ทำบัญชีบริษัทเองได้ไหม? ข้อดี ข้อจำกัด และ 4 ขั้นตอนเริ่มต้นสำหรับ SME

เจ้าของบริษัททำบัญชีเองได้หรือไม่?

คำว่า “ทำบัญชีเอง” อาจหมายถึงการบันทึกข้อมูลเบื้องต้น การจัดทำรายงานภายใน หรือการรับผิดชอบเป็นผู้ทำบัญชีตามกฎหมาย ซึ่งเป็นงานคนละระดับและมีข้อกำหนดแตกต่างกัน

เจ้าของกิจการสามารถจัดทำข้อมูลรายรับรายจ่าย บันทึกข้อมูลสินค้า ตรวจยอดเงินฝากธนาคาร และใช้โปรแกรมบัญชีเพื่อดูแลข้อมูลภายในบริษัทได้ หากมีความรู้และระบบตรวจสอบที่เหมาะสม

แต่สำหรับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนที่มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็นพนักงานประจำ เจ้าของกิจการที่มีคุณสมบัติครบถ้วน หรือผู้ทำบัญชีภายนอกที่รับผิดชอบงาน

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีกับผู้ทำบัญชีต่างกันอย่างไร?

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี คือกิจการที่กฎหมายกำหนดให้จัดให้มีการทำบัญชี ส่วน ผู้ทำบัญชี คือบุคคลที่รับผิดชอบการทำบัญชีของกิจการนั้น ซึ่งอาจเป็นลูกจ้างหรือบุคคลภายนอกก็ได้

ดังนั้น การว่าจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกไม่ได้ทำให้หน้าที่ของบริษัทในการจัดให้มีข้อมูลและเอกสารที่ถูกต้องสิ้นสุดลง ผู้บริหารยังต้องจัดให้มีหลักฐานธุรกรรมและให้ข้อมูลตามข้อเท็จจริง

ศึกษารายละเอียดจาก คุณสมบัติและหน้าที่ของผู้ทำบัญชี และ บริษัทรับทำบัญชีคืออะไรและมีหน้าที่อะไร

เจ้าของบริษัททำงานบัญชีส่วนไหนเองได้บ้าง?

สำหรับงานที่ต้องใช้ดุลยพินิจทางบัญชี เช่น การปรับปรุงรายการสิ้นปี การพิจารณาการรับรู้รายได้ การคำนวณค่าเสื่อมราคา และการจัดทำงบการเงิน ควรให้ผู้มีความรู้และคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องรับผิดชอบหรือตรวจทานก่อนนำข้อมูลไปใช้ตามกฎหมาย

5 ข้อดีของการมีส่วนร่วมทำบัญชีบริษัทเอง

1. ช่วยควบคุมต้นทุนการดำเนินงาน

การจัดเอกสารและบันทึกข้อมูลเบื้องต้นภายในบริษัทอาจช่วยลดงานที่ต้องจ้างภายนอกได้บางส่วน โดยเฉพาะกิจการที่มีธุรกรรมไม่ซับซ้อนและมีระบบข้อมูลพร้อมใช้งาน

อย่างไรก็ตาม การทำบัญชีเองไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีค่าจ้างผู้ทำบัญชี ค่าตรวจสอบบัญชี หรือค่าโปรแกรมบัญชี เพราะค่าใช้จ่ายเหล่านี้ขึ้นอยู่กับความจำเป็นและหน้าที่ของแต่ละกิจการ

เจ้าของธุรกิจควรเปรียบเทียบต้นทุนทั้งเวลาทำงาน บุคลากร ระบบที่ต้องซื้อ และค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดการบันทึกข้อมูลผิดพลาดก่อนตัดสินใจ

2. เข้าใจรายได้และค่าใช้จ่ายมากขึ้น

เมื่อเจ้าของกิจการติดตามข้อมูลบัญชีเป็นประจำ จะเห็นว่าเงินเข้ามาจากช่องทางใด มีต้นทุนส่วนไหนสูงขึ้น และรายการใดควรได้รับการตรวจสอบก่อนอนุมัติจ่าย

ตัวอย่างเช่น ยอดขายของร้านค้าออนไลน์เพิ่มขึ้น แต่ค่าขนส่งและค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มเพิ่มเร็วกว่ายอดขาย การแยกข้อมูลค่าใช้จ่ายจะช่วยให้ประเมินกำไรได้ดีกว่าดูยอดเงินเข้าธนาคารเพียงอย่างเดียว

3. เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารธุรกิจ

ข้อมูลบัญชีช่วยให้ผู้บริหารติดตามลูกหนี้ค้างชำระ ประเมินต้นทุนสินค้า ควบคุมค่าใช้จ่าย และวางแผนเงินทุนหมุนเวียนได้อย่างเป็นระบบ

ผู้ประกอบการสามารถนำข้อมูลมาประกอบการประเมินจุดแข็งจุดอ่อนของธุรกิจ รวมถึงวางงบประมาณและติดตามผลในแต่ละเดือน แต่ต้องตรวจความครบถ้วนและความถูกต้องของรายงานก่อนนำไปตัดสินใจ

4. ติดตามความผิดปกติได้รวดเร็วขึ้น

การตรวจข้อมูลเป็นประจำช่วยให้พบรายการผิดปกติ เช่น ค่าใช้จ่ายซ้ำ ยอดโอนไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้ หรือสินค้าคงเหลือแตกต่างจากรายงานในระบบ

เมื่อพบปัญหาควรบันทึกรายการที่ต้องติดตามและส่งให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบ ไม่ควรแก้ยอดโดยไม่มีหลักฐานหรือเหตุผลรองรับ

5. สนับสนุนความน่าเชื่อถือของกิจการ

กิจการที่มีเอกสารและรายงานทางการเงินอย่างเป็นระบบสามารถนำข้อมูลไปประกอบการเจรจากับคู่ค้า ผู้ให้สินเชื่อ หรือผู้ลงทุนได้สะดวกขึ้น

อย่างไรก็ตาม ความน่าเชื่อถือไม่ได้เกิดจากการทำบัญชีเองเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากคุณภาพข้อมูล ความโปร่งใส การปฏิบัติตามมาตรฐานและกฎหมาย และการตรวจสอบที่เหมาะสม

อ่านเพิ่มเติมจาก การวิเคราะห์งบการเงินเพื่อบริหารธุรกิจ และ ข้อดีข้อเสียของการเลือกบริการบัญชีราคาถูก

ข้อจำกัดและความเสี่ยงของการทำบัญชีบริษัทเอง

การมีส่วนร่วมจัดการข้อมูลบัญชีเป็นเรื่องที่มีประโยชน์ แต่หากไม่มีความเข้าใจหลักบัญชีและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง อาจทำให้รายการบัญชีหรือข้อมูลภาษีคลาดเคลื่อนได้

• ขาดความรู้ทางบัญชี: อาจแยกรายจ่ายกับสินทรัพย์ไม่ถูกต้อง หรือบันทึกรายได้ผิดงวด
• ใช้เวลาของผู้บริหารมากเกินไป: งานบันทึกรายการอาจกระทบเวลาที่ใช้บริหารธุรกิจหลัก
• ไม่มีระบบตรวจทาน: ผู้จัดทำข้อมูลและผู้อนุมัติรายการเป็นคนเดียวกัน อาจทำให้ตรวจพบข้อผิดพลาดได้ยาก
• เข้าใจหน้าที่ภาษีคลาดเคลื่อน: การมีโปรแกรมบัญชีไม่ได้หมายความว่าทุกแบบภาษีจะถูกต้องโดยอัตโนมัติ
• ไม่มีการสำรองข้อมูล: อาจเกิดความเสียหายเมื่อไฟล์หรืออุปกรณ์สูญหาย

กิจการจึงควรกำหนดระดับงานที่พนักงานหรือเจ้าของบริษัทสามารถทำเองได้ และจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติรับผิดชอบงานตามกฎหมายอย่างชัดเจน

คุณสมบัติผู้ทำบัญชีตามกฎหมายที่เจ้าของบริษัทควรรู้

สำหรับปี 2569 เป็นต้นไป ต้องพิจารณาประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2568 ซึ่งมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2569

หลักเกณฑ์ครอบคลุมคุณสมบัติด้านการศึกษา การเป็นสมาชิกหรือขึ้นทะเบียนกับสภาวิชาชีพบัญชี การไม่มีลักษณะต้องห้าม และเงื่อนไขการแจ้งเป็นผู้ทำบัญชี รวมถึงการทดสอบผ่านระบบ e-Accountant สำหรับผู้ที่เข้าเกณฑ์ต้องทดสอบ

ผู้ทำบัญชีที่มีสถานะเป็นผู้ทำบัญชีอยู่ก่อนวันที่ 1 มกราคม 2569 มีข้อกำหนดยกเว้นการทดสอบตามเงื่อนไขที่ประกาศกำหนด แต่ยังต้องรักษาคุณสมบัติและปฏิบัติตามหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น หากกรรมการหรือเจ้าของบริษัทมีคุณสมบัติครบและได้รับการรับแจ้งเป็นผู้ทำบัญชีตามหลักเกณฑ์ ก็อาจรับผิดชอบงานบัญชีของกิจการได้ แต่การเป็นเจ้าของบริษัทเพียงอย่างเดียวไม่ใช่คุณสมบัติทดแทนข้อกำหนดดังกล่าว

หากจ้างบุคคลภายนอก ควรตรวจสถานะผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบให้เป็นปัจจุบัน และตรวจว่ามีการยืนยันการรับทำบัญชีตามขั้นตอนของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

4 ขั้นตอนเริ่มจัดการบัญชีบริษัทด้วยตนเอง

อ่านคู่มือที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ วิธีจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัท 12 หมวด, การเลือกโปรแกรมบัญชี และ ขั้นตอนปิดงบบัญชีประจำปี

โปรแกรมบัญชี Excel และระบบ Cloud เลือกอย่างไร?

เครื่องมือจัดการบัญชีมีหลายรูปแบบ แต่ละระบบเหมาะกับลักษณะงานแตกต่างกัน โดยเจ้าของธุรกิจควรตรวจความสามารถในการออกเอกสาร เก็บหลักฐาน บันทึกข้อมูล และส่งรายงานก่อนเลือกใช้

การใช้ Excel จัดเก็บข้อมูลรับจ่ายสามารถเป็นเครื่องมือบริหารภายในได้ แต่ไม่ควรสรุปว่าไฟล์สรุปรายรับรายจ่ายเพียงอย่างเดียวทดแทนระบบบัญชีและสมุดบัญชีที่กิจการต้องจัดทำตามกฎหมายได้ทุกกรณี

เจ้าของกิจการควรประเมินระบบร่วมกับผู้ทำบัญชี เพื่อให้ข้อมูลที่บันทึกสามารถนำไปจัดทำรายงานบัญชีและภาษีได้โดยไม่ต้องทำงานซ้ำหลายรอบ

หากต้องการวางระบบงานเพิ่มเติม สามารถศึกษา แนวทางวางระบบบัญชี และ ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมบัญชี TRCLOUD

ตัวอย่างการแบ่งงานบัญชีระหว่างเจ้าของบริษัทกับผู้ทำบัญชี

บริษัทที่มีเอกสารจำนวนไม่มากอาจเลือกให้พนักงานหรือเจ้าของกิจการดูแลเอกสารประจำวัน และให้ผู้ทำบัญชีภายนอกตรวจสอบข้อมูลตามรอบที่กำหนด โดยขอบเขตที่รับผิดชอบต้องตกลงกันอย่างชัดเจน

การกำหนดวันส่งเอกสารและวิธีแจ้งรายการที่ต้องแก้ไขช่วยลดความเข้าใจคลาดเคลื่อนและติดตามความคืบหน้าของงานได้ โดยไม่จำเป็นต้องมอบหมายทุกขั้นตอนให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเพียงฝ่ายเดียว

ทำบัญชีเองหรือจ้างสำนักงานบัญชี แบบไหนคุ้มค่ากว่า?

คำตอบขึ้นอยู่กับปริมาณรายการ ความซับซ้อนของธุรกิจ ความพร้อมของบุคลากร และต้นทุนในการดูแลระบบ ไม่ใช่พิจารณาเฉพาะค่าบริการรายเดือน

บริษัทที่มีรายการไม่มากอาจจัดข้อมูลเบื้องต้นเองและใช้ผู้ทำบัญชีภายนอก ส่วนบริษัทที่มีหลายสาขา สินค้าจำนวนมาก หรือธุรกรรมซับซ้อน อาจจำเป็นต้องมีทีมบัญชีภายในควบคู่กับระบบตรวจทานที่เหมาะสม

การเปรียบเทียบควรคำนึงถึงเงินเดือนพนักงาน ค่าโปรแกรม เวลาเจ้าของกิจการ ค่าจัดทำบัญชีและงบการเงิน รวมถึงความเสียหายที่อาจเกิดจากความคลาดเคลื่อนของข้อมูล

หากต้องการตรวจความเหมาะสมของการจ้างภายนอก สามารถศึกษา การใช้บริการสำนักงานบัญชี และ ข้อควรพิจารณาก่อนจ้างบริษัทรับทำบัญชี

เช็กลิสต์ก่อนตัดสินใจทำบัญชีบริษัทเอง

• ☐ เข้าใจหน้าที่ทางกฎหมายของบริษัทและผู้ทำบัญชี
• ☐ มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติถูกต้องตามกฎหมาย
• ☐ มีระบบจัดเก็บเอกสารซื้อขายและรับจ่ายเงิน
• ☐ แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินของบริษัท
• ☐ มีเครื่องมือบันทึกข้อมูลที่เหมาะกับธุรกิจ
• ☐ กำหนดสิทธิการเข้าถึงและการแก้ไขข้อมูล
• ☐ ตรวจรายการธนาคารและยอดบัญชีเป็นประจำ
• ☐ มีระบบสำรองข้อมูลและเก็บเอกสารย้อนหลัง
• ☐ ทราบหน้าที่เกี่ยวกับ VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ☐ มีขั้นตอนติดตามเอกสารที่ขาด
• ☐ เตรียมข้อมูลสินทรัพย์ สินค้าคงเหลือและหนี้สิน
• ☐ วางแผนการปิดบัญชีและจัดทำงบประจำปี

ผู้ประกอบการที่ยังไม่พร้อมทำทุกข้อด้วยตนเองสามารถเริ่มจากงานเอกสารและรายงานบริหารภายในก่อน แล้วให้ผู้ทำบัญชีช่วยกำหนดขั้นตอนและตรวจความถูกต้องตามหน้าที่

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำบัญชีบริษัทเอง (FAQ)

สรุป: ทำบัญชีบริษัทเองได้ แต่ต้องแบ่งหน้าที่ให้ถูกต้อง

การทำบัญชีบริษัทเองมีประโยชน์ต่อเจ้าของกิจการในด้านการควบคุมเอกสาร การติดตามรายรับรายจ่าย และการใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ โดยควรเริ่มจากการจัดเก็บหลักฐาน เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม และตรวจสอบรายการอย่างสม่ำเสมอ

อย่างไรก็ตาม การจัดทำบัญชีของบริษัทต้องเป็นไปตามกฎหมาย และผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบต้องมีคุณสมบัติตามหลักเกณฑ์ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรภายในหรือผู้ให้บริการภายนอก

แนวทางที่เหมาะสมคือให้เจ้าของกิจการมีส่วนร่วมกับข้อมูลบัญชีของตนเอง พร้อมมีระบบตรวจทานโดยผู้มีความรู้และคุณสมบัติที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อมูลนำไปใช้บริหารธุรกิจและจัดทำรายงานตามกฎหมายได้อย่างถูกต้อง