ทำบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน โรงงาน ต้องจัดระบบอะไรบ้าง

การ ทำบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน โรงงาน ไม่ได้หมายถึงเพียงการคีย์เอกสารซื้อขายลงโปรแกรม แต่ครอบคลุมตั้งแต่การรับเอกสาร การบันทึกรายการ การควบคุมลูกหนี้เจ้าหนี้ การกระทบยอดธนาคาร การจัดการสต็อก การคำนวณต้นทุน การจัดทำภาษี ไปจนถึงการเตรียมข้อมูลสำหรับงบการเงิน

ยิ่งธุรกิจมีขนาดใหญ่หรือมีขั้นตอนการทำงานซับซ้อน ระบบบัญชียิ่งต้องออกแบบให้สัมพันธ์กับ Workflow จริงของกิจการ ร้านค้าหรือบริษัทขนาดเล็กอาจใช้ทีมบัญชีเพียงไม่กี่คน ขณะที่โรงงานอุตสาหกรรมอาจต้องแยกงานบัญชีรับ บัญชีจ่าย บัญชีสินค้า บัญชีต้นทุน เงินเดือน ภาษี และบัญชีแยกประเภทออกจากกันอย่างชัดเจน

การทำบัญชีหมายถึงอะไร

การทำบัญชีคือกระบวนการรวบรวม วิเคราะห์ จำแนก บันทึก และสรุปรายการทางการเงินของกิจการ เพื่อให้ทราบผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน และข้อมูลที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ

จุดเริ่มต้นจึงอยู่ที่เอกสาร เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน สัญญา หลักฐานโอนเงิน และ Bank Statement จากนั้นจึงนำข้อมูลเหล่านี้ไปบันทึกตามระบบบัญชีของกิจการ

หากต้องการดูว่าบริษัทมีบัญชีประเภทใดที่ต้องจัดทำ สามารถอ่าน บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง ซึ่งอธิบายบัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท บัญชีสินค้า และเอกสารประกอบโดยเฉพาะ

บริษัทและห้างหุ้นส่วนต้องเริ่มทำบัญชีเมื่อไร

บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย โดยเริ่มจัดทำบัญชีตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ควรรอให้เริ่มมีรายได้ก่อนจึงค่อยจัดบัญชี

นอกจากนี้กิจการต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย และผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ผู้ทำบัญชีครบถ้วน เพื่อให้ข้อมูลทางบัญชีสะท้อนรายการที่เกิดขึ้นจริง

บทบาทของบุคคลที่รับผิดชอบสามารถอ่านเพิ่มเติมที่ ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่อะไร และเรื่องการพัฒนาความรู้ดูได้ที่ CPD ผู้ทำบัญชี

ระบบบัญชีพื้นฐานควรมีอะไรบ้าง

แม้แต่ละธุรกิจมีรายละเอียดต่างกัน แต่ระบบบัญชีพื้นฐานควรสามารถติดตามรายการสำคัญได้ครบ เช่น

• เงินสดและเงินฝากธนาคาร
• รายได้และยอดขาย
• ซื้อสินค้าและค่าใช้จ่าย
• ลูกหนี้การค้าและเงินรับ
• เจ้าหนี้การค้าและเงินจ่าย
• สินค้าคงเหลือ
• ทรัพย์สินถาวร
• เงินเดือนและค่าแรง
• ภาษีที่เกี่ยวข้อง
• รายการปรับปรุงและบัญชีแยกประเภท

สิ่งสำคัญคือข้อมูลแต่ละส่วนต้องเชื่อมโยงกันได้ เช่น ยอดขายต้องสัมพันธ์กับลูกหนี้และเงินรับ ยอดซื้อสินค้าต้องสัมพันธ์กับเจ้าหนี้และสต็อก ส่วนยอดธนาคารในบัญชีควรกระทบยอดกับ Statement เป็นประจำ

ผังบัญชีควรออกแบบตามลักษณะธุรกิจ

ผังบัญชีหรือ Chart of Accounts เป็นโครงสร้างที่ใช้จำแนกสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย หากออกแบบไม่เหมาะกับธุรกิจ รายงานที่ได้อาจละเอียดไม่พอหรือกลับกันคือมีบัญชีย่อยจำนวนมากจนใช้งานยาก

บริษัทบริการอาจต้องแยกรายได้ตามบริการหรือโครงการ ร้านค้าต้องเน้นสินค้าและต้นทุนขาย ส่วนโรงงานต้องมีบัญชีที่รองรับวัตถุดิบ งานระหว่างทำ สินค้าสำเร็จรูป และค่าใช้จ่ายการผลิต

สามารถศึกษา ผังบัญชีคืออะไร และ บัญชีธุรกิจแต่ละประเภทต่างกันอย่างไร เพิ่มเติมได้

การทำบัญชีด้วยโปรแกรมบัญชีช่วยอะไร

โปรแกรมบัญชีช่วยลดการบันทึกข้อมูลซ้ำ ทำให้ข้อมูลจากระบบซื้อ ขาย รับเงิน จ่ายเงิน และสต็อกเชื่อมโยงเข้าสู่บัญชีแยกประเภทได้เร็วขึ้น และช่วยสร้างรายงานสำหรับผู้บริหารได้สะดวกกว่าเดิม

แต่การมีโปรแกรมไม่ได้หมายความว่าระบบบัญชีจะถูกต้องโดยอัตโนมัติ หากตั้งค่าผังบัญชีผิด กำหนดรหัสสินค้าไม่เหมาะสม หรือไม่มีการตรวจทานข้อมูล โปรแกรมก็จะประมวลผลจากข้อมูลที่ผิดเช่นกัน

การเลือกโปรแกรมจึงควรพิจารณาจากขนาดธุรกิจ จำนวนผู้ใช้งาน สต็อก สาขา รายงานที่ต้องใช้ และความสามารถในการเชื่อมข้อมูล อ่านต่อได้ที่ ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี และ โปรแกรมบัญชี Express

บริษัทขนาดเล็กควรแบ่งงานบัญชีอย่างไร

บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนขนาดเล็กอาจยังไม่จำเป็นต้องมีฝ่ายบัญชีหลายตำแหน่ง แต่ควรกำหนดหน้าที่ให้ชัดว่าใครออกเอกสาร ใครรับเงิน ใครจ่ายเงิน ใครอนุมัติ และใครส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชี

อย่างน้อยควรแยกหน้าที่สำคัญที่มีความเสี่ยง เช่น ผู้อนุมัติจ่ายเงินไม่ควรเป็นบุคคลเดียวกับผู้จัดทำรายการทุกขั้นตอนโดยไม่มีการตรวจสอบ และควรมีหลักฐานการอนุมัติที่ย้อนกลับได้

กิจการที่กำลังตั้งฝ่ายบัญชีสามารถอ่าน ขั้นตอนตั้งฝ่ายบัญชีบริษัทขนาดเล็ก และ การบริหารงานฝ่ายบัญชี

บริษัทขนาดใหญ่ควรแยกฝ่ายบัญชีอะไรบ้าง

เมื่อจำนวนรายการเพิ่มขึ้น การแบ่งงานตามหน้าที่จะช่วยให้ควบคุมงานและตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างโครงสร้างที่พบได้ เช่น

จำนวนตำแหน่งจริงขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของกิจการ ไม่จำเป็นต้องมีทุกแผนกแยกคน แต่ควรกำหนดเจ้าของงานและจุดตรวจสอบให้ชัดเจน

โรงงานต้องมีบัญชีอะไรเพิ่มจากธุรกิจทั่วไป

จุดที่ทำให้บัญชีโรงงานซับซ้อนขึ้นคือกระบวนการผลิต โรงงานต้องติดตามวัตถุดิบที่ซื้อเข้ามา วัตถุดิบที่เบิกใช้ งานระหว่างทำ สินค้าสำเร็จรูป ของเสีย และต้นทุนที่เกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการ

ต้นทุนการผลิตไม่ได้มีเพียงราคาวัตถุดิบ แต่ยังอาจประกอบด้วยค่าแรงทางตรงและค่าใช้จ่ายการผลิต เช่น ค่าไฟโรงงาน ค่าเสื่อมราคาเครื่องจักร ค่าซ่อมบำรุง หรือค่าใช้จ่ายที่ต้องปันส่วนเข้าสู่สินค้าอย่างเหมาะสม

ดังนั้นโรงงานควรเชื่อมระบบคลังสินค้า การผลิต และบัญชีเข้าด้วยกัน หากจำนวนสินค้าในคลังไม่ตรงกับบัญชี ต้นทุนขายและกำไรของกิจการก็อาจคลาดเคลื่อนได้ สามารถอ่าน ระบบสต็อกและสินค้าคงเหลือ เพิ่มเติม

บัญชีต้นทุนช่วยผู้บริหารตัดสินใจอย่างไร

บัญชีต้นทุนช่วยให้ธุรกิจทราบว่าการผลิตสินค้าหรือให้บริการหนึ่งหน่วยใช้ทรัพยากรเท่าไร หากทราบเฉพาะยอดขายแต่ไม่ทราบต้นทุนที่แท้จริง การตั้งราคาขายหรือพิจารณากำไรอาจผิดพลาดได้

โรงงานควรสามารถวิเคราะห์ต้นทุนตามสินค้า กลุ่มสินค้า แผนก หรือกระบวนการผลิตได้ในระดับที่เหมาะสม เพื่อใช้เปรียบเทียบกับงบประมาณและหาสาเหตุเมื่อต้นทุนสูงผิดปกติ

งานบัญชีกับภาษีควรเชื่อมกันอย่างไร

รายการทางบัญชีจำนวนมากส่งผลต่อภาษี เช่น การจ่ายค่าบริการอาจมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย การซื้อขายของผู้ประกอบการ VAT มีภาษีซื้อและภาษีขาย และเงินเดือนเกี่ยวข้องทั้งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายและประกันสังคม

จึงควรตรวจเอกสารก่อนบันทึก ไม่ใช่คีย์ตัวเลขแล้วค่อยตรวจภาษีภายหลัง สามารถอ่าน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT และ ระบบเงินเดือน Payroll เพิ่มเติมได้

งานบัญชีรายเดือนควรตรวจอะไรบ้าง

การทำบัญชีเป็นรอบทุกเดือนช่วยให้พบปัญหาเร็วกว่าเก็บเอกสารทั้งปีแล้วค่อยจัดการตอนปิดงบ อ่านต่อได้ที่ การทำบัญชีรายเดือนและรายปี และ วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี

เมื่อสิ้นปี บัญชีต้องเตรียมอะไร

ก่อนปิดบัญชีควรตรวจยอดเงินสด ธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สิน หนี้สิน และรายการค้างรับค้างจ่าย พร้อมจัดเตรียมเอกสารประกอบให้ครบถ้วน

การปิดงบที่ดีจึงเริ่มจากงานรายเดือน ไม่ใช่เริ่มเมื่อถึงกำหนดส่งงบ หากบัญชีถูกกระทบยอดอย่างต่อเนื่อง การตรวจรายการปลายปีก็จะง่ายขึ้น อ่านรายละเอียดที่ ปิดบัญชีและปิดงบการเงิน

ส่วนหน้าที่ของผู้สอบบัญชีเป็นคนละบทบาทกับผู้ทำบัญชี สามารถศึกษา CPA และ TA ต่างกันอย่างไร เพื่อแยกหน้าที่ให้ชัดเจน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำบัญชีบริษัทและโรงงาน

• ใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวปะปนกับกิจการ
• ส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีไม่ครบ
• บันทึกจากยอดเงินเข้าออกธนาคารโดยไม่ตรวจที่มา
• ไม่มีการกระทบยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้
• ไม่ตรวจสต็อกกับจำนวนสินค้าจริง
• โรงงานไม่แยกต้นทุนผลิตออกจากค่าใช้จ่ายทั่วไป
• ไม่มีการกำหนดผู้ตรวจทานรายการสำคัญ
• ซื้อโปรแกรมบัญชีก่อนออกแบบ Workflow
• รอปลายปีจึงค่อยจัดเอกสารทั้งหมด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน และโรงงาน

1. บริษัทและห้างหุ้นส่วนต้องเริ่มทำบัญชีเมื่อไร?

บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องเริ่มจัดทำบัญชีตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ควรรอจนเริ่มมีรายได้แล้วจึงจัดระบบบัญชี

2. บริษัทเล็กจำเป็นต้องมีฝ่ายบัญชีหรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องมีทีมขนาดใหญ่ แต่ต้องมีผู้รับผิดชอบงานเอกสารและจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย พร้อมกำหนดวิธีส่งข้อมูลและตรวจสอบรายการให้ชัดเจน

3. โรงงานทำบัญชีต่างจากบริษัทบริการอย่างไร?

โรงงานต้องให้ความสำคัญกับวัตถุดิบ งานระหว่างทำ สินค้าสำเร็จรูป และต้นทุนการผลิต ขณะที่ธุรกิจบริการมักเน้นรายได้และต้นทุนตามงานหรือโครงการมากกว่า

4. ใช้โปรแกรมบัญชีแล้วไม่ต้องมีผู้ทำบัญชีได้หรือไม่?

โปรแกรมเป็นเครื่องมือช่วยบันทึกและประมวลผล แต่กิจการที่เป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียังต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย และต้องควบคุมข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วน

5. ควรทำบัญชีทุกเดือนหรือปีละครั้ง?

ควรจัดทำและตรวจข้อมูลอย่างต่อเนื่อง เพราะช่วยให้ติดตามภาษี ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ธนาคาร และสต็อกได้ทันเวลา และลดปัญหาเมื่อต้องปิดงบปลายปี

สรุป ทำบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน โรงงาน ต้องเริ่มจากระบบ ไม่ใช่เริ่มจากการคีย์

การ ทำบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน โรงงาน ควรเริ่มจากการวางระบบเอกสาร กำหนดผู้รับผิดชอบ ออกแบบผังบัญชี เลือกโปรแกรมให้เหมาะกับธุรกิจ และกำหนดวิธีตรวจสอบข้อมูลเป็นประจำ

สำหรับโรงงานต้องเพิ่มความสำคัญเรื่องสต็อกและต้นทุนการผลิต ส่วนบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนขนาดเล็กแม้ทีมงานไม่มาก ก็ควรมี Workflow ที่ทำให้ข้อมูลตรวจสอบย้อนหลังได้ หากต้องการอ่านในมุมบริการสามารถดู บริการรับทำบัญชี หรือศึกษา บริการวางระบบบัญชี เพิ่มเติมได้