ผังบัญชีคืออะไร พร้อมวิธีจัดหมวดบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจ

ผังบัญชีคืออะไร

ผังบัญชี คือรายชื่อบัญชีทั้งหมดที่กิจการใช้ในการบันทึกรายการ โดยนำมาเรียงเป็นหมวดหมู่และกำหนดเลขหรือรหัสประจำบัญชี เพื่อให้สามารถบันทึก ค้นหา และนำข้อมูลไปจัดทำรายงานทางการเงินได้อย่างเป็นระบบ

คำภาษาอังกฤษคือ Chart of Accounts หรือ COA ซึ่งเปรียบได้กับโครงสร้างหลักของข้อมูลบัญชี ถ้าผังบัญชีจัดดี การบันทึกรายการและการวิเคราะห์ข้อมูลภายหลังก็จะง่ายขึ้น

ตัวอย่างง่าย ๆ คือ แทนที่จะมีบัญชี “ค่าใช้จ่าย” เพียงบัญชีเดียว กิจการอาจแยกเป็น ค่าเช่า ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง และค่าบริการวิชาชีพ เพื่อให้รู้ว่าเงินถูกใช้ไปกับเรื่องใด

ทำไมธุรกิจควรมีผังบัญชีที่ออกแบบไว้ดี

ผังบัญชีแบ่งเป็นกี่หมวด

โครงสร้างพื้นฐานที่นิยมใช้สามารถแบ่งออกเป็น 5 หมวดหลัก ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย แล้วจึงแตกบัญชีย่อยตามลักษณะธุรกิจ

ตัวเลขหมวดไม่ได้มีไว้เพื่อความสวยงาม แต่ช่วยให้ผู้ใช้งานรู้ทันทีว่าบัญชีนั้นอยู่ในกลุ่มใด และทำให้การเรียงรายงานเป็นระบบมากขึ้น

เลขที่บัญชีควรกำหนดอย่างไร

หลังแบ่งหมวดแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดรหัสหรือเลขบัญชี โดยอาจใช้ 3 หลัก 4 หลัก หรือมากกว่านั้น ขึ้นอยู่กับจำนวนบัญชีและความซับซ้อนของธุรกิจ

หลักสำคัญคือควรให้เลขตัวแรกบอกหมวด เช่น 1 สำหรับสินทรัพย์ 2 สำหรับหนี้สิน แล้วใช้หลักถัดไปแยกประเภทบัญชีย่อย

ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างของโครงสร้าง ธุรกิจสามารถกำหนดรหัสให้เหมาะกับระบบและจำนวนรายการของตนเองได้

อย่ากำหนดเลขบัญชีแน่นเกินไป

จุดที่ควรคิดตั้งแต่เริ่มคือ “ในอนาคตจะมีบัญชีเพิ่มหรือไม่” เพราะหากกำหนดรหัสเรียงติดกันหมด เมื่อมีบัญชีใหม่แทรกเข้ามาอาจต้องใช้รหัสที่ไม่เป็นลำดับหรือถึงขั้นแก้โครงสร้างเดิม

ตัวอย่างเช่น ถ้ากลุ่มค่าใช้จ่ายมีหลายประเภท การใช้ช่วง 500–599 จะเผื่อเลขสำหรับค่าใช้จ่ายใหม่ได้มากกว่าการใช้เลขเพียง 51, 52, 53 ต่อกัน

ตัวอย่างผังบัญชีสำหรับธุรกิจทั่วไป

ตัวอย่างข้างต้นมีไว้เพื่ออธิบายแนวคิด การใช้งานจริงควรออกแบบตามประเภทธุรกิจ ระบบรายงาน และโปรแกรมบัญชีที่ใช้

ธุรกิจบริการควรออกแบบผังบัญชีอย่างไร

ธุรกิจบริการอาจไม่มีสินค้าคงเหลือเหมือนธุรกิจซื้อมา–ขายไป แต่ควรแยกรายได้ตามประเภทบริการ และแยกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ผู้รับเหมาช่วง ซอฟต์แวร์ และต้นทุนโครงการให้เห็นชัด

หากทุกบริการถูกรวมอยู่ในบัญชี “รายได้ค่าบริการ” บัญชีเดียว ผู้บริหารอาจมองไม่เห็นว่าบริการใดสร้างรายได้หรือกำไรดีที่สุด

ธุรกิจซื้อมา–ขายไปควรเน้นเรื่องอะไร

กิจการซื้อมา–ขายไปควรออกแบบบัญชีให้สัมพันธ์กับยอดขาย ต้นทุนขาย สินค้าคงเหลือ ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และส่วนลดต่าง ๆ เพื่อช่วยตรวจสอบกำไรขั้นต้นและสต๊อกได้

หากระบบสต๊อกและบัญชีใช้รหัสสินค้าหรือหมวดที่ไม่เชื่อมกัน อาจเกิดความยุ่งยากเมื่อต้องกระทบยอดสินค้ากับบัญชีปลายเดือน

โรงงานควรมีผังบัญชีละเอียดกว่าธุรกิจทั่วไป

โรงงานมีความซับซ้อนด้านวัตถุดิบ งานระหว่างทำ สินค้าสำเร็จรูป ค่าแรง และค่าใช้จ่ายการผลิต จึงควรออกแบบบัญชีให้รองรับการคำนวณต้นทุน ไม่ควรรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ในหมวดเดียว

ยิ่งกิจการต้องการรู้ต้นทุนต่อสินค้า ต่อแผนก หรือสายการผลิต ผังบัญชีก็ยิ่งต้องสัมพันธ์กับโครงสร้างข้อมูลเหล่านั้น

ผังบัญชีต้องสัมพันธ์กับโปรแกรมบัญชี

ก่อนสร้างผังบัญชีจำนวนมาก ควรตรวจว่าโปรแกรมบัญชีรองรับโครงสร้างรหัสอย่างไร สามารถสร้างบัญชีย่อยได้มากน้อยเพียงใด และรายงานที่ต้องการดึงข้อมูลจากรหัสบัญชีแบบใด

ธุรกิจที่ใช้โปรแกรม Express สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หน้า โปรแกรมบัญชี Express เพื่อพิจารณาการตั้งระบบให้สัมพันธ์กับผังบัญชี

ผังบัญชีกับ Workflow ฝ่ายบัญชีเกี่ยวข้องกันอย่างไร

ผังบัญชีเป็นโครงสร้างของ “ข้อมูล” ส่วน Workflow เป็นโครงสร้างของ “การทำงาน” สองเรื่องนี้จึงควรออกแบบร่วมกัน

ตัวอย่างเช่น กระบวนการซื้อเริ่มจากขอซื้อ อนุมัติ สั่งซื้อ รับสินค้า รับใบแจ้งหนี้ และชำระเงิน ในแต่ละขั้นตอนควรกำหนดว่าใครรับผิดชอบ ใช้เอกสารอะไร และรายการจะเข้าสู่บัญชีใด

เมื่อ Workflow และผังบัญชีสัมพันธ์กัน จะช่วยให้เอกสาร งานของพนักงาน และข้อมูลในระบบบัญชีเชื่อมต่อกันได้ดีขึ้น

ออกแบบผังบัญชีใหม่ควรเริ่มจากอะไร

ผังบัญชีที่ละเอียดเกินไปก็มีปัญหาได้

การสร้างบัญชีจำนวนมากไม่ได้หมายความว่าระบบจะดีขึ้นเสมอ หากชื่อบัญชีต่างกันเพียงเล็กน้อย ผู้ใช้อาจเลือกผิดและทำให้ข้อมูลกระจายไปหลายบัญชี

หลักที่ดีคือแยกบัญชีเมื่อข้อมูลนั้นมีประโยชน์ต่อการควบคุม การจัดทำงบ หรือการวิเคราะห์ธุรกิจ หากแยกแล้วไม่มีใครใช้รายงานดังกล่าว การรวมบัญชีอาจเหมาะกว่า

เมื่อไรควรปรับผังบัญชีเดิม

ธุรกิจไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนผังบัญชีทุกปี แต่ควรทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ เช่น เพิ่มสินค้าใหม่ เปิดสาขา เพิ่มแผนก เริ่มผลิตสินค้า ใช้โปรแกรมใหม่ หรือผู้บริหารต้องการรายงานที่ละเอียดกว่าเดิม

ผังบัญชีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการวางระบบบัญชี

การมี Chart of Accounts ที่ดีช่วยให้ข้อมูลเป็นระเบียบ แต่ระบบบัญชีที่ใช้งานจริงยังต้องมี Workflow เอกสาร ผู้รับผิดชอบ การอนุมัติ การควบคุม และโปรแกรมที่เหมาะสม

หากต้องการออกแบบทั้งกระบวนการ สามารถดู บริการรับวางระบบบัญชี ซึ่งเป็นหน้าบริการหลักสำหรับการวิเคราะห์และออกแบบระบบบัญชีของธุรกิจ

ส่วนบริษัทที่ต้องการให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลงานบันทึกบัญชีต่อเนื่องสามารถดู บริการรับทำบัญชี