ทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการรายใหม่ เริ่มต้นอย่างไรให้ถูกต้องและเป็นระบบ

ทำไมผู้ประกอบการรายใหม่ต้องเริ่มทำบัญชีตั้งแต่เปิดบริษัท?

การจัดทำบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารกิจการ เพราะช่วยให้เจ้าของธุรกิจทราบว่ามีรายได้จากส่วนใด มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง และเงินที่เหลืออยู่สามารถนำไปใช้ดำเนินงานต่อได้มากน้อยเพียงใด

สำหรับนิติบุคคล กฎหมายกำหนดหน้าที่ในการจัดทำบัญชีและงบการเงินตามประเภทกิจการ โดยต้องจัดให้มีการบันทึกบัญชีจากเอกสารหลักฐานและดำเนินการตามระยะเวลาที่เกี่ยวข้อง

นอกจากหน้าที่ตามกฎหมายแล้ว บัญชีที่ถูกต้องยังช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นปัญหาทางการเงินก่อนที่จะรุนแรง เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้นแต่ลูกหนี้ค้างชำระมาก สินค้าคงเหลือสูง หรือค่าใช้จ่ายดำเนินงานเพิ่มเร็วกว่ารายได้

ตัวอย่างเช่น ร้านค้าที่ขายสินค้าได้เดือนละ 500,000 บาท อาจดูเหมือนมีผลประกอบการดี แต่เมื่อหักต้นทุนสินค้า ค่าเช่า เงินเดือน และค่าใช้จ่ายอื่นแล้ว อาจเหลือกำไรน้อยกว่าที่คาด หากไม่มีบัญชีที่เชื่อถือได้ เจ้าของกิจการจะประเมินสถานการณ์ได้ยาก

ผู้ประกอบการสามารถศึกษา วิธีจัดโครงสร้างเอกสารบัญชีตั้งแต่ปีแรกของกิจการ เพื่อวางพื้นฐานการทำงานให้เหมาะสมตั้งแต่เริ่มดำเนินธุรกิจ

8 ขั้นตอนเริ่มทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการรายใหม่

การเริ่มต้นทำบัญชีไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน แต่ควรกำหนดลำดับงานให้ชัดเจน เพื่อให้ข้อมูลสามารถส่งต่อกันระหว่างเจ้าของกิจการ พนักงาน และผู้ทำบัญชีได้

เมื่อดำเนินงานตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว ควรกำหนดผู้รับผิดชอบและวันที่ต้องส่งข้อมูลสำหรับแต่ละกิจกรรม เพื่อไม่ให้งานบัญชีสะสมจนถึงวันสิ้นรอบบัญชี

บริษัทเปิดใหม่ต้องมีผู้ทำบัญชีหรือไม่?

บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 จึงต้องจัดให้มีการจัดทำบัญชีโดยผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ผู้ทำบัญชีอาจเป็นพนักงานของกิจการ ผู้ทำบัญชีอิสระ หรือบุคลากรของสำนักงานบัญชีภายนอก โดยต้องพิจารณาคุณสมบัติ การแจ้งเป็นผู้ทำบัญชี และเงื่อนไขทางวิชาชีพตามข้อกำหนดที่ใช้บังคับ

เจ้าของบริษัทสามารถทำบัญชีเองได้หรือไม่?

เจ้าของกิจการสามารถเรียนรู้และดูแลเอกสารเบื้องต้นได้ แต่หากจะทำหน้าที่เป็นผู้ทำบัญชีตามกฎหมายด้วยตนเอง ต้องมีคุณสมบัติและดำเนินการตามเงื่อนไขที่กำหนด ไม่ใช่เพียงเป็นกรรมการหรือผู้ถือหุ้นแล้วสามารถรับหน้าที่ผู้ทำบัญชีได้โดยอัตโนมัติ

ผู้ประกอบการควรตรวจคุณสมบัติและหน้าที่ของผู้ทำบัญชีจากหลักเกณฑ์ปัจจุบัน ก่อนตกลงจ้างงานหรือมอบหมายความรับผิดชอบ

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมจาก คุณสมบัติและหน้าที่ของผู้ทำบัญชี และ บริษัทรับทำบัญชีคืออะไรและควรเลือกอย่างไร

เอกสารที่บริษัทเปิดใหม่ควรเตรียมสำหรับการทำบัญชี

เอกสารคือหลักฐานสำคัญของการบันทึกบัญชี บริษัทควรวางระบบตั้งแต่รายการซื้อขายครั้งแรก โดยแยกเอกสารที่ได้รับจากคู่ค้าออกจากเอกสารที่บริษัทจัดทำเอง และกำหนดวิธีส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีอย่างสม่ำเสมอ

• หนังสือรับรองบริษัทและเอกสารทะเบียนกิจการ
• หลักฐานการรับเงินลงทุนและการชำระค่าหุ้น
• ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี
• เอกสารการซื้อสินค้าและการรับบริการ
• หลักฐานการรับเงินและการจ่ายเงิน
• รายการเดินบัญชีธนาคารของบริษัท
• สัญญาเช่า สัญญาจ้าง และสัญญาเงินกู้ที่เกี่ยวข้อง
• เอกสารเงินเดือนและการจ้างพนักงาน
• เอกสารสินค้าคงเหลือและทะเบียนสินทรัพย์
• แบบภาษีและหลักฐานการยื่นแบบ

ควรตรวจชื่อคู่ค้า รายละเอียดรายการ วันที่ และจำนวนเงินก่อนส่งข้อมูล โดยเฉพาะเอกสารที่ใช้ประกอบการพิจารณาภาษี ซึ่งอาจต้องมีรายการตามกฎหมายเพิ่มเติม

อ่าน การจัดแฟ้มบัญชีบริษัท 12 หมวด และ วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เพื่อกำหนดวิธีจัดเก็บและรับส่งเอกสารให้เหมาะกับกิจการ

บัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทคืออะไร?

บัญชีรายวันใช้บันทึกรายการตามลำดับเวลา ส่วนบัญชีแยกประเภทใช้รวบรวมยอดเคลื่อนไหวตามประเภทบัญชี เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ รายได้ และค่าใช้จ่าย

ตัวอย่างเช่น บริษัทซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ดำเนินงาน ผู้ทำบัญชีต้องพิจารณาว่ารายการนั้นควรบันทึกเป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่ายตามลักษณะรายการและนโยบายบัญชี ไม่ใช่จัดประเภทจากชื่อเอกสารหรือจำนวนเงินเพียงอย่างเดียว

กิจการที่มีสินค้าอาจต้องจัดทำข้อมูลสินค้าและวัตถุดิบเพิ่มเติมตามลักษณะงานและหน้าที่ตามกฎหมาย เพื่อให้ตรวจยอดสินค้าคงเหลือและต้นทุนขายได้เหมาะสม

การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยให้เชื่อมโยงรายการและออกรายงานได้สะดวกขึ้น แต่ผู้ใช้งานยังต้องตรวจเอกสารและความถูกต้องของข้อมูลที่บันทึก

ศึกษาจาก แนวทางเลือกโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ เพื่อพิจารณาโปรแกรมให้สอดคล้องกับประเภทและขนาดกิจการ

ภาษีที่บริษัทเปิดใหม่ต้องรู้ตั้งแต่เริ่มทำบัญชี

ภาษีของบริษัทไม่ได้มีเพียงภาษีเงินได้ประจำปี แต่ยังมีแบบภาษีที่อาจต้องดำเนินการระหว่างปีตามธุรกรรมของกิจการ

การจดทะเบียนบริษัทไม่ทำให้กิจการต้องจดทะเบียน VAT ทันทีทุกกรณี แต่กิจการที่อยู่ในบังคับ VAT ต้องพิจารณาเกณฑ์รายรับ 1.8 ล้านบาทต่อปี รวมถึงหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเมื่อเข้าเงื่อนไข

ในส่วนของภาษีหัก ณ ที่จ่าย ต้องพิจารณาประเภทเงินได้และผู้รับเงินก่อนเลือกแบบและอัตราภาษี ไม่ควรใช้วิธีหักภาษีเดียวกันกับค่าใช้จ่ายทุกประเภท

ศึกษาเพิ่มเติมได้จาก บริษัทต้องเสียภาษีอะไรบ้าง และ การจัดทำรายงานและยื่น ภ.พ.30

รอบบัญชีแรกของบริษัทต้องปิดบัญชีเมื่อใด?

ตามหลักเกณฑ์ของพระราชบัญญัติการบัญชี บริษัทต้องปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือนนับแต่วันเริ่มทำบัญชี และปิดบัญชีครั้งต่อไปตามรอบระยะเวลาที่กำหนด โดยการเปลี่ยนรอบบัญชีต้องพิจารณาข้อกำหนดและการอนุญาตที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น บริษัทที่เพิ่งเริ่มกิจการไม่จำเป็นต้องมีรอบบัญชีแรกครบ 12 เดือนเสมอไป แต่ต้องตรวจวันเริ่มทำบัญชีและวันสิ้นรอบบัญชีให้ถูกต้อง

เจ้าของกิจการควรแจ้งข้อมูลรอบบัญชีกับผู้ทำบัญชีตั้งแต่เริ่มงาน เพราะมีผลต่อการวางแผนปิดงบ การตรวจสอบบัญชี และการยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล

อ่านรายละเอียดจาก รอบระยะเวลาบัญชีคืออะไร และรอบแรกนับอย่างไร และ ขั้นตอนปิดงบบัญชีประจำปี

ปิดบัญชีแล้วต้องทำอะไรต่อ?

หลังจัดทำงบการเงิน กิจการต้องตรวจหน้าที่ให้มีการสอบบัญชี การอนุมัติงบการเงิน และการยื่นงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า รวมถึงการยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 ต่อกรมสรรพากรตามกำหนดที่เกี่ยวข้อง

สำหรับบริษัทจำกัดโดยทั่วไปต้องนำงบเสนออนุมัติภายใน 4 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี และยื่นงบต่อ DBD ภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ได้รับอนุมัติ ส่วนแบบ ภ.ง.ด.50 โดยหลักมีกำหนดยื่นภายใน 150 วันนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี

ควรตรวจวันครบกำหนดและประกาศขยายเวลาของแต่ละหน่วยงานแยกกัน ไม่ควรใช้กำหนดวันเดียวกันกับทุกหน้าที่ทางบัญชีและภาษี

ผู้ประกอบการกับสำนักงานบัญชี มีหน้าที่ต่างกันอย่างไร?

การจ้างสำนักงานบัญชีช่วยแบ่งเบาภาระด้านการจัดทำบัญชี แต่เจ้าของกิจการยังต้องรับผิดชอบข้อมูลและธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง เพราะผู้ทำบัญชีไม่สามารถทราบรายการทั้งหมดจากเอกสารที่ได้รับเพียงบางส่วนได้

ควรกำหนดขอบเขตงานและวันส่งเอกสารในสัญญาให้ชัดเจน รวมถึงวิธีแจ้งเอกสารที่ขาดและผู้รับผิดชอบเมื่อเกิดข้อผิดพลาด เพื่อให้สามารถติดตามงานได้ตามข้อเท็จจริง

เรื่องที่เจ้าของบริษัทควรระวังในการทำบัญชี

1. ใช้เงินบริษัทปะปนกับเงินส่วนตัว

บริษัทเป็นนิติบุคคลแยกต่างหากจากผู้ถือหุ้นและกรรมการ การถอนเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัวหรือโอนเงินส่วนตัวเข้าบริษัทโดยไม่มีคำอธิบาย อาจทำให้เกิดปัญหาการจัดประเภทบัญชีและภาษีตามมา

ควรระบุวัตถุประสงค์ของธุรกรรมและจัดทำหลักฐานให้ชัดเจน ไม่ควรถือว่าเงินทุกจำนวนที่กรรมการนำออกจากบริษัทเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ

2. ส่งเอกสารบัญชีไม่ครบหรือส่งล่าช้า

การส่งเอกสารช้าอาจทำให้ผู้ทำบัญชีไม่มีข้อมูลเพียงพอสำหรับจัดทำรายงานและยื่นภาษีตามกำหนด จึงควรมีทะเบียนเอกสารที่ขาดและกำหนดรอบติดตาม

3. ไม่ตรวจสัญญาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

สัญญาเช่า สัญญากู้ยืม สัญญาซื้อขาย หรือสัญญาจ้างบริการ อาจมีผลต่อการรับรู้รายการบัญชีและภาษี เจ้าของกิจการควรแจ้งผู้ทำบัญชีเมื่อมีรายการสำคัญเหล่านี้

4. เข้าใจว่ายอดเงินในธนาคารเท่ากับกำไร

ยอดเงินฝากธนาคารไม่ใช่กำไรสุทธิทั้งหมด เพราะกิจการอาจมีลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินกู้ เงินลงทุน และรายการค้างรับค้างจ่ายที่ยังไม่สะท้อนอยู่ในยอดเงินสด

เจ้าของกิจการควรเรียนรู้การอ่านรายงานเพิ่มเติมจาก การวิเคราะห์งบการเงินและผลประกอบการ

จ้างสำนักงานบัญชีหรือทำบัญชีภายในบริษัท แบบไหนเหมาะกว่า?

ผู้ประกอบการรายใหม่สามารถเลือกระบบทำบัญชีได้ตามความพร้อมของธุรกิจ บางบริษัทมีพนักงานบัญชีภายในสำหรับงานเอกสารและรายการประจำวัน ขณะที่บางกิจการเลือกจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกดูแลงานตามขอบเขตที่ตกลงกัน

การจ้างภายนอกอาจช่วยลดภาระในการจัดหาบุคลากรประจำบางตำแหน่ง แต่ยังมีงานที่กิจการต้องดำเนินการเอง เช่น การจัดเอกสาร การตรวจธุรกรรม และการให้ข้อมูลประกอบรายการบัญชี

ก่อนเลือกผู้ให้บริการควรประเมินปริมาณเอกสาร ประเภทธุรกิจ ความถี่ของรายงาน ระบบบัญชีที่ใช้ และค่าบริการทั้งหมด ไม่ใช่พิจารณาเฉพาะราคาต่ำที่สุด

สามารถอ่าน ข้อดีข้อเสียของบริการทำบัญชีราคาถูก เพื่อเปรียบเทียบความเหมาะสมของผู้ให้บริการก่อนตัดสินใจ

เช็กลิสต์สำหรับผู้ประกอบการเปิดบริษัทใหม่

• ☐ ตรวจเอกสารจดทะเบียนและข้อมูลบริษัทให้ครบ
• ☐ กำหนดวันเริ่มทำบัญชีและวันสิ้นรอบบัญชี
• ☐ จัดหาผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย
• ☐ กำหนดผู้รับผิดชอบการออกและเก็บเอกสาร
• ☐ จัดระบบบัญชีธนาคารของบริษัท
• ☐ ตรวจสถานะและหน้าที่เกี่ยวกับ VAT
• ☐ ตรวจประเภทการจ่ายเงินที่เกี่ยวกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ☐ เลือกโปรแกรมและวิธีบันทึกบัญชี
• ☐ จัดรอบส่งเอกสารและตรวจบัญชีทุกเดือน
• ☐ เก็บหลักฐานการยื่นแบบและชำระภาษี
• ☐ ตรวจข้อมูลสินค้าคงเหลือ ลูกหนี้ และเจ้าหนี้
• ☐ วางแผนปิดงบและยื่นงบการเงินประจำปี

เช็กลิสต์นี้ช่วยให้ผู้ประกอบการแบ่งงานได้ชัดเจนว่ารายการใดต้องดำเนินการเอง รายการใดต้องส่งผู้ทำบัญชี และรายการใดจำเป็นต้องได้รับคำปรึกษาก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการรายใหม่ (FAQ)

สรุป: เริ่มทำบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่ปีแรก ช่วยให้บริหารธุรกิจได้ง่ายขึ้น

การทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการรายใหม่ควรเริ่มจากการกำหนดผู้ทำบัญชี วางระบบเอกสาร ตรวจธุรกรรมทางการเงิน และจัดเตรียมข้อมูลภาษีตามหน้าที่ของบริษัท ไม่ควรรอจนสิ้นปีจึงเริ่มดำเนินงานทั้งหมด

เจ้าของกิจการควรเข้าใจความแตกต่างระหว่างหน้าที่ของบริษัทกับหน้าที่ของผู้ทำบัญชี รวมถึงตรวจสอบรายการรับจ่าย สัญญา เงินลงทุน และธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อมูลบัญชีมีความครบถ้วนและตรวจสอบย้อนหลังได้

ระบบบัญชีที่ดีช่วยให้ผู้ประกอบการรู้ผลประกอบการ เห็นต้นทุนและภาระหนี้สิน วางแผนภาษีได้อย่างเหมาะสม และมีข้อมูลที่น่าเชื่อถือสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ

ศึกษาความรู้บัญชีเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจใหม่

ผู้ประกอบการที่ต้องการตรวจความพร้อมของกิจการก่อนเริ่มงาน สามารถอ่าน แนวทางเลือกบริษัทรับทำบัญชี และ ขั้นตอนปิดงบบัญชีประจำปี เพื่อวางแผนการจัดทำบัญชีตั้งแต่ต้นจนถึงสิ้นรอบบัญชี

สำหรับการเตรียมความรู้พื้นฐาน สามารถศึกษา การเรียนรู้บัญชีสำหรับเจ้าของกิจการ เพื่อเข้าใจเอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน