ปิดงบบัญชี คืออะไร? ขั้นตอนปิดงบและกำหนดเวลาที่เจ้าของบริษัทควรรู้

ปิดงบบัญชี คืออะไร

การปิดงบบัญชี คือกระบวนการตรวจสอบและสรุปข้อมูลบัญชีเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ตั้งแต่ตรวจรายการที่บันทึกไว้ กระทบยอด ปรับปรุงรายการ และจัดทำข้อมูลสำหรับงบการเงิน

การปิดงบจึงกว้างกว่าการ “กดปิดปี” ในโปรแกรมบัญชี เพราะก่อนตัวเลขจะกลายเป็นงบการเงิน ต้องตรวจว่ารายการรายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ และเงินสดธนาคารมีข้อมูลรองรับและสัมพันธ์กับข้อเท็จจริงหรือไม่

หากต้องการเข้าใจงานบัญชีที่ควรทำระหว่างปีก่อนมาถึงขั้นตอนนี้ สามารถอ่านบัญชีรายเดือนและบัญชีรายปีต่างกันอย่างไร ประกอบได้

ปิดบัญชี กับ ปิดงบการเงิน เหมือนกันหรือไม่

ในการใช้งานทั่วไปมักเรียกรวมกันว่า “ปิดงบ” แต่ในทางปฏิบัติควรแยกความเข้าใจออกเป็นหลายขั้นตอน ตั้งแต่ปิดรายการบัญชีของรอบนั้น ปรับปรุงบัญชี จัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง จัดทำงบการเงิน และส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบตามกรณี

ดังนั้นการบอกว่า “บัญชีปิดแล้ว” ไม่ได้หมายความว่างบการเงินผ่านการตรวจสอบ อนุมัติ และนำส่งหน่วยงานแล้วเสมอไป เจ้าของกิจการควรถามให้ชัดว่าอยู่ในขั้นตอนใด

หากต้องการดูบทบาทของผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชี สามารถอ่านผู้สอบบัญชี CPA และผู้สอบบัญชีภาษีอากร TA ต่างกันอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมเอกสารให้ครบก่อนปิดงบ

จุดเริ่มต้นคือเช็กว่าเอกสารของทั้งปีครบหรือไม่ ไม่ควรรอให้ผู้สอบบัญชีเป็นผู้พบว่าเอกสารหาย เพราะจะทำให้การตรวจย้อนกลับและการยืนยันยอดใช้เวลามากขึ้น

กิจการที่เอกสารกระจัดกระจายควรเริ่มจากวิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี และกำหนดระบบจัดเก็บตั้งแต่ปีถัดไปเพื่อลดปัญหาซ้ำ

ขั้นตอนที่ 2 กระทบยอดบัญชีสำคัญ

ก่อนจัดทำงบการเงิน ควรกระทบยอดบัญชีที่มีแหล่งข้อมูลอ้างอิงภายนอก เช่น เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงเหลือ เพื่อหาว่ารายการที่บันทึกไว้ตรงกับข้อมูลจริงหรือไม่

ตัวอย่างเช่น ยอดบัญชีธนาคารในสมุดบัญชีไม่ควรถูกนำมาใช้ปิดงบโดยไม่เปรียบเทียบกับ Statement เพราะอาจมีค่าธรรมเนียม เช็คค้าง รายการโอน หรือเงินรับที่ยังไม่ได้บันทึก

การกระทบยอดเป็นหนึ่งในเหตุผลที่การบริหารฝ่ายบัญชีและแบ่งหน้าที่ตรวจสอบ มีความสำคัญ ไม่ควรให้การบันทึกและการตรวจทั้งหมดอยู่กับขั้นตอนเดียวกันโดยไม่มีการทบทวน

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสต๊อก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และทรัพย์สิน

ยอดปลายปีหลายรายการไม่สามารถตรวจจากเอกสารชิ้นเดียวได้ เช่น สินค้าคงเหลือต้องดูทั้งจำนวนจริงและข้อมูลในระบบ ลูกหนี้ต้องพิจารณารายการที่ยังเรียกเก็บได้ เจ้าหนี้ต้องตรวจใบแจ้งหนี้ที่ค้าง และทรัพย์สินต้องตรวจรายการที่ยังใช้งานอยู่

หากยอดเหล่านี้ผิด ผลกระทบอาจไปถึงกำไร ขาดทุน สินทรัพย์ หนี้สิน และภาษี ดังนั้นการปิดงบที่ดีจึงไม่ควรพิจารณาเฉพาะยอดขายกับค่าใช้จ่ายเท่านั้น

กิจการที่มีปัญหาโครงสร้างบัญชีควรทบทวนผังบัญชี ว่าแยกรายการไว้เหมาะสมเพียงพอสำหรับการตรวจสอบหรือไม่

ขั้นตอนที่ 4 บันทึกรายการปรับปรุงก่อนจัดทำงบ

เมื่อข้อมูลพื้นฐานได้รับการตรวจแล้ว จึงเข้าสู่รายการปรับปรุงปลายงวดตามข้อเท็จจริงของกิจการ เช่น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ค่าเสื่อมราคา หรือรายการอื่นที่ต้องรับรู้ให้เหมาะกับรอบบัญชี

รายการปรับปรุงไม่ควรถูกทำเพื่อให้ “กำไรออกมาตามที่ต้องการ” แต่ต้องมีเหตุผลและเอกสารสนับสนุน การบันทึกเพื่อเปลี่ยนผลประกอบการโดยไม่มีข้อเท็จจริงรองรับสร้างความเสี่ยงทั้งด้านบัญชีและภาษี

ขั้นตอนที่ 5 จัดทำงบการเงินและส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ

หลังปรับปรุงรายการแล้วจึงจัดทำงบการเงินตามรูปแบบและมาตรฐานที่กิจการต้องใช้ พร้อมรายละเอียดประกอบที่ผู้สอบบัญชีต้องตรวจ

สำหรับบริษัทจำกัด งบการเงินต้องได้รับการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตก่อนนำเสนอที่ประชุมใหญ่ ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนบางกรณีมีกฎเกณฑ์เรื่องการยกเว้นการตรวจสอบแตกต่างออกไป จึงควรตรวจตามประเภทและขนาดของกิจการ

หากต้องการดูภาพรวมบริการเชิง Commercial แยกจากบทความความรู้นี้ สามารถอ่านบริการรับปิดงบการเงินและปิดงบย้อนหลัง

กำหนดเวลาปิดงบของบริษัทจำกัด ต้องแยก DBD กับกรมสรรพากร

จุดที่เจ้าของกิจการมักสับสนคือการนำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กับการยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลต่อกรมสรรพากร เป็นคนละหน้าที่และใช้หลักกำหนดเวลาคนละแบบ

ดังนั้นไม่ควรใช้คำว่า “ปิดงบภายใน 150 วัน” แทนทุกขั้นตอน เพราะอาจทำให้เข้าใจผิดว่า DBD และกรมสรรพากรมีเส้นตายเดียวกัน

แล้วห้างหุ้นส่วนยื่นงบการเงินเมื่อไร

ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย รวมถึงนิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทยและกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร อยู่ภายใต้หลักกำหนดเวลาการยื่นงบการเงินต่อ DBD แตกต่างจากบริษัทจำกัด โดยหลักกฎหมายบัญชีกำหนดให้ยื่นภายใน 5 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี

แต่เรื่องภาษีเงินได้นิติบุคคลยังต้องพิจารณาแบบภาษีและกำหนดเวลาของกรมสรรพากรแยกต่างหาก จึงไม่ควรนำกำหนด DBD ไปใช้แทนกำหนดภาษี

ภ.ง.ด.50 เกี่ยวอะไรกับการปิดงบ

หลังมีผลประกอบการของรอบระยะเวลาบัญชี บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่มีหน้าที่เสียภาษีจากกำไรสุทธิต้องจัดทำแบบ ภ.ง.ด.50 ตามข้อมูลและการคำนวณภาษีของรอบนั้น โดยยื่นภายในกำหนดของกรมสรรพากร

แม้กิจการไม่มีรายได้ ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีหน้าที่จัดทำงบหรือยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 โดยอัตโนมัติ บริษัทที่ยังมีสถานะเป็นนิติบุคคลควรตรวจหน้าที่ของตนให้ครบ

ส่วนเรื่องภาษีระหว่างปี สามารถอ่านภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT เพื่อให้เห็นความเชื่อมโยงระหว่างบัญชีรายเดือนกับยอดปลายปี

เอกสารบัญชีต้องเก็บหลังปิดงบหรือไม่

หลังยื่นงบแล้วเอกสารไม่ได้หมดความสำคัญ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียังต้องเก็บบัญชีและเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

ในทางปฏิบัติควรจัดเก็บทั้งเอกสารต้นฉบับที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดประกอบยอด กระดาษทำการ รายงานภาษี รายการกระทบยอด และหลักฐานการยื่นต่าง ๆ ให้สัมพันธ์กับปีบัญชีเดียวกัน

อ่านรายละเอียดต่อได้ที่ปิดงบบัญชีประจำปี ต้องเก็บเอกสารอะไรบ้าง ซึ่งควรถือ Search Intent เรื่องเอกสารหลังปิดงบโดยเฉพาะ

Checklist ก่อนส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี

หากตรวจแล้วพบว่าบัญชีเดิมมีปัญหา ไม่ควรปรับตัวเลขเพื่อให้ยอดลงเพียงอย่างเดียว แต่ควรหาสาเหตุและเอกสารรองรับก่อนแก้ไข โดยเฉพาะรายการจากงวดก่อนที่อาจกระทบยอดยกมา

ปิดงบแล้ว เจ้าของควรอ่านอะไรจากงบการเงิน

งบการเงินไม่ควรมีประโยชน์เฉพาะสำหรับยื่นหน่วยงาน เจ้าของกิจการควรดูอย่างน้อยว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไร มีเงินสดและลูกหนี้อยู่เท่าไร หนี้สินเพิ่มขึ้นหรือไม่ สต๊อกสูงผิดปกติหรือเปล่า และทุนของกิจการเปลี่ยนแปลงอย่างไร

ตัวเลขเหล่านี้ช่วยให้เห็นปัญหาที่รายงานยอดขายเพียงอย่างเดียวไม่สามารถบอกได้ เช่น ขายดีแต่เก็บเงินไม่ได้ มีกำไรแต่เงินสดไม่พอ หรือมีสินค้าคงเหลือสูงจนเงินจมอยู่ในสต๊อก

พื้นฐานการจัดข้อมูลระหว่างปีอ่านต่อได้ที่บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง และพื้นฐานการทำบัญชีธุรกิจ