จัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท

เอกสารบัญชี คือ

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับบริษัท หรือกิจการการค้า ที่ต้องจัดทำเอกสารเมื่อมีรายการใดๆ ที่แสดงถึงตัวเงินเกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกกิจการ เพื่อให้เอกสารดังกล่าวเป็นหลักฐาน

ในการบันทึกบัญชีของกิจการนั้น ๆ และเมื่อมีเอกสารเหล่านี้เกิดขึ้นบริษัทควรจะจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทอย่างไร เพื่อให้ใช้งานได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ

ประเภทแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท

ทั้งนี้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้แยกประเภทเอกสารทางบัญชีออกเป็น 3 ประเภทคือ

1. ประเภทเอกสารที่ทำขึ้นโดยบุคคลภายนอกกิจการค้า

2. ประเภทเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้ทำบัญชีของกิจการที่จัดทำเอกสารให้แก่ผู้เกี่ยวข้องที่อยู่นอกกิจการ

3. ประเภทเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้จัดทำบัญชีของกิจการเพื่อใช้ภายในกิจการของตน

จัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทอย่างไรให้ใช้งานได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ

การเก็บเอกสารสำคัญเกี่ยวข้องกับบัญชีให้เป็นหมวดหมู่มีความจำเป็นต่อกิจการเป็นอย่างมากเพราะจะช่วยให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีง่ายต่อการค้นหา เอกสาร แล้วมีวิธีการจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทอย่างไร ให้ใช้งานได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  บริการ รับทำบัญชี ยื่นภาษีออนไลน์

การแบ่งหมวดหมู่การจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทได้โดยสังเขปเป็น 12 หมวดหมู่ดังนี้

1. แฟ้มข้อมูลของธุรกิจ ต้องจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มดังนี้ เอกสารหนังสือรับรองการจดทะเบียน เอกสารการจดทะเบียนนิติบุคคล (บริษัท, ห้างหุ้นส่วนจำกัด) แบบ บอจ.5 (แสดงรายชื่อผู้ถือหุ้น) เอกสารรายงานการประชุมประจำปี

เอกสารแสดงแผนผังการบริหารจัดการขององค์กร เอกสารงบการเงินของปีที่ผ่านมา แบบ ภ.ง.ด.50 /ภ.ง.ด..51 ของปีที่ผ่านมา แบบ ภ.พ.01/ภ.พ.09/ภ.พ.20 สัญญาต่างๆ ของกิจการที่ทำร่วมกับผู้อื่น

2. แฟ้มเอกสารซื้อของกิจการ เอกสารรายการที่ต้องเก็บเข้าแฟ้ม เอกสารแสดงรายการขอซื้อ เอกสารแสดงรายการสั่งซื้อ เอกสารแสดงรายการแจ้งหนี้ เอกสารสำเนาใบลดหนี้ ในกรณีที่แสดงราคาผิด หรือคืนสินค้า เอกสารสัญญาการซื้อการจ้าง เอกสารการรับประกัน เอกสารหรืออีเมล์ที่แสดงการสนทนาสั่งซื้อสั่งจ้าง

3. แฟ้มเอกสารภาษีซื้อภาษีขาย แฟ้มภาษีขาย เอกสารสำเนาใบกำกับภาษีขาย เอกสารรายงานภาษีขาย แฟ้มภาษีซื้อเอกสารต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ เอกสารต้นฉบับรายงานภาษีซื้อ

4. แฟ้มเอกสารจ่ายเงิน หมวดนี้แบ่งเอกสารออกเป็น 2 ประเภท คือเอกสารใบสำคัญจ่าย เอกสารเงินสดย่อย ซึ่งทั้ง 2 ประเภทต้องประกอบด้วยเอกสารดังนี้

เอกสารใบสำคัญจ่าย ที่มีลายเซ็นของผู้รับเงิน เอกสารใบแจ้งหนี้,ใบส่งของ,สำเนาใบกำกับภาษี เอกสารต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน เอกสารที่เป็นหลักฐานการจ่ายเงิน

เช่น สลิปการโอน, สำเนาเช็คที่จ่าย, สำเนาหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย, สำเนาบัตรประชาชน ในกรณีจ้างบุคคลธรรมดา เอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อ หรือเอกสารจัดจ้าง

5. แฟ้มเอกสารรับชำระหนี้ ต้องจัดเก็บอกสารดังต่อไปนี้ (1) เอกสารใบสำคัญการรับเงิน (2) เอกสารสำเนาใบเสร็จรับเงิน (3) เอกสารสำเนาใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ/ใบกำกับภาษีขาย (4) เอกสาร สำเนาใบลดหนีขาย กรณีราคาผิด คืนสินค้า

(5) แฟ้มเอกสารหลักฐานการรับชำระเงิน สำเนาเช็ครับ สลิปการโอน (6) หากเป็นธุรกิจบริการต้องมีเอกสารสำเนาหักภาษี  ณ ที่จ่าย (7) เอกสารอื่นๆ  ที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อ

6. แฟ้มเอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในกรณีที่ดำเนินกิจการด้านงานบริการ หากกิจการดำเนินธุรกิจด้านงานบริการ เมื่อลูกค้าจ่ายชำระ กิจการจะถูกหักภาษี 1 % - 5 % ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจบริการ

โดยลูกค้าต้องให้เอกสารแก่กิจการผู้ให้บริการเก็บเข้าแฟ้ม (1) เอกสารต้นฉบับเก็บแฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (2) เอกสารสำเนาชุดใบสำคัญการรับชำระหนี้

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  บริการรับวางระบบ โปรแกรมบัญชี Express

7. แฟ้มเอกสารเงินเดือนและประกันสังคม เอกสารที่ต้องเก็บเข้าแฟ้ม มีรายการดังนี้ แบบยื่นภาษี ภงด.1 แบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (สปส1-10) ตารางสรุปการจ่ายเงินเดือน

8. เอกสารแฟ้มสินทรัพย์ของธุรกิจ การจัดทำบัญชีทะเบียนสินทรัพย์เป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการที่ต้องจัดทำโดยสินทรัพย์ที่แสดงต้องมีอายุการใช้งานเกิน 1 ปี และมีมูลค่าไม่ต่ำกว่า 1,000 บาท

หรือเป็นไปตามนโยบายของกิจการ ซึ่งแตกต่างกันไป โดยจะต้องจัดเก็บรายละเอียดเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์เข้าแฟ้มดังนี้ (1) เอกสารซื้อ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี

(2) ทะเบียนสินทรัพย์ซึ่งต้องแสดงรายละเอียดดังนี้ ประเภทสินทรัพย์ ที่ตั้งสินทรัพย์ รหัสของสินทรัพย์ เลขที่เอกสารอ้างอิงที่ลงบันทึกบัญชี มูลค่าทรัพย์สินที่ซื้อมา ระบุวันเริ่มใช้งาน ระบุอายุการใช้งาน ตัวเลขมูลค่าค่าเสื่อม ณ ราคาปัจจุบัน ตัวเลขมูลค่าค่าเสื่อมราคาสะสม ตัวเลขมูลค่าสุทธิของทรัพย์สิน ณ ปัจจุบัน

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  บริการ รับจดทะเบียนบริษัท

9. แฟ้มเอกสารใบเสร็จและแบบการชำระภาษีแต่ละประเภท โดยแบบยื่นภาษีหลักๆที่เกี่ยวข้องกับกิจการและต้องเก็บเข้าแฟ้ม คือ

9.1 แบบยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา เอกสารที่ต้องเก็บเข้าแฟ้มประกอบด้วย แบบภาษี ภ.ง.ด 1 แบบภาษี ภ.ง.ด 2 /ภ.ง.ด 3 แบบภาษี ภ.ง.ด 90 ,ภ.งด 91 แบบภ ภ.ง.ด 94

9.2 แบบยื่นภาษีนิติบุคคล เอกสารที่ต้องเข้าแฟ้ม คือ แบบ ภ.ง.ด 50/ภ.ง.ด 51/ภ.ง.ด 52/ภ.ง.ด 53/ภ.ง.ด 54/ภ.ง.ด 55

9.3 แบบยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสารที่ต้องเก็บเข้าแฟ้มคือ แบบภาษี ภพ.30/ภพ.35

9.4 แบบยื่นภาษีธุรกิจเฉพาะ คือแบบภาษี  ภธ.40

9.5 แบบภาษีอื่นๆ ภ.ง.ด 1ก. การสรุป ภ.ง.ด 1 ทั้งปี สำเนาใบเสร็จการชำระภาษีป้ายประจำปีของกิจการ สำเนาใบเสร็จชำระเงินกองทุนทดแทน

10. แฟ้มเอกสารกระดาษทำการงบการเงิน ประกอบด้วยเอกสารที่ต้องเก็บเข้าแฟ้มดังนี้ เอกสารแสดงงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เอกสารรายงานอายุลูกหนี้การค้า เอกสารรายงานสินค้าคงเหลือ เอกสารทะเบียนทรัพย์สิน เอกสารรายงานเจ้าหนี้การค้า เอกสารงบทดลอง เอกสารงบการเงินประจำปี

11. แฟ้มเอกสารรายการรายวันทั่วไป ต้องเก็บเอกสารายการที่เกี่ยวข้องดังนี้ เอกสารการโอนเงินระหว่างธนาคาร เอกสารการถอนเงินระหว่างธนาคาร เอกสารการฝากเงินเข้าบัญชี เอกสารการรับเงินจากกรรมการ เอกสารเงินยืมกรรมการ เอกสารแสดงรายการปรับปรุงกรณีค้างจ้าง หรือค้างเบิก

12. แฟ้มเอกสารหมวดติดต่องานนอกกิจการ เอกสารที่ต้องจัดเก็บเข้าแฟ้มประกอบด้วย เอกสารแสดงการรับงานทำบัญชีของกิจการ บันทึกข้อความการติดต่อลูกค้า ปฏิทินการรับเอกสารและรับเงิน

สรุปการจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท

เป็นเรื่องสำคัญที่จะช่วยให้การลงบันทึกบัญชีทำได้อย่างถูกต้องง่ายและสะดวก อีกทั้งทำให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว จึงเป็นเรื่องที่กิจการต้องให้ความสำคัญในการจัดการวางแผนดำเนินการตั้งแต่เริ่มต้นการทำธุรกิจ

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  บริการ ที่ปรึกษาบัญชี ปรึกษางานฝ่ายบัญชี