Work Permit คืออะไร? คนต่างชาติทำงานในไทยต้องรู้อะไรบ้าง

Work Permit คืออะไร

Work Permit เป็นคำที่ใช้เรียกใบอนุญาตทำงานสำหรับคนต่างชาติที่เข้ามาทำงานในประเทศไทยภายใต้กฎหมายและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง การมีใบอนุญาตทำงานช่วยระบุว่าบุคคลนั้นได้รับอนุญาตให้ทำงานตามสถานะและรายละเอียดที่ได้รับอนุมัติ

ดังนั้นก่อนบริษัทจะให้ชาวต่างชาติเริ่มทำงาน ไม่ควรพิจารณาเพียงว่าบุคคลนั้นมี Passport หรือ Visa อยู่หรือไม่ แต่ต้องตรวจด้วยว่าสถานะการทำงานถูกต้องและอยู่ในกลุ่มที่ต้องได้รับใบอนุญาตหรือดำเนินการตามช่องทางเฉพาะหรือไม่

ผู้ที่ต้องการดูภาพรวมเรื่องการเข้าประเทศและการทำงาน สามารถอ่านVisa และ Work Permit สำหรับคนต่างชาติในประเทศไทย ประกอบได้

Work Permit ต่างจาก Visa อย่างไร

สองคำนี้มักถูกพูดพร้อมกัน แต่ทำหน้าที่ไม่เหมือนกัน

จึงไม่ควรคิดว่า “มี Visa แล้วทำงานได้เลย” หรือ “มี Work Permit แล้วไม่ต้องดูเรื่องสถานะการพำนัก” เพราะทั้งสองส่วนต้องสอดคล้องกันตามกรณีของคนต่างชาติแต่ละคน

ประเด็น Visa กับ Work Permit ควรแยกเป็นบทความเฉพาะอีกหน้า เพื่ออธิบายรายละเอียดโดยไม่ทำให้หน้านี้แย่งคีย์กับเรื่อง Visa โดยตรง

ใครบ้างที่ต้องพิจารณาขอ Work Permit

โดยหลัก คนต่างชาติที่เข้ามาทำงานให้กับนายจ้างหรือสถานประกอบการในประเทศไทยต้องตรวจว่าการทำงานนั้นต้องได้รับอนุญาตในรูปแบบใดก่อนเริ่มงาน เพราะกฎหมายมีทั้งกรณีที่ต้องขอใบอนุญาตทำงาน กรณีแจ้งการทำงาน และช่องทางเฉพาะสำหรับคนต่างชาติบางประเภท

ตัวอย่างกลุ่มที่พบได้บ่อย ได้แก่ ผู้บริหารชาวต่างชาติ ผู้เชี่ยวชาญ วิศวกร โปรแกรมเมอร์ ผู้จัดการ พนักงานบริษัทต่างชาติที่เข้ามาปฏิบัติงานในประเทศไทย และบุคคลที่เข้ามาทำงานกับบริษัทไทย

แต่การระบุว่า “เป็นผู้บริหาร” หรือ “เป็นผู้เชี่ยวชาญ” เพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้ได้รับอนุญาตโดยอัตโนมัติ ต้องตรวจข้อเท็จจริงของบุคคล นายจ้าง และประเภทการอนุญาตประกอบกัน

สำหรับนักลงทุนที่กำลังจัดตั้งกิจการในประเทศไทย สามารถอ่านการจัดตั้งบริษัทสำหรับนักธุรกิจต่างชาติ เพื่อแยกเรื่องโครงสร้างธุรกิจออกจากเรื่องใบอนุญาตทำงาน

ปัจจุบันขอ Work Permit ผ่านระบบ e-WorkPermit

กระบวนการอนุญาตทำงานของคนต่างชาติได้เปลี่ยนเข้าสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้น ปัจจุบันกรมการจัดหางานมีระบบ e-WorkPermit สำหรับการยื่นคำขอและดำเนินการเกี่ยวกับใบอนุญาตทำงานผ่านระบบออนไลน์

ระบบรองรับตั้งแต่การสร้างคำขอ การตรวจสถานะ การพิจารณา ตลอดจนกระบวนการเกี่ยวกับใบอนุญาตตามประเภทที่ระบบรองรับ ทำให้นายจ้างและคนต่างชาติควรตรวจขั้นตอนในระบบปัจจุบันก่อนใช้แบบฟอร์มหรือคู่มือเก่าที่ค้นพบจากอินเทอร์เน็ต

โดยเฉพาะบทความเก่าที่กล่าวถึงแบบ ตท.1 ตท.3 หรือการนำเอกสารไปยื่นแบบเดิม ไม่ควรนำมาใช้โดยอัตโนมัติ เพราะระบบและแบบคำขอมีการเปลี่ยนแปลงแล้ว

Work Permit กับคนต่างชาติประเภท Non-Immigrant

หนึ่งในกรณีที่พบได้บ่อยคือคนต่างชาติที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ในประเทศไทยในสถานะ Non-Immigrant และจะเข้ามาทำงานที่ใช้ความรู้ ความสามารถ หรือทักษะ เช่น ผู้บริหาร ผู้เชี่ยวชาญ และบุคลากรฝีมือ

ในระบบ e-WorkPermit ปัจจุบันมีช่องทางสำหรับการยื่นคำขอรับใบอนุญาตทำงานของคนต่างด้าวประเภทดังกล่าวตามมาตรา 59 จึงควรเลือกประเภทคำขอให้ตรงกับสถานะจริง ไม่ควรใช้แบบเดียวกับแรงงานทุกกลุ่ม

หากบริษัทเพิ่งจัดตั้งใหม่ ควรวางเรื่องโครงสร้างบริษัทควบคู่กัน โดยสามารถอ่านการจดทะเบียนบริษัทและสิ่งที่ควรเตรียมหลังเปิดบริษัท

งานจำเป็นหรือเร่งด่วนไม่เกิน 15 วันเหมือน Work Permit ปกติหรือไม่

ไม่ควรนำมารวมเป็นกรณีเดียวกัน เพราะระบบของกรมการจัดหางานมีช่องทางสำหรับการแจ้งการทำงานที่มีลักษณะจำเป็นหรือเร่งด่วน หรือเป็นงานเฉพาะกิจที่กำหนดระยะเวลาทำงานให้เสร็จสิ้นภายใน 15 วันแยกต่างหาก

ดังนั้นหากบริษัทเชิญช่าง ผู้เชี่ยวชาญ หรือบุคลากรจากต่างประเทศเข้ามาปฏิบัติงานระยะสั้น ไม่ควรสรุปเองว่าไม่ต้องดำเนินการใด ๆ เพียงเพราะอยู่ไม่ถึง 15 วัน แต่ต้องตรวจว่ากิจกรรมนั้นเข้าหลักเกณฑ์การแจ้งงานจำเป็นหรือเร่งด่วนหรือไม่

เอกสาร Work Permit มีอะไรบ้าง

เอกสารที่ใช้ขอ Work Permit ไม่สามารถใช้รายการเดียวกับทุกกรณีได้ เพราะขึ้นอยู่กับประเภทคำขอ สถานะของคนต่างชาติ ประเภทนายจ้าง ตำแหน่งงาน และหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

ในภาพรวม เอกสารมักเกี่ยวข้องกับข้อมูลของคนต่างชาติและข้อมูลนายจ้าง เช่น

เรื่องเอกสารควรแยกเป็น Supporting Content อีกหน้าในคีย์ “Work Permit ใช้เอกสารอะไรบ้าง” เพราะเป็น Search Intent เฉพาะที่มีโอกาสค้นหาสูงและไม่ควรยัดรายละเอียดทั้งหมดไว้ในหน้านี้

นายจ้างต้องเตรียมอะไรเมื่อต้องการจ้างคนต่างชาติ

นายจ้างไม่ควรเริ่มจากการเตรียมเอกสาร Work Permit เพียงอย่างเดียว แต่ควรตรวจระบบหลังบ้านของบริษัทด้วย เพราะการจ้างพนักงานทำให้เกิดหน้าที่ด้านเงินเดือน ภาษี และข้อมูลพนักงานตามมา

ตัวอย่างเรื่องที่ควรเตรียม ได้แก่ สัญญาจ้าง ตำแหน่งและหน้าที่งาน เงินเดือน รอบจ่ายเงิน ระบบ Payroll การคำนวณภาษี และเอกสารของสถานประกอบการ

สามารถอ่านวิธีคำนวณเงินเดือนและภาษีหัก ณ ที่จ่าย รวมถึงเรื่องประกันสังคมสำหรับนายจ้างและพนักงาน เพื่อเตรียมระบบการจ้างงานควบคู่กัน

Work Permit เกี่ยวข้องกับงานบัญชีและภาษีอย่างไร

แม้ Work Permit จะเป็นเรื่องแรงงาน แต่เมื่อต่างชาติเข้ามาทำงานกับบริษัท จะเกิดรายการทางบัญชีและภาษีตามมา เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง สวัสดิการ ภาษีเงินได้ และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน

กิจการจึงควรแยกให้ออกระหว่าง “การมีสิทธิทำงาน” กับ “การบันทึกและเสียภาษี” เพราะการได้รับ Work Permit ไม่ได้ทำให้หน้าที่ภาษีหรือบัญชีของบริษัทหายไป

ผู้ประกอบการสามารถอ่านพื้นฐานบัญชีและภาษีสำหรับธุรกิจ และภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพื่อจัดระบบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินให้เป็นระเบียบ

Work Permit มีอายุเท่าไร

ระยะเวลาของการอนุญาตทำงานต้องพิจารณาจากใบอนุญาตและเงื่อนไขของผู้ได้รับอนุญาตแต่ละราย ไม่ควรจำตัวเลขจากบทความทั่วไปแล้วนำมาใช้กับทุกกรณี เพราะประเภทการอนุญาตและสถานะของคนต่างชาติอาจต่างกัน

นายจ้างและคนต่างชาติจึงควรตรวจวันสิ้นสุดการอนุญาตจากข้อมูลของตนเอง และเตรียมการต่ออายุก่อนสิทธิเดิมสิ้นสุด ไม่ควรรอจนหมดอายุแล้วจึงเริ่มตรวจเอกสาร

เปลี่ยนนายจ้าง เปลี่ยนตำแหน่ง หรือเปลี่ยนสถานที่ทำงานต้องทำอย่างไร

เมื่อข้อมูลการทำงานเปลี่ยน เช่น นายจ้าง ตำแหน่ง ลักษณะงาน หรือสถานที่ทำงาน ไม่ควรใช้ใบอนุญาตเดิมโดยสมมติว่าสามารถใช้ต่อได้ทุกกรณี ต้องตรวจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นต้องยื่นคำขอ แจ้งเปลี่ยนข้อมูล หรือดำเนินการอย่างไรในระบบปัจจุบัน

สำหรับบริษัท สิ่งที่ควรทำคือแจ้งผู้ดูแล Work Permit ก่อนให้พนักงานเริ่มทำงานภายใต้เงื่อนไขใหม่ เพื่อให้ตรวจข้อมูลและจัดลำดับขั้นตอนก่อนดำเนินการจริง

บริษัทต่างชาติต้องมี Work Permit หรือไม่

ต้องแยกคำว่า “บริษัทต่างชาติ” ออกจาก “คนต่างชาติ” เพราะ Work Permit เป็นเรื่องสิทธิการทำงานของบุคคล ไม่ใช่ใบอนุญาตประกอบธุรกิจของบริษัท

บริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติอาจมีเรื่องโครงสร้างการลงทุนและข้อจำกัดการประกอบธุรกิจเพิ่มเติม ขณะที่กรรมการ ผู้บริหาร หรือพนักงานต่างชาติที่จะปฏิบัติงานในประเทศไทยต้องตรวจสถานะการทำงานของตนอีกชั้นหนึ่ง

รายละเอียดเรื่องบริษัทสามารถอ่านต่อที่บริษัทที่มีนักลงทุนต่างชาติในประเทศไทย และหน้าที่ด้านบัญชีของนิติบุคคลหลังจัดตั้งบริษัท

ก่อนรับชาวต่างชาติเข้าทำงาน บริษัทควรตรวจอะไรบ้าง

บริษัทที่ต้องการวางระบบเอกสารภายในให้เป็นระเบียบ สามารถอ่านแนวทางวางระบบบัญชีและ Workflow ของบริษัท เพื่อเชื่อมงาน HR บัญชี และเอกสารเข้าด้วยกัน