เอกสารปิดงบการเงิน มีอะไรบ้าง? เตรียมให้ครบก่อนส่งสำนักงานบัญชี

เอกสารปิดงบการเงินสำคัญอย่างไร

งบการเงินเกิดจากรายการทางบัญชีที่สะสมมาตลอดทั้งรอบบัญชี การตรวจสอบปลายปีจึงต้องย้อนกลับไปยังเอกสารต้นทางเพื่อดูว่ารายได้ ค่าใช้จ่าย เงินรับ เงินจ่าย และยอดคงเหลือต่าง ๆ มีหลักฐานรองรับหรือไม่

หากกิจการจัดทำบัญชีรายเดือนอย่างสม่ำเสมอ การเตรียมข้อมูลปลายปีจะง่ายขึ้น เพราะเอกสารส่วนใหญ่ได้รับการจัดหมวดหมู่และบันทึกไว้แล้ว แต่หากเอกสารสะสมหลายเดือน สิ่งแรกที่ควรทำคือแยกเอกสารตามประเภทและเดือนให้เรียบร้อย

หากต้องการดูภาพรวมของขั้นตอนหลังจากเตรียมเอกสารแล้ว สามารถอ่านขั้นตอนปิดงบบัญชีเพิ่มเติมได้

1. เอกสารรายได้และการขาย

เริ่มจากรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายได้ของกิจการ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบส่งของ และเอกสารรับชำระเงิน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่ารายได้ที่เกิดขึ้นระหว่างปีถูกนำมาบันทึกครบหรือไม่

เอกสารควรเรียงตามวันที่หรือเลขที่เอกสารอย่างต่อเนื่อง หากมีเอกสารยกเลิก ใบลดหนี้ หรือใบเพิ่มหนี้ก็ควรเก็บไว้พร้อมกัน เพราะรายการเหล่านี้มีผลต่อยอดขายและยอดลูกหนี้ของกิจการ

2. เอกสารซื้อและค่าใช้จ่าย

เอกสารรายจ่ายควรแยกจากเอกสารขายอย่างชัดเจน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย สัญญา และหลักฐานการชำระเงิน เอกสารแต่ละรายการควรสามารถระบุได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับอะไรและเกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร

การเก็บเอกสารเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ หากไม่สามารถเชื่อมโยงเอกสารกับรายการที่จ่ายเงินจริงได้ จึงควรจัดหลักฐานประกอบไว้ด้วย โดยสามารถอ่านวิธีจัดเตรียมเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเพิ่มเติม

3. Statement ของบัญชีธนาคาร

Statement หรือรายการเดินบัญชีธนาคารเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยตรวจสอบการรับและจ่ายเงินของกิจการ ควรจัดเตรียมให้ครบทุกเดือนและทุกบัญชีธนาคารที่บริษัทใช้

การเรียง Statement ต่อเนื่องทั้งรอบบัญชีช่วยให้ตรวจยอดเงินฝากปลายงวดและตรวจรายการที่ยังไม่มีเอกสารประกอบได้ง่ายขึ้น หากพบเงินเข้าหรือเงินออกที่ไม่ทราบรายละเอียด ควรหาข้อมูลเพิ่มเติมก่อนส่งบัญชีเพื่อไม่ให้ต้องย้อนกลับมาสอบถามภายหลัง

4. รายงานภาษีซื้อและภาษีขายสำหรับกิจการจด VAT

สำหรับบริษัทที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ควรเตรียมรายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย พร้อมใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องให้ครบตามเดือน

การจัดเรียงเอกสารให้ตรงกับรายงานช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลระหว่างบัญชีกับภาษีได้ง่ายขึ้น หากมีใบกำกับภาษีขาด เอกสารซ้ำ หรือยอดไม่ตรง ควรแยกรายการไว้เพื่อให้ตรวจสอบก่อนนำข้อมูลไปจัดทำงบ

5. รายละเอียดลูกหนี้การค้า

หากบริษัทมีการขายสินค้า或ให้บริการก่อนรับเงิน ควรสรุปรายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ ณ วันสิ้นรอบบัญชี พร้อมยอดคงเหลือของแต่ละราย

ข้อมูลนี้ช่วยให้ตรวจสอบได้ว่ารายได้ที่บันทึกไว้สัมพันธ์กับยอดที่ยังไม่ได้รับชำระหรือไม่ หากมีลูกหนี้ที่ชำระแล้วแต่ยังแสดงยอดค้าง หรือมีเงินเข้าที่ไม่ทราบว่าเป็นของลูกค้ารายใด ควรตรวจสอบก่อนปิดข้อมูลของปี

6. รายละเอียดเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

ในอีกด้านหนึ่ง บริษัทควรตรวจรายการที่ยังค้างชำระให้ผู้ขายหรือผู้ให้บริการด้วย เอกสารใบแจ้งหนี้และยอดเจ้าหนี้ควรสัมพันธ์กับรายการที่กิจการยังไม่ได้ชำระเงินจริง ณ วันสิ้นรอบบัญชี

การแยกเจ้าหนี้ให้ชัดช่วยให้รายการหนี้สินในบัญชีมีข้อมูลรองรับ และลดปัญหาการบันทึกค่าใช้จ่ายซ้ำในปีถัดไปเมื่อมีการจ่ายเงิน

7. สินค้าคงเหลือปลายปี

ธุรกิจที่มีสินค้า ควรจัดทำรายละเอียดสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นรอบบัญชีให้สามารถตรวจสอบได้ เช่น รายการสินค้า จำนวน หน่วย และข้อมูลที่ใช้ประกอบการบันทึก

หากตัวเลขในระบบกับสินค้าจริงไม่ตรงกัน ควรตรวจหาสาเหตุก่อนสรุปยอด เพราะสินค้าคงเหลือเป็นข้อมูลหนึ่งที่มีผลต่อการจัดทำบัญชีปลายปี

8. รายละเอียดทรัพย์สินของกิจการ

รายการทรัพย์สิน เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร อุปกรณ์สำนักงาน หรือทรัพย์สินที่บริษัทซื้อไว้ใช้งาน ควรมีเอกสารซื้อและข้อมูลประกอบให้ครบ

หากในระหว่างปีมีการซื้อเพิ่ม ขายออก หรือเลิกใช้ทรัพย์สิน ควรแจ้งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีทราบ เพื่อให้รายการทางบัญชีสอดคล้องกับทรัพย์สินที่กิจการมีอยู่จริง

9. เอกสารเกี่ยวกับเงินเดือนและพนักงาน

กิจการที่มีพนักงานควรเตรียมข้อมูลเงินเดือน รายการจ่าย ค่าตอบแทน และเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ครบตลอดปี ข้อมูลเหล่านี้ควรสัมพันธ์กับรายการที่บันทึกในบัญชีและยอดเงินที่จ่ายจริง

หากมีรายการหัก ณ ที่จ่ายหรือรายการที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน ก็ควรจัดเอกสารแยกไว้เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ

10. เอกสารและสัญญาที่เกี่ยวข้องกับรายการสำคัญ

บางรายการไม่สามารถอธิบายได้จากใบเสร็จหรือ Statement เพียงอย่างเดียว เช่น เงินกู้ สัญญาเช่า การซื้อทรัพย์สิน การวางเงินมัดจำ หรือข้อตกลงที่มีมูลค่าสำคัญ

เอกสารประกอบเหล่านี้ช่วยให้ผู้ทำบัญชีเข้าใจลักษณะรายการและตรวจสอบข้อมูลได้ครบถ้วนมากขึ้น จึงควรส่งพร้อมเอกสารบัญชีที่เกี่ยวข้อง

จัดเอกสารอย่างไรให้สำนักงานบัญชีตรวจง่าย

วิธีที่ง่ายที่สุดคือแยกเอกสารเป็นหมวด แล้วเรียงตามเดือนหรือวันที่ เช่น แฟ้มขาย แฟ้มซื้อ แฟ้มธนาคาร แฟ้มภาษี และแฟ้มเอกสารทั่วไป ไม่ควรรวมเอกสารทุกประเภทไว้ในกองเดียวกัน

เอกสารที่ไม่แน่ใจว่าเกี่ยวข้องกับรายการใดควรแยกไว้และเขียนรายละเอียดกำกับ ไม่ควรตัดทิ้ง เพราะสำนักงานบัญชีสามารถช่วยพิจารณาได้ภายหลัง

หากกิจการต้องการจัดระบบเอกสารให้ต่อเนื่องตั้งแต่ต้นปี สามารถดูบริการรับวางระบบบัญชีเพื่อจัดขั้นตอนเอกสารให้เหมาะกับงานของธุรกิจ

ตรวจบัญชีก่อนส่งงบมีประโยชน์อย่างไร

เมื่อจัดทำข้อมูลทางบัญชีครบแล้ว ขั้นตอนต่อไปอาจเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบงบการเงินตามประเภทของนิติบุคคล การมีเอกสารที่จัดเรียงไว้ดีช่วยให้การตรวจสอบรายการและการค้นหลักฐานทำได้สะดวกขึ้น

สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการรับตรวจสอบบัญชีและการยื่นงบการเงินผ่านระบบออนไลน์เพื่อดูขั้นตอนที่เกี่ยวข้องหลังจากจัดทำข้อมูลบัญชีแล้ว

ถ้าเอกสารไม่ครบควรทำอย่างไร

หากตรวจแล้วพบว่าเอกสารบางรายการขาด ไม่ควรปล่อยผ่านโดยไม่แจ้ง ควรทำรายการไว้ว่าเอกสารใดหาย รายการนั้นเกี่ยวกับอะไร และมีหลักฐานอื่นที่ช่วยอธิบายได้หรือไม่

การแจ้งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีทราบตั้งแต่ต้นช่วยให้สามารถพิจารณาวิธีดำเนินการต่อได้ดีกว่าการพบปัญหาในช่วงท้ายของงาน

หากเป็นกิจการที่ไม่มีรายการเคลื่อนไหวหรือมีเอกสารน้อย สามารถอ่านเอกสารที่ใช้สำหรับงบเปล่าเพื่อดูหัวข้อที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะ

ไม่ควรรอถึงสิ้นปีจึงเริ่มทำบัญชี

เนื้อหาเดิมของบทความให้ความสำคัญกับการจัดทำบัญชีรายเดือน ซึ่งเป็นแนวทางที่ช่วยให้การรวบรวมเอกสารปลายปีง่ายขึ้น เพราะเอกสารซื้อขายและข้อมูลทางการเงินถูกจัดเก็บต่อเนื่อง ไม่ต้องย้อนค้นจากหลายเดือนพร้อมกัน

การทำบัญชีเป็นประจำยังช่วยให้กิจการทราบว่ามีรายการใดขาด เอกสารใดไม่ครบ หรือยอดใดควรตรวจสอบเพิ่มเติมก่อนเข้าสู่ช่วงสิ้นรอบบัญชี

หากต้องการอ่านภาพรวมเรื่องปิดบัญชีประจำปีและสรุปรายงานทางการเงินสามารถอ่านต่อจากหน้านี้ได้โดยไม่ทำให้คีย์หลักของบทความนี้ซ้ำกับหน้าปิดงบหลัก

เมื่อเอกสารพร้อมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคืออะไร

เมื่อรวบรวมเอกสารครบแล้ว สามารถส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีตรวจความต่อเนื่องและความสัมพันธ์ของรายการ จากนั้นจึงดำเนินการจัดทำหรือปรับปรุงบัญชีให้พร้อมสำหรับขั้นตอนของงบการเงิน

หากระหว่างตรวจเอกสารพบประเด็นที่ต้องพิจารณาด้านบัญชีหรือภาษี สามารถใช้บริการที่ปรึกษาบัญชีเพื่อช่วยพิจารณาข้อมูลก่อนดำเนินการต่อ