Visa กับ Work Permit ต่างกันอย่างไร? คนต่างชาติทำงานในไทยต้องมีอะไรบ้าง

Visa คืออะไร

Visa หรือวีซ่า เป็นเรื่องเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ในการเดินทางเข้าและการพำนักของคนต่างชาติในประเทศไทย โดย Visa มีหลายประเภทตามเหตุผลของการเดินทาง เช่น ท่องเที่ยว ศึกษา ธุรกิจ หรือการทำงาน

ในกรณีผู้ที่เดินทางเข้ามาเพื่อทำธุรกิจหรือทำงานกับบริษัทในประเทศไทย มักพบคำว่า Non-Immigrant B หรือ Non-B ซึ่งเป็นวีซ่าที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจหรือการทำงานตามเงื่อนไขของแต่ละกรณี

อย่างไรก็ตาม การมี Visa ที่ใช้สำหรับวัตถุประสงค์ด้านธุรกิจไม่ได้หมายความว่าสามารถเริ่มทำงานได้โดยอัตโนมัติ เพราะสิทธิในการทำงานยังต้องตรวจเรื่อง Work Permit หรือช่องทางการอนุญาตทำงานที่เกี่ยวข้องแยกต่างหาก

Work Permit คืออะไร

Work Permit หรือใบอนุญาตทำงาน เป็นเรื่องเกี่ยวกับสิทธิในการทำงานของคนต่างชาติในประเทศไทย โดยต้องพิจารณาจากประเภทของคนต่างชาติ นายจ้าง ตำแหน่ง ลักษณะงาน และเงื่อนไขตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น หากชาวต่างชาติมี Visa ถูกต้อง แต่จะเข้ามาปฏิบัติงานจริง บริษัทก็ยังต้องตรวจว่ากรณีนั้นต้องได้รับอนุญาตทำงานอย่างไร ไม่ควรใช้ Visa เป็นหลักฐานแทน Work Permit

หากต้องการอ่านความหมายและระบบ Work Permit โดยละเอียด สามารถอ่านWork Permit คืออะไร คนต่างชาติทำงานในไทยต้องรู้อะไรบ้าง ซึ่งเป็นบทความเฉพาะเรื่องนี้โดยตรง

Visa กับ Work Permit ต่างกันอย่างไร

จึงควรมอง Visa และ Work Permit เป็น “สองระบบที่ต้องเดินไปด้วยกัน” มากกว่ามองว่าเอกสารใดเอกสารหนึ่งสามารถใช้แทนอีกเอกสารหนึ่งได้

Visa Non-B คืออะไร และเกี่ยวข้องกับ Work Permit อย่างไร

Non-Immigrant B หรือ Non-B เป็นวีซ่าที่พบได้บ่อยในกลุ่มคนต่างชาติที่เดินทางเข้ามาเพื่อประกอบธุรกิจหรือทำงานในประเทศไทย แต่รายละเอียดของการใช้ Visa ประเภทนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และสถานะของผู้เดินทางแต่ละราย

สิ่งที่บริษัทควรระวังคือ อย่ากำหนดขั้นตอนตายตัวว่า “ต้องทำ Non-B แล้วจึงทำ Work Permit เสมอทุกกรณี” เพราะกฎหมายและระบบปัจจุบันมีหลายช่องทางสำหรับคนต่างชาติแต่ละประเภท รวมถึงกรณีผู้เชี่ยวชาญ นักลงทุน หรือบุคคลที่ได้รับสิทธิตามกฎหมายเฉพาะ

หากเป็นผู้ลงทุนหรือผู้บริหารที่กำลังจัดตั้งกิจการ สามารถอ่านการจัดตั้งบริษัทสำหรับนักธุรกิจและผู้ถือหุ้นต่างชาติ และการจดทะเบียนนิติบุคคลในประเทศไทย ประกอบก่อนวางโครงสร้างการจ้างงาน

ปัจจุบัน Work Permit ใช้ระบบ e-WorkPermit

ปัจจุบันกรมการจัดหางานใช้ระบบ e-WorkPermit สำหรับการให้บริการด้านการอนุญาตทำงานของคนต่างชาติ ระบบรองรับกระบวนการยื่นคำขอ ตรวจสถานะ การพิจารณา และขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับใบอนุญาตผ่านช่องทางออนไลน์

ในระบบมีบริการแยกตามประเภทของคนต่างชาติและลักษณะการทำงาน เช่น กรณี Non-Immigrant ที่ทำงานโดยใช้ความรู้ ความสามารถ ทักษะฝีมือ รวมถึงกรณีงานจำเป็นหรือเร่งด่วนที่มีระยะเวลาทำงานตามหลักเกณฑ์เฉพาะ

ดังนั้นข้อมูลเดิมที่อ้างแบบฟอร์ม ตท.1, ตท.3, ตท.5 หรืออธิบายประเภทใบอนุญาตจากสีของเล่ม ไม่ควรนำมาใช้เป็นโครงหลักของบทความปัจจุบันอีกต่อไป ควรตรวจจากระบบ e-WorkPermit และประเภทบริการล่าสุดก่อนดำเนินการ

ต้องทำ Visa ก่อน หรือ Work Permit ก่อน

คำถามนี้ไม่มีคำตอบเดียวที่ใช้ได้กับคนต่างชาติทุกประเภท เพราะลำดับขั้นตอนขึ้นอยู่กับสถานะของบุคคล ประเภทการเข้าเมือง ประเภทงาน นายจ้าง และช่องทางการอนุญาตที่ใช้

ในทางปฏิบัติ บริษัทควรเริ่มจากตรวจสถานะของคนต่างชาติให้ครบก่อน ได้แก่ Passport, Visa หรือสถานะการพำนักปัจจุบัน ตำแหน่งที่จะทำงาน ลักษณะงาน นายจ้าง และวันที่ต้องการเริ่มงาน จากนั้นจึงเลือกขั้นตอนที่ตรงกับกรณีจริง

หากบริษัทเพิ่งเริ่มกิจการและยังจัดโครงสร้างเอกสารไม่เรียบร้อย สามารถอ่านสิ่งที่ต้องเตรียมหลังเปิดบริษัท และแนวทางจัดระบบบัญชีและเอกสารภายในบริษัท ควบคู่กัน

คนต่างชาติทำงานไม่เกิน 15 วัน ต้องมี Work Permit หรือไม่

ไม่ควรสรุปว่า “อยู่ไม่เกิน 15 วันจึงทำงานได้เลย” เพราะระบบ e-WorkPermit มีช่องทางสำหรับการแจ้งการทำงานที่มีลักษณะจำเป็นหรือเร่งด่วน หรือเป็นงานเฉพาะกิจที่ต้องดำเนินการให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น บริษัทเชิญผู้เชี่ยวชาญจากต่างประเทศเข้ามาติดตั้งเครื่องจักร แก้ระบบ หรือทำงานเฉพาะด้านในช่วงเวลาสั้น ๆ ก็ควรตรวจว่าลักษณะงานนั้นเข้าเกณฑ์ช่องทางดังกล่าวหรือไม่ก่อนเริ่มงาน

Work Permit ใช้เอกสารอะไรบ้าง

เอกสาร Work Permit ไม่ควรใช้ Checklist เดียวกับทุกคน เพราะรายการจริงขึ้นอยู่กับประเภทคำขอ สถานะคนต่างชาติ นายจ้าง ตำแหน่ง และประเภทกิจการ

ในภาพรวม มักต้องมีข้อมูล Passport สถานะการเข้าเมือง รายละเอียดการจ้าง ตำแหน่ง ลักษณะงาน ข้อมูลบริษัท และเอกสารสนับสนุนของนายจ้างตามประเภทคำขอ แต่ควรตรวจรายการจากระบบปัจจุบันอีกครั้งก่อนยื่น

บริษัทควรจัดเอกสารนิติบุคคลและเอกสารบัญชีไว้เป็นระบบด้วย สามารถอ่านวิธีจัดเตรียมเอกสารบริษัทให้ค้นหาและตรวจสอบได้ง่าย และหลักการจัดเก็บเอกสารประกอบบัญชีและค่าใช้จ่าย เพิ่มเติม

นายจ้างควรเตรียมอะไร ก่อนรับพนักงานต่างชาติ

เมื่อพนักงานเริ่มทำงานแล้ว เรื่อง Work Permit จะเชื่อมเข้าสู่งาน HR บัญชี และภาษีทันที โดยเฉพาะเงินเดือน ภาษีเงินได้ และเอกสารของลูกจ้าง

อ่านต่อได้ที่Payroll คืออะไร และระบบเงินเดือนควรดูแลอะไรบ้าง และวิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือนพนักงาน

Visa และ Work Permit เกี่ยวข้องกับบัญชีและภาษีอย่างไร

การได้รับอนุญาตให้ทำงานเป็นเรื่องแรงงานและการเข้าเมือง แต่เมื่อคนต่างชาติเข้ามาเป็นผู้บริหารหรือพนักงานของบริษัท ย่อมเกิดรายการทางบัญชี เช่น เงินเดือน โบนัส สวัสดิการ ค่าใช้จ่ายที่นายจ้างออกให้ และภาษีที่เกี่ยวข้อง

บริษัทจึงควรเชื่อมข้อมูลฝ่ายบุคคลกับฝ่ายบัญชี ไม่ควรให้ Work Permit อยู่กับฝ่ายหนึ่ง ขณะที่เงินเดือนและภาษีอยู่อีกฝ่ายโดยไม่มีการตรวจข้อมูลร่วมกัน เพราะวันเริ่มงาน ตำแหน่ง และค่าตอบแทนควรสัมพันธ์กับเอกสารจริง

สำหรับการจัดระบบบัญชีหลังเปิดบริษัท สามารถอ่านบัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง และภาษีหัก ณ ที่จ่ายเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างไร

ถ้า Visa หรือ Work Permit ใกล้หมดอายุ ควรทำอย่างไร

บริษัทควรมีระบบแจ้งเตือนวันสิ้นสุดของเอกสาร ไม่ควรรอให้ Visa หรือ Work Permit หมดอายุแล้วจึงเริ่มเตรียมข้อมูล เพราะแต่ละกรณีอาจต้องใช้เอกสารและระยะเวลาดำเนินการแตกต่างกัน

การต่ออายุ Work Permit ควรตรวจควบคู่กับสถานะการพำนักของคนต่างชาติ เพื่อให้สิทธิในการอยู่และสิทธิในการทำงานมีความต่อเนื่องและไม่ขัดกัน

ถ้าเปลี่ยนนายจ้าง ตำแหน่ง หรือสถานที่ทำงาน ต้องทำอย่างไร

ข้อมูลใน Work Permit เกี่ยวข้องกับการทำงานจริง หากมีการเปลี่ยนนายจ้าง ตำแหน่ง ลักษณะงาน หรือสถานที่ทำงาน ไม่ควรสมมติว่าสามารถใช้การอนุญาตเดิมต่อไปโดยไม่ตรวจสอบ

บริษัทควรตรวจในระบบ e-WorkPermit ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นต้องดำเนินการในรูปแบบใด และควรดำเนินการก่อนให้พนักงานเริ่มทำงานภายใต้ข้อมูลใหม่

นักลงทุนต่างชาติกับ Work Permit เป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่

ไม่ใช่ การถือหุ้นหรือการลงทุนในบริษัทเป็นเรื่องของโครงสร้างธุรกิจ ส่วน Work Permit เป็นเรื่องสิทธิในการทำงานของบุคคล ดังนั้นคนต่างชาติอาจเป็นผู้ถือหุ้นในบริษัท แต่หากเข้ามาทำงานจริงก็ต้องตรวจสิทธิการทำงานของตนแยกอีกครั้ง

เช่นเดียวกัน บริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติยังต้องมีระบบบัญชี ภาษี และเอกสารนิติบุคคลตามปกติ ไม่ได้สิ้นสุดหน้าที่เพียงเพราะผู้ถือหุ้นหรือกรรมการเป็นชาวต่างชาติ

หากอยู่ระหว่างจัดตั้งกิจการ สามารถอ่านข้อควรรู้สำหรับบริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติ และขั้นตอนเปิดบริษัทและการเตรียมระบบหลังจดทะเบียน

Checklist ก่อนให้คนต่างชาติเริ่มทำงาน