Work Permit ใช้เอกสารอะไรบ้าง? Checklist คนต่างชาติและนายจ้างก่อนยื่น

ก่อนเตรียมเอกสาร ต้องรู้ก่อนว่าขอ Work Permit กรณีไหน

ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยคือค้นคำว่า “เอกสาร Work Permit” แล้วนำ Checklist จากอินเทอร์เน็ตมาใช้ทั้งหมด ทั้งที่คนต่างชาติแต่ละรายอาจอยู่คนละสถานะและใช้คนละประเภทคำขอ

ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารหรือผู้เชี่ยวชาญที่ถือสถานะ Non-Immigrant และขออนุญาตทำงานตามกรณีทั่วไป ย่อมมีขั้นตอนต่างจากแรงงานที่เข้ามาตาม MOU หรืองานที่มีลักษณะจำเป็นหรือเร่งด่วนระยะสั้น

หากยังไม่เข้าใจพื้นฐาน แนะนำอ่าน Work Permit คืออะไร ก่อน แล้วจึงกลับมาตรวจรายการเอกสารในหน้านี้

หมวดที่ 1 เอกสารของคนต่างชาติ

สำหรับคำขอ Work Permit กรณีทั่วไป เอกสารฝั่งคนต่างชาติถือเป็นข้อมูลหลักที่ใช้ยืนยันตัวบุคคล สถานะการเข้าเมือง คุณสมบัติ และความสัมพันธ์กับตำแหน่งงาน

สิ่งสำคัญคือชื่อ นามสกุล หมายเลข Passport วันเกิด และข้อมูลในทุกเอกสารต้องสอดคล้องกัน หากมีการเปลี่ยนชื่อหรือเอกสารออกคนละชื่อ ควรเตรียมหลักฐานเชื่อมโยงข้อมูลให้พร้อม

Passport ต้องเตรียมหน้าไหนบ้าง

ไม่ควรถ่ายเฉพาะหน้ารูปถ่ายแล้วจบ ควรตรวจว่าประเภทคำขอต้องใช้หน้าที่แสดง Visa ตราประทับเข้าเมือง การอนุญาตให้อยู่ หรือรายการเปลี่ยนแปลงอื่นเพิ่มเติมหรือไม่

ก่อนยื่นควรตรวจอายุ Passport และข้อมูลการพำนักให้สัมพันธ์กับขั้นตอน Work Permit เพราะสิทธิในการอยู่กับสิทธิในการทำงานเป็นคนละส่วนกัน

อ่านรายละเอียดความแตกต่างได้ที่ Visa กับ Work Permit ต่างกันอย่างไร

หมวดที่ 2 หนังสือรับรองการจ้างและข้อมูลตำแหน่งงาน

เอกสารอีกส่วนที่สำคัญมากคือข้อมูลการจ้าง เพราะ Work Permit ไม่ได้พิจารณาเพียงตัวบุคคล แต่พิจารณาด้วยว่าจะเข้ามาทำงานให้ใคร ในตำแหน่งใด และทำงานลักษณะใด

สำหรับคำขอตามมาตรา 59 ปัจจุบันยังพบแบบ บต.25 สำหรับคำขออนุญาตทำงานและ บต.46 สำหรับหนังสือรับรองการจ้างตามที่กรมการจัดหางานกำหนด แต่การยื่นจริงควรเลือกบริการและแบบใน e-WorkPermit ให้ตรงกับสถานะของผู้ยื่น ไม่ควรหยิบแบบเก่าจากเว็บไซต์อื่นมากรอกโดยอัตโนมัติ

หมวดที่ 3 เอกสารของบริษัทหรือนายจ้าง

เอกสารฝั่งนายจ้างเป็นอีกส่วนที่มักทำให้คำขอล่าช้า เพราะเจ้าหน้าที่ต้องตรวจทั้งตัวตนของบริษัท สถานะกิจการ ผู้มีอำนาจ และความสามารถของสถานประกอบการตามหลักเกณฑ์ของกรณีนั้น

รายการที่อาจเกี่ยวข้องกับบริษัทไทย ได้แก่

รายการเอกสารบริษัทไม่ได้เหมือนกันทุกกิจการ บริษัทไทย บริษัทต่างชาติ สำนักงานสาขา สำนักงานผู้แทน หรือกิจการที่ได้รับสิทธิพิเศษบางประเภทอาจมีรายการประกอบแตกต่างกัน

สำหรับธุรกิจที่มีผู้ถือหุ้นหรือผู้บริหารต่างชาติ สามารถอ่าน การจัดตั้งบริษัทสำหรับนักธุรกิจต่างชาติ และ การจดทะเบียนนิติบุคคลในประเทศไทย ประกอบได้

หมวดที่ 4 เอกสารการศึกษาและประสบการณ์ทำงาน

งานที่ใช้ความรู้ ความสามารถ หรือทักษะ มักต้องมีข้อมูลที่ช่วยยืนยันว่าคนต่างชาติมีความเหมาะสมกับตำแหน่งที่ขอทำงาน เช่น วุฒิการศึกษา หรือหนังสือรับรองประสบการณ์การทำงาน

จุดที่ควรตรวจคือ ชื่อสาขา ประสบการณ์เดิม และ Job Description ควรมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งที่บริษัทกำลังขอ หากเอกสารระบุประสบการณ์คนละด้านกับงานที่ยื่น อาจต้องมีคำอธิบายหรือเอกสารเพิ่มเติมตามกรณี

หากตำแหน่งเป็นวิชาชีพที่กฎหมายไทยกำหนดให้ต้องมีใบอนุญาต เช่น วิชาชีพบางประเภท ก็ต้องพิจารณาใบอนุญาตหรือหนังสือรับรองจากหน่วยงานวิชาชีพเพิ่มเติมด้วย

หมวดที่ 5 ใบรับรองแพทย์

ใบรับรองแพทย์เป็นหนึ่งในเอกสารที่ใช้ประกอบคำขอ Work Permit ในหลายกรณี โดยต้องออกตามเงื่อนไขและรับรองว่าผู้ยื่นไม่มีลักษณะต้องห้ามตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

ก่อนตรวจสุขภาพควรตรวจรายละเอียดจากประเภทคำขออีกครั้ง เพราะไม่ควรใช้ใบรับรองแพทย์ทั่วไปที่ข้อความไม่ตรงกับวัตถุประสงค์โดยไม่ได้ตรวจสอบ

หมวดที่ 6 รูปถ่าย ต้องใช้หรือไม่

คู่มือของกรมการจัดหางานสำหรับบางบริการยังระบุรูปถ่ายคนต่างชาติขนาด 3 × 4 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ไม่สวมแว่นตา และถ่ายภายในระยะเวลาที่กำหนด

แต่เนื่องจากกระบวนการปัจจุบันมีระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาเกี่ยวข้องมากขึ้น จึงควรตรวจรายการ Upload และข้อกำหนดของบริการใน e-WorkPermit ก่อนจัดรูปหรือพิมพ์รูปจำนวนมาก

เอกสารภาษาต่างประเทศ ต้องแปลหรือไม่

เอกสารภาษาต่างประเทศบางประเภทต้องจัดทำคำแปลภาษาไทยและรับรองความถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของกรมการจัดหางาน จึงควรตรวจเรื่องการแปลก่อน Upload หรือยื่นเอกสาร ไม่ควรรอให้เจ้าหน้าที่เรียกเพิ่มเติมภายหลัง

สำเนาเอกสารก็ต้องตรวจเรื่องการลงลายมือชื่อรับรองให้ถูกฝ่าย เอกสารบริษัทควรลงนามโดยผู้มีอำนาจหรือผู้รับมอบอำนาจตามกรณี ขณะที่เอกสารของคนต่างชาติควรดำเนินการรับรองตามข้อกำหนดของผู้ยื่น

หนังสือมอบอำนาจต้องใช้เมื่อไร

หากเจ้าของเอกสารหรือผู้มีอำนาจไม่ได้เป็นผู้ดำเนินการบางขั้นตอนด้วยตนเอง อาจต้องใช้หนังสือมอบอำนาจตามเงื่อนไขของบริการนั้น รวมถึงเอกสารของผู้รับมอบอำนาจและอากรแสตมป์ตามที่กำหนด

กรณีบริษัทมีกรรมการผู้มีอำนาจเป็นคนต่างชาติและอยู่นอกประเทศไทย อาจมีขั้นตอนรับรองหนังสือมอบอำนาจเพิ่มขึ้น ดังนั้นบริษัทที่มีโครงสร้างต่างประเทศควรตรวจข้อกำหนดเป็นรายกรณี ไม่ควรใช้หนังสือมอบอำนาจทั่วไปทันที

เอกสารบัญชีและภาษีของบริษัทเกี่ยวข้องกับ Work Permit อย่างไร

หลายกิจการเข้าใจว่า Work Permit เป็นเรื่องของ HR เพียงอย่างเดียว แต่ในทางปฏิบัติเอกสารของนายจ้างอาจเชื่อมโยงกับข้อมูลทางบัญชี ภาษี ทุน งบการเงิน และประกันสังคมของบริษัทด้วย

บริษัทจึงควรจัดเอกสารนิติบุคคลและบัญชีให้เป็นระบบตั้งแต่แรก สามารถอ่าน บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง, วิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี และ วิธีจัดระบบเอกสารบริษัทตั้งแต่เริ่มกิจการ ประกอบกัน

หลัง Work Permit อนุมัติ ยังมีงาน Payroll และภาษีต่อ

เมื่อพนักงานต่างชาติเริ่มทำงาน บริษัทต้องดูเรื่องค่าจ้าง เงินเดือน โบนัส ภาษีเงินได้ และข้อมูลพนักงานต่อไป Work Permit จึงไม่ใช่ขั้นตอนที่แยกขาดจากระบบหลังบ้านของบริษัท

นายจ้างควรส่งข้อมูลวันเริ่มงาน เงินเดือน และสัญญาจ้างให้ฝ่ายบัญชีหรือ Payroll ตรงกัน เพื่อป้องกันเอกสารแรงงานกับเอกสารทางบัญชีระบุข้อมูลไม่ตรงกัน

อ่านต่อได้ที่ งาน Payroll และการจัดทำเงินเดือน และ วิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน

Checklist Work Permit ก่อนกดส่งคำขอ

หากบริษัทกำลังจัดระบบเอกสารใหม่ แนะนำอ่าน แนวทางวางระบบบัญชีและ Workflow บริษัท เพื่อให้ฝ่ายบุคคล บัญชี และผู้ดูแล Work Permit ใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสาร Work Permit ต้องแก้ไขบ่อย

บริษัทใหม่ควรเตรียมเอกสาร Work Permit ตั้งแต่เมื่อไร

หากบริษัทมีแผนจ้างผู้บริหารหรือผู้เชี่ยวชาญต่างชาติ ควรคิดเรื่อง Work Permit ตั้งแต่ขั้นวางโครงสร้างบริษัท ไม่ควรรอจนกำหนดวันเริ่มงานแล้วจึงเริ่มตรวจเอกสาร

เพราะข้อมูลบางส่วนเชื่อมกับทุน ผู้ถือหุ้น สถานที่ตั้ง ประเภทธุรกิจ ใบอนุญาต และเอกสารบัญชี การจัดระบบตั้งแต่ต้นจึงช่วยให้ดึงเอกสารไปใช้ได้ง่ายกว่า

หากยังอยู่ระหว่างเริ่มกิจการ สามารถอ่าน ขั้นตอนจดทะเบียนนิติบุคคล และ ทะเบียนพาณิชย์กับทะเบียนนิติบุคคลต่างกันอย่างไร เพื่อจัดโครงสร้างให้ชัดก่อน