10 คำถามบัญชีที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ ก่อนปัญหาเล็กกลายเป็นเรื่องใหญ่

ACCOUNTING QUESTIONS EXPLAINED

เรื่องบัญชีที่ควรรู้ ไม่จำเป็นต้องรอให้เกิดปัญหาก่อน

บางกิจการมองงานบัญชีเป็นเรื่องที่สำนักงานบัญชีหรือพนักงานบัญชีรับผิดชอบทั้งหมด แต่ในทางปฏิบัติข้อมูลสำคัญเริ่มต้นจากเจ้าของธุรกิจและพนักงานในแต่ละแผนก เช่น การตกลงขายสินค้า การจ่ายค่าใช้จ่าย การรับเงินลูกค้า และการอนุมัติรายการ

หากข้อมูลต้นทางไม่ครบ ผู้ทำบัญชีอาจไม่สามารถทราบข้อเท็จจริงได้จากเอกสารเพียงอย่างเดียว การทำความเข้าใจคำถามต่อไปนี้จึงช่วยให้เจ้าของกิจการรู้ว่าควรตรวจอะไร และควรแจ้งข้อมูลใดให้ผู้รับผิดชอบบัญชี

1. เงินเข้าบัญชีบริษัททุกครั้ง ถือเป็นรายได้หรือไม่?

คำตอบคือ ไม่จำเป็นเสมอไป เงินที่เข้าบัญชีบริษัทอาจเป็นรายได้จากการขายสินค้า เงินรับชำระหนี้จากลูกค้า เงินกู้จากกรรมการ เงินเพิ่มทุน หรือการโอนระหว่างบัญชีของบริษัทเอง

ตัวอย่างเช่น กรรมการโอนเงินส่วนตัว 100,000 บาทเข้าบริษัทเพื่อให้มีเงินหมุนเวียน รายการนี้ไม่ควรถูกบันทึกเป็นรายได้จากการขายโดยอัตโนมัติ ต้องพิจารณาว่าเป็นเงินกู้ เงินทดรอง หรือรายการอื่นตามข้อเท็จจริงและเอกสาร

วิธีป้องกัน: ควรมีรายละเอียดประกอบเงินรับทุกรายการ และแยกประเภทการรับเงินให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

2. กรรมการใช้เงินส่วนตัวจ่ายค่าใช้จ่ายแทนบริษัทได้หรือไม่?

ในทางปฏิบัติอาจเกิดขึ้นได้ เช่น กรรมการสำรองเงินเพื่อซื้ออุปกรณ์หรือชำระค่าใช้จ่ายเร่งด่วนให้บริษัท แต่ต้องมีหลักฐานเพียงพอว่ารายการนั้นเกิดขึ้นเพื่อกิจการจริง

สิ่งที่ควรเตรียมคือใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามลักษณะรายการ หลักฐานการชำระเงิน และรายละเอียดผู้สำรองจ่าย เพื่อให้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายและเจ้าหนี้หรือเงินทดรองได้ตามข้อเท็จจริง

หากเกี่ยวข้องกับ VAT ต้องตรวจสิทธิภาษีซื้อแยกต่างหาก เพราะการที่บริษัทรับรู้ค่าใช้จ่ายได้ไม่ได้หมายความว่าจะใช้ภาษีซื้อได้ทุกกรณี

ข้อควรระวัง: ไม่ควรนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการมาปะปนกับค่าใช้จ่ายของบริษัทโดยไม่มีเหตุผลและหลักฐานประกอบ

3. ใบเสร็จหรือเอกสารค่าใช้จ่ายหาย ต้องทำอย่างไร?

เมื่อเอกสารสูญหาย ไม่ควรรีบสรุปว่าไม่สามารถบันทึกบัญชีได้ทุกกรณี แต่ต้องตรวจว่ารายการนั้นเกิดขึ้นจริงหรือไม่ และมีหลักฐานอื่นที่เหมาะสมเพียงพอหรือไม่

กิจการอาจติดต่อผู้ขายเพื่อขอเอกสารใหม่หรือใบแทนตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง พร้อมเก็บหลักฐานการชำระเงินและข้อมูลธุรกรรม แต่ไม่ควรจัดทำใบเสร็จขึ้นเองโดยอ้างว่าเป็นเอกสารจากผู้ขาย

ต้องแยกเรื่องการบันทึกบัญชีออกจากสิทธิหักรายจ่ายทางภาษีและสิทธิภาษีซื้อ เพราะแต่ละเรื่องมีเงื่อนไขทางกฎหมายที่ต่างกัน

เจ้าของกิจการควรจัดเก็บเอกสารตั้งแต่ได้รับ โดยศึกษา วิธีจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทให้เป็นระบบ เพื่อป้องกันการสูญหายในอนาคต

4. ทำไมยอดเงินฝากธนาคารในบัญชีจึงไม่ตรงกับ Statement?

ยอดไม่ตรงอาจเกิดได้จากรายการที่ยังไม่ได้บันทึก ค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบี้ย เงินโอนที่ยังไม่ทราบรายละเอียด หรือรายการที่บันทึกผิดบัญชีและผิดช่วงเวลา

การแก้ไขควรเริ่มจากการกระทบยอดธนาคาร โดยเปรียบเทียบรายการในบัญชีกับ Statement ทีละรายการ ตรวจวันที่ จำนวนเงิน และรายละเอียดธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น บริษัทบันทึกรับเงินลูกค้า 50,000 บาท แต่เงินเข้าธนาคารจริง 49,990 บาท อาจมีค่าธรรมเนียมหรือรายการหักอื่นที่ต้องตรวจ ไม่ควรปรับยอดต่าง 10 บาทโดยไม่มีหลักฐาน

ข้อเสนอแนะ: ควรกระทบยอดบัญชีธนาคารทุกเดือน เพื่อลดรายการค้างสะสมและช่วยให้ตรวจสอบความผิดปกติได้รวดเร็ว

5. บริษัทขายสินค้าแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่จ่ายเงิน ต้องบันทึกรายได้หรือไม่?

สำหรับกิจการที่จัดทำบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง การรับรู้รายได้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการได้รับเงินเพียงอย่างเดียว แต่ต้องพิจารณาว่าเกิดรายการและเข้าเงื่อนไขการรับรู้รายได้ตามมาตรฐานบัญชีแล้วหรือไม่

ตัวอย่างเช่น บริษัทส่งมอบสินค้าตามเงื่อนไขและมีสิทธิเรียกเก็บเงินจากลูกค้า แม้ลูกค้ายังไม่ชำระเงิน บริษัทอาจต้องรับรู้รายได้และลูกหนี้การค้าในงวดที่เกี่ยวข้อง

เมื่อได้รับเงินในภายหลัง จึงบันทึกลดยอดลูกหนี้ ไม่ใช่บันทึกเป็นรายได้ซ้ำอีกครั้ง

อย่างไรก็ตาม จุดเกิดภาษีมูลค่าเพิ่มอาจมีหลักเกณฑ์แตกต่างจากการรับรู้รายได้ทางบัญชี จึงควรตรวจแยกตามลักษณะธุรกรรม

6. บริษัทขาดทุนหรือไม่มีรายได้ ยังต้องทำบัญชีหรือไม่?

บริษัทที่ยังมีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมายต้องดำเนินการตามหน้าที่ แม้จะขาดทุนหรือไม่มีรายได้ในรอบบัญชีนั้น เพราะกิจการอาจยังมีสินทรัพย์ หนี้สิน เงินฝากธนาคาร ค่าใช้จ่าย และทุนของผู้ถือหุ้นที่ต้องรายงาน

นอกจากนี้ ต้องตรวจหน้าที่ยื่นงบการเงินและแบบภาษีที่เกี่ยวข้องตามประเภทนิติบุคคล การขาดทุนหรือไม่มีรายได้ไม่ทำให้ทุกหน้าที่สิ้นสุดลงโดยอัตโนมัติ

ผู้ประกอบการควรแยกคำว่า “ไม่มีรายได้” ออกจาก “ไม่มีรายการบัญชี” เพราะทั้งสองเรื่องไม่เหมือนกัน

หากกำลังเตรียมงบประจำปี อ่าน ขั้นตอนปิดงบบัญชีประจำปี เพื่อเข้าใจการตรวจสอบข้อมูลก่อนจัดทำงบการเงิน

ข้อมูลบัญชีมีข้อสงสัย ควรตรวจสอบก่อนปล่อยให้สะสม

สามารถสอบถามแนวทางจัดเอกสาร กระทบยอด และประสานข้อมูลทางบัญชีสำหรับธุรกิจของคุณ

7. ตัวเลขกำไรทางบัญชีกับกำไรเพื่อเสียภาษี เหมือนกันหรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องเท่ากันเสมอไป เพราะการจัดทำงบการเงินและการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลใช้หลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องต่างกันในบางรายการ

ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่ายบางรายการอาจบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีได้ แต่เมื่อนำไปคำนวณกำไรสุทธิทางภาษี อาจต้องพิจารณาว่าเป็นรายจ่ายต้องห้ามหรือมีข้อจำกัดตามประมวลรัษฎากรหรือไม่

ดังนั้น การเห็นกำไรในงบการเงินไม่ได้หมายความว่าสามารถนำตัวเลขนั้นไปคูณอัตราภาษีได้ทันทีโดยไม่ตรวจรายการปรับปรุงทางภาษี

สามารถอ่าน ภาษีธุรกิจ SME มีอะไรบ้าง และ บัญชีภาษีอากรสำหรับ SME เพื่อเข้าใจหน้าที่ภาษีของธุรกิจเพิ่มเติม

8. ใช้โปรแกรมบัญชีแล้ว ยังจำเป็นต้องตรวจข้อมูลอีกหรือไม่?

ยังจำเป็นครับ เพราะโปรแกรมบัญชีเป็นเครื่องมือในการบันทึก ประมวลผล และแสดงรายงาน แต่ความถูกต้องของผลลัพธ์ยังขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ป้อนเข้า การกำหนดผังบัญชี และการตรวจสอบรายการ

ตัวอย่างเช่น หากบันทึกการซื้อเครื่องจักรเป็นค่าใช้จ่ายทั่วไปแทนการพิจารณาเป็นสินทรัพย์ตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง โปรแกรมอาจคำนวณยอดได้ถูกต้องตามข้อมูลที่ป้อน แต่ผลทางบัญชีอาจไม่ถูกต้อง

ธุรกิจจึงควรกำหนดผู้รับผิดชอบตรวจข้อมูล สิทธิการอนุมัติรายการ การสำรองข้อมูล และวิธีแก้ไขรายการผิดพลาดอย่างชัดเจน

การเลือกโปรแกรมควรพิจารณาประเภทธุรกิจและขั้นตอนการทำงานจริง ไม่ใช่เลือกจากจำนวนฟังก์ชันเพียงอย่างเดียว

9. ก่อนปิดงบการเงินประจำปี เจ้าของบริษัทควรตรวจอะไรบ้าง?

ควรเริ่มจากยอดบัญชีสำคัญที่มีผลต่อฐานะการเงินและผลการดำเนินงาน ได้แก่ เงินสดและธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ สินทรัพย์ถาวร เงินกู้ และรายการรายได้ค่าใช้จ่ายค้างรับค้างจ่าย

ตัวอย่างเช่น หากกิจการมีสินค้าคงเหลือในระบบ 500,000 บาท แต่การตรวจนับสินค้าจริงมีมูลค่าต่างออกไป ต้องตรวจสาเหตุและพิจารณารายการปรับปรุงก่อนสรุปงบ ไม่ควรใช้ยอดในโปรแกรมโดยไม่ตรวจสอบ

การจัดเตรียมข้อมูลครบตั้งแต่ระหว่างปีจะช่วยลดภาระเมื่อถึงช่วงปิดงบ และช่วยให้ผู้สอบบัญชีตรวจข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ

สำหรับผู้ที่ต้องการเข้าใจว่าตัวเลขเหล่านี้ปรากฏตรงไหน สามารถอ่าน งบการเงินคืออะไร และเจ้าของธุรกิจควรดูตรงไหน

10. เจ้าของธุรกิจควรตรวจข้อมูลบัญชีบ่อยเพียงใด?

แม้จะมีผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชีดูแลอยู่แล้ว เจ้าของธุรกิจก็ควรติดตามข้อมูลสำคัญอย่างสม่ำเสมอ โดยอาจแบ่งเป็นการตรวจระหว่างเดือน รายเดือน และก่อนสิ้นรอบบัญชีตามความเสี่ยงของกิจการ

ระหว่างเดือน ควรติดตามยอดเงินสด ยอดรับชำระลูกค้า รายการจ่ายที่ผิดปกติ และเอกสารสำคัญที่ยังไม่ได้ส่งต่อ

ทุกเดือน ควรดูยอดขาย ต้นทุน ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และยอดธนาคาร พร้อมสอบถามรายการผิดปกติที่เกิดขึ้น

ก่อนสิ้นปี ควรทบทวนสินทรัพย์ สินค้าคงเหลือ รายการค้าง และความพร้อมของข้อมูลสำหรับการจัดทำงบการเงิน

แนวทางส่งข้อมูลให้ผู้รับผิดชอบบัญชีสามารถศึกษาได้จาก วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชีให้ครบและตรงเวลา

ตัวอย่างการตรวจบัญชีรายเดือนที่เจ้าของบริษัทนำไปใช้ได้

สมมติบริษัทขายสินค้าแห่งหนึ่งมียอดขายจากระบบ 300,000 บาทในเดือนที่ผ่านมา แต่เงินเข้าบัญชีธนาคารเพียง 260,000 บาท เจ้าของกิจการไม่ควรสรุปทันทีว่าเงินขาดไป 40,000 บาท

ควรเริ่มตรวจว่ามียอดขายเชื่อที่ลูกค้ายังไม่ชำระหรือไม่ มีการคืนสินค้า ส่วนลด เงินสดที่ยังไม่ฝากธนาคาร หรือรายการรับชำระผ่านช่องทางอื่นหรือไม่ จากนั้นจึงกระทบยอดตามเอกสารและรายละเอียดจริง

การตรวจสอบเหล่านี้ไม่ได้หมายความว่าเจ้าของธุรกิจต้องทำงานแทนนักบัญชี แต่เป็นการช่วยให้ข้อมูลที่เกิดจากการดำเนินงานจริงครบถ้วนและเชื่อถือได้มากขึ้น

เมื่อไรควรขอความช่วยเหลือจากผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาบัญชี?

หากพบรายการที่ไม่สามารถอธิบายได้ ยอดบัญชีคลาดเคลื่อนต่อเนื่อง หรือมีรายการที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายภาษีและมาตรฐานบัญชี ควรปรึกษาผู้มีความรู้ก่อนดำเนินการแก้ไข

โดยเฉพาะเรื่องที่มีผลต่อการรับรู้รายได้ รายจ่าย สินทรัพย์ ภาษีซื้อ ภาษีขาย และรายการระหว่างบริษัทกับกรรมการ ไม่ควรปรับยอดเองเพียงเพื่อให้งบดูเรียบร้อย

สำหรับกิจการที่กำลังประเมินรูปแบบผู้ดูแลบัญชี สามารถศึกษา ข้อควรรู้ก่อนจ้างบริษัทรับทำบัญชี เพื่อพิจารณาขอบเขตการทำงานและการแบ่งหน้าที่ให้เหมาะกับธุรกิจ

“บัญชีที่ดีไม่ใช่บัญชีที่ไม่มีคำถาม แต่เป็นบัญชีที่ทุกคำถามสามารถตรวจสอบและอธิบายได้จากข้อมูลจริง”

เพราะความผิดพลาดเล็กน้อยที่พบและแก้ไขได้ตั้งแต่วันนี้ ย่อมจัดการได้ง่ายกว่าปัญหาที่ถูกปล่อยสะสมจนถึงวันปิดงบการเงิน

สรุป เข้าใจบัญชีมากขึ้น เพื่อให้ตัดสินใจเรื่องธุรกิจได้มั่นใจขึ้น

เจ้าของธุรกิจไม่จำเป็นต้องรู้วิธีบันทึกบัญชีทุกรายการ แต่ควรเข้าใจที่มาของรายได้ ค่าใช้จ่าย เงินรับ เงินจ่าย และข้อมูลสำคัญที่ใช้บริหารกิจการ เพราะสิ่งเหล่านี้เป็นข้อมูลพื้นฐานที่เชื่อมต่อไปถึงภาษีและงบการเงิน

คำถามทั้ง 10 ข้อในบทความนี้สะท้อนให้เห็นว่า ปัญหาบัญชีจำนวนมากสามารถลดความเสี่ยงได้ด้วยการตรวจสอบสม่ำเสมอ การจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้อง และการสื่อสารระหว่างเจ้าของธุรกิจกับผู้ทำบัญชีอย่างชัดเจน

สำนักงานบัญชี พีทูพี ให้ความสำคัญกับการแบ่งปันความรู้และให้คำแนะนำด้านบัญชีภาษี เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถนำข้อมูลทางบัญชีไปใช้ดูแลธุรกิจได้อย่างเหมาะสม