Express on Cloud คืออะไร ต่างจาก Express Version 2 On Cloud อย่างไร

Express on Cloud คืออะไร

Express on Cloud คือรูปแบบบริการที่นำการใช้งานโปรแกรม Express ไปทำงานบนทรัพยากรคอมพิวเตอร์และระบบ Cloud แทนการที่ธุรกิจต้องจัดหา Server และดูแลโครงสร้างเครือข่ายภายในทั้งหมดด้วยตนเอง

ผู้ใช้งานสามารถเชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าถึงระบบจากสถานที่ที่รองรับการใช้งาน ทำให้เหมาะกับกิจการที่มีพนักงานหลายสถานที่ ต้องการทำงานนอกสำนักงาน หรือไม่ต้องการรับภาระด้าน Server ภายในองค์กรเอง

หากต้องการทำความเข้าใจตัวโปรแกรม Express ก่อน สามารถอ่านโปรแกรมบัญชี Express คืออะไร ซึ่งอธิบายระบบหลัก รุ่น และแนวทางเลือกใช้โดยรวม

Express on Cloud ไม่ได้หมายถึงโปรแกรมบัญชี Cloud ทุกประเภท

คำว่า Cloud Accounting เป็นคำกว้างที่ใช้เรียกการทำงานบัญชีบนโครงสร้าง Cloud แต่ Express on Cloud เป็นชื่อบริการเฉพาะของ Express จึงไม่ควรใช้สองคำนี้แทนกันทั้งหมด

โปรแกรมบัญชี Cloud บางระบบถูกออกแบบเป็น Web Application ตั้งแต่ต้น ขณะที่ Express on Cloud เป็นการนำระบบ Express มาให้ใช้งานผ่านโครงสร้าง Cloud ตามรูปแบบบริการของผู้พัฒนา

หากต้องการอ่านในภาพกว้างเรื่องเทคโนโลยีกับงานบัญชี สามารถดูบัญชีดิจิทัล คืออะไร เพื่อแยกเรื่อง Workflow ดิจิทัลออกจากผลิตภัณฑ์ Express โดยเฉพาะ

Express Accounting Version 1 แบบ On-Premises ต่างจาก Express on Cloud อย่างไร

Express Accounting Version 1 แบบ Single และ LAN ที่จำหน่ายเป็น License ปกติ เป็นการใช้งานแบบ On-Premises กล่าวคือโปรแกรมทำงานบนเครื่องหรือ Server ภายในระบบของกิจการตามรูปแบบ License ที่เลือก

ธุรกิจจึงต้องดูแลคอมพิวเตอร์ Network การสำรองข้อมูล และ Server ตามโครงสร้างที่ใช้ ส่วน Express on Cloud ย้ายภาระด้านโครงสร้าง Server บางส่วนไปยังบริการ Cloud ทำให้กิจการไม่ต้องจัดหา Server สำหรับงาน Express เองในรูปแบบเดียวกับระบบ LAN ภายใน

การเลือกไม่ได้หมายความว่า Cloud ดีกว่าเสมอไป ธุรกิจที่ทำงานในสำนักงานเดียว มีระบบไอทีพร้อม และไม่จำเป็นต้องเข้าถึงจากภายนอก อาจยังเหมาะกับ On-Premises ได้เช่นกัน

Express on Cloud ต่างจาก Express Version 2 On Cloud อย่างไร

จุดที่ควรระวังมากที่สุดคือชื่อทั้งสองคล้ายกัน แต่ผู้พัฒนาแยก Express on Cloud และ Express Version 2 On Cloud เป็นผลิตภัณฑ์คนละกลุ่ม

Express on Cloud เป็นบริการสำหรับนำการทำงาน Express ไปใช้งานบนโครงสร้าง Cloud ขณะที่ Express Version 2 เป็นโปรแกรมรุ่นใหม่ที่ผู้พัฒนาระบุว่ามีฟีเจอร์เพิ่มเติมจาก Version 1 และสามารถใช้งานแบบ On Cloud ได้

หากธุรกิจใช้ Express Version 1 อยู่เดิม จึงไม่ควรตัดสินใจจากคำว่า “Cloud” เพียงคำเดียว แต่ควรตรวจว่าต้องการย้ายรูปแบบการใช้งานเดิมขึ้น Cloud หรือกำลังพิจารณาเปลี่ยน Version ของโปรแกรมด้วย

ข้อดีของ Express on Cloud

อย่างไรก็ตาม ข้อดีเหล่านี้เป็นเรื่องของโครงสร้างการใช้งาน ไม่ได้หมายความว่าบัญชีจะถูกต้องขึ้นโดยอัตโนมัติ ผังบัญชี Workflow และวิธีบันทึกยังต้องออกแบบให้เหมาะกับธุรกิจ

ข้อจำกัดของ Express on Cloud ที่ควรรู้

Cloud ไม่ได้ทำให้ข้อจำกัดทั้งหมดหายไป กิจการควรพิจารณาประเด็นเหล่านี้ก่อนเปลี่ยนระบบ

หากระบบของกิจการซับซ้อน เช่น มีหลายคลัง หลายสาขา หรืองานผลิต ควรตรวจความต้องการก่อนเลือก โปรแกรมที่ใช้งานผ่าน Cloud ไม่ได้หมายความว่าจะรองรับทุก Workflow โดยอัตโนมัติ

Express on Cloud ปลอดภัยกว่าเก็บข้อมูลในเครื่องหรือไม่

ไม่ควรสรุปง่าย ๆ ว่า Cloud “ปลอดภัยกว่าเสมอ” เพราะความปลอดภัยขึ้นอยู่กับทั้งผู้ให้บริการ การตั้งค่าระบบ รหัสผ่าน สิทธิผู้ใช้ เครื่องที่ใช้เข้าสู่ระบบ และพฤติกรรมของผู้ใช้งาน

ข้อดีของ Express on Cloud คือธุรกิจไม่ต้องดูแล Server ทั้งหมดเอง และผู้พัฒนาระบุระบบสำรองข้อมูลและมาตรฐานด้านความปลอดภัยของบริการไว้ แต่กิจการยังต้องควบคุมบัญชีผู้ใช้ ไม่แชร์รหัสผ่าน และปิดสิทธิทันทีเมื่อพนักงานพ้นสภาพ

สิ่งที่ควรเน้นจึงไม่ใช่คำว่า “ปลอดภัย 100%” แต่คือการบริหารความเสี่ยงหลายชั้น ตั้งแต่ Server จนถึงผู้ใช้งานปลายทาง

Express on Cloud ช่วยงานบัญชีและภาษีอย่างไร

การนำ Express ไปใช้งานบน Cloud ไม่ได้เปลี่ยนลักษณะพื้นฐานของงานบัญชี ผู้ใช้งานยังต้องบันทึกรายการซื้อ ขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า ธนาคาร และบัญชีตามระบบของ Express ที่เลือก

ข้อมูลที่บันทึกอย่างถูกต้องสามารถนำไปใช้ประกอบการจัดทำรายงานบัญชีและภาษีตามฟังก์ชันของโปรแกรม แต่ผู้ใช้งานยังต้องตรวจประเภทเอกสาร อัตราภาษี และเงื่อนไขทางกฎหมายของแต่ละรายการ

อ่านพื้นฐานเพิ่มเติมได้ที่ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT

ก่อนย้าย Express ขึ้น Cloud ต้องเตรียมอะไร

ก่อนย้ายระบบควรตรวจ Workflow ด้วย หากธุรกิจยังไม่มีโครงสร้างงานที่ชัดสามารถอ่านการจัดระบบบัญชีบริษัทและโรงงาน และการออกแบบผังบัญชี เพิ่มเติม

Express on Cloud เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

บริการลักษณะนี้เหมาะกับกิจการที่ต้องการใช้ Express จากหลายสถานที่ ไม่ต้องการลงทุน Server ภายในเอง หรือมีทีมงานที่ต้องเข้าถึงระบบเดียวกันผ่านอินเทอร์เน็ต

แต่หากธุรกิจมีผู้ใช้งานเพียงคนเดียว ใช้งานในสถานที่เดียว และมีระบบสำรองข้อมูลภายในที่ดูแลได้ดี อาจต้องเปรียบเทียบต้นทุนระยะยาวกับแบบ On-Premises ก่อนตัดสินใจ

ธุรกิจที่มีรูปแบบเฉพาะควรดูบัญชีธุรกิจแต่ละประเภทต่างกันอย่างไร เพื่อประเมินว่าระบบมาตรฐานรองรับงานจริงเพียงพอหรือไม่

ควรเลือก Express on Cloud หรือโปรแกรม Cloud รุ่นใหม่

ไม่มีคำตอบเดียวสำหรับทุกกิจการ หากบริษัทใช้ Express มานาน มีฐานข้อมูลและพนักงานคุ้นเคยกับ Workflow เดิม การนำระบบเดิมขึ้น Cloud อาจช่วยลดการเปลี่ยนแปลงในการทำงาน

แต่หากกำลังเริ่มระบบใหม่ทั้งหมด ก็ควรเปรียบเทียบ Express Version 2 On Cloud และโปรแกรมบัญชี Cloud อื่นจาก Requirement จริง เช่น เอกสารออนไลน์ การเชื่อมระบบ สต๊อก รายงาน สิทธิผู้ใช้ และค่าใช้จ่ายรวมตลอดการใช้งาน

หลักสำคัญคือไม่ควรเลือกจากคำว่า “Cloud” เพียงอย่างเดียว แต่ควรเลือกจากความเหมาะสมของระบบกับธุรกิจ

สำนักงานบัญชีกับ Express on Cloud ทำงานร่วมกันอย่างไร

การใช้ระบบที่เข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ตช่วยให้กิจการและผู้เกี่ยวข้องทำงานบนฐานข้อมูลเดียวกันได้สะดวกขึ้น แต่ควรกำหนดให้ชัดว่าใครมีสิทธิเข้าเมนูใด ใครเป็นผู้บันทึก ใครตรวจ และใครมีสิทธิแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง

การเปิดสิทธิให้หลายคนเข้าระบบโดยไม่มีการแบ่งหน้าที่อาจทำให้ความเสี่ยงเพิ่มขึ้นแทนที่จะลดลง จึงควรออกแบบการทำงานควบคู่กับระบบบัญชีเสมอ

ผู้ประกอบการสามารถศึกษาการบริหารงานฝ่ายบัญชี และการทำบัญชีรายเดือนและรายปี เพื่อกำหนดบทบาทให้ชัดขึ้น