัญชี หรือใช้เป็นแนวทางวางระบบภายในบริษัท

เช็กลิสต์ภาพรวมรายเดือน

1. รวบรวมเอกสารรายรับ – รายจ่าย

2. ตรวจสอบเอกสารว่าถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่

3. ตรวจสอบใบกำกับภาษีซื้อ–ขาย

4. จัดทำรายงานภาษีซื้อ–ขาย

5. บันทึกบัญชีประจำเดือน

6. ตรวจสอบเงินเดือน ค่าแรง และประกันสังคม

7. สรุปภาษีที่ต้องยื่น (ภ.พ.30, ภงด.1, ภงด.3, ภงด.53)

8. เช็กยอดเจ้าหนี้–ลูกหนี้

9. รายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation)

10. รายงานสรุปตัวเลขผู้บริหาร

ภายใต้แต่ละหัวข้อ จะมีรายละเอียดที่เจ้าของบริษัทควรรู้ ซึ่งในบทความนี้จะอธิบายแบบง่าย ชัดเจน และนำไปใช้ได้จริง

ปรึกษางานบัญชีภาษี คลิก

รายละเอียด “งานบัญชีรายเดือน” แบบเข้าใจง่ายทีละข้อ

1 รวบรวมเอกสารรายรับ–รายจ่ายของเดือนนั้น

งานบัญชีเริ่มต้นที่เอกสาร หากเอกสารถูกต้องครบถ้วน บัญชีจะถูกต้อง 90%

เอกสารรายรับ ได้แก่

• ใบกำกับภาษีขาย

• ใบเสร็จรับเงิน

• รายงานยอดขายจากระบบ POS หรือ e-Commerce

• หลักฐานเงินเข้าบัญชี

เอกสารรายจ่าย ได้แก่

• ใบกำกับภาษีซื้อ

• ใบเสร็จ ค่าใช้จ่ายสำนักงาน ค่าเช่า ค่าน้ำ–ไฟ

• ค่าบริการต่างๆ

• เอกสารค่าเดินทางหรือค่าส่งสินค้า

• เอกสารเงินเดือน–ค่าแรง

ข้อควรรู้สำหรับผู้ไม่มีพื้นฐาน

หากไม่มีเอกสาร หรือเอกสารไม่ถูกต้อง “ไม่สามารถลงเป็นค่าใช้จ่ายได้” และอาจถูกสรรพากรประเมินย้อนหลัง

2 ตรวจสอบใบกำกับภาษีซื้อ–ขาย (หัวใจของงานบัญชีรายเดือน)

ใบกำกับภาษีต้องมีองค์ประกอบครบ เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อ–ที่อยู่ รายละเอียดสินค้า วันที่ออกเอกสาร ฯลฯ

หากออกผิด → ภาษีซื้อใช้ไม่ได้ / ภาษีขายต้องแก้ไข

ผู้ประกอบการจำนวนมากไม่รู้ว่า

• ใบกำกับภาษีต้องออกในวันส่งมอบ

• เอกสารที่ออกย้อนหลังมีความเสี่ยง

• ธุรกิจบริการต้องระบุรายการบริการให้ชัดเจน

การตรวจสอบใบกำกับทุกเดือนช่วยลดความเสี่ยงได้มาก

3 จัดทำรายงานภาษีซื้อ–ภาษีขาย

รายงานชุดนี้คือเอกสารสำคัญของผู้ประกอบการที่จด VAT

ประกอบด้วย

• รายงานภาษีซื้อ

• รายงานภาษีขาย

• รายงานสรุปภาษี (ภ.พ.30)

สำนักงานบัญชีจะสรุปให้ทุกเดือน แต่ผู้ประกอบการควรตรวจสอบยอดขาย–ยอดซื้อว่าตรงกับความเป็นจริงหรือไม่ เพราะตัวเลข VAT จะถูกใช้เป็นพยานหลักฐาน หากถูกเรียกตรวจสอบภาษี

4 การบันทึกบัญชีรายเดือน

ขั้นตอนนี้คือการลงรายการทั้งหมดในระบบบัญชี เช่น FlowAccount, Express, PEAK เป็นต้น

รายการที่ต้องบันทึก เช่น

• รายการขาย

• รายการซื้อ

• ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน

• เงินเดือน–ค่าแรง

• ค่าเสื่อมราคา

• รายได้อื่น ๆ

• ภาษีซื้อ–ภาษีขาย

การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องช่วยให้

• ตรวจสอบกำไร–ขาดทุนได้

• เตรียมงบการเงินปลายปีง่ายขึ้น

• ใช้ตัวเลขประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจ

  
  

5 ตรวจสอบเงินเดือน พนักงาน / ภาษีหัก ณ ที่จ่าย / ประกันสังคม

ธุรกิจที่มีลูกจ้างต้องทำ 3 รายการนี้ทุกเดือน

1. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภงด.1)

2. แบบประกันสังคม (สปส.1-10)

3. เงินเดือนเข้าบัญชีตรงตามสลิป

ความผิดพลาดที่เกิดบ่อยคือ

• หักภาษีไม่ถูกต้อง

• ส่งประกันสังคมช้า

• ไม่มีการทำสลิปจ่ายเงินเดือน

ทั้งหมดนี้ต้องทำให้ถูกต้อง เพื่อป้องกันการถูกตรวจสอบสิทธิแรงงานและภาษี

6 ตรวจสอบแบบภาษีอื่น ๆ (ภงด.3 / ภงด.53 / ภ.พ.30)

แบบภาษีที่ต้องยื่นรายเดือนมีหลายประเภท เช่น

• ภ.พ.30 สำหรับผู้ประกอบการ VAT

• ภงด.3 สำหรับการจ่ายค่าบริการให้บุคคล

• ภงด.53 สำหรับจ่ายค่าบริการให้บริษัท

• ภงด.1 สำหรับเงินเดือน

ผู้ประกอบการที่ไม่มีพื้นฐานบัญชีมักไม่รู้ว่าตนต้องยื่นแบบใด ส่งผลให้เกิดเบี้ยปรับ–เงินเพิ่ม

7 รายงานกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation)

คือการตรวจสอบว่าการเงินในบัญชีธนาคารตรงกับข้อมูลบัญชีหรือไม่

ต้องตรวจสอบ

• เงินโอนเข้า

• เงินโอนออก

• รายการที่รอดำเนินการ

• ค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร

นี่เป็นหนึ่งในวิธีตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีที่แม่นยำที่สุด

8 สรุปตัวเลขผู้บริหาร (Management Report)

รายงานที่ควรได้รับในแต่ละเดือน เช่น

• รายงานกำไร–ขาดทุน

• รายงานกระแสเงินสด

• รายงานยอดลูกหนี้–เจ้าหนี้

• รายงานภาษีที่ต้องยื่น

รายงานเหล่านี้ช่วยผู้บริหารวางแผนธุรกิจ เช่น

• ควบคุมค่าใช้จ่าย

• วางแผนภาษี

• ประเมินสภาพคล่อง

  
  

สิ่งที่เจ้าของบริษัทไม่มีพื้นฐานบัญชีมักเข้าใจผิด (และวิธีป้องกัน)

ผู้ประกอบการจำนวนมากทำผิดพลาดโดยไม่รู้ตัว เช่น

1. คิดว่ามีรายจ่ายเยอะ = ภาษีน้อย

ผิด! รายจ่ายต้องมี เอกสารถูกต้อง และ เกี่ยวข้องกับรายได้ จึงจะใช้ลดภาษีได้

2. จัดเอกสารไม่เป็นระบบ

ทำให้สำนักงานบัญชีบันทึกผิดพลาดหรือสูญหาย

3. ไม่ตรวจสอบใบกำกับภาษี

อาจทำให้ VAT ใช้ไม่ได้ บริษัทยื่นภาษีผิดประเภท

4. ใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวปนกับบริษัท

เสี่ยงถูกประเมินภาษีเพิ่มอย่างมาก

5. ไม่ยื่นภาษีตรงเวลา

ถูกเบี้ยปรับ–เงินเพิ่มทุกเดือน

วิธีป้องกันแบบง่ายที่สุดสำหรับคนไม่มีพื้นฐาน

• แยกบัญชีบริษัท–บัญชีส่วนตัว

• ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

• ใช้ระบบบัญชีออนไลน์ช่วยติดตามตัวเลข

• ทำเช็กลิสต์นี้เป็นประจำทุกสิ้นเดือน

  
  

วิธีตรวจสอบงานบัญชีรายเดือนด้วยตัวเอง แม้ไม่มีพื้นฐาน

รายการที่ควรตรวจทุกเดือน

1. ยอดขายตรงกับเงินเข้าบัญชีธนาคาร

2. ค่าใช้จ่ายทุกใบมีใบกำกับภาษีถูกต้อง

3. รายงาน VAT สอดคล้องกับระบบการขาย

4. เงินเดือนและประกันสังคมส่งครบถูกต้อง

5. ตรวจรายงานกำไร–ขาดทุนว่าตัวเลขสมเหตุสมผล

6. เช็ก Bank Reco ว่าตรงกันทั้งสองฝั่ง

7. ตรวจภาษีแต่ละแบบว่ายื่นก่อนกำหนด

สิ่งเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงภาษีอย่างมาก และช่วยให้ผู้ประกอบการควบคุมธุรกิจได้อย่างมืออาชีพ

เครื่องมือที่ช่วยให้เจ้าของบริษัททำบัญชีง่ายขึ้น (แนะนำแบบเข้าใจง่าย)

ปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีระบบออนไลน์ที่ทำให้งานบัญชีง่ายขึ้น เช่น

FlowAccount

โปรแกรมบัญชี FlowAccount เหมาะกับบริษัทเล็ก–กลาง ใช้งานง่าย ออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติ เชื่อมต่อยอดขายและยอดซื้อได้ดี

Express Accounting

โปรแกรมบัญชี Express เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการระบบละเอียด มีโครงสร้างบัญชีแข็งแรง รองรับธุรกรรมจำนวนมาก

PEAK

โปรแกรมบัญชี PEAK เหมาะกับธุรกิจบริการและ SME ใช้งานง่าย มีระบบเอกสารครบวงจร

ทำไมเจ้าของบริษัทควรใช้สำนักงานบัญชีมืออาชีพดูแลรายเดือน

ถึงแม้บทความนี้ทำให้คุณเข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ ได้ดีขึ้น แต่การทำบัญชีรายเดือนยังต้องอาศัยความรู้ด้านกฎหมายภาษีและมาตรฐานบัญชี ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงทุกปี จากสำนักงานบัญชี

ข้อดีของการใช้สำนักงานบัญชีมืออาชีพ

• ลดความเสี่ยงถูกตรวจสอบภาษี

• ได้รับคำปรึกษาวางแผนภาษีรายเดือน

• ทำงานเร็ว ลดภาระเอกสารของผู้ประกอบการ

• เตรียมงบการเงินปลายปีได้ถูกต้อง

• มีผู้เชี่ยวชาญช่วยประสานงานเมื่อตรวจสอบภาษี

หากไม่มีพื้นฐานบัญชี การใช้สำนักงานบัญชีที่เชี่ยวชาญ จึงเป็นทางเลือกที่ปลอดภัย และคุ้มค่าที่สุด

บทสรุปสำหรับผู้ประกอบการ

“บัญชีรายเดือน” ไม่ใช่เพียงภารกิจที่ต้องทำตามกฎหมาย แต่คือเครื่องมือในการมองเห็นภาพรวมธุรกิจอย่างลึกซึ้ง แม้คุณจะไม่มีพื้นฐานบัญชีก็ตาม หากคุณเริ่มจากการใช้เช็กลิสต์นี้ ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ และเลือกใช้สำนักงานบัญชีมืออาชีพเข้าช่วยดูแล คุณจะสามารถบริหารธุรกิจได้มั่นคง โปร่งใส และลดความเสี่ยงด้านภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ