การทำบัญชีธุรกิจบริการ ต้องทำอย่างไร? รายได้ ต้นทุน ภาษี และเอกสารที่ควรรู้

ธุรกิจบริการ คืออะไรในมุมของการทำบัญชี

ธุรกิจบริการเป็นกิจการที่สร้างรายได้จากการให้บริการ ความรู้ ความเชี่ยวชาญ แรงงาน สิทธิในการใช้ระบบ หรือผลลัพธ์ของงาน มากกว่าการขายสินค้าเพียงอย่างเดียว แต่ในทางปฏิบัติหลายกิจการมีทั้งรายได้บริการและรายได้จากสินค้าอยู่ร่วมกัน

ตัวอย่างเช่น คลินิกอาจมีทั้งค่าบริการและการขายผลิตภัณฑ์ บริษัทติดตั้งระบบอาจมีทั้งค่าบริการและอุปกรณ์ หรือธุรกิจซอฟต์แวร์อาจมีค่าบริการรายเดือน ค่าติดตั้ง และค่าพัฒนาระบบเพิ่มเติม

ดังนั้นคำว่า “ธุรกิจบริการไม่มีสินค้า” ไม่ควรใช้เป็นกฎตายตัว จุดสำคัญในการทำบัญชีคือแยกให้ได้ว่ารายได้แต่ละก้อนเกิดจากอะไร และต้นทุนใดสัมพันธ์กับรายได้นั้น

หากต้องการดูภาพรวมของบัญชีทุกประเภทธุรกิจ สามารถอ่านพื้นฐานการทำบัญชีธุรกิจ ก่อน แล้วใช้หน้านี้เป็นบทความเฉพาะสำหรับกิจการบริการ

ข้อที่ 1 แยกรายได้ตามประเภทบริการ

หนึ่งในปัญหาที่พบได้บ่อยคือกิจการนำรายได้ทุกประเภทไปรวมไว้ในบัญชี “รายได้ค่าบริการ” เพียงบัญชีเดียว เมื่อสิ้นเดือนจึงรู้เพียงรายได้รวม แต่ตอบไม่ได้ว่าบริการใดขายดี บริการใดทำกำไร และบริการใดควรทบทวนราคา

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ปรึกษาอาจแยกรายได้เป็นค่าที่ปรึกษารายเดือน ค่าดำเนินโครงการ ค่าฝึกอบรม และรายได้อื่น ส่วนธุรกิจซอฟต์แวร์อาจแยกค่าบริการรายเดือน ค่า Setup และค่าพัฒนาระบบเพิ่มเติม

การแยกเช่นนี้ไม่ได้ทำเพื่อให้บัญชีมีจำนวนบัญชีมากขึ้น แต่เพื่อให้รายงานตอบโจทย์การบริหาร โดยแนวทางสามารถต่อยอดจากการออกแบบผังบัญชี ให้สอดคล้องกับรูปแบบรายได้ของธุรกิจ

ข้อที่ 2 แยกต้นทุนบริการออกจากค่าใช้จ่ายสำนักงาน

ธุรกิจบริการจำนวนมากไม่มีวัตถุดิบแบบโรงงาน แต่ยังมี “ต้นทุนของการให้บริการ” เช่น ค่าแรงของทีมที่ทำงานให้ลูกค้า ค่าผู้รับเหมาช่วง ค่าเดินทางหน้างาน ค่า Software ที่ใช้เฉพาะโครงการ หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยตรงเพื่อส่งมอบงาน

ต้นทุนเหล่านี้ควรแยกออกจากค่าใช้จ่ายบริหารทั่วไป เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าอินเทอร์เน็ตฝ่ายบริหาร ค่าใช้จ่ายสำนักงาน หรือค่าบริหารส่วนกลาง เพื่อให้เห็น Gross Margin หรือผลตอบแทนของงานบริการแต่ละประเภทได้ชัดขึ้น

โดยเฉพาะธุรกิจที่ทำงานเป็นโครงการ ควรพิจารณาเก็บข้อมูลค่าแรง ผู้รับเหมาช่วง และค่าใช้จ่ายตาม Job หรือ Project ไม่เช่นนั้นยอดขายอาจสูง แต่เจ้าของไม่รู้ว่าโครงการใดใช้ทรัพยากรมากเกินไป

ข้อที่ 3 กำหนดให้ชัดว่ารายได้เกิดขึ้นเมื่อใด

ธุรกิจบริการมีรูปแบบการเรียกเก็บเงินหลากหลาย เช่น เก็บก่อนเริ่มงาน เก็บเป็นงวด เก็บรายเดือน เก็บตามเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จ หรือเรียกเก็บเมื่อส่งมอบงาน จึงไม่ควรใช้เพียงวันที่เงินเข้าธนาคารเป็นตัวแทนของรายได้ทุกกรณี

ฝ่ายบัญชีควรเข้าใจสัญญา เงื่อนไขส่งมอบ และสิทธิในการเรียกเก็บของแต่ละงาน เพื่อจัดข้อมูลให้สัมพันธ์กับหลักบัญชีที่กิจการใช้ รวมทั้งแยกรายการรับเงินล่วงหน้า ลูกหนี้ หรือรายได้ตามข้อเท็จจริงให้เหมาะสม

ประเด็นนี้สะท้อนว่าการทำบัญชีธุรกิจบริการต้องเริ่มจากธุรกิจจริง ไม่ใช่เริ่มจากโปรแกรม อ่านต่อได้ที่การจัดระบบทำบัญชีบริษัท เพื่อดูแนวทางเชื่อม Workflow เข้ากับบัญชี

ข้อที่ 4 ติดตามลูกหนี้และเงินรับให้ตรงกับใบแจ้งหนี้

ธุรกิจบริการจำนวนมากให้เครดิตลูกค้า จึงควรติดตามตั้งแต่ใบเสนอราคา สัญญา ใบแจ้งหนี้ การรับชำระ และยอดลูกหนี้คงเหลือ หากไม่มีระบบ เจ้าของอาจเห็นยอดขายสูงแต่เงินสดไม่เข้าตามกำหนด

ควรกระทบยอดเงินเข้าธนาคารกับลูกค้าและเลขที่เอกสารให้ได้ ไม่ควรมีเงินเข้าธนาคารจำนวนมากที่ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าเป็นค่าบริการของลูกค้ารายใด เพราะจะทำให้ทั้งยอดลูกหนี้และรายได้คลาดเคลื่อน

หากทำบัญชีเป็นรายเดือน การตรวจรายการเหล่านี้จะทำได้ง่ายกว่าการย้อนตรวจทั้งปี สามารถอ่านการทำบัญชีรายเดือนและรายปี เพื่อดูงานที่ควรตรวจต่อเนื่อง

ข้อที่ 5 เอกสารต้องเชื่อมตั้งแต่งานขายจนถึงรับเงิน

บัญชีของธุรกิจบริการจะตรวจสอบง่ายขึ้นเมื่อสามารถไล่ข้อมูลได้ตั้งแต่ใบเสนอราคา สัญญา ใบสั่งงาน เอกสารส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และ Statement ธนาคารตามลำดับ

เอกสารไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทุกกิจการ ธุรกิจที่ให้บริการรายเดือนอาจใช้ Contract และ Billing Schedule ขณะที่งานโครงการอาจต้องมีใบรับรองงานหรือหลักฐานส่งมอบ สิ่งสำคัญคือมีหลักฐานเพียงพอที่จะอธิบายว่ารายได้และต้นทุนเกิดจากงานใด

แนวทางการจัดข้อมูลสามารถดูเพิ่มเติมจากวิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี

ข้อที่ 6 ภาษีของธุรกิจบริการต้องดูจากธุรกรรมจริง

ธุรกิจบริการอาจเกี่ยวข้องกับภาษีหลายด้าน เช่น ภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ขึ้นอยู่กับสถานะของกิจการ ผู้จ่าย ผู้รับ และลักษณะรายการ

จึงไม่ควรใช้ชื่อบัญชีอย่าง “ค่าบริการ” แล้วสรุปอัตราภาษีทันทีโดยไม่ดูข้อเท็จจริง เพราะค่าที่ปรึกษา ค่าเช่า ค่านายหน้า ค่าขนส่ง งานรับเหมา หรือวิชาชีพบางประเภทอาจมีวิธีปฏิบัติทางภาษีแตกต่างกัน

สำหรับพื้นฐานสามารถอ่านภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT โดยให้สองหน้านั้นถือ Search Intent ภาษีเฉพาะเรื่อง

ข้อที่ 7 ค่าใช้จ่ายทางบัญชีกับค่าใช้จ่ายทางภาษีอาจไม่เหมือนกัน

เมื่อเจ้าของธุรกิจเห็นค่าใช้จ่ายอยู่ในงบกำไรขาดทุน ไม่ได้หมายความว่ารายการนั้นจะนำไปหักในการคำนวณภาษีได้ในลักษณะเดียวกันทุกกรณี เพราะบัญชีกับภาษีใช้หลักคนละด้าน

ธุรกิจบริการจึงควรเก็บเอกสารสนับสนุนค่าใช้จ่ายให้ครบ และแยกประเด็น “บันทึกบัญชีอย่างไร” ออกจาก “ใช้คำนวณภาษีอย่างไร” เพื่อไม่ให้การจัดทำบัญชีถูกปรับตามเป้าหมายภาษีโดยไม่มีข้อเท็จจริงรองรับ

อ่านรายละเอียดต่อได้ที่บัญชีการเงินกับบัญชีภาษีอากรต่างกันอย่างไร

ตัวอย่างผังบัญชีสำหรับธุรกิจบริการ

ผังบัญชีควรออกแบบตามรูปแบบรายได้และสิ่งที่ผู้บริหารต้องการวิเคราะห์ ตัวอย่างโครงสร้างอย่างง่ายอาจประกอบด้วยรายการต่อไปนี้

ไม่ควรนำตัวอย่างนี้ไปใช้โดยไม่ปรับ เพราะคลินิก โรงแรม บริษัทที่ปรึกษา บริษัทซอฟต์แวร์ และธุรกิจขนส่งต้องการรายละเอียดบัญชีคนละแบบ หากต้องการหลักการออกแบบเพิ่มเติมให้ดูผังบัญชีคืออะไร

ธุรกิจบริการที่ทำเป็นโครงการ ควรดูต้นทุนรายงานอย่างไร

บริษัทออกแบบ ที่ปรึกษา Software House งาน Event งานติดตั้ง หรือบริการตามโครงการ ควรพิจารณาแยกรายได้และต้นทุนตาม Project เพราะรายงานรวมทั้งบริษัทอาจไม่ทำให้เห็นว่าโครงการใดมีกำไรหรือขาดทุน

อย่างน้อยควรติดตามมูลค่าสัญญา ใบแจ้งหนี้ เงินที่รับแล้ว ค่าแรงที่ใช้ ผู้รับเหมาช่วง และค่าใช้จ่ายตรงของแต่ละโครงการ หากมีหลายทีมก็ควรกำหนดรหัสงานหรือ Cost Center ให้ชัดตั้งแต่เริ่ม

การทำเช่นนี้ช่วยให้ผู้บริหารไม่ต้องรอจนสิ้นปีจึงรู้ว่ารับงานมาในราคาที่เหมาะสมหรือไม่

บัญชีรายเดือนของธุรกิจบริการควรตรวจอะไรบ้าง

หากตรวจเป็นรอบอย่างสม่ำเสมอ ปัญหาจะถูกพบในช่วงที่ยังตามข้อมูลได้ง่ายกว่าการปล่อยเอกสารสะสมจนปลายปี

เมื่อถึงวันปิดงบ ธุรกิจบริการต้องเตรียมอะไร

ก่อนปิดงบควรตรวจยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินสดและธนาคาร รายได้ที่เกี่ยวข้องกับงานค้างหรือสัญญา ต้นทุนที่ยังไม่ได้บันทึก ทรัพย์สิน ค่าเสื่อมราคา และรายละเอียดทางบัญชีอื่นที่มีสาระสำคัญกับกิจการ

ธุรกิจบริการบางประเภทมีสัญญาต่อเนื่องข้ามรอบบัญชี จึงควรเตรียมสัญญา เอกสารส่งมอบ และตารางการเรียกเก็บเงินให้ผู้ทำบัญชีตรวจ ไม่ควรพิจารณาจากยอดเงินรับเพียงอย่างเดียว

อ่านขั้นตอนทั้งหมดได้ที่ปิดงบบัญชี คืออะไร และอ่านบทบาทของผู้สอบบัญชีได้ที่ผู้สอบบัญชี CPA และ TA ต่างกันอย่างไร

ธุรกิจบริการควรทำบัญชีเองหรือใช้สำนักงานบัญชี

หากกิจการมีรายการไม่มาก เจ้าของหรือพนักงานภายในอาจดูแลเอกสารและระบบเบื้องต้นได้ แต่เมื่องานเริ่มมีลูกหนี้หลายราย สัญญาหลายแบบ พนักงานเพิ่มขึ้น หรือมีภาษีหลายประเภท ควรพิจารณาว่าโครงสร้างเดิมยังรองรับได้หรือไม่

การเลือกใช้สำนักงานบัญชีไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะไม่ต้องทำอะไรเลย เพราะผู้ประกอบการยังต้องมีคนภายในรับผิดชอบเอกสารและยืนยันข้อเท็จจริงของรายการ ส่วนสำนักงานบัญชีจะทำงานต่อจากข้อมูลที่ได้รับตามขอบเขตที่ตกลงกัน

หากอยู่ระหว่างเลือกผู้ดูแล สามารถอ่านวิธีเลือกคนทำบัญชีให้บริษัท เพื่อใช้ตรวจ Scope ระบบส่งเอกสาร และวิธีตรวจทานก่อนจ้าง