วิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน พร้อมตัวอย่าง โบนัส และพนักงานเริ่มงานระหว่างปี

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน คืออะไร

เงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส และค่าตอบแทนบางประเภทที่ลูกจ้างได้รับจากนายจ้าง เป็นเงินได้ของบุคคลธรรมดาที่เกี่ยวข้องกับการจ้างแรงงาน นายจ้างจึงมีหน้าที่คำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายเมื่อมีการจ่ายเงินตามหลักเกณฑ์ของประมวลรัษฎากร

หลักการต่างจากการหักภาษีค่าบริการแบบใช้อัตราคงที่ เพราะภาษีเงินเดือนต้องพิจารณารายได้ทั้งปี ค่าใช้จ่าย ค่าลดหย่อน และอัตราภาษีบุคคลธรรมดาแบบขั้นบันได

หากต้องการทำความเข้าใจประเภทเงินได้ก่อน สามารถอ่านเงินได้พึงประเมิน 8 ประเภท มาตรา 40 ประกอบได้

หลักการคำนวณภาษีเงินเดือนแบบเข้าใจง่าย

หลักสำคัญของการคำนวณภาษีเงินเดือนคือ ไม่ได้นำเงินเดือนของเดือนนั้นไปเสียภาษีโดยตรง แต่ให้ประมาณเงินได้เสมือนว่าพนักงานจะได้รับตลอดทั้งปี แล้วคำนวณภาษีทั้งปีขึ้นมาก่อน

หากเงินเดือนหรือค่าตอบแทนเปลี่ยนระหว่างปี ต้องคำนวณใหม่โดยใช้ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง ไม่ควรใช้ยอดภาษีเดิมต่อไปตลอดปีโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลที่ต้องมีก่อนคำนวณภาษีเงินเดือน

การคำนวณจะถูกต้องได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลต้นทางครบ ฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายบุคคลจึงควรมีข้อมูลอย่างน้อยดังนี้

ข้อมูล Payroll ควรมี Workflow ชัดเจนตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน เวลา เงินเดือน การคำนวณภาษี ไปจนถึงสลิปและการจ่ายเงินจริง ซึ่งสามารถอ่านต่อได้ที่Payroll คืออะไร และงานเงินเดือนมีอะไรบ้าง

เงินได้สุทธิคำนวณอย่างไร

แนวคิดพื้นฐานสามารถเขียนได้ว่า

แต่ในทางปฏิบัติรายละเอียดของค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนต้องพิจารณาตามกฎหมายและข้อมูลจริงของพนักงานแต่ละคน ไม่ควรใช้สูตรเดียวกันแล้วใส่ตัวเลขเหมือนกันทุกคน

รายการที่อาจเกี่ยวข้อง เช่น ค่าลดหย่อนส่วนตัว คู่สมรส บุตร บิดามารดา เบี้ยประกัน กองทุน และรายการอื่นตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด โดยนายจ้างควรใช้ข้อมูลที่พนักงานแจ้งอย่างถูกต้องในการคำนวณ

อัตราภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแบบขั้นบันได

หลังจากคำนวณเงินได้สุทธิแล้ว จึงนำไปคำนวณภาษีตามช่วงของเงินได้สุทธิ ไม่ใช่นำเงินได้สุทธิทั้งหมดคูณด้วยอัตราสูงสุดของช่วงนั้น

คำว่า “ขั้นบันได” หมายถึงเงินได้แต่ละส่วนถูกคำนวณด้วยอัตราของช่วงนั้น การมีเงินได้สุทธิเข้าสู่ฐาน 20% จึงไม่ได้หมายความว่าเงินได้ทั้งหมดเสียภาษี 20%

ตัวอย่างวิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน

สมมติพนักงานมีเงินเดือน 40,000 บาทต่อเดือน และนายจ้างจ่ายเดือนละ 1 ครั้ง รวม 12 ครั้งต่อปี

ตัวอย่างนี้ใช้เพื่ออธิบายโครงสร้างการคิดเท่านั้น จำนวนภาษีจริงของแต่ละคนอาจไม่เท่ากัน เพราะค่าลดหย่อนและรายการอื่นแตกต่างกัน

กรณีเงินเดือนเพิ่มระหว่างปี ต้องทำอย่างไร

หากพนักงานได้รับการปรับเงินเดือนระหว่างปี นายจ้างไม่ควรหักภาษีจำนวนเดิมต่อเนื่องโดยไม่คำนวณใหม่ เพราะประมาณการรายได้ทั้งปีเปลี่ยนไปแล้ว

เมื่อเงินเดือนเปลี่ยน ควรปรับข้อมูล Payroll และคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายใหม่ตามรายได้ที่เปลี่ยนแปลง เพื่อให้ยอดภาษีที่ถูกหักสะสมตลอดปีใกล้เคียงกับภาระภาษีจริงมากขึ้น

กรณีมีโบนัส ต้องคำนวณภาษีอย่างไร

โบนัสหรือเงินพิเศษเป็นรายได้ของพนักงานที่ต้องนำมาพิจารณาภาษีด้วย ไม่ควรใช้วิธีนำโบนัสคูณอัตราภาษีคงที่โดยไม่ดูเงินเดือนและรายได้เดิมของพนักงาน

หลักการคือคำนวณภาษีใหม่โดยรวมเงินพิเศษเข้ากับรายได้ที่เกี่ยวข้อง แล้วเปรียบเทียบกับภาษีที่คำนวณจากเงินเดือนปกติ ส่วนต่างที่เกิดจากเงินพิเศษจะถูกนำมารวมกับภาษีที่ต้องหักในคราวที่จ่ายโบนัส

กรมสรรพากรกำหนดแนวทางการคำนวณเงินพิเศษไว้โดยเฉพาะ ดังนั้นโปรแกรม Payroll ควรตั้งค่าประเภทโบนัสให้ถูกต้อง ไม่ควรบันทึกเป็นเงินเดือนปกติโดยไม่ตรวจวิธีคำนวณ

พนักงานเริ่มงานระหว่างปี คำนวณอย่างไร

กรณีพนักงานเข้าทำงานระหว่างปี หลักการคือใช้จำนวนคราวที่จะต้องจ่ายจริงตั้งแต่เริ่มงานจนถึงสิ้นปี ไม่จำเป็นต้องคูณ 12 เดือนเหมือนพนักงานที่มีการจ่ายเงินเดือนครบทั้งปี

ตัวอย่างเช่น เริ่มงานเดือนตุลาคมและจ่ายเงินเดือนเดือนละครั้ง จะมีจำนวนคราวที่จ่ายจริง 3 ครั้ง จึงใช้เงินเดือนคูณ 3 เพื่อประมาณเงินได้ในปีนั้น แล้วคำนวณภาษีและหารด้วย 3

จุดนี้เป็นหนึ่งในเหตุผลที่ไม่ควรใช้สูตร “เงินเดือน × 12” กับพนักงานทุกคนโดยไม่ดูวันเริ่มงาน

ภาษีเงินเดือนเกี่ยวข้องกับ ภ.ง.ด.1 อย่างไร

เมื่อมีการจ่ายเงินเดือนและมีภาษีที่ต้องหัก นายจ้างต้องนำข้อมูลภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายของพนักงานไปจัดทำแบบ ภ.ง.ด.1 ตามรอบที่เกี่ยวข้อง รวมถึงเก็บข้อมูลรายคนเพื่อใช้กับงานภาษีประจำปีและหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

งานนี้จึงควรเชื่อมกับระบบเงินเดือน ไม่ควรคำนวณภาษีในไฟล์หนึ่ง แล้วทำ ภ.ง.ด.1 จากข้อมูลอีกชุดโดยไม่มีการกระทบยอด

ผู้ประกอบการสามารถอ่านภาพรวมงานภาษีรายเดือนของนิติบุคคล เพื่อดูว่า ภ.ง.ด.1 เชื่อมกับงานบัญชีอย่างไร

ประกันสังคมกับภาษีเงินเดือนเป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่

ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน เงินสมทบประกันสังคมและภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายเป็นคนละระบบ แต่ข้อมูลทั้งสองส่วนมักอยู่ในงาน Payroll เดียวกัน

นายจ้างจึงควรตรวจให้ชัดว่าเดือนหนึ่งพนักงานมีเงินได้อะไร รายการใดใช้คำนวณประกันสังคม รายการใดเป็นเงินได้เพื่อคำนวณภาษี และรายการใดเป็นการหักเงินอื่นตามกฎหมายหรือข้อตกลง

การนำยอดสุทธิหลังหักประกันสังคมไปคูณอัตราภาษีโดยตรงจึงไม่ใช่วิธีคำนวณภาษีเงินเดือนที่ถูกต้องครบถ้วน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการคำนวณภาษีเงินเดือน

หากธุรกิจมีพนักงานจำนวนมาก การวางระบบฝ่ายบัญชีและฝ่ายบุคคลให้ส่งข้อมูลตรงกันตั้งแต่ต้นจะช่วยลดการแก้ไขปลายเดือน สามารถอ่านการตั้งฝ่ายบัญชีและ Payroll Flow เพิ่มเติมได้

โปรแกรม Payroll ช่วยคำนวณภาษีได้ แต่ต้องตั้งข้อมูลให้ถูก

โปรแกรม Payroll สามารถช่วยคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม และสลิปได้รวดเร็วขึ้น แต่ผลลัพธ์จะถูกต้องได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลพนักงาน วันเริ่มงาน เงินเดือน รายการหัก และค่าลดหย่อนถูกตั้งค่าอย่างถูกต้อง

จึงไม่ควรพึ่งระบบอัตโนมัติโดยไม่มีการตรวจ โดยเฉพาะเดือนที่มีโบนัส การขึ้นเงินเดือน หรือพนักงานเข้า–ออก เพราะเป็นเดือนที่ยอดภาษีอาจเปลี่ยนจากรอบปกติ

หากธุรกิจใช้โปรแกรมบัญชีร่วมกับ Payroll สามารถอ่านFlowAccount กับระบบเงินเดือน และPEAK Payroll และระบบบัญชี เพื่อดูแนวทางเชื่อมข้อมูล

Checklist ก่อนจ่ายเงินเดือนแต่ละเดือน