จ้างสำนักงานบัญชีคุ้มไหม? ดูอะไรบ้างก่อนตัดสินใจใช้บริการ

ความคุ้มค่าของสำนักงานบัญชี ไม่ได้เท่ากับ “ราคาถูก”

ธุรกิจจำนวนมากเริ่มเปรียบเทียบสำนักงานบัญชีจากค่าบริการรายเดือน เช่น รายหนึ่งคิด 2,500 บาท อีกรายคิด 4,000 บาท แล้วสรุปว่ารายแรกถูกกว่า แต่หาก Scope งานต่างกัน การเทียบราคาอย่างเดียวอาจทำให้ตัดสินใจผิดได้

ตัวอย่างเช่น ราคาหนึ่งอาจรวมเพียงการบันทึกบัญชีและยื่นแบบภาษี ส่วนอีกแห่งอาจรวมการตรวจเอกสาร กระทบยอดธนาคาร ติดตามเอกสารขาด รายงานลูกหนี้–เจ้าหนี้ หรือคำปรึกษาตามขอบเขตที่ตกลง

จึงควรเริ่มจากคำถามว่า “บริษัทต้องการให้งานอะไรเกิดขึ้น” แล้วจึงนำ Scope เดียวกันไปเปรียบเทียบราคา หากยังไม่ชัดเรื่องขอบเขตงาน สามารถอ่านสำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง ก่อน

1. ดูเวลาที่เจ้าของและทีมงานประหยัดได้

เวลาคือหนึ่งในต้นทุนที่มักถูกมองข้าม หากเจ้าของกิจการต้องรวบรวมเอกสาร ตรวจใบกำกับภาษี กระทบยอดธนาคาร ไล่ยอดลูกหนี้ และแก้ข้อผิดพลาดด้วยตนเอง เวลาที่ใช้กับงานเหล่านี้ก็คือต้นทุนของธุรกิจเช่นกัน

การใช้สำนักงานบัญชีจึงอาจคุ้มค่าเมื่อช่วยให้เจ้าของหรือพนักงานภายในลดงานที่ไม่จำเป็นต้องทำเอง แล้วนำเวลาไปใช้กับลูกค้า การขาย การผลิต หรือการพัฒนาธุรกิจแทน

แต่การจ้างภายนอกไม่ได้ทำให้บริษัทไม่ต้องทำอะไรเลย ธุรกิจยังต้องมีคนรวบรวมเอกสาร ยืนยันข้อเท็จจริง และประสานงานกับสำนักงานบัญชีอยู่เสมอ

2. ดูว่ามีระบบตรวจเอกสารและติดตามงานหรือไม่

สำนักงานบัญชีที่ทำงานเพียงรอเอกสารแล้วบันทึกตามที่ได้รับ อาจไม่ได้ช่วยธุรกิจมากเท่ากับสำนักงานที่มีขั้นตอนตรวจความครบถ้วน ติดตามรายการขาด และแจ้งประเด็นที่ควรแก้ไขตามรอบ

ความคุ้มค่าจึงอยู่ที่ Workflow ด้วย เช่น มีวันส่งเอกสารชัดเจน มีผู้รับผิดชอบ มีรายการติดตามเอกสารขาด และมีช่องทางสื่อสารเมื่อพบรายการผิดปกติ

ผู้ประกอบการสามารถดูแนวทางจัดระบบรับส่งเอกสารที่วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายทำงานต่อกันได้ง่ายขึ้น

3. ดูว่ามีการกระทบยอด ไม่ใช่แค่บันทึกบัญชี

การบันทึกข้อมูลลงโปรแกรมไม่ได้แปลว่าบัญชีถูกต้องครบถ้วนแล้ว ข้อมูลสำคัญควรถูกตรวจสอบกับหลักฐาน เช่น ยอดธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ภาษีซื้อ–ขาย หรือรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจนั้น

หากสำนักงานบัญชีมีการกระทบยอดเป็นรอบ ความผิดปกติมักถูกพบได้เร็วกว่า เช่น เงินเข้าที่ไม่ทราบลูกค้า รายการจ่ายที่ไม่มีเอกสาร หรือยอดภาษีที่ไม่สัมพันธ์กับบัญชี

เรื่องนี้เป็นเหตุผลว่าทำไมการทำบัญชีรายเดือนจึงมีคุณค่ามากกว่าการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดตอนสิ้นปี อ่านต่อได้ที่การทำบัญชีรายเดือนและรายปี

4. ดูข้อมูลที่เจ้าของได้รับกลับมา

หากจ่ายค่าทำบัญชีทุกเดือน แต่เจ้าของไม่เคยเห็นยอดรายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เงินสด หรือสถานะบัญชีเลย ก็ควรถามว่าบริการปัจจุบันให้ข้อมูลเพียงพอต่อการบริหารหรือไม่

สำนักงานบัญชีแต่ละแห่งอาจมีรายงานไม่เหมือนกัน จึงควรตกลงล่วงหน้าว่าจะได้รับอะไร เช่น รายงานกำไรขาดทุนเบื้องต้น รายงานลูกหนี้–เจ้าหนี้ หรือสรุปประเด็นที่ควรติดตาม และได้รับเมื่อใด

ข้อมูลบัญชีที่ดีไม่จำเป็นต้องเป็นรายงานหลายสิบหน้า แต่ควรตอบคำถามที่เจ้าของต้องใช้ตัดสินใจได้

5. ดูต้นทุนรวม ไม่ใช่เฉพาะค่ารายเดือน

ต้นทุนสำนักงานบัญชีอาจประกอบด้วยค่าทำบัญชีรายเดือน ค่าปิดงบ ค่าสอบบัญชี ค่างานเพิ่มเติม ค่างานย้อนหลัง หรือค่าบริการเมื่อเอกสารเกินจำนวนที่ตกลงกัน ขึ้นอยู่กับ Scope ของแต่ละแห่ง

ก่อนเริ่มบริการจึงควรถามให้ครบว่าอะไร “รวมแล้ว” และอะไร “คิดแยก” เพื่อให้สามารถประมาณค่าใช้จ่ายทั้งปีได้ ไม่ใช่รู้เพียงค่าบริการรายเดือน

คำว่า “ราคาถูก” จึงไม่มีความหมายมากนักหาก Scope ไม่เหมือนกัน การเปรียบเทียบที่ดีควรนำรายการงานเดียวกันมาเทียบกัน

6. ดูว่าธุรกิจมีคนภายในพร้อมประสานงานหรือไม่

สำนักงานบัญชีทำงานจากข้อมูลที่ธุรกิจส่งให้ หากบริษัทไม่มีคนรวบรวมเอกสารหรือไม่มีใครตอบคำถามเกี่ยวกับรายการ ต่อให้สำนักงานบัญชีมีระบบดี งานก็อาจล่าช้าหรือข้อมูลไม่ครบได้

ควรกำหนดผู้ประสานงานภายในอย่างน้อยหนึ่งคนที่รู้ว่าเอกสารอยู่ที่ไหน ใครเป็นผู้อนุมัติ และสามารถยืนยันรายการสำคัญได้

กฎหมายบัญชียังกำหนดหน้าที่ของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีให้ส่งมอบเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีแก่ผู้ทำบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน ดังนั้นความร่วมมือของบริษัทกับผู้ทำบัญชีจึงเป็นส่วนสำคัญของระบบงาน

7. ดูความต่อเนื่องเมื่อคนใดคนหนึ่งไม่อยู่

หนึ่งในข้อดีที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้สำนักงานบัญชีคือการมีทีมมากกว่าหนึ่งคน แต่ไม่ควรสมมติว่าสำนักงานทุกแห่งมีระบบสำรองงานเหมือนกัน ควรถามว่าหากผู้รับผิดชอบหลักลาออก ลาป่วย หรือเปลี่ยนงาน ใครจะรับช่วงต่อ

ควรดูด้วยว่าข้อมูลถูกเก็บในระบบกลางหรืออยู่กับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หากต้องเปลี่ยนผู้ดูแล งานจะต่อเนื่องได้หรือไม่ และบริษัทสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้เพียงใด

หากกำลังเปลี่ยนผู้ให้บริการ สามารถอ่านเปลี่ยนสำนักงานบัญชีต้องเตรียมอะไร เพื่อวางแผนส่งมอบข้อมูลให้ครบ

8. ดูความคุ้มค่าจากการลดงานแก้ย้อนหลัง

ต้นทุนของงานบัญชีไม่ได้เกิดเฉพาะตอนทำงานปกติ แต่เกิดตอนต้องย้อนหาเอกสาร แก้รายการ กระทบยอดที่ไม่เคยตรวจ หรือรวบรวมข้อมูลใหม่เมื่อถึงวันปิดงบด้วย

หากสำนักงานบัญชีช่วยให้ธุรกิจตรวจเอกสารและแก้รายการเป็นรอบ ความคุ้มค่าจึงอาจอยู่ที่การลดงานย้อนหลังและลดเวลาที่เจ้าของหรือพนักงานต้องกลับไปค้นข้อมูลเก่า

อย่างไรก็ตาม ไม่ควรใช้คำว่า “จ้างแล้วไม่มีข้อผิดพลาด” เพราะงานบัญชียังขึ้นกับข้อมูลจากหลายฝ่าย สิ่งที่ควรมองคือมีระบบตรวจพบ แก้ไข และป้องกันการเกิดซ้ำหรือไม่

สำนักงานบัญชีถูกกว่า “พนักงานบัญชีประจำ” เสมอหรือไม่

ไม่ควรสรุปเช่นนั้น เพราะรูปแบบงานต่างกัน พนักงานบัญชีประจำอยู่กับกิจการและสามารถประสานงานหน้างานได้ตลอดวัน ส่วนสำนักงานบัญชีทำงานตามขอบเขตและรอบเวลาที่ตกลง

ธุรกิจที่มีเอกสารจำนวนมาก มีคลังสินค้า โรงงาน หรือมีหลายฝ่ายทำงานร่วมกัน อาจยังต้องมีทีมบัญชีภายใน ขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กหรือกิจการที่ยังไม่ต้องใช้ทีมเต็มเวลาอาจใช้สำนักงานบัญชีภายนอกได้เหมาะกว่า

หากต้องการเปรียบเทียบทั้งสองรูปแบบโดยตรง ให้ดูทำบัญชีเองหรือจ้างสำนักงานบัญชี และการตั้งฝ่ายบัญชีในบริษัทขนาดเล็ก

สำนักงานบัญชี กับผู้สอบบัญชี ต้องแยกบทบาทให้ชัด

สำนักงานบัญชีหรือผู้ทำบัญชีมีหน้าที่เกี่ยวกับการจัดทำบัญชีตามขอบเขตงาน ส่วนผู้สอบบัญชีทำหน้าที่ตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินตามประเภทกิจการและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้นเมื่อสอบถามราคา ควรถามให้ชัดว่าค่าปิดงบ ค่าจัดทำงบ และค่าผู้สอบบัญชีรวมอยู่ในราคาหรือคิดแยก ไม่ควรเข้าใจว่าค่าทำบัญชีรายเดือนครอบคลุมทุกงานปลายปีโดยอัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ผู้สอบบัญชี CPA และ TA ต่างกันอย่างไร และปิดงบบัญชีคืออะไร

ใช้โปรแกรมบัญชีแล้ว ยังต้องใช้สำนักงานบัญชีหรือไม่

โปรแกรมบัญชีช่วยบันทึก ประมวลผล และจัดทำรายงานได้เร็วขึ้น แต่ไม่ได้ตัดสินแทนธุรกิจว่ารายการควรบันทึกบัญชีอย่างไร เอกสารถูกต้องครบหรือไม่ หรือข้อมูลที่อยู่ในระบบสอดคล้องกับข้อเท็จจริงหรือเปล่า

บางธุรกิจใช้โปรแกรมเองและให้สำนักงานบัญชีเข้ามาตรวจ บางแห่งให้สำนักงานเป็นผู้บันทึกทั้งหมด จึงควรเลือก Workflow ให้เหมาะกับทีมภายในมากกว่าตัดสินจากคำว่า Cloud หรือ Online เพียงอย่างเดียว

สามารถอ่านต่อที่โปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ และการจัดระบบทำบัญชีบริษัท

ก่อนจ้างสำนักงานบัญชี ควรถามอะไรให้ครบ

คำถามเหล่านี้ช่วยให้เปรียบเทียบผู้ให้บริการจาก Scope เดียวกัน และช่วยลดความเข้าใจไม่ตรงกันภายหลังเริ่มงาน

แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าค่าบริการ “คุ้ม” สำหรับธุรกิจเรา

ลองประเมินจาก 4 ด้าน ได้แก่ งานที่ทีมภายในลดลง ข้อมูลที่เจ้าของได้รับ ความผิดพลาดหรือรายการค้างที่ตรวจพบได้เร็วขึ้น และความต่อเนื่องของระบบเมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้น

หากธุรกิจจ่ายค่าบริการ แต่ยังต้องทำทุกอย่างเอง ไม่มีการตรวจ ไม่มีรายงาน และทุกครั้งที่ใกล้ปิดงบยังต้องกลับไปตามเอกสารทั้งปี ความคุ้มค่าของบริการนั้นก็ควรถูกทบทวน

ในทางกลับกัน หาก Scope ชัด งานเสร็จตามรอบ มีข้อมูลให้ตรวจสอบ และเจ้าของใช้เวลาน้อยลงกับงานหลังบ้าน ค่าบริการที่สูงกว่าเล็กน้อยอาจเหมาะกับธุรกิจมากกว่า

ถ้ากำลังเลือกสำนักงานบัญชี ควรไปอ่านหน้าไหนต่อ

หน้านี้ตั้งใจตอบเฉพาะคำถามเรื่อง “คุ้มไหม” จึงไม่ลงรายละเอียดการคัดเลือกสำนักงานมากเกินไป เพื่อไม่ให้เกิดคีย์ซ้ำ

หากต้องการเกณฑ์คัดเลือก ให้ไปที่วิธีเลือกคนทำบัญชีให้บริษัท หากต้องการรู้ว่า “เมื่อไหร่ควรเริ่มจ้าง” ให้ดูเมื่อไหร่ควรจ้างบริษัทรับทำบัญชี

ส่วนผู้ที่ต้องการรู้ว่าสำนักงานบัญชีมีหน้าที่อะไรบ้าง ให้ดูสำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง เพื่อให้แต่ละหน้ามี Search Intent ที่ไม่แย่งกัน