วิธีเลือกคนทำบัญชีให้บริษัท ดูอะไรบ้างก่อนจ้าง?

ก่อนหาคนทำบัญชี ต้องรู้ก่อนว่าธุรกิจต้องการให้ทำอะไร

หลายบริษัทเริ่มจากประกาศว่า “หาคนทำบัญชี” แต่ยังไม่ได้กำหนดว่าต้องการให้ดูแลงานถึงระดับใด ทำให้ตอนเริ่มงานเกิดความเข้าใจไม่ตรงกัน เช่น เจ้าของคิดว่ารวมยื่นภาษีทั้งหมด แต่อีกฝ่ายรับเพียงบันทึกบัญชี หรือคิดว่ารวมปิดงบและผู้สอบบัญชี ทั้งที่จริงเป็นคนละขอบเขตงาน

จึงควรลิสต์งานก่อน เช่น รับเอกสาร ตรวจเอกสาร บันทึกซื้อ–ขาย กระทบยอดธนาคาร จัดทำภาษีรายเดือน เงินเดือน สต๊อก ปิดบัญชี หรือประสานงานกับผู้สอบบัญชี จากนั้นจึงค่อยเลือกคนที่มีความสามารถตรงกับงาน

หากยังไม่แน่ใจว่าบริษัทต้องทำบัญชีอะไรบ้าง สามารถอ่านบัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง เพื่อกำหนดขอบเขตก่อนเริ่มคัดเลือกผู้ดูแลบัญชี

1. ตรวจคุณสมบัติของผู้ทำบัญชีให้ถูกต้อง

ถ้าบุคคลที่จะรับผิดชอบในฐานะ “ผู้ทำบัญชี” ของนิติบุคคล ต้องพิจารณาว่ามีคุณสมบัติตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรดูเพียงว่าเคยทำงานบัญชีหรือใช้โปรแกรมเป็นเท่านั้น

เจ้าของกิจการควรถามให้ชัดว่า ใครเป็นผู้ทำบัญชีของกิจการจริง ใครเป็นผู้ตรวจงาน และหากใช้สำนักงานบัญชี ผู้ที่เซ็นหรือรับผิดชอบงานมีคุณสมบัติตามที่กำหนดหรือไม่

สำหรับรายละเอียดด้านคุณสมบัติ สามารถอ่านขั้นตอนขึ้นทะเบียนและคุณสมบัติผู้ทำบัญชี ซึ่งแยก Search Intent เรื่องคุณสมบัติผู้ทำบัญชีไว้อย่างชัดเจน

2. ดูว่าคนทำบัญชีเข้าใจลักษณะธุรกิจหรือไม่

ธุรกิจแต่ละประเภทมี Flow งานต่างกัน ร้านค้าออนไลน์มีข้อมูลจาก Marketplace และ Payment Gateway โรงงานมีวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และต้นทุนผลิต ธุรกิจก่อสร้างมีต้นทุนตามโครงการ ขณะที่คลินิกหรือธุรกิจบริการมีรูปแบบเอกสารอีกแบบหนึ่ง

คนทำบัญชีที่เหมาะจึงควรถามเรื่องธุรกิจก่อนเริ่มงาน เช่น รายได้เกิดจากไหน ซื้อขายอย่างไร มีสต๊อกหรือไม่ รับเงินช่องทางใด และใช้โปรแกรมอะไร เพราะข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อวิธีจัดเอกสารและออกแบบระบบบัญชี

หากธุรกิจยังไม่มีโครงสร้างบัญชีชัด สามารถอ่านการจัดระบบทำบัญชีบริษัท และผังบัญชีคืออะไร ประกอบก่อนเลือกผู้ดูแล

3. ดูระบบรับส่งเอกสาร ไม่ใช่ดูเฉพาะคน

แม้คนทำบัญชีจะมีความรู้ดี แต่หากระบบรับส่งเอกสารไม่ชัด งานก็สะดุดได้ เช่น ส่งเอกสารหลายช่องทาง ไม่มีรายการติดตามเอกสารขาด ไม่รู้ว่าต้องส่งภายในวันใด หรือไม่มีผู้รับผิดชอบภายในบริษัท

ก่อนจ้างควรถามว่าเอกสารจะส่งผ่านช่องทางใด ใครเป็นผู้ตรวจความครบถ้วน มีระบบแจ้งเอกสารขาดหรือไม่ และเมื่อผู้ทำบัญชีได้รับเอกสารแล้วจะมีหลักฐานหรือสถานะติดตามอย่างไร

ธุรกิจสามารถใช้แนวทางเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เป็นเช็กลิสต์ตั้งต้นก่อนกำหนด Workflow ร่วมกัน

4. ดูว่ามีการตรวจทานงานหรือไม่

งานบัญชีไม่ควรจบที่การคีย์เอกสารเข้าโปรแกรม ควรมีขั้นตอนตรวจความถูกต้อง เช่น กระทบยอดธนาคาร ตรวจยอดลูกหนี้–เจ้าหนี้ ตรวจภาษีซื้อ–ขาย และตรวจรายการผิดปกติก่อนนำข้อมูลไปยื่นภาษีหรือใช้ปิดงบ

หากใช้สำนักงานบัญชี ควรถามว่าใครเป็นผู้ตรวจงานหลังผู้บันทึก หากใช้พนักงานบัญชีภายใน ควรกำหนดว่าใครอนุมัติรายการสำคัญและใครตรวจรายงานก่อนส่งต่อผู้บริหาร

เรื่องนี้เชื่อมกับการบริหารงานฝ่ายบัญชี โดยตรง เพราะการแบ่งหน้าที่ทำและตรวจช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานคนเดียวทุกขั้นตอน

5. ดูการสื่อสารและกำหนดเวลาการทำงาน

ปัญหาที่เจ้าของกิจการพบไม่ได้เกิดจากบัญชีผิดเสมอไป แต่เกิดจาก “ไม่รู้ว่างานถึงไหนแล้ว” เช่น ไม่ทราบว่าเอกสารอะไรขาด ไม่รู้ภาษีต้องจ่ายเมื่อไร หรือไม่รู้ว่ารายงานจะได้รับวันไหน

ก่อนเริ่มงานควรกำหนดรอบสื่อสาร เช่น วันส่งเอกสาร วันแจ้งยอดภาษี วันส่งรายงาน และช่องทางหลักที่ใช้ติดต่อ รวมถึงผู้ประสานงานของทั้งสองฝ่าย

หากเป็นการทำงานระยะไกล สามารถอ่านพนักงานบัญชีออนไลน์คืออะไร เพื่อดูว่าระบบงาน Remote ต้องเตรียมอะไรเพิ่มเติม

6. ดูเรื่องสิทธิข้อมูลและการรักษาความลับ

ผู้ทำบัญชีต้องเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น Statement รายชื่อลูกค้า รายได้ ค่าใช้จ่าย เงินเดือน หรือสัญญาทางธุรกิจ จึงควรกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลให้เหมาะกับหน้าที่ ไม่ควรแชร์รหัสผ่านหลักของบริษัทโดยไม่มีความจำเป็น

ควรถามว่าไฟล์ถูกเก็บไว้ที่ไหน ใครเข้าถึงได้ เมื่อมีพนักงานลาออกจะยกเลิกสิทธิอย่างไร และมีวิธีส่งมอบข้อมูลให้บริษัทกลับคืนหรือไม่

ไม่ควรสรุปว่า Full-time ปลอดภัยกว่า Part-time หรือสำนักงานบัญชีเสมอไป เพราะความปลอดภัยขึ้นกับระบบ สิทธิผู้ใช้ ขั้นตอนควบคุม และวินัยของผู้ปฏิบัติงานมากกว่าสถานะการจ้างเพียงอย่างเดียว

7. ดูความสามารถในการใช้โปรแกรมและระบบของธุรกิจ

แต่ละบริษัทใช้เครื่องมือไม่เหมือนกัน บางแห่งใช้ Express บางแห่งใช้ Cloud Accounting หรือเชื่อมข้อมูลจากระบบขาย ERP และ Marketplace ผู้ทำบัญชีจึงควรเข้าใจเครื่องมือที่กิจการใช้ หรือสามารถปรับตัวเข้าสู่ระบบได้

อย่างไรก็ตาม การใช้โปรแกรมเก่งไม่ได้แปลว่าเข้าใจบัญชีครบทุกเรื่อง เพราะ Software เป็นเครื่องมือ คนทำบัญชียังต้องรู้ว่ารายการควรถูกบันทึกอย่างไรและตรวจผลอย่างไร

หากกิจการกำลังเลือกระบบ สามารถอ่านโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ และโปรแกรมบัญชี On Cloud เพื่อแยกเรื่อง Software ออกจากเรื่องคนทำบัญชี

8. เปรียบเทียบขอบเขตงานก่อนเปรียบเทียบราคา

ราคาค่าทำบัญชีที่ต่างกันไม่ได้หมายความว่ารายหนึ่งแพงหรือถูกกว่าเสมอ เพราะขอบเขตอาจไม่เท่ากัน เช่น บางราคาเฉพาะบันทึกบัญชี บางแห่งรวมยื่นภาษีรายเดือน บางแห่งรวมตรวจเอกสารและให้คำปรึกษา ขณะที่ปิดงบและผู้สอบบัญชีอาจคิดแยกต่างหาก

ก่อนเปรียบเทียบจึงควรขอ Scope ให้ชัด เช่น จำนวนเอกสาร จำนวนพนักงาน จำนวนบัญชีธนาคาร จำนวนสาขา VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินเดือน สต๊อก รายงาน และงานปลายปี

หากยังตัดสินใจระหว่างทำเองกับจ้างภายนอก สามารถอ่านทำบัญชีด้วยตัวเองหรือจ้างสำนักงานบัญชี โดยให้หน้านั้นถือ Search Intent เรื่องเปรียบเทียบรูปแบบการทำงานโดยเฉพาะ

9. ดูระบบส่งมอบงาน หากวันหนึ่งต้องเปลี่ยนคนทำบัญชี

จุดที่เจ้าของกิจการมักไม่ถามตอนเริ่มงานคือ “ถ้าต้องเปลี่ยนผู้ดูแล จะได้รับอะไรคืนบ้าง” ทั้งที่เป็นเรื่องสำคัญมากต่อความต่อเนื่องของบัญชี

ควรกำหนดตั้งแต่ต้นว่าเอกสารต้นฉบับ ไฟล์บัญชี รายงานภาษี กระดาษทำการ รายละเอียดลูกหนี้–เจ้าหนี้ ทะเบียนทรัพย์สิน และข้อมูลประกอบอื่นจะถูกส่งมอบในรูปแบบใด และใครเป็นเจ้าของ Account ของระบบที่ใช้

การส่งมอบที่ดีช่วยลดปัญหาเมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชี หรือเปลี่ยนพนักงานภายใน และทำให้ทีมใหม่ตรวจสอบยอดยกมาได้ง่ายขึ้น

10. ดูว่ารายงานที่ได้รับช่วยเจ้าของธุรกิจได้หรือไม่

คนทำบัญชีไม่ได้มีหน้าที่เพียงยื่นแบบให้ทันเวลา ข้อมูลบัญชีควรกลับมาเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร เช่น ยอดขาย ค่าใช้จ่าย กำไร ลูกหนี้ค้างชำระ เงินสด หรือรายการผิดปกติที่ควรติดตาม

ไม่จำเป็นต้องมีรายงานซับซ้อนทุกเดือน แต่ควรกำหนดอย่างน้อยว่าเจ้าของต้องการเห็นตัวเลขอะไร และข้อมูลนั้นจะได้รับเมื่อไร หากทำบัญชีแล้วเจ้าของไม่เคยเห็นรายงานเลย ควรทบทวนว่าระบบงานปัจจุบันตอบโจทย์ธุรกิจหรือไม่

เรื่องนี้เชื่อมกับการทำบัญชีรายเดือนและรายปี เพราะข้อมูลที่ดีควรถูกตรวจและสรุปต่อเนื่อง ไม่ใช่รอรวบรวมทั้งหมดตอนปิดงบ

พนักงานบัญชีประจำ กับสำนักงานบัญชี เลือกแบบไหนดี

หากธุรกิจมีรายการจำนวนมาก ต้องประสานหลายฝ่าย มีคลังสินค้า หรือมีงานเอกสารหน้างานตลอดวัน การมีพนักงานบัญชีภายในอาจช่วยให้การประสานงานเร็วขึ้น

ส่วนธุรกิจที่จำนวนรายการยังไม่มาก หรือยังไม่จำเป็นต้องมีทีมบัญชีเต็มเวลา อาจเลือกสำนักงานบัญชีภายนอก หรือใช้พนักงานภายในบางส่วนร่วมกับสำนักงานบัญชีก็ได้

สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่กำลังสร้างทีม สามารถอ่านขั้นตอนตั้งฝ่ายบัญชีในบริษัทขนาดเล็ก เพื่อดูว่าควรมีตำแหน่งและหน้าที่อะไรบ้างก่อนตัดสินใจจ้าง

Checklist 12 ข้อ ก่อนตกลงจ้างคนทำบัญชี

สัญญาณที่ควรถามเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจ

หากผู้ให้บริการตอบขอบเขตงานไม่ชัด ไม่สามารถระบุผู้รับผิดชอบได้ ไม่อธิบายระบบส่งเอกสาร ไม่มีแนวทางส่งมอบข้อมูล หรือคิดค่าบริการโดยไม่ถามลักษณะธุรกิจเลย เจ้าของกิจการควรถามรายละเอียดเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจ

ในทางกลับกัน การมีคำถามจำนวนมากจากคนทำบัญชีไม่ใช่เรื่องเสียเวลาเสมอไป เพราะคำถามเกี่ยวกับธุรกิจ เอกสาร และ Flow งานช่วยให้กำหนดระบบให้เหมาะกับข้อเท็จจริงมากขึ้น

สิ่งที่ควรมองคือความชัดเจน ความต่อเนื่อง และความสามารถในการอธิบาย มากกว่าคำโฆษณาว่า “ครบวงจร” หรือ “มืออาชีพ” โดยไม่มีรายละเอียดรองรับ