หลังจดบริษัทใหม่ 30 วันแรก ต้องทำอะไรบ้าง? คู่มือบัญชีและภาษี

สัปดาห์ที่ 1 | วันที่ 1–7

เริ่มจากจัดระบบเงินบริษัทให้ชัดเจน

เมื่อจดทะเบียนบริษัทแล้ว เจ้าของกิจการควรตรวจข้อมูลพื้นฐานในหนังสือรับรองบริษัท เช่น ชื่อ ที่ตั้ง กรรมการผู้มีอำนาจ และเงื่อนไขการลงลายมือชื่อ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลไปใช้กับธนาคาร คู่ค้า และเอกสารธุรกิจได้ถูกต้อง

1. เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท

บริษัทควรเปิดบัญชีธนาคารในนามนิติบุคคลเพื่อรองรับการรับเงินจากลูกค้าและชำระค่าใช้จ่ายของกิจการ โดยตรวจเอกสารที่ธนาคารกำหนด เช่น หนังสือรับรองบริษัท เอกสารกรรมการ และหลักฐานอื่นตามเงื่อนไขของแต่ละธนาคาร

การแยกเงินบริษัทออกจากเงินส่วนตัวช่วยให้ตรวจสอบรายการได้ง่ายขึ้น และลดความสับสนว่าเงินที่โอนเข้าหรือออกเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างไร

หากกรรมการโอนเงินให้บริษัทเพื่อใช้หมุนเวียน ควรมีคำอธิบายและหลักฐานว่ารายการนั้นเป็นเงินกู้ เงินทดรอง หรือเงินประเภทใด ไม่ควรบันทึกเป็นรายได้จากการขายทันทีโดยไม่ได้ตรวจข้อเท็จจริง

อ่านเพิ่มเติมเรื่อง เอกสารและขั้นตอนเปิดบัญชีธนาคารบริษัท

2. กำหนดผู้อนุมัติรับจ่ายเงิน

ควรกำหนดว่าใครรับผิดชอบการออกใบแจ้งหนี้ การรับเงินลูกค้า การจ่ายเงินผู้ขาย และการอนุมัติค่าใช้จ่าย เพื่อป้องกันการทำงานซ้ำและลดความผิดพลาดจากการใช้เงินโดยไม่มีหลักฐาน

บริษัทขนาดเล็กอาจมีผู้รับผิดชอบไม่กี่คน แต่ควรแยกหน้าที่ตรวจสอบและอนุมัติรายการเท่าที่เหมาะสมกับขนาดกิจการ ไม่ควรปล่อยให้รายการรับจ่ายทั้งหมดไม่มีผู้ตรวจทาน

3. ตรวจรอบบัญชีของบริษัท

บริษัทควรรู้วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดรอบบัญชีของตนเองตั้งแต่ต้น เพราะมีผลต่อการจัดทำบัญชี งบการเงิน และการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล

บริษัทที่จดทะเบียนกลางปีอาจมีรอบบัญชีแรกสั้นกว่า 12 เดือน โดยต้องตรวจข้อมูลที่กำหนดไว้และหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรสรุปว่าบริษัททุกแห่งต้องมีรอบบัญชีแรกครบ 12 เดือนเสมอ

สามารถอ่าน รอบระยะเวลาบัญชีบริษัทเปิดใหม่ นับอย่างไร เพิ่มเติม

สัปดาห์ที่ 2 | วันที่ 8–14

วางระบบเอกสารรายรับรายจ่าย และผู้ทำบัญชี

เมื่อระบบรับจ่ายเงินเริ่มชัดเจนแล้ว ขั้นต่อมาคือการกำหนดวิธีจัดเก็บเอกสารให้สอดคล้องกับรายการที่เกิดขึ้นจริง เพราะเอกสารทุกใบอาจส่งผลต่อการรับรู้รายได้ ค่าใช้จ่าย ภาษี และงบการเงินในภายหลัง

4. จัดระบบเอกสารรายรับ

บริษัทควรเตรียมเอกสารให้เหมาะกับรูปแบบการขาย เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งสินค้า ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารภาษีตามสถานะของกิจการ

ธุรกิจบริการกับธุรกิจขายสินค้าอาจมีขั้นตอนรับรู้รายได้และออกเอกสารต่างกัน จึงควรกำหนดลำดับให้ชัดว่าเมื่อใดต้องออกเอกสาร ใครเป็นผู้ตรวจ และข้อมูลจะส่งต่อให้ผู้ทำบัญชีอย่างไร

ส่วนใบกำกับภาษีต้องพิจารณาสถานะการจดทะเบียน VAT และข้อกำหนดทางกฎหมาย ไม่ควรออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิออก

ศึกษาเรื่อง ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องต้องมีรายการอะไรบ้าง ประกอบการวางระบบเอกสาร

5. จัดระบบเอกสารรายจ่าย

บริษัทควรเก็บหลักฐานค่าใช้จ่ายตั้งแต่รายการแรก เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าโปรแกรมบัญชี ค่าอุปกรณ์ ค่าเดินทาง ค่าโฆษณา และค่าบริการต่าง ๆ โดยให้เอกสารมีรายละเอียดสอดคล้องกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง

ควรจัดแยกเป็นหมวด เช่น เอกสารซื้อสินค้า ค่าใช้จ่ายบริหาร ค่าจ้างและเงินเดือน ค่าใช้จ่ายธนาคาร และเอกสารภาษี เพื่อให้ตรวจและส่งต่อได้ง่าย

กรณีซื้อสินทรัพย์ เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร หรือเครื่องใช้สำนักงาน อาจต้องพิจารณาการรับรู้เป็นสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาตามหลักบัญชี ไม่ใช่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทันทีทุกรายการ

6. กำหนดผู้ทำบัญชีและช่องทางส่งเอกสาร

บริษัทควรมีผู้รับผิดชอบด้านบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย และกำหนดว่าผู้ใดเป็นผู้รวบรวมเอกสารภายในกิจการ หากจ้างสำนักงานบัญชี ควรตกลงขอบเขตงานและรอบส่งเอกสารให้ชัดเจน

ตัวอย่างเช่น บริษัทกำหนดส่งเอกสารของเดือนที่ผ่านมาในช่วงต้นเดือนถัดไป พร้อมรายการธนาคารและข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ยังต้องชี้แจง เพื่อให้มีเวลาตรวจสอบก่อนถึงกำหนดยื่นภาษีที่เกี่ยวข้อง

ควรตรวจเรื่องการแจ้งข้อมูลผู้ทำบัญชีกับ DBD ตามหน้าที่ของผู้ทำบัญชีด้วย โดยไม่ควรเข้าใจว่าบริษัททุกแห่งต้องยื่นแจ้งรายการเดียวกันด้วยตนเอง

สำหรับการจัดเอกสาร สามารถอ่าน จัดแฟ้มเอกสารบัญชีอย่างไรให้เป็นระบบ เพื่อใช้กำหนดวิธีทำงานตั้งแต่เดือนแรก

สัปดาห์ที่ 3 | วันที่ 15–21

ตรวจหน้าที่ภาษีและการจ้างพนักงานให้ถูกต้อง

ภาษีของบริษัทเปิดใหม่ไม่ได้เริ่มต้นพร้อมกันทุกประเภท บางเรื่องเกิดจากการขายสินค้าหรือให้บริการ บางเรื่องเกิดจากการจ่ายเงิน และบางเรื่องเกี่ยวข้องกับการมีพนักงาน

7. ตรวจว่าบริษัทต้องจด VAT หรือไม่

โดยทั่วไปผู้ประกอบการที่มีรายรับจากกิจการซึ่งอยู่ในบังคับภาษีมูลค่าเพิ่มเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องพิจารณาจดทะเบียน VAT ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยการมีบริษัทจำกัดไม่ได้หมายความว่าต้องจด VAT ทันทีทุกราย

กรณีรายรับเกินเกณฑ์ ผู้ประกอบการที่มีหน้าที่ต้องจดทะเบียนโดยทั่วไปต้องยื่นคำขอภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายรับเกินเกณฑ์ ไม่ใช่ภายใน 30 วันนับแต่วันจดทะเบียนบริษัท

บริษัทที่ยังไม่ถึงเกณฑ์อาจมีสิทธิจดทะเบียนโดยสมัครใจภายใต้เงื่อนไขกฎหมาย ซึ่งควรพิจารณาจากลักษณะธุรกิจ ความพร้อมของระบบภาษี และภาระการยื่นแบบรายเดือนประกอบกัน

สามารถศึกษา การจดทะเบียน VAT และเอกสารที่ต้องใช้ ก่อนตัดสินใจดำเนินการ

8. วางขั้นตอนตรวจภาษีหัก ณ ที่จ่าย

บริษัทเปิดใหม่อาจมีค่าใช้จ่ายประเภทค่าเช่า ค่าบริการ ค่าที่ปรึกษา ค่าจ้างทำของ หรือค่าจ้างอื่นที่เกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย แต่ไม่ใช่การจ่ายเงินทุกประเภทต้องหักภาษีด้วยอัตราเดียวกัน

ก่อนจ่ายเงินควรตรวจประเภทเงินได้ สถานะของผู้รับเงิน อัตราที่ต้องหัก และแบบที่เกี่ยวข้อง พร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามหลักเกณฑ์

หากบริษัทจ่ายเงินเต็มจำนวนโดยไม่ได้ตรวจหน้าที่หักภาษี อาจต้องกลับมาแก้ไขเอกสารและภาษีในภายหลัง

อ่านเพิ่มเติม ภาษีหัก ณ ที่จ่ายคืออะไร และเกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินอย่างไร

9. ตรวจหน้าที่เงินเดือนและประกันสังคม

หากบริษัทมีการจ้างพนักงาน ควรกำหนดระบบเก็บข้อมูลการจ้าง ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา เงินเดือน และภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงาน รวมถึงตรวจหน้าที่ขึ้นทะเบียนประกันสังคมตามข้อเท็จจริงของการจ้างงาน

การขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่เป็นผู้ประกันตนตามกฎหมายมีระยะเวลาที่ต้องดำเนินการ ไม่ควรรอจนสิ้นเดือนแรกหลังจดบริษัทโดยไม่ตรวจวันเริ่มจ้างจริง

ส่วนเงินเดือนหรือค่าตอบแทนกรรมการควรแยกจากการถอนเงินส่วนตัว เงินกู้ และเงินสำรองจ่าย เพื่อให้การบันทึกบัญชีและภาษีถูกต้องตามลักษณะรายการ

สามารถอ่าน เรื่องเงินเดือนกรรมการและการจัดทำบัญชีเงินเดือน เพิ่มเติมได้

เริ่มบริษัทใหม่ให้ถูกต้องตั้งแต่เดือนแรก

หากต้องการคำแนะนำเรื่องการจัดเอกสาร ระบบบัญชี และหน้าที่ทางภาษีหลังจดทะเบียนบริษัท สามารถติดต่อสำนักงานบัญชี พีทูพี

สัปดาห์ที่ 4 | วันที่ 22–30

จัดระบบงานบัญชีรายเดือนให้พร้อมใช้งานต่อเนื่อง

เมื่อข้อมูลบริษัท ระบบเงิน เอกสาร และหน้าที่ภาษีเริ่มชัดเจนแล้ว ช่วงปลายเดือนแรกควรนำทุกเรื่องมาจัดเป็นขั้นตอนทำงานประจำ เพื่อให้บุคลากรเข้าใจตรงกันและใช้ระบบเดียวกันในเดือนถัดไป

10. เลือกโปรแกรมบัญชีตามลักษณะธุรกิจ

บริษัทเปิดใหม่ไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมที่ซับซ้อนที่สุด แต่ควรเลือกเครื่องมือที่รองรับงานจริง เช่น การออกเอกสารขาย บันทึกรายรับรายจ่าย ติดตามลูกหนี้เจ้าหนี้ หรือควบคุมสินค้าคงเหลือตามความจำเป็น

หากเป็นธุรกิจบริการที่มีเอกสารจำนวนไม่มาก อาจใช้ระบบที่เรียบง่ายและตรวจสอบข้อมูลได้สะดวก แต่ธุรกิจค้าขายที่มีสินค้าและหลายช่องทางจำหน่ายอาจต้องใช้ระบบที่เชื่อมโยงงานขายกับสินค้าคงเหลืออย่างเหมาะสม

อย่างไรก็ตาม โปรแกรมบัญชีไม่ได้รับประกันว่าข้อมูลจะถูกต้องทั้งหมด ต้องมีผู้ตรวจสอบรายการและกำหนดสิทธิการใช้งานให้เหมาะสม

ศึกษาแนวทางจาก การเลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำหรับธุรกิจ

11. กำหนดตารางงานบัญชีและภาษีประจำเดือน

บริษัทควรกำหนดวันสรุปยอดขาย ส่งเอกสาร ตรวจรายการธนาคาร ติดตามลูกหนี้ และเตรียมข้อมูลภาษีที่เกี่ยวข้อง โดยอาจจัดทำตารางความรับผิดชอบระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน และผู้ทำบัญชี

ไม่ควรจำเพียงกำหนดวันที่ยื่นแบบภาษี แต่ควรกำหนดวันเตรียมข้อมูลล่วงหน้าด้วย เพื่อให้มีเวลาตรวจสอบก่อนยื่นจริง

หากใช้บริการสำนักงานบัญชี ควรตกลงให้ชัดว่ารายการใดผู้ประกอบการต้องเตรียม รายการใดสำนักงานดำเนินการ และใครเป็นผู้ตรวจสอบยอดภาษีและอนุมัติการชำระ

สามารถศึกษา หน้าที่การยื่นภาษีบริษัทและแบบภาษีที่เกี่ยวข้อง ประกอบการจัดตารางงาน

12. จัดทำรายงานสำหรับผู้บริหาร

แม้บริษัทจะเพิ่งเปิดดำเนินงาน เจ้าของกิจการควรเริ่มติดตามรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย เงินสด และยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ เพื่อให้ทราบสถานะธุรกิจมากกว่าการดูยอดเงินเหลือในธนาคารเพียงอย่างเดียว

ในเดือนแรกอาจเริ่มจากรายงานสรุปรายรับรายจ่ายและเงินสด จากนั้นค่อยพัฒนารายงานให้ละเอียดขึ้นตามปริมาณงานและการเติบโตของกิจการ

การจัดระบบตั้งแต่แรกจะช่วยให้การปิดบัญชีประจำปีไม่ต้องเริ่มรวบรวมเอกสารใหม่ทั้งหมด โดยสามารถศึกษา ขั้นตอนปิดบัญชีประจำปีของบริษัท เพื่อเตรียมความพร้อมระยะยาว

ตัวอย่างบริษัทเปิดใหม่ วางระบบบัญชี 30 วันแรกอย่างไร?

สมมติบริษัทแห่งหนึ่งจดทะเบียนเพื่อดำเนินธุรกิจบริการด้านการตลาดออนไลน์ มีกรรมการสองคน และเริ่มมีค่าใช้จ่ายตั้งแต่สัปดาห์แรก เช่น ค่าจดทะเบียนบริษัท ค่าเช่าสำนักงาน ค่าออกแบบเว็บไซต์ และค่าโฆษณา

ในสัปดาห์แรก กรรมการเปิดบัญชีธนาคารบริษัทและกำหนดวิธีอนุมัติค่าใช้จ่าย จากนั้นเริ่มเก็บใบเสร็จและหลักฐานการโอนเงินของบริษัทแยกออกจากค่าใช้จ่ายส่วนตัว

สัปดาห์ที่สอง บริษัทจัดแบบฟอร์มใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และกำหนดให้พนักงานส่งเอกสารรับจ่ายผ่านระบบกลาง โดยมอบหมายผู้รับผิดชอบตรวจเอกสารก่อนส่งให้ผู้ทำบัญชี

สัปดาห์ที่สาม บริษัทตรวจหน้าที่ VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากค่าบริการต่าง ๆ และหากเริ่มจ้างพนักงาน ก็จัดเตรียมข้อมูลเงินเดือนและประกันสังคมตามหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง

เมื่อครบ 30 วัน บริษัทมีข้อมูลรับจ่ายเดือนแรกพร้อมสำหรับการตรวจสอบ รู้ว่าเอกสารใดควรเก็บ และมีผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน

หลังจดบริษัท เรื่องใดมีระยะเวลาตามกฎหมายที่ต้องระวัง?

เจ้าของกิจการควรแยกระหว่างงานที่สำนักงานแนะนำให้เตรียมภายในเดือนแรก กับหน้าที่ที่กฎหมายกำหนดระยะเวลาจริง เพราะวันเริ่มนับอาจมาจากเหตุการณ์ที่ต่างกัน

โดยเฉพาะบริษัทที่จดทะเบียนปลายปีควรตรวจวันสิ้นรอบบัญชีตั้งแต่ต้น เพราะรอบบัญชีแรกอาจสั้นกว่าที่เจ้าของกิจการคาดไว้ และอาจมีหน้าที่จัดทำงบการเงินเร็วกว่าการนับครบหนึ่งปีจากวันจดทะเบียนบริษัท

ควรตรวจปฏิทินของกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และข้อกำหนดของ DBD ตามกรณีจริงก่อนดำเนินการ เพื่อไม่ให้สับสนระหว่างงานเตรียมความพร้อมกับกำหนดตามกฎหมาย

5 ข้อผิดพลาดที่บริษัทเปิดใหม่ควรหลีกเลี่ยง

Checklist 30 วันแรกหลังจดทะเบียนบริษัท

เจ้าของกิจการสามารถใช้รายการนี้ตรวจความพร้อมร่วมกับผู้ทำบัญชี โดยปรับตามประเภทและกิจกรรมของบริษัท

หากยังดำเนินการไม่ครบทุกข้อ ไม่จำเป็นต้องเข้าใจว่าบริษัททำผิดกฎหมายทันที เพราะแต่ละเรื่องมีความสำคัญและเงื่อนไขแตกต่างกัน แต่ควรเร่งตรวจหน้าที่ที่มีกำหนดเวลาตามกฎหมายก่อนเสมอ

คำถามที่พบบ่อยหลังจดบริษัทใหม่

สรุป 30 วันแรกหลังจดบริษัท คือช่วงสร้างพื้นฐานให้ธุรกิจ

การจดทะเบียนบริษัทเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการดำเนินธุรกิจ ส่วนการจัดระบบบัญชีและภาษีคือการเตรียมข้อมูลให้บริษัทสามารถดำเนินงานได้อย่างถูกต้องและตรวจสอบได้

ในช่วง 30 วันแรก เจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญกับการแยกเงินบริษัท การวางระบบเอกสาร การกำหนดผู้ทำบัญชี และการตรวจหน้าที่ภาษีที่เกี่ยวข้อง โดยไม่จำเป็นต้องใช้ระบบใหญ่หรือมีขั้นตอนซับซ้อนเกินความจำเป็น

สิ่งที่สำคัญกว่าการทำให้ครบทุกเรื่องในวันเดียว คือการกำหนดผู้รับผิดชอบ วิธีทำงาน และระบบติดตามที่สามารถดำเนินการต่อได้ทุกเดือน

สำนักงานบัญชี พีทูพี มุ่งแบ่งปันความรู้และให้คำแนะนำด้านบัญชีภาษี เพื่อช่วยให้บริษัทเปิดใหม่เข้าใจหน้าที่และสามารถจัดระบบการดำเนินงานให้เหมาะกับธุรกิจของตนเอง