ขั้นตอนตั้งฝ่ายบัญชีในบริษัทขนาดเล็ก เริ่มจากอะไรบ้าง

การตั้ง “ฝ่ายบัญชี” ในบริษัทขนาดเล็ก ไม่ได้เริ่มจากการซื้อโปรแกรมบัญชีหรือจ้างคนทันที แต่เริ่มจากการวางระบบให้ถูกทิศทาง เพราะบัญชีที่ดีไม่ใช่แค่ปิดงบได้ แต่ต้องทำให้ผู้บริหารเห็นตัวเลขจริง ใช้ตัดสินใจได้ และยื่นภาษีได้ถูกต้อง

บทความนี้สำนักงานบัญชี พีทูพีสรุปขั้นตอน แบบเป็นระบบว่า บริษัทเล็กควรเริ่มจากอะไร จัดทีมอย่างไร และต้องตั้งกติกาเรื่องเอกสารแบบไหน อ่านจบแล้วคุณจะมี “แผนตั้งฝ่ายบัญชี” ที่ทำตามได้จริง ลดปัญหาเอกสารหาย ภาษีพลาด และความเสี่ยงจากการตรวจสอบ

ทำไมบริษัทขนาดเล็กควรตั้งฝ่ายบัญชีให้เป็นระบบตั้งแต่แรก

คำว่า “ฝ่ายบัญชี” สำหรับบริษัทขนาดเล็ก อาจไม่ได้หมายถึงทีมใหญ่เหมือนองค์กรขนาดกลางหรือบริษัทมหาชน แต่หมายถึง “กระบวนการ” ที่ชัดเจนว่า ใครทำอะไร เมื่อไหร่ เอกสารต้องมาจากไหน และตัวเลขทางการเงินถูกสร้างขึ้นอย่างไร

บริษัทเล็กจำนวนมากเริ่มต้นด้วยการให้เจ้าของกิจการทำเอง ใช้ Excel เก็บข้อมูล หรือให้พนักงานธุรการช่วยรวมเอกสาร แล้วค่อยส่งให้สำนักงานบัญชีปลายเดือน วิธีนี้อาจพอใช้ได้ช่วงแรก แต่เมื่อธุรกิจโตขึ้น ความซับซ้อนเพิ่ม ความผิดพลาดจะเกิดง่าย เช่น

• เอกสารขายไม่ครบ ใบเสร็จหาย ทำให้บันทึกบัญชีไม่ครบ

• ยื่นภาษีล่าช้า ค่าปรับเงินเพิ่มสะสม

• ไม่รู้กำไรจริง เพราะรวมรายจ่ายผิดประเภท หรือไม่แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัว

• เงินเข้าออกไม่ตรงงบ ทำให้คุมกระแสเงินสดไม่ได้

• ปิดงบปลายปีแล้ว “แก้ไม่ทัน” เพราะข้อมูลทั้งปีไม่เป็นระบบ

การตั้งฝ่ายบัญชีตั้งแต่แรก คือการลงทุนเพื่อความมั่นคงของธุรกิจ ลดต้นทุนแฝง และทำให้บริษัทเล็กบริหารได้เหมือนบริษัทมืออาชีพ

ปรึกษาวางระบบบัญชี คลิก

ขั้นตอนตั้งฝ่ายบัญชีในบริษัทขนาดเล็ก เริ่มจากอะไรบ้าง (10 ขั้นตอน)

ขั้นที่ 1 กำหนดเป้าหมายของ “ฝ่ายบัญชี” ให้ชัดก่อนเริ่ม

บริษัทขนาดเล็กควรเริ่มจากคำถามง่าย ๆ 3 ข้อ

• ผู้บริหารอยากเห็นรายงานอะไรเป็นประจำ (เช่น ยอดขาย กำไรขั้นต้น เงินสดคงเหลือ ลูกหนี้ค้างชำระ)

• บริษัทมีความเสี่ยงด้านภาษีจุดไหน (เช่น ออกเอกสารไม่ครบ ซื้อบริการต่างประเทศ ค่าใช้จ่ายไม่มีหลักฐาน)

• ทีมงานมีความพร้อมแค่ไหน (มีคนเก็บเอกสารหรือยัง ใช้ระบบออกบิลอะไร)

เมื่อเป้าหมายชัด ฝ่ายบัญชีจะไม่กลายเป็นการ “เก็บเอกสารไปวัน ๆ” แต่เป็นการสร้างระบบที่ตอบโจทย์ธุรกิจจริง เช่น

• ทำบัญชีให้ทันทุกเดือน เพื่อรู้กำไรจริงและวางแผนภาษีทัน

• ทำรายงานกระแสเงินสด เพื่อคุมเงินหมุนเวียน

• ทำระบบเอกสารให้ถูกต้อง เพื่อรองรับการตรวจสอบและการขอสินเชื่อในอนาคต

ขั้นที่ 2 แยกบทบาทคนทำงานให้ชัด ลดปัญหาหาย–ผิด–ซ้ำ

บริษัทเล็กมักมีคนทำหลายหน้าที่ สิ่งที่ต้องระวังคือ “คนเดียวทำทุกอย่าง” เพราะเสี่ยงทั้งเรื่องผิดพลาดและความโปร่งใส
อย่างน้อยควรแยกบทบาท 3 หน้าที่ให้ชัดเจน

• ผู้อนุมัติ (Owner/Director) อนุมัติการจ่ายเงินหรือเครดิตสำคัญ

• ผู้ทำรายการ (ธุรการ/การเงิน/บัญชี) บันทึก จัดทำเอกสาร จ่ายเงินตามอนุมัติ

• ผู้เก็บเอกสาร (อาจเป็นคนเดียวกับผู้ทำรายการได้ แต่ต้องมีมาตรฐานจัดเก็บ)

ถ้าบริษัทเล็กมีบุคลากรจำกัด วิธีที่ทำได้คือ “แยกการอนุมัติออกจากการจ่าย” เช่น

• คนทำรายการเตรียมเอกสารการจ่าย

• ผู้บริหารตรวจและอนุมัติ

• คนทำรายการจ่ายตามที่อนุมัติ พร้อมแนบหลักฐาน

เพียงเท่านี้ก็ลดความเสี่ยงผิดพลาดและปัญหาเอกสารไม่ครบได้มาก

ขั้นที่ 3 ออกแบบผังเอกสาร (Document Flow) ให้ครบ 4 เส้นทางหลัก

การตั้งฝ่ายบัญชีในบริษัทขนาดเล็กให้สำเร็จ ต้องเริ่มจาก “ผังเอกสาร” เพราะบัญชีที่ดีเริ่มจากเอกสารที่ดี

1 เส้นทางขาย (Sales Flow)

ตัวอย่างเอกสารที่เกี่ยวข้อง

• ใบเสนอราคา → ใบสั่งซื้อ/สัญญา → ใบส่งของ/ใบส่งมอบงาน → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
  ตั้งกติกาว่าเอกสารใดออกโดยใคร เก็บที่ไหน และส่งให้บัญชีเมื่อไหร่

  
  

2 เส้นทางซื้อ (Purchase Flow)

• ใบขอซื้อ/อนุมัติซื้อ → ใบสั่งซื้อ → ใบรับสินค้า/รับบริการ → ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีจากผู้ขาย → หลักฐานการจ่ายเงิน
  บริษัทเล็กมักพลาดตรง “ซื้อแล้วไม่ได้ใบกำกับภาษี” หรือได้เอกสารไม่ครบ ทำให้รายจ่ายใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้

  
  

3 เส้นทางรับ–จ่ายเงิน (Cash & Bank Flow)

• รายการรับเงิน: สลิปโอนเงิน รายงานรับชำระ ลูกหนี้

• รายการจ่ายเงิน: ใบสำคัญจ่าย สลิปโอน เช็ค หลักฐานหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)
  หากทำธุรกิจออนไลน์ ให้เพิ่มรายงานจากแพลตฟอร์ม/ค่าธรรมเนียม/รายงานโอนยอดสุทธิ

  
  

4 เส้นทางเงินเดือน (Payroll Flow)

• ข้อมูลพนักงาน/สัญญาจ้าง → โครงสร้างเงินเดือน → รายงานเวลา/โอที → สลิปเงินเดือน → การจ่ายเงินเดือน → ภาษีหัก ณ ที่จ่าย/ประกันสังคม
  เงินเดือนเป็นจุดที่ตรวจสอบง่ายและผิดพลาดได้บ่อย จึงควรวางระบบตั้งแต่ต้น

ขั้นที่ 4 ตั้งมาตรฐานเอกสารและการจัดเก็บ (Paper + Digital)

บริษัทขนาดเล็กที่อยากทำงานบัญชีให้ลื่น ต้องมีมาตรฐานจัดเก็บอย่างน้อย 4 เรื่อง

1 เช็คลิสต์เอกสารต่อเดือน

กำหนดว่าทุกสิ้นเดือนต้องมีเอกสารอะไรบ้าง เช่น

• เอกสารขายทั้งหมดของเดือน

• เอกสารซื้อ/ค่าใช้จ่าย พร้อมใบกำกับภาษี

• รายการเดินบัญชีธนาคาร

• สรุปเงินสดย่อย

• รายงานเงินเดือน/ประกันสังคม

2 ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นง่าย

ตัวอย่างรูปแบบ
ปี-เดือน_ประเภทเอกสาร_คู่ค้า_เลขที่เอกสาร_จำนวนเงิน
เช่น 2025-12_VATซื้อ_ABC_Inv123_15000

3 แยกแฟ้ม “ขาย–ซื้อ–การเงิน–ภาษี–เงินเดือน”

แยกเป็นโฟลเดอร์ชัดเจน ลดเวลาไล่หาเอกสารปลายปี

4 กำหนดผู้รับผิดชอบเอกสาร

ไม่ควรปล่อยให้เอกสารอยู่ตามโต๊ะหรือในไลน์ส่วนตัว เพราะสุดท้ายจะหายและตามไม่ทัน

ขั้นที่ 5 เลือกเครื่องมือให้เหมาะกับบริษัทเล็ก (ไม่จำเป็นต้องแพง แต่ต้องต่อเนื่อง)

การตั้งฝ่ายบัญชีในบริษัทขนาดเล็ก ไม่ได้เริ่มจาก “ซื้อโปรแกรมที่ดีที่สุด” แต่เริ่มจาก “ระบบที่ทีมใช้งานได้จริง”

เครื่องมือที่ควรมีอย่างน้อย

• ระบบออกเอกสารขาย (ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี)

• ระบบบันทึกรายรับรายจ่ายและแยกหมวดหมู่

• ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์

• ระบบเงินเดือน (ถ้ามีพนักงาน)

หากบริษัทเริ่มจากศูนย์ สามารถเริ่มด้วยระบบง่าย ๆ ก่อน แล้วค่อยขยายเมื่อธุรกิจโต จุดสำคัญคือการกำหนดขั้นตอนให้ชัดว่า “ข้อมูลจะถูกบันทึกเมื่อไหร่ ใครเป็นคนทำ และตรวจสอบอย่างไร”

ขั้นที่ 6 ตั้งผังบัญชี (Chart of Accounts) ให้สะท้อนธุรกิจจริง

ผังบัญชีคือโครงสร้างหมวดหมู่รายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และทุน
บริษัทเล็กที่ใช้ผังบัญชีแบบกว้างเกินไป มักดูงบแล้วไม่รู้ว่าต้นทุนสูงเพราะอะไร ในทางกลับกัน ถ้าละเอียดเกินไป ทีมทำงานยากและสับสน

หลักการตั้งผังบัญชีที่ดีสำหรับบริษัทขนาดเล็ก

• แยกรายได้ตาม “ช่องทางขาย” ที่ต้องการวิเคราะห์จริง (หน้าร้าน/ออนไลน์/โครงการ)

• แยกค่าใช้จ่ายที่เป็นตัวขับกำไร (ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง ค่าแรง ค่าเช่า)

• แยกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับผู้บริหารให้ชัด เพื่อป้องกันสับสนกับค่าใช้จ่ายบริษัท

• ตั้งรหัสบัญชีและคำอธิบายให้สื่อความหมาย

สำนักงานบัญชี พีทูพี ช่วยลูกค้า “ตั้งผังบัญชีให้เหมาะกับโมเดลธุรกิจ” เพื่อให้รายงานที่ออกมานำไปใช้บริหารได้จริง ไม่ใช่แค่ปิดงบให้จบปี

ขั้นที่ 7 สร้างตารางงานบัญชีรายเดือน (Monthly Closing) ให้เป็นนิสัยองค์กร

หัวใจของฝ่ายบัญชีบริษัทเล็กคือ “ทำให้ทันทุกเดือน” เพราะปัญหาส่วนใหญ่เกิดจากการปล่อยค้างแล้วไปเร่งปลายปี

ตัวอย่างลำดับงานรายเดือนที่ควรทำ

• สัปดาห์ที่ 1: รวบรวมเอกสารขาย–ซื้อของเดือนก่อนให้ครบ

• สัปดาห์ที่ 2: ตรวจเอกสารผิดพลาด/ขอเอกสารที่ขาด

• สัปดาห์ที่ 3: บันทึกบัญชี กระทบยอดเงินสดและธนาคาร

• สัปดาห์ที่ 4: สรุปรายงานผู้บริหาร และเตรียมยื่นภาษีให้ตรงเวลา

สิ่งนี้ช่วยให้ผู้บริหารเห็นกำไรและกระแสเงินสดแบบต่อเนื่อง และลดการแก้ไขข้อมูลจำนวนมากในช่วงปิดงบ

ขั้นที่ 8 วางระบบภาษีให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น (VAT/หัก ณ ที่จ่าย/เงินเดือน/ภาษีนิติบุคคล)

บริษัทขนาดเล็กจำนวนมาก “ทำบัญชีได้” แต่ “ภาษีผิด” เพราะไม่เข้าใจจุดเสี่ยงตั้งแต่แรก

1 VAT (ภาษีมูลค่าเพิ่ม)

หากบริษัทจด VAT ต้องมีระบบออกใบกำกับภาษีถูกต้อง บันทึกภาษีซื้อ–ภาษีขาย และยื่นแบบตามกำหนด
จุดพลาดที่พบบ่อยคือ

• ใบกำกับภาษีไม่ครบองค์ประกอบ

• เอกสารซื้อไม่มีใบกำกับภาษี ทำให้ภาษีซื้อใช้ไม่ได้

• บันทึกผิดเดือน ทำให้ยอดภาษีคลาดเคลื่อน

2 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

บริษัทเล็กที่มีการจ้างบริการ เช่น ค่าขนส่ง ค่าที่ปรึกษา ค่าซ่อมบำรุง ค่าเช่า มักเกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ต้องกำหนดให้ชัดว่า งานไหนต้องหัก ออกหนังสือรับรองเมื่อไหร่ และยื่นแบบให้ตรงเวลา

3 เงินเดือนและภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

เงินเดือนเกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน และประกันสังคม
ควรกำหนดระบบข้อมูลพนักงาน การคำนวณ และการเก็บเอกสารประกอบให้ครบ

4 ภาษีเงินได้นิติบุคคล

ภาษีนิติบุคคลไม่ได้คำนวณตอนปลายปีเท่านั้น หากคุณมีงบรายเดือนที่ดี จะวางแผนภาษีได้ดีขึ้น เช่น

• ควบคุมค่าใช้จ่ายที่เข้าหลักฐาน

• วางแผนการลงทุน/ค่าเสื่อมราคา

• เตรียมเงินสดสำหรับภาษีล่วงหน้า

ขั้นที่ 9 วางระบบควบคุมภายในขั้นต่ำ (Internal Control) สำหรับบริษัทเล็ก

คำว่า “ควบคุมภายใน” ฟังดูเป็นเรื่องใหญ่ แต่บริษัทขนาดเล็กทำได้แบบเรียบง่าย โดยเน้น 5 จุดสำคัญ

1. แยกคนอนุมัติออกจากคนจ่าย (อย่างน้อยระดับผู้บริหารต้องอนุมัติ)

2. กระทบยอดบัญชีธนาคารทุกเดือน (Bank Reconciliation)

3. จำกัดวงเงินเงินสดย่อย และมีใบเบิกทุกครั้ง

4. ออกเลขที่เอกสารขายเรียงลำดับ ไม่ข้าม ไม่ซ้ำ

5. ตั้งกฎเรื่องเอกสารค่าใช้จ่าย ว่าต้องมีหลักฐานก่อนเบิก/จ่าย

ระบบเล็ก ๆ เหล่านี้ช่วยป้องกันทั้งความผิดพลาดและความเสี่ยงด้านทุจริตได้อย่างมีนัยสำคัญ

ขั้นที่ 10 ทำรายงานผู้บริหารให้ “อ่านแล้วตัดสินใจได้”

ฝ่ายบัญชีที่ดีควรมีรายงานที่เจ้าของกิจการอ่านได้จริง โดยไม่ต้องเป็นนักบัญชี

บริษัทขนาดเล็กควรเริ่มด้วยรายงาน 5 ชิ้นนี้

• สรุปยอดขายแยกช่องทาง

• สรุปต้นทุนและกำไรขั้นต้น

• สรุปค่าใช้จ่ายหลัก (Top 10)

• รายงานลูกหนี้ค้างชำระ

• รายงานกระแสเงินสดและเงินคงเหลือ

เมื่อรายงานสม่ำเสมอ ผู้บริหารจะเริ่มเห็นแนวโน้มและตัดสินใจได้เร็วขึ้น เช่น ปรับราคา ลดต้นทุน หรือเร่งเก็บหนี้

จ้างพนักงานบัญชี หรือจ้างสำนักงานบัญชี แบบไหนเหมาะกับบริษัทเล็ก

นี่เป็นคำถามยอดนิยมของผู้ประกอบการที่ต้องการตั้งฝ่ายบัญชีในบริษัทขนาดเล็ก

ทางเลือกที่ 1 จ้างพนักงานบัญชีประจำ

เหมาะกับบริษัทที่มีเอกสารจำนวนมาก มีการซื้อขายทุกวัน และต้องการคนดูแลหน้างานเต็มเวลา
ข้อควรระวังคือ ต้องมีระบบและผู้ตรวจทาน เพราะพนักงานบัญชีคนเดียวอาจทำผิดโดยไม่มีคนช่วยเช็ค

ทางเลือกที่ 2 จ้างสำนักงานบัญชี (Outsource)

เหมาะกับบริษัทเล็ก–SME ที่ต้องการความถูกต้องด้านบัญชีและภาษี แต่ไม่อยากเพิ่มต้นทุนคงที่ของเงินเดือน
สิ่งสำคัญคือ ต้องมีระบบส่งเอกสารและสื่อสารที่ชัดเจน

ทางเลือกที่ 3 แบบผสม (Hybrid)

ให้ธุรการ/การเงินในบริษัทดูแลเอกสารและการออกบิล ส่วนงานบันทึกบัญชี ยื่นภาษี ปิดงบ ให้สำนักงานบัญชีดูแล
รูปแบบนี้เหมาะมากสำหรับบริษัทเล็กที่อยากตั้งฝ่ายบัญชีให้เป็นระบบ แต่ยังไม่พร้อมจ้างทีมเต็มรูปแบบ

สำนักงานบัญชี พีทูพีมักช่วยลูกค้าในรูปแบบ Hybrid โดยวางระบบเอกสารให้บริษัททำได้ง่าย และให้ทีมผู้เชี่ยวชาญดูแลงานบัญชี–ภาษีปลายทางอย่างถูกต้อง

บทบาทของสำนักงานบัญชี พีทูพี ในการช่วยตั้งฝ่ายบัญชีบริษัทขนาดเล็ก

สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการตั้งฝ่ายบัญชี แต่ไม่อยากลองผิดลองถูก สำนักงานบัญชี พีทูพีสามารถช่วยได้ใน 3 มิติหลัก

1. ช่วยออกแบบระบบเอกสารและขั้นตอนงานให้เข้ากับธุรกิจจริง

   ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจบริการ ค้าขาย ธุรกิจออนไลน์ หรือบริษัทตั้งใหม่

   
   

2. ช่วยดูแลบัญชีและภาษีรายเดือนอย่างต่อเนื่อง

   ทำให้ข้อมูลทันเวลา ลดความเสี่ยงยื่นผิด ยื่นช้า และช่วยให้ปิดงบง่ายขึ้น

   
   

3. ช่วยให้คำปรึกษาเชิงป้องกัน

   เช่น แนวทางจัดเอกสารให้ถูกต้อง การวางแผนภาษี การจัดระบบเงินเดือน และการเตรียมความพร้อมเมื่อธุรกิจขยาย

   
   

แนวคิดการทำงานของ สำนักงานบัญชี พีทูพี คือทำบัญชีให้ถูกต้องตามมาตรฐานและกฎหมายภาษี พร้อมช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นภาพและตัดสินใจได้ดีขึ้น