ที่ปรึกษาบัญชีธุรกิจเริ่มต้น ช่วยวางระบบอะไรบ้างก่อนกิจการโต

ที่ปรึกษาบัญชีสำหรับธุรกิจเริ่มต้น คืออะไร

ที่ปรึกษาบัญชีคือผู้ช่วยให้เจ้าของกิจการเข้าใจและจัดระบบเรื่องบัญชี เอกสาร ภาษี และข้อมูลทางการเงินให้เหมาะกับรูปแบบการดำเนินธุรกิจ

บทบาทจึงไม่ได้มีเพียงการรับเอกสารไปบันทึก แต่รวมถึงการช่วยดูว่า ขั้นตอนรับเงิน จ่ายเงิน เก็บเอกสาร และส่งข้อมูลให้บัญชีควรทำอย่างไร เพื่อให้ข้อมูลของกิจการตรวจสอบย้อนหลังได้

หากต้องการดูภาพรวมเรื่องระบบบัญชี สามารถอ่านบริการรับวางระบบบัญชีเพิ่มเติม

1. แยกเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจตั้งแต่วันแรก

ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยในธุรกิจใหม่คือใช้บัญชีเดียวกันทั้งรับเงินลูกค้า จ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว และซื้อของให้กิจการ

เมื่อผ่านไปหลายเดือน เจ้าของจะเริ่มตอบยากว่าเงินที่เหลืออยู่เป็นของกิจการเท่าไร และเงินส่วนไหนถูกนำไปใช้ส่วนตัวแล้ว

หากยังทำธุรกิจในนามบุคคลธรรมดา สามารถอ่านทำบัญชีธุรกิจส่วนตัวเพิ่มเติม

2. รู้ว่ารายรับรายจ่ายอะไรต้องบันทึก

ธุรกิจใหม่ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากรายงานซับซ้อน แต่ควรรู้ให้ได้ว่าในแต่ละเดือนขายได้เท่าไร มีต้นทุนอะไร ค่าใช้จ่ายประจำเท่าไร และเงินสดเหลือเท่าไร

การมีข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้จะช่วยให้เจ้าของเห็นเร็วว่า ยอดขายเพิ่มแต่กำไรลดหรือไม่ ค่าใช้จ่ายส่วนใดเริ่มสูง และควรปรับตรงไหนก่อน

ผู้ที่เพิ่งเริ่มสามารถอ่านวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายประกอบได้

3. จัดระบบเอกสารก่อนเอกสารเพิ่ม

ช่วงแรกอาจมีเอกสารเพียงไม่กี่ใบ จึงมักรู้สึกว่าเก็บรวมกันไว้ก่อนก็ได้ แต่เมื่อยอดขายเพิ่ม เอกสารจะเพิ่มทั้งใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ หลักฐานโอนเงิน สัญญา และข้อมูลจากช่องทางออนไลน์

ควรกำหนดตั้งแต่ต้นว่าเอกสารประเภทใดเก็บที่ไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และส่งให้บัญชีเมื่อใด

ดูรายละเอียดได้ที่เอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้าง

4. รู้ต้นทุนก่อนตั้งราคาขาย

ธุรกิจใหม่จำนวนมากเริ่มจากการตั้งราคาตามคู่แข่ง แต่ไม่ได้คำนวณต้นทุนของตัวเองอย่างละเอียด

ต้นทุนอาจรวมทั้งสินค้า วัตถุดิบ ค่าแรง ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ค่าเช่า และค่าใช้จ่ายประจำอื่น

หากขายดีแต่ราคาที่ตั้งไว้ไม่ครอบคลุมต้นทุน ธุรกิจอาจทำงานหนักขึ้นแต่เหลือกำไรน้อยลง

5. วางขั้นตอนรับเงินและจ่ายเงิน

แม้ทีมงานยังเล็กก็ควรกำหนดให้ชัดว่า ใครเป็นผู้รับเงิน ใครขอจ่าย ใครอนุมัติ และใครเก็บหลักฐาน

เมื่อธุรกิจโตขึ้น ระบบที่วางไว้ตั้งแต่แรกจะช่วยลดการจ่ายซ้ำ เอกสารหาย หรือไม่ทราบว่ารายการหนึ่งเกิดขึ้นเพราะอะไร

6. เข้าใจภาษีตั้งแต่เริ่ม ไม่รอให้ถึงกำหนด

เมื่อธุรกิจเริ่มมีรายได้ ค่าใช้จ่าย หรือพนักงาน ก็อาจมีเรื่องภาษีเข้ามาเกี่ยวข้องตามลักษณะของกิจการ

การรู้ล่วงหน้าว่าเอกสารอะไรต้องเก็บ รายการใดเกี่ยวกับภาษี และงานใดมีวันครบกำหนด ช่วยลดการแก้ย้อนหลังและลดความสับสนของเจ้าของกิจการ

กรณีมีประเด็นเฉพาะสามารถอ่านที่ปรึกษาภาษีธุรกิจเพิ่มเติม

7. เช็กเรื่อง VAT ก่อนยอดขายถึงเกณฑ์

ธุรกิจที่เติบโตเร็วควรติดตามยอดรายรับอย่างต่อเนื่อง และไม่ควรรอจนยอดเกินเกณฑ์แล้วจึงเริ่มเตรียมเรื่องเอกสาร

สามารถอ่านภาพรวมได้ที่ภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไรและหากเป็นร้านค้าออนไลน์ดูต่อที่ขายออนไลน์ต้องจด VAT เมื่อไร

8. ใช้ข้อมูลบัญชีช่วยตัดสินใจ ไม่ใช่มีไว้แค่ยื่นภาษี

บัญชีที่ดีควรช่วยตอบคำถามของเจ้าของธุรกิจได้ เช่น สินค้าไหนทำกำไร ค่าใช้จ่ายไหนเพิ่ม ลูกหนี้ค้างเท่าไร และเดือนหน้ามีเงินพอจ่ายค่าใช้จ่ายหรือไม่

เมื่อข้อมูลพร้อม เจ้าของจะตัดสินใจเรื่องเพิ่มพนักงาน ทำโปรโมชั่น ปรับราคา หรือเพิ่มสินค้าใหม่ได้บนข้อมูลมากขึ้น

9. รู้ว่าเมื่อไรควรเปลี่ยนจาก Excel เป็นโปรแกรมบัญชี

ช่วงแรก Excel หรือ Google Sheets อาจเพียงพอ หากจำนวนรายการยังน้อยและมีผู้ใช้งานไม่กี่คน

แต่เมื่อมีหลายช่องทางขาย มีพนักงานหลายคน สต๊อกเพิ่ม หรือเริ่มมีข้อมูลจำนวนมาก ควรพิจารณาระบบที่ช่วยลดการทำงานซ้ำและควบคุมสิทธิผู้ใช้งานได้ดีขึ้น

10. วางระบบก่อนจ้างคนเพิ่ม

หากธุรกิจยังไม่มีขั้นตอนที่ชัด การเพิ่มคนอาจไม่ได้ทำให้งานง่ายขึ้น เพราะแต่ละคนจะสร้างวิธีทำงานของตนเอง

ควรกำหนด Workflow เบื้องต้นก่อนว่าใครทำอะไร ใช้เอกสารอะไร และส่งงานต่ออย่างไร เพื่อให้เมื่อมีคนใหม่เข้ามาสามารถเรียนรู้งานได้เร็วขึ้น

ที่ปรึกษาบัญชีต่างจากนักบัญชีอย่างไร

นักบัญชีมักเน้นการจัดทำและตรวจข้อมูลบัญชี ขณะที่บทบาทที่ปรึกษาจะมองเพิ่มไปถึงวิธีจัดระบบและการนำข้อมูลไปใช้บริหารกิจการ

หากต้องการเข้าใจคุณสมบัติของผู้ดูแลบัญชี สามารถอ่านนักบัญชีมืออาชีพควรมีคุณสมบัติอะไรเพิ่มเติม

ที่ปรึกษาบัญชีต่างจากที่ปรึกษาการเงินอย่างไร

ที่ปรึกษาบัญชีเน้นความถูกต้องของระบบเอกสาร บัญชี และภาษี ส่วนที่ปรึกษาการเงินจะนำข้อมูลเหล่านั้นไปวิเคราะห์กระแสเงินสด งบประมาณ และแผนการเติบโต

หากธุรกิจเริ่มเข้าสู่ช่วงขยายกิจการ สามารถอ่านที่ปรึกษาการเงินธุรกิจเพิ่มเติม

เลือกที่ปรึกษาบัญชีสำหรับธุรกิจใหม่ ควรถามอะไร

ถ้าจดบริษัทแล้ว ควรเริ่มงานบัญชีเมื่อไร

ควรเริ่มตั้งแต่เดือนแรก ไม่ควรรอใกล้ปิดงบแล้วค่อยรวบรวมข้อมูล เพราะเอกสารและธุรกรรมที่เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มดำเนินกิจการมีผลต่อบัญชีและภาษี

หากกำลังเริ่มบริษัทสามารถดูขั้นตอนจดทะเบียนบริษัทประกอบได้

เมื่อธุรกิจเริ่มมีรายการมาก ควรมีคนดูแลต่อเนื่อง

ธุรกิจที่เริ่มมี VAT พนักงาน สต๊อก หรือหลายช่องทางขาย จะมีรายละเอียดเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การมีผู้ดูแลบัญชีต่อเนื่องช่วยลดการตามเอกสารย้อนหลังและทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันมากขึ้น

สามารถดูบริการรับทำบัญชีรายเดือนเพิ่มเติมได้