บัญชีดิจิทัล คืออะไร ธุรกิจเปลี่ยนงานบัญชีด้วยเทคโนโลยีอย่างไร

บัญชีดิจิทัล คืออะไร

บัญชีดิจิทัล หรือ Digital Accounting คือการใช้เครื่องมือดิจิทัลเข้ามาช่วยในกระบวนการบัญชี เพื่อให้ข้อมูลจากกิจกรรมทางธุรกิจสามารถถูกจัดเก็บ ส่งต่อ ประมวลผล และตรวจสอบได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

ตัวอย่างง่าย ๆ คือ เมื่อฝ่ายขายสร้างเอกสารขายในระบบ ข้อมูลเดียวกันอาจถูกนำไปใช้ติดตามลูกหนี้ สต๊อก ภาษี และบัญชี โดยไม่ต้องให้หลายแผนกพิมพ์ข้อมูลเดิมซ้ำทุกครั้ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระบบที่กิจการเลือกและวิธีตั้งค่า

หากต้องการเข้าใจภาพรวมของซอฟต์แวร์บัญชีก่อน สามารถอ่านประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี ส่วนบทความหน้านี้จะเน้นภาพที่กว้างกว่า คือการนำเทคโนโลยีมาจัด Workflow บัญชีทั้งกระบวนการ

บัญชีดิจิทัลไม่เท่ากับโปรแกรมบัญชี Cloud

สองคำนี้เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน โปรแกรมบัญชี Cloud คือเครื่องมือที่ให้ผู้ใช้งานเข้าถึงระบบผ่านโครงสร้าง Cloud ตามรูปแบบของผู้ให้บริการ ขณะที่บัญชีดิจิทัลครอบคลุมตั้งแต่เอกสาร กระบวนการอนุมัติ การรับส่งข้อมูล การบันทึก การตรวจสอบ และการรายงาน

กิจการจึงอาจใช้โปรแกรม Cloud แต่ยังมี Workflow ที่ไม่เป็นดิจิทัลได้ เช่น ทุกคนยังพิมพ์เอกสารออกมาเซ็นแล้วค่อยสแกนกลับ หรือคีย์ข้อมูลชุดเดิมซ้ำหลายครั้ง ในทางกลับกัน กิจการที่ใช้โปรแกรมติดตั้งภายในก็สามารถออกแบบ Workflow ดิจิทัลได้ในบางส่วน

หากต้องการศึกษาระบบ Cloud โดยตรง ให้ไปที่โปรแกรมบัญชี On Cloud เพื่อแยกหัวข้อให้ชัดเจน

งานบัญชีส่วนไหนเปลี่ยนเป็นดิจิทัลได้บ้าง

ก่อนเปลี่ยนระบบควรดูว่าธุรกิจปัจจุบันทำงานอย่างไร โดยเฉพาะจุดที่เอกสารเดินผ่านหลายคนหรือมีการคีย์ซ้ำ หากต้องการดูโครงสร้างงานบัญชีโดยรวมสามารถอ่านการจัดระบบบัญชีบริษัท ห้างหุ้นส่วน และโรงงาน

ข้อดีของบัญชีดิจิทัล ไม่ใช่แค่ลดกระดาษ

ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดคือการลดการส่งเอกสารไปมาและลดการบันทึกข้อมูลซ้ำเมื่อระบบเชื่อมกัน แต่คุณค่าที่สำคัญกว่านั้นคือทำให้สถานะของงานมองเห็นได้ง่ายขึ้น เช่น เอกสารอยู่ที่ใคร รายการใดรอตรวจ รายการใดยังขาดหลักฐาน และลูกหนี้รายใดยังไม่ชำระ

การมีข้อมูลอยู่ในระบบเดียวกันยังช่วยให้การตรวจย้อนหลังทำได้ง่ายขึ้น หากกิจการกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน การเก็บหลักฐาน และขั้นตอนแก้ไขข้อมูลไว้อย่างเหมาะสม

สำหรับธุรกิจที่เอกสารจำนวนมาก จุดเริ่มต้นสำคัญคือวิธีส่งเอกสาร สามารถอ่านวิธีเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เพื่อออกแบบจุดรับข้อมูลให้ชัดก่อนนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้

AI และระบบอัตโนมัติมีบทบาทอย่างไรในงานบัญชี

เทคโนโลยีบางระบบสามารถช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร แนะนำหมวดหมู่ ตรวจรูปแบบข้อมูล หรือทำงานซ้ำตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ ซึ่งช่วยลดเวลาในงานที่มีรูปแบบเดิมซ้ำ ๆ ได้

แต่สิ่งสำคัญคือระบบอัตโนมัติทำงานจากข้อมูลและกติกาที่ได้รับ หากเอกสารต้นทางไม่ถูกต้อง กำหนดบัญชีผิด หรือเงื่อนไขภาษีของรายการนั้นมีรายละเอียดเฉพาะ ผลลัพธ์ก็ยังต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้มีความรู้

ดังนั้น AI ควรถูกมองเป็นเครื่องมือช่วยทำงาน ไม่ใช่เหตุผลให้ตัดขั้นตอนตรวจทานออก โดยเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT

บัญชีดิจิทัลเปลี่ยนบทบาทนักบัญชีอย่างไร

เมื่อระบบช่วยจัดการงานซ้ำบางส่วน นักบัญชีสามารถใช้เวลากับการตรวจสอบ วิเคราะห์ และสื่อสารข้อมูลกับเจ้าของธุรกิจมากขึ้น แต่ไม่ได้หมายความว่างานบัญชีจะหายไป เพราะการตีความข้อเท็จจริงยังต้องอาศัยความรู้และวิจารณญาณ

ตัวอย่างเช่น ระบบอาจรวบรวมยอดค่าใช้จ่ายให้ได้ แต่ผู้ทำบัญชียังต้องตรวจว่าเอกสารเป็นของกิจการหรือไม่ ต้องหักภาษีหรือไม่ ภาษีซื้อใช้ได้หรือไม่ และรายการควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์

บทบาทของผู้ทำบัญชีจึงยังสำคัญและควรทำงานร่วมกับเทคโนโลยี หากต้องการเข้าใจหน้าที่โดยตรงสามารถอ่านผู้ทำบัญชีมีหน้าที่อะไร และการพัฒนาความรู้ CPD ของผู้ทำบัญชี

นักบัญชียุคดิจิทัลควรมีทักษะอะไรเพิ่มขึ้น

นอกจากพื้นฐานบัญชีและภาษีแล้ว นักบัญชีควรเข้าใจวิธีใช้ข้อมูลและระบบมากขึ้น เช่น รู้ว่าข้อมูลต้นทางมาจากไหน ใครเป็นผู้บันทึก มีจุดควบคุมตรงไหน และรายงานใดควรตรวจเทียบกัน

กิจการที่มีทีมบัญชีภายในควรกำหนดบทบาทแต่ละคนให้สัมพันธ์กับระบบ สามารถดูแนวทางที่การบริหารงานฝ่ายบัญชี

ความเสี่ยงของการเปลี่ยนงานบัญชีเป็นดิจิทัล

ระบบดิจิทัลไม่ได้มีเฉพาะข้อดี ธุรกิจต้องคำนึงถึงความต่อเนื่องของระบบ สิทธิการเข้าถึงข้อมูล การสำรองข้อมูล การเปลี่ยนพนักงาน และการส่งออกข้อมูลหากภายหลังเปลี่ยนโปรแกรมหรือผู้ให้บริการ

อีกความเสี่ยงคือการเชื่อผลลัพธ์จากระบบมากเกินไป หากไม่มีผู้ตรวจสอบ ข้อมูลผิดหนึ่งจุดอาจถูกส่งต่อไปหลายรายงานได้รวดเร็วกว่าระบบที่ทำด้วยมือเสียอีก

ธุรกิจจึงควรกำหนดว่าใครมีสิทธิเพิ่ม แก้ไข อนุมัติ และลบข้อมูล รวมถึงมีขั้นตอนสำรองและส่งมอบข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ

ควรเลือกโปรแกรมบัญชีจากอะไร

อย่าเริ่มจากคำถามว่าโปรแกรมใดดีที่สุด แต่ควรเริ่มว่า “ธุรกิจต้องการแก้ปัญหาอะไร” ร้านค้าที่มีสต๊อกจำนวนมากย่อมต้องการระบบต่างจากบริษัทบริการที่ติดตามต้นทุนเป็นรายโครงการ

ควรดูจำนวนผู้ใช้งาน การเชื่อมระบบซื้อขาย สต๊อก สาขา การกำหนดสิทธิ รายงาน การนำเข้าหรือส่งออกข้อมูล รวมถึงรูปแบบการสำรองข้อมูล หากกำลังพิจารณา Express สามารถอ่านโปรแกรมบัญชี Express คืออะไร หรือดูภาพรวมการเลือกโปรแกรมจากบัญชีธุรกิจแต่ละประเภทต่างกันอย่างไร

เริ่มทำบัญชีดิจิทัลอย่างไร โดยไม่ต้องเปลี่ยนทุกอย่างพร้อมกัน

การเริ่มทีละส่วนช่วยให้ทีมเรียนรู้ระบบและเห็นปัญหาก่อนลงทุนเพิ่ม หากต้องการออกแบบ Workflow ตั้งแต่ต้นสามารถศึกษาบริการวางระบบบัญชี

บัญชีดิจิทัลกับงานสำนักงานบัญชี

เมื่อธุรกิจกับสำนักงานบัญชีใช้ระบบที่รองรับการรับส่งข้อมูลร่วมกัน งานบางส่วนสามารถลดการเดินทางและลดการส่งไฟล์หลายรอบได้ แต่ต้องตกลงวิธีทำงานให้ชัดว่าใครเป็นผู้สร้างเอกสาร ใครตรวจ ใครแก้ และวันตัดรอบข้อมูลคือเมื่อไร

การใช้เทคโนโลยีไม่ได้เปลี่ยนหน้าที่ของเจ้าของธุรกิจในการส่งข้อมูลให้ครบ และไม่ได้ทำให้ผู้ทำบัญชีสามารถทราบรายการที่ไม่มีหลักฐานได้โดยอัตโนมัติ จึงยังต้องมีวินัยด้านเอกสารและการสื่อสารเหมือนเดิม

ผู้ประกอบการสามารถอ่านการทำบัญชีรายเดือนและรายปี และบริการบัญชีครบวงจรมีงานอะไรบ้าง เพื่อกำหนดขอบเขตระหว่างกิจการกับสำนักงานบัญชีให้ชัดเจน