ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี ต้องทำอย่างไร? คุณสมบัติ ขั้นตอน และข้อควรรู้

ผู้ทำบัญชี คือใคร

ผู้ทำบัญชีในความหมายตามกฎหมาย คือผู้รับผิดชอบในการทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ว่าจะทำงานในฐานะพนักงานของกิจการ ผู้รับจ้างทำบัญชีอิสระ หรือทำงานผ่านสำนักงานบริการรับทำบัญชีก็ตาม

คำว่า “ผู้ทำบัญชี” จึงไม่ใช่คำเรียกพนักงานบัญชีทุกตำแหน่งโดยอัตโนมัติ แต่หมายถึงบุคคลที่มีคุณสมบัติครบและได้รับแจ้งเป็นผู้ทำบัญชีตามระบบที่เกี่ยวข้อง

หากต้องการศึกษาหน้าที่ในสายงานบัญชีโดยกว้างก่อน สามารถอ่านลักษณะงานบัญชีและหน้าที่ของผู้ทำบัญชี เพิ่มเติมได้

ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชี ไม่ใช่คนเดียวกันโดยหน้าที่

ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำและดูแลข้อมูลบัญชีของกิจการ ส่วนผู้สอบบัญชีมีบทบาทตรวจสอบงบการเงินและแสดงความเห็นตามขอบเขตและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง จึงไม่ควรใช้สองคำนี้แทนกัน

บริษัทหนึ่งอาจมีผู้ทำบัญชีดูแลข้อมูลตลอดปี และมีผู้สอบบัญชีเข้ามาตรวจสอบงบการเงินภายหลัง ซึ่งเป็นคนละหน้าที่และมีหลักเกณฑ์วิชาชีพแตกต่างกัน

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ผู้ตรวจสอบบัญชี CPA และผู้สอบบัญชีภาษีอากร TA ต่างกันอย่างไร

ใครต้องแจ้งเป็นผู้ทำบัญชี

ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบการจัดทำบัญชีของกิจการที่อยู่ภายใต้พระราชบัญญัติการบัญชี เช่น ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด นิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย และกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร ต้องตรวจว่าผู้รับผิดชอบมีคุณสมบัติเป็นผู้ทำบัญชีตามเกณฑ์

สำหรับเจ้าของบริษัท สิ่งสำคัญคืออย่านำชื่อบุคคลที่ไม่ได้ทำบัญชีให้กิจการจริงมาใช้เป็นผู้ทำบัญชี เพราะรายชื่อผู้ทำบัญชีเกี่ยวข้องกับข้อมูลของกิจการและการนำส่งงบการเงิน

ผู้ประกอบการสามารถอ่านบัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง เพื่อเข้าใจหน้าที่ของกิจการควบคู่กัน

คุณสมบัติก่อนขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี ต้องดูอะไรบ้าง

ก่อนแจ้งเป็นผู้ทำบัญชี ควรตรวจคุณสมบัติตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้าฉบับปัจจุบัน ไม่ควรใช้ Checklist จากบทความเก่าหรือเอกสารเดิมเพียงอย่างเดียว เพราะหลักเกณฑ์ได้รับการปรับปรุงแล้ว

วุฒิทางบัญชีมีผลต่อขอบเขตของกิจการที่สามารถรับผิดชอบได้ ดังนั้นผู้จบ ปวส. ทางบัญชีกับผู้จบปริญญาตรีทางบัญชีอาจมีขอบเขตการรับงานต่างกันตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ระบบ e-Accountant Plus คืออะไร

e-Accountant Plus เป็นระบบงานผู้ทำบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าที่ใช้จัดการข้อมูลเกี่ยวกับผู้ทำบัญชี เช่น การแจ้งสถานะ การจัดการข้อมูลกิจการที่รับทำบัญชี และการตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่

ระบบใหม่เชื่อมโยงข้อมูลกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมากขึ้น และมีฟังก์ชันสำหรับตรวจสอบสถานะและคุณสมบัติของผู้ทำบัญชี ผู้ที่เคยใช้ขั้นตอนของ e-Accountant รุ่นเดิมจึงควรศึกษาหน้าจอและคู่มือปัจจุบันใหม่ก่อนดำเนินการ

นี่เป็นเหตุผลที่บทความเดิมซึ่งระบุขั้นตอน “เลือกธนาคาร ชำระเงิน แล้วอัปโหลดบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน รูปถ่าย” ไม่ควรนำมาใช้ต่อทั้งชุดโดยไม่ตรวจระบบใหม่

ขั้นตอนขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี ควรเริ่มอย่างไร

ขั้นตอนจริงควรยึดหน้าระบบ e-Accountant Plus และคู่มือของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในวันที่ดำเนินการ แต่ภาพรวมสามารถเตรียมตัวได้ตามลำดับดังนี้

ได้สถานะผู้ทำบัญชีแล้ว ยังต้องแจ้งกิจการที่รับทำบัญชี

การมีสถานะผู้ทำบัญชีไม่ได้หมายความว่าระบบจะรู้โดยอัตโนมัติว่ารับผิดชอบกิจการใด เมื่อเริ่มทำบัญชีให้กิจการ ผู้ทำบัญชีต้องดำเนินการแจ้งข้อมูลการรับทำบัญชีผ่านระบบตามระยะเวลาที่กำหนด

ระบบปัจจุบันให้ระบุข้อมูล เช่น นิติบุคคล ปีงบการเงิน วันที่เริ่มรับทำบัญชี และฐานะการรับทำบัญชี โดยฐานะอาจเป็นสำนักงานบริการรับทำบัญชี ผู้รับจ้างทำบัญชีอิสระ หรือพนักงานของกิจการ

ผู้ที่สนใจทำงานแบบอิสระสามารถศึกษานักบัญชีฟรีแลนซ์และการรับทำบัญชีอิสระ ส่วนผู้ประกอบการที่กำลังตัดสินใจว่าจะมีทีมเองหรือจ้างภายนอกสามารถอ่านทำบัญชีเองหรือจ้างสำนักงานบัญชี

เริ่มรับทำบัญชีแล้ว ต้องดูแลอะไรต่อ

ผู้ทำบัญชีไม่ได้มีหน้าที่เพียงบันทึกรายการให้เสร็จ แต่ต้องจัดทำบัญชีให้สอดคล้องกับเอกสารและข้อเท็จจริง พร้อมดูแลข้อมูลที่นำไปใช้ในการจัดทำงบการเงิน

ในทางปฏิบัติจึงต้องมีทั้งการรวบรวมเอกสาร บันทึกบัญชี กระทบยอด ตรวจรายการผิดปกติ จัดหมวดข้อมูล และเตรียมข้อมูลสำหรับการปิดบัญชีตามรอบเวลา

สามารถศึกษาแนวทางจัดระบบได้ที่การทำบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน และโรงงาน และการบริหารงานฝ่ายบัญชี

ผู้ทำบัญชีต้องเก็บ CPD เท่าไร

หลักเกณฑ์ปัจจุบันกำหนดให้ผู้ทำบัญชีพัฒนาความรู้ต่อเนื่องทางวิชาชีพบัญชีรวมไม่น้อยกว่า 12 ชั่วโมงต่อปีปฏิทิน โดยมีเนื้อหาด้านบัญชีอย่างน้อย 6 ชั่วโมง และเนื้อหาด้านจรรยาบรรณอย่างน้อย 1 ชั่วโมง

ผู้ที่เพิ่งได้รับแจ้งเป็นผู้ทำบัญชีครั้งแรกและเหลือเวลาน้อยกว่า 3 เดือนก่อนสิ้นปีปฏิทิน มีเงื่อนไขยกเว้นสำหรับปีแรกตามหลักเกณฑ์ปัจจุบัน จึงควรตรวจวันที่ได้รับสถานะจริงก่อนวางแผน CPD

หน้านี้จะไม่ลงรายละเอียดกิจกรรม CPD ซ้ำทั้งหมด เพราะเว็บไซต์มีบทความเฉพาะเรื่องแล้ว สามารถอ่านต่อที่พัฒนาความรู้ต่อเนื่องทางวิชาชีพของผู้ทำบัญชี CPD

อย่าใช้กำหนดแจ้ง CPD จากบทความเก่า

จุดที่ต้องระวังมากคือข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตจำนวนมากยังระบุว่า ผู้ทำบัญชีสามารถแจ้งชั่วโมง CPD ถึงวันที่ 30 มกราคมของปีถัดไป ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติเดิม

ตามหลักเกณฑ์ปัจจุบัน ผู้ทำบัญชีควรดำเนินการพัฒนาความรู้และแจ้งชั่วโมงผ่านระบบของสภาวิชาชีพบัญชีภายในปีปฏิทินที่เกี่ยวข้อง จึงควรตรวจสถานะและจำนวนชั่วโมงก่อนสิ้นปี ไม่ควรรออ้างกำหนดเดิมจากบทความเก่า

และก่อนสมัครอบรมควรตรวจว่าหลักสูตรได้รับการรับรองสำหรับผู้ทำบัญชีหรือไม่ เพราะหลักสูตรที่ไม่ได้รับอนุมัติอาจไม่สามารถนำมานับเป็นชั่วโมง CPD ได้

ผู้ทำบัญชีรับงานได้ไม่จำกัดหรือไม่

ไม่ควรรับงานโดยดูเพียงว่าตนยังมีเวลาหรือไม่ เพราะผู้ทำบัญชีมีเงื่อนไขเกี่ยวกับจำนวนงานและการแจ้งข้อมูลตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า รวมถึงต้องสามารถปฏิบัติงานจริงและควบคุมคุณภาพของงานที่รับผิดชอบได้

เนื่องจากเว็บไซต์มีหน้าที่อธิบายประเด็นจำนวนกิจการที่ผู้ทำบัญชีรับได้อยู่แล้ว หน้านี้จึงไม่ควรแย่งคีย์เรื่องดังกล่าว อ่านรายละเอียดแยกได้ที่ผู้ทำบัญชีรับทำบัญชีได้ไม่เกินกี่ราย

เทคโนโลยีเปลี่ยนงานผู้ทำบัญชีอย่างไร

ระบบบัญชีออนไลน์ Cloud และ Automation ช่วยลดงานคีย์ซ้ำและทำให้การรวบรวมข้อมูลเร็วขึ้น แต่ไม่ได้ลดความรับผิดชอบของผู้ทำบัญชี เพราะข้อมูลที่ระบบประมวลผลยังต้องถูกตรวจว่าตรงกับข้อเท็จจริงและหลักบัญชีหรือไม่

นักบัญชีรุ่นใหม่จึงควรพัฒนาทั้งความรู้วิชาชีพ ความเข้าใจระบบ การวิเคราะห์ข้อมูล และความสามารถในการตรวจความผิดปกติ ไม่ใช่เรียนรู้เพียงวิธีใช้โปรแกรม

อ่านต่อได้ที่บัญชีธุรกิจยุคดิจิทัล และบัญชีอัตโนมัติ RPA และ AI

Checklist ก่อนเริ่มรับผิดชอบบัญชีลูกค้า

สำหรับผู้ที่ต้องการเห็นภาพการทำงานของสำนักงานบัญชีโดยรวม สามารถอ่านบริการสำนักงานบัญชีมีอะไรบ้าง เพื่อเข้าใจว่าการทำบัญชีหนึ่งกิจการต้องประสานงานหลายส่วนอย่างไร