จัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทอย่างไร? 12 หมวด พร้อมวิธีจัดเก็บให้เป็นระบบ

เอกสารบัญชีคืออะไร และทำไมต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ?

เอกสารบัญชี คือหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับรายการทางการเงินและธุรกรรมของกิจการ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ หลักฐานโอนเงิน ใบสำคัญรับจ่าย และเอกสารปรับปรุงบัญชี ซึ่งใช้ประกอบการบันทึกบัญชีและตรวจสอบรายการย้อนหลัง

เอกสารประกอบการลงบัญชีสามารถแบ่งตามแหล่งที่มาเป็นสามกลุ่ม ได้แก่ เอกสารจากบุคคลภายนอก เอกสารที่กิจการจัดทำให้บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจัดทำเพื่อใช้ภายใน โดยแต่ละกลุ่มควรได้รับการจัดเก็บให้สัมพันธ์กับรายการบัญชีที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทจ่ายค่าบริการ อาจมีใบแจ้งหนี้ หลักฐานอนุมัติจ่าย สลิปโอนเงิน และเอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง หากจัดเก็บแยกกันโดยไม่มีเลขที่อ้างอิง การตรวจสอบรายการหนึ่งรายการอาจใช้เวลานานกว่าที่ควร

การจัดแฟ้มที่ดีจึงไม่ใช่เพียงทำให้ตู้เอกสารดูเรียบร้อย แต่เป็นส่วนหนึ่งของระบบควบคุมงานบัญชีและการตรวจสอบข้อมูลของบริษัท

สามารถศึกษาพื้นฐานเอกสารจาก เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี และ การวางโครงสร้างเอกสารบัญชีตั้งแต่ปีแรก

จัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท 12 หมวด มีอะไรบ้าง?

กิจการสามารถแยกแฟ้มบัญชีเป็น 12 หมวด เพื่อให้ครอบคลุมเอกสารที่ใช้ในการบริหารงานและจัดทำบัญชี โดยจำนวนแฟ้มจริงสามารถเพิ่มหรือลดตามประเภทธุรกิจและปริมาณเอกสารได้

สำหรับบริษัทขนาดเล็กสามารถใช้แฟ้มรวมพร้อมแผ่นแบ่งหมวดได้ ส่วนบริษัทที่มีรายการจำนวนมากควรแยกเป็นแฟ้มรายเดือนหรือรายปี เพื่อไม่ให้เอกสารแน่นและค้นหายาก

หมวดที่ 1 แฟ้มข้อมูลบริษัทและเอกสารจดทะเบียน

แฟ้มนี้จัดเก็บเอกสารสำคัญที่แสดงสถานะและข้อมูลทางกฎหมายของกิจการ เช่น หนังสือรับรองบริษัท เอกสารจดทะเบียน รายชื่อผู้ถือหุ้น รายงานการประชุม และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบริหารองค์กร

เอกสารเพิ่มเติมที่เหมาะสม ได้แก่ ข้อบังคับบริษัท เอกสารทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สัญญาสำคัญ และข้อมูลอ้างอิงของบริษัท โดยควรแยกเอกสารทะเบียนปัจจุบันกับเอกสารประวัติการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน

เอกสารประเภทนี้ไม่ควรปะปนกับใบเสร็จค่าใช้จ่ายรายเดือน เพราะมีการใช้อ้างอิงต่างกัน และบางฉบับต้องเก็บรักษาตามหน้าที่เฉพาะของกิจการ

หากบริษัทมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทะเบียน สามารถศึกษา การเปลี่ยนแปลงกรรมการบริษัท เพื่อเข้าใจความสำคัญของเอกสารทะเบียนที่ต้องปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน

หมวดที่ 2 แฟ้มเอกสารซื้อสินค้าและบริการ

แฟ้มซื้อควรจัดเก็บใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ เอกสารรับสินค้า ใบลดหนี้ และหลักฐานอื่นที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าและการว่าจ้างบริการ

บริษัทอาจจัดเอกสารเป็นชุดตามใบสั่งซื้อหรือเลขที่ใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ตรวจได้ว่าสินค้าที่สั่งซื้อได้รับครบหรือไม่ ยอดเรียกเก็บตรงกับข้อตกลงหรือไม่ และมีการอนุมัติรายการก่อนจ่ายเงินแล้วหรือยัง

สำหรับกิจการที่ซื้อขายเป็นประจำ ควรแยกเอกสารเจ้าหนี้ที่ยังไม่ชำระออกจากเอกสารที่จ่ายเงินแล้ว หรือกำหนดสถานะในระบบให้ชัดเจนเพื่อลดความเสี่ยงการจ่ายซ้ำ

หมวดที่ 3 แฟ้มภาษีซื้อและภาษีขาย

กิจการที่จดทะเบียน VAT ควรแยกเอกสารภาษีซื้อและภาษีขาย เพื่อให้ตรวจรายการกับรายงานภาษีและแบบ ภ.พ.30 ได้สะดวก โดยจัดเก็บเอกสารตามช่วงเวลาภาษีและเลขที่อ้างอิง

เอกสารสำคัญ ได้แก่ ใบกำกับภาษีซื้อ ใบกำกับภาษีขาย ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย รวมถึงรายการปรับปรุงที่เกี่ยวข้อง

การมีใบกำกับภาษีซื้อไม่ได้หมายความว่าใช้สิทธิหักภาษีซื้อได้ทุกรายการ ต้องพิจารณาข้อจำกัดตามกฎหมาย และตรวจความถูกต้องของเอกสารก่อนนำข้อมูลไปจัดทำรายงาน

อ่านเพิ่มเติมจาก การจัดทำและยื่น ภ.พ.30 เพื่อเข้าใจการเชื่อมโยงรายงานภาษีกับเอกสารแต่ละเดือน

หมวดที่ 4 แฟ้มใบสำคัญจ่ายและเงินสดย่อย

แฟ้มเอกสารจ่ายเงินควรประกอบด้วยใบสำคัญจ่าย หลักฐานการอนุมัติ เอกสารเรียกเก็บเงินจากผู้ขาย และหลักฐานชำระเงิน เช่น สลิปโอนเงินหรือรายการธนาคารที่เกี่ยวข้อง

รายการเงินสดย่อยสามารถแยกแฟ้มย่อยตามเดือนหรือรอบการเบิกคืน เพื่อให้ตรวจสอบวัตถุประสงค์การจ่ายและยอดเงินคงเหลือได้สะดวก

ตัวอย่างเช่น บริษัทจ่ายค่าซ่อมเครื่องปรับอากาศ ควรเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ หลักฐานการรับบริการ เอกสารอนุมัติ และหลักฐานชำระเงินไว้ด้วยกัน โดยเก็บเอกสารภาษีตามหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง

กิจการควรใช้เลขที่ใบสำคัญจ่ายต่อเนื่องตามระบบ และบันทึกสถานะตรวจสอบหรืออนุมัติ เพื่อให้สามารถติดตามได้ว่าใครเป็นผู้จัดทำและใครเป็นผู้อนุมัติ

สามารถศึกษา การจัดทำใบสำคัญจ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายบริษัท เพิ่มเติมได้

หมวดที่ 5 แฟ้มใบสำคัญรับและการรับชำระเงิน

แฟ้มรับเงินใช้จัดเก็บหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระหนี้จากลูกค้า เช่น ใบสำคัญรับ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล หลักฐานการโอนเงิน และเอกสารอื่นที่ใช้อ้างอิงรายการ

ควรเชื่อมเอกสารรับเงินกับเลขที่ลูกหนี้หรือใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ตรวจได้ว่าการรับเงินแต่ละครั้งเป็นการชำระหนี้รายการใด และยังเหลือยอดค้างเท่าใด

สำหรับบริษัทที่ให้เครดิตลูกค้า ควรตรวจเอกสารรับชำระเงินร่วมกับรายงานอายุลูกหนี้ เพื่อป้องกันรายการรับเงินที่ไม่ได้ตัดหนี้หรือมีการตัดหนี้ผิดราย

ดูตัวอย่างและขั้นตอนจาก ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล และการติดตามลูกหนี้

หมวดที่ 6 แฟ้มภาษีหัก ณ ที่จ่าย

แฟ้มภาษีหัก ณ ที่จ่ายควรแยกเอกสารกรณีบริษัทเป็นผู้หักภาษีออกจากกรณีบริษัทถูกคู่ค้าหักภาษี เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลภาษีและหนังสือรับรองได้สะดวก

เอกสารที่เกี่ยวข้องอาจมีหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย แบบภาษี หลักฐานการยื่นแบบ และรายงานตรวจยอดตามประเภทเงินได้

อัตราหักภาษีและหน้าที่ยื่นแบบขึ้นอยู่กับประเภทเงินได้และสถานะผู้จ่ายผู้รับเงิน จึงไม่ควรกำหนดอัตราเดียวสำหรับเอกสารทุกประเภท

ศึกษาเรื่อง ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพิ่มเติม

หมวดที่ 7 แฟ้มเงินเดือนและประกันสังคม

แฟ้มเงินเดือนควรจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณและจ่ายค่าจ้าง เช่น รายงานเงินเดือน รายการหักเงิน หลักฐานโอนค่าจ้าง เอกสารภาษีเงินเดือน และหลักฐานนำส่งเงินสมทบประกันสังคม

ควรแยกข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานออกจากแฟ้มบัญชีทั่วไป และจำกัดสิทธิการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้อง เพื่อคุ้มครองข้อมูลค่าตอบแทนและข้อมูลส่วนบุคคล

เอกสารประเภทนี้ควรจัดเรียงตามรอบเงินเดือนและเดือนภาษี พร้อมตรวจความสัมพันธ์ระหว่างยอดจ่ายจริง รายงานเงินเดือน และรายการบัญชี

หมวดที่ 8 แฟ้มทะเบียนสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา

แฟ้มสินทรัพย์ควรเก็บข้อมูลทรัพย์สินที่กิจการใช้ในการดำเนินงาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องจักร อุปกรณ์สำนักงาน และยานพาหนะที่เป็นสินทรัพย์ของบริษัท

เอกสารประกอบอาจมีใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี หลักฐานชำระเงิน ทะเบียนสินทรัพย์ รายการค่าเสื่อมราคา เอกสารซ่อมบำรุง และเอกสารจำหน่ายสินทรัพย์

ทะเบียนสินทรัพย์ควรระบุรหัส ชื่อรายการ วันที่ได้มา ราคาทุน สถานที่ตั้ง อายุการใช้งาน ค่าเสื่อมราคาสะสม และมูลค่าตามบัญชี เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจนับและกระทบยอดกับบัญชี

กิจการต้องพิจารณานโยบายบัญชีและความมีสาระสำคัญในการจัดประเภทรายการ ไม่ควรกำหนดว่าสินทรัพย์ทุกชิ้นต้องมีมูลค่าอย่างน้อย 1,000 บาท เพราะเกณฑ์การรับรู้และการจัดประเภทต้องสอดคล้องกับหลักบัญชีที่เกี่ยวข้อง

สามารถศึกษาการจัดทำทะเบียนและการคิดค่าเสื่อมจาก ความรู้เกี่ยวกับค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ เพิ่มเติม

หมวดที่ 9 แฟ้มแบบภาษีและหลักฐานการยื่นแบบ

แฟ้มนี้รวบรวมแบบภาษีที่กิจการมีหน้าที่ยื่น พร้อมหลักฐานการส่งแบบและใบเสร็จหรือหลักฐานการชำระภาษี โดยควรแยกตามประเภทภาษีและงวดที่ยื่น

ตัวอย่างของบริษัททั่วไป ได้แก่ แบบ ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51 รวมถึงแบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายและแบบ VAT ที่เกี่ยวข้องตามลักษณะธุรกิจ

ไม่ควรนำแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด.90 หรือ ภ.ง.ด.91 ของเจ้าของกิจการหรือกรรมการมาปะปนเป็นหน้าที่ภาษีเงินได้นิติบุคคลของบริษัท โดยควรแยกแฟ้มและผู้รับผิดชอบตามประเภทผู้เสียภาษี

การจัดแฟ้มนี้ควรเก็บหลักฐานการยื่นแบบออนไลน์และเอกสารตอบรับจากระบบไว้ด้วย ไม่ใช่จัดเก็บเฉพาะสำเนาแบบภาษี

ผู้ประกอบการสามารถอ่าน บริษัทต้องเสียภาษีอะไรบ้าง เพื่อช่วยแยกหน้าที่ภาษีที่เกี่ยวข้อง

หมวดที่ 10 แฟ้มกระดาษทำการและงบการเงิน

แฟ้มกระดาษทำการใช้รวบรวมรายงานและหลักฐานที่ช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนปิดบัญชี เช่น งบทดลอง รายงานกระทบยอดธนาคาร อายุลูกหนี้ เจ้าหนี้ รายงานสินค้าคงเหลือ และทะเบียนสินทรัพย์

ควรจัดเก็บกระดาษทำการตามรอบปิดบัญชี พร้อมรายการปรับปรุงและผู้ตรวจทาน เพื่อให้ติดตามได้ว่าตัวเลขในงบการเงินมีที่มาอย่างไร

เมื่อจัดทำงบการเงินประจำปี ควรเก็บงบการเงินฉบับที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติและการยื่น พร้อมหลักฐานและเอกสารสนับสนุนตามหน้าที่ของกิจการ

ดูแนวทางจาก การวิเคราะห์งบการเงิน และ การเตรียมข้อมูลเพื่อปิดงบประจำปี

หมวดที่ 11 แฟ้มรายการรายวันทั่วไป

แฟ้มนี้จัดเก็บรายการที่ไม่ได้อยู่ในวงจรซื้อขายหรือรับจ่ายตามปกติ เช่น การโอนเงินระหว่างบัญชีธนาคาร การปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และรายการเกี่ยวกับเงินกู้ยืมหรือเงินทดรองของกรรมการ

ทุกครั้งที่บันทึกรายการปรับปรุงควรมีเอกสารอธิบายเหตุผล เลขที่อ้างอิง และผู้อนุมัติ เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้และไม่เกิดการปรับยอดโดยไม่มีหลักฐาน

รายการที่มีความซับซ้อนควรได้รับการตรวจสอบโดยผู้รับผิดชอบด้านบัญชี ก่อนนำไปปรับปรุงงบทดลองและรายงานทางการเงิน

หมวดที่ 12 แฟ้มเอกสารติดต่อประสานงาน

แฟ้มประสานงานใช้จัดเก็บทะเบียนรับส่งเอกสาร บันทึกข้อความ หนังสือแจ้ง และหลักฐานการติดต่อที่มีผลต่อการทำบัญชีและภาษี เช่น การติดตามเอกสารขาด การขอข้อมูลเพิ่มเติม และการส่งมอบงาน

หากใช้สำนักงานบัญชีภายนอก ควรกำหนดรายการเอกสารที่ส่ง วันที่ส่ง ผู้ส่ง ผู้รับ และสถานะการตรวจรับ เพื่อให้ตรวจสอบได้ว่าเอกสารชุดใดส่งครบแล้วหรือยังต้องแก้ไขเพิ่มเติม

การกำหนดรอบส่งเอกสารช่วยลดความคลาดเคลื่อนระหว่างฝ่ายธุรกิจกับผู้ทำบัญชี สามารถอ่าน วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เพิ่มเติม

ตัวอย่างรหัสแฟ้มเอกสารบัญชีและการตั้งชื่อแฟ้ม

นอกจากการแบ่งหมวดแล้ว บริษัทควรกำหนดรหัสแฟ้มให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้พนักงานทุกคนรู้ว่าเอกสารแต่ละประเภทต้องอยู่ตำแหน่งใด

ตัวอย่างการติดป้ายแฟ้มอาจใช้ข้อความ “ACC-04 | ใบสำคัญจ่าย | ม.ค. 2569” เพื่อให้มองเห็นประเภทเอกสารและช่วงเวลาได้ทันที โดยรูปแบบรหัสสามารถปรับตามระบบงานของแต่ละบริษัท

สำหรับแฟ้มที่เก็บมากกว่าหนึ่งปีควรระบุปีบัญชีให้ชัดเจน และทำทะเบียนแสดงตำแหน่งจัดเก็บเพื่อช่วยค้นหาเอกสารย้อนหลัง

จัดแฟ้มเอกสารบัญชีแบบกระดาษและดิจิทัลร่วมกันอย่างไร?

บริษัทสามารถใช้ระบบแฟ้มกระดาษร่วมกับการเก็บไฟล์ดิจิทัล โดยกำหนดชื่อไฟล์และโครงสร้างโฟลเดอร์ให้สัมพันธ์กับรหัสแฟ้มจริง เช่น แยกตามปี เดือน และประเภทเอกสาร

ควรตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ และชื่อคู่ค้า โดยไม่ใส่ข้อมูลส่วนบุคคลเกินจำเป็น และกำหนดสิทธิการเข้าถึงสำหรับเอกสารที่มีข้อมูลเงินเดือนหรือข้อมูลลูกค้า

การสแกนเอกสารช่วยสำรองข้อมูล แต่ไม่ได้หมายความว่าสามารถทำลายต้นฉบับกระดาษได้ทุกกรณี ต้องพิจารณาหลักเกณฑ์การเก็บรักษาและการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้อง

ควรมีระบบสำรองข้อมูล ตรวจความครบถ้วนของไฟล์ และกำหนดผู้รับผิดชอบการจัดเก็บ เพื่อให้สามารถกู้คืนข้อมูลได้เมื่อเกิดปัญหากับอุปกรณ์หรือระบบคอมพิวเตอร์

หากต้องการปรับปรุงกระบวนการเอกสารร่วมกับโปรแกรมบัญชี สามารถศึกษา การวางระบบบัญชีและระบบเอกสาร เพิ่มเติม

เอกสารบัญชีบริษัทต้องเก็บไว้กี่ปี?

ระยะเวลาเก็บรักษาเอกสารต้องพิจารณาตามประเภทเอกสารและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยหลักเกณฑ์ทั่วไปของเอกสารประกอบการลงบัญชีภายใต้กฎหมายการบัญชีมีข้อกำหนดให้เก็บรักษาเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี และอาจมีกรณีที่ต้องเก็บไว้นานกว่านั้นตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง

ส่วนรายงานและใบกำกับภาษีตามกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มมีข้อกำหนดการเก็บรักษาไม่น้อยกว่า 5 ปีตามหลักเกณฑ์ในประมวลรัษฎากร โดยจุดเริ่มนับระยะเวลาและสถานที่เก็บรักษาอาจแตกต่างจากเอกสารบัญชีบางประเภท

บริษัทจึงไม่ควรทำลายเอกสารทุกชนิดทันทีเมื่อครบ 5 ปีโดยไม่มีการตรวจสอบ เพราะอาจมีเอกสารสัญญา เอกสารทะเบียน หรือเรื่องที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบซึ่งต้องรักษาไว้ตามหน้าที่หรือความจำเป็นอื่น

ควรจัดทำทะเบียนกำหนดอายุเอกสาร แยกตามประเภท และให้ผู้รับผิดชอบพิจารณาก่อนการทำลายหรือย้ายไปจัดเก็บระยะยาว

เช็กลิสต์จัดแฟ้มบัญชีบริษัทก่อนปิดบัญชีประจำเดือน

• ☐ แยกเอกสารซื้อและเอกสารขายตามเดือนครบถ้วน
• ☐ ตรวจใบกำกับภาษีซื้อและภาษีขายกับรายงานภาษี
• ☐ เรียงใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่ายตามเลขที่
• ☐ ตรวจหลักฐานการโอนเงินกับรายการธนาคาร
• ☐ เก็บหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายครบถ้วน
• ☐ ตรวจรายงานเงินเดือนและหลักฐานนำส่งที่เกี่ยวข้อง
• ☐ จัดเก็บรายการซื้อหรือจำหน่ายสินทรัพย์
• ☐ ตรวจแบบภาษีและหลักฐานยื่นแบบ
• ☐ รวบรวมกระดาษทำการและรายการปรับปรุง
• ☐ บันทึกรายการเอกสารที่ยังขาดและผู้รับผิดชอบ
• ☐ จัดเก็บเอกสารลงแฟ้มตามรหัสและเดือน
• ☐ สำรองไฟล์ดิจิทัลและตรวจการเข้าถึงข้อมูล

เช็กลิสต์นี้สามารถใช้ตรวจรับเอกสารจากฝ่ายต่าง ๆ ก่อนส่งสำนักงานบัญชี โดยควรกำหนดวันส่งงานและผู้ตรวจรับให้ชัดเจน เพื่อให้ติดตามเอกสารที่ขาดได้ทันเวลา

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท (FAQ)

สรุป: จัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทให้เป็นระบบตั้งแต่ต้น

การจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทให้มีประสิทธิภาพควรเริ่มจากการแบ่งเอกสารเป็นหมวดที่สัมพันธ์กับระบบงานบัญชี โดยสามารถใช้แนวทาง 12 หมวด ตั้งแต่เอกสารทะเบียนบริษัท เอกสารซื้อขาย ภาษี รับจ่าย เงินเดือน สินทรัพย์ ไปจนถึงเอกสารปิดงบการเงิน

เมื่อกำหนดรหัสแฟ้ม วิธีเรียงเอกสาร และผู้รับผิดชอบแล้ว ควรมีขั้นตอนตรวจความครบถ้วนและการรับส่งเอกสารตามรอบ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถค้นหาหลักฐานและตรวจสอบรายการย้อนหลังได้สะดวก

การจัดแฟ้มบัญชีที่ดีไม่ได้วัดจากจำนวนแฟ้มหรือความสวยงามของตู้เอกสาร แต่ต้องช่วยให้ข้อมูลครบถ้วน ค้นหาได้ง่าย และสามารถตรวจสอบที่มาของรายการบัญชีได้ ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญของการทำบัญชีและภาษีอย่างเป็นระบบ