บิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไร? ใช้เป็นค่าใช้จ่ายได้ไหม

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกเพื่อยืนยันว่าได้รับชำระเงินจากผู้จ่ายแล้ว เช่น ชำระค่าสินค้า ค่าบริการ ค่าเช่า หรือค่าใช้จ่ายอื่น

หน้าที่สำคัญของเอกสารคือช่วยยืนยันข้อเท็จจริงว่าเกิดการรับเงินแล้ว ไม่ใช่เพียงแสดงว่ามีการสั่งซื้อหรือเรียกเก็บเงิน

สำหรับงานบัญชี ผู้ประกอบการควรเก็บใบเสร็จร่วมกับเอกสารอื่นของรายการ เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ หรือหลักฐานโอนเงิน หากมี

หากต้องการดูภาพรวมเอกสารที่ฝ่ายบัญชีควรได้รับ สามารถอ่านเอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้างเพิ่มเติม

บิลเงินสด คืออะไร

คำว่า “บิลเงินสด” เป็นชื่อที่ใช้กันทั่วไปกับเอกสารรับเงินที่ร้านค้าหรือผู้ให้บริการออกให้เมื่อมีการชำระเงินสดหรือชำระทันที โดยมักเป็นแบบฟอร์มสำเร็จรูปและกรอกข้อมูลลงในเอกสาร

แต่การที่เอกสารเขียนว่า “บิลเงินสด” ไม่ได้ทำให้เอกสารนั้นใช้ไม่ได้โดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกัน เอกสารที่เขียนว่า “ใบเสร็จรับเงิน” ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสมบูรณ์เสมอ หากไม่มีข้อมูลเพียงพอที่จะตรวจสอบรายการ

บิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไร

ทั้งบิลเงินสดและใบเสร็จรับเงินมีจุดร่วมคือใช้เป็นหลักฐานเกี่ยวกับการรับชำระเงิน แต่ในทางปฏิบัติความแตกต่างมักอยู่ที่รูปแบบ ความครบถ้วนของข้อมูล และระบบการออกเอกสารของผู้ขาย

บิลเงินสดใช้เป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ไหม

คำตอบคือไม่ควรเหมารวมว่า “ได้ทุกใบ” หรือ “ไม่ได้ทุกใบ” เพราะต้องพิจารณาจากข้อเท็จจริงของรายการและเอกสารประกอบ

หากเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงเพื่อกิจการ มีข้อมูลที่สามารถตรวจสอบผู้รับเงิน รายการ วันที่ และจำนวนเงินได้ รวมถึงมีหลักฐานอื่นสนับสนุน ก็มีน้ำหนักมากกว่าเอกสารที่เขียนเพียงยอดเงินโดยไม่บอกว่าใครรับและซื้ออะไร

ในทางกลับกัน แม้จะเรียกว่า “ใบเสร็จรับเงิน” แต่หากออกในชื่อบุคคลอื่น ไม่ปรากฏรายละเอียด หรือเป็นรายจ่ายส่วนตัว ก็ไม่ได้หมายความว่าจะนำมาเป็นรายจ่ายของบริษัทได้โดยอัตโนมัติ

หลักฐานรายจ่ายที่ดีควรตอบคำถามได้ 5 เรื่อง

หากเอกสารใบเดียวตอบไม่ได้ทั้งหมด ควรเก็บเอกสารอื่นมาประกอบ เช่น ใบสั่งซื้อ รายการโอนเงิน สัญญา หรือหลักฐานการรับสินค้า

ผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มจัดบัญชีสามารถอ่านวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายเบื้องต้นประกอบได้

ข้อมูลอะไรควรมีในเอกสารรับเงิน

ยิ่งข้อมูลชัดเจน ก็ยิ่งช่วยให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบรายการได้ง่าย โดยเฉพาะกิจการที่มีรายการซื้อจำนวนมากในแต่ละเดือน

กรมสรรพากรให้ความสำคัญกับการที่หลักฐานสามารถพิสูจน์ผู้รับเงินและข้อเท็จจริงของรายการได้ จึงควรเก็บข้อมูลให้ครบตั้งแต่วันที่จ่าย ไม่ควรรอให้ฝ่ายบัญชีตามเอกสารหลายเดือนภายหลัง

ใบเสร็จรับเงินกับใบกำกับภาษีไม่ใช่เอกสารเดียวกัน

อีกเรื่องที่มักสับสนคือ “มีใบเสร็จแล้ว เท่ากับมีใบกำกับภาษี” ซึ่งไม่ถูกต้องเสมอไป เพราะเอกสารสองประเภทมีวัตถุประสงค์ต่างกัน

ใบเสร็จรับเงินใช้ยืนยันการรับเงิน ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มและต้องมีรายการตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด

ดังนั้นบริษัทที่อยู่ในระบบ VAT และต้องการใช้ภาษีซื้อ ควรตรวจเอกสารภาษีให้ถูกต้องแยกจากการตรวจใบเสร็จรับเงิน

หากต้องการศึกษาเรื่อง VAT เพิ่มเติม สามารถอ่านหลักเกณฑ์การจด VATเพิ่มเติมได้

มีหลักฐานโอนเงินแล้ว ยังต้องเก็บใบเสร็จหรือไม่

หลักฐานโอนเงินช่วยพิสูจน์ว่าเงินถูกโอนไปยังบัญชีหนึ่งจริง แต่เพียงอย่างเดียวอาจยังไม่บอกว่าเป็นค่าซื้อสินค้าหรือบริการอะไร

วิธีที่ดีกว่าคือเก็บหลักฐานโอนเงินคู่กับใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ หรือเอกสารอื่นที่แสดงวัตถุประสงค์ของการจ่ายเงิน

ยิ่งบริษัทมีรายการธนาคารจำนวนมาก การมีเอกสารอ้างอิงชัดเจนจะช่วยให้กระทบยอดและปิดบัญชีได้ง่ายขึ้น

กรณีบิลเงินสดข้อมูลไม่ครบ ควรทำอย่างไร

อันดับแรกควรขอให้ผู้ขายออกเอกสารที่มีรายละเอียดครบถ้วน หากทำได้ เพราะหลักฐานจากผู้รับเงินจริงย่อมช่วยยืนยันรายการได้ชัดที่สุด

หากไม่สามารถขอเอกสารใหม่ได้ ควรเก็บหลักฐานประกอบอื่นให้มากที่สุด เช่น หลักฐานโอนเงิน รูปสินค้า ใบสั่งซื้อ สัญญา ข้อความยืนยันรายการ หรือเอกสารภายในที่อธิบายเหตุผลของการจ่าย

อย่างไรก็ตาม การมีเอกสารภายในไม่ได้ทำให้รายจ่ายผ่านเงื่อนไขภาษีโดยอัตโนมัติ ยังต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและหลักเกณฑ์ของรายการนั้นด้วย

อย่าใช้ชื่อบุคคลแทนชื่อบริษัทโดยไม่จำเป็น

ปัญหาที่พบได้บ่อยคือบริษัทเป็นผู้จ่ายเงินจริง แต่เอกสารกลับออกในชื่อกรรมการ พนักงาน หรือบุคคลอื่น ทำให้เมื่อต้องตรวจย้อนหลังไม่ชัดเจนว่ารายจ่ายนั้นเป็นของใคร

หากซื้อในนามบริษัท ควรแจ้งข้อมูลบริษัทให้ผู้ขายตั้งแต่ก่อนออกเอกสาร และตรวจชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดก่อนรับเอกสารกลับมา

การกำหนดขั้นตอนตรวจเอกสารก่อนจ่ายเงินเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชี สามารถดูบริการรับวางระบบบัญชีเพิ่มเติมได้

ทำไมฝ่ายบัญชีต้องตรวจเอกสารก่อนบันทึก

นักบัญชีไม่ได้ตรวจเอกสารเพียงเพื่อดูยอดเงิน แต่ต้องดูว่ารายการเกิดขึ้นจริงหรือไม่ เกี่ยวข้องกับกิจการหรือไม่ ลงบัญชีประเภทใด และมีภาษีที่เกี่ยวข้องหรือไม่

หากเอกสารไม่ชัดตั้งแต่ต้น การปิดบัญชีปลายปีจะใช้เวลามาก เพราะต้องย้อนถามว่าใครเป็นคนซื้อ ซื้อเพื่ออะไร และจ่ายเงินจากบัญชีใด

บริษัทที่ต้องการให้มีผู้ตรวจเอกสารและบันทึกบัญชีต่อเนื่องสามารถดูบริการรับทำบัญชีรายเดือนเพิ่มเติม

บิลเงินสดมีผลต่อการปิดงบอย่างไร

หากบริษัทมีบิลเงินสดจำนวนมากและเอกสารแต่ละใบไม่สามารถระบุรายละเอียดได้ชัด ฝ่ายบัญชีอาจต้องใช้เวลาไล่ตรวจรายการย้อนหลังมากขึ้นก่อนจัดทำงบการเงิน

การจัดเอกสารรายเดือนจึงดีกว่าการเก็บรวมไว้แล้วตรวจครั้งเดียวปลายปี เพราะผู้จ่ายเงินยังจำรายละเอียดได้และสามารถขอเอกสารแก้ไขจากผู้ขายได้ง่ายกว่า

สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่การเตรียมข้อมูลสำหรับปิดงบการเงิน

ผู้ประกอบการควรจัดเอกสารอย่างไรทุกเดือน

หากเอกสารมีประเด็นซับซ้อนด้านภาษี สามารถอ่านที่ปรึกษาภาษีธุรกิจเพิ่มเติม

เอกสารค่าใช้จ่ายสัมพันธ์กับภาษีเงินได้นิติบุคคลอย่างไร

เมื่อบริษัทนำรายจ่ายไปใช้ในการคำนวณกำไรสุทธิ ต้องสามารถแสดงได้ว่ารายจ่ายนั้นเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวข้องกับกิจการ รวมถึงมีหลักฐานประกอบที่ตรวจสอบได้

ดังนั้นการเก็บบิลเพียงเพราะมีจำนวนเงินอยู่บนกระดาษยังไม่เพียงพอ หากไม่สามารถเชื่อมโยงว่าจ่ายให้ใครและเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างไร

สำหรับภาพรวมภาษีของบริษัท สามารถอ่านการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลเพิ่มเติม