รับทำบัญชีธุรกิจโรงแรม ต้องทำอะไรบ้าง? รายได้ ต้นทุน ภาษี และการปิดงบ

บัญชีธุรกิจโรงแรมแตกต่างจากธุรกิจทั่วไปอย่างไร?

ธุรกิจโรงแรมมีรายการบัญชีเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องทั้งจากลูกค้าที่เข้าพักโดยตรง บริษัทคู่สัญญา บริษัททัวร์ และแพลตฟอร์มรับจองห้องพัก ทำให้การตรวจสอบรายได้ต้องอาศัยข้อมูลจากหลายระบบประกอบกัน

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าจองห้องพักล่วงหน้าและชำระเงินก่อนวันเข้าพัก โรงแรมอาจได้รับเงินแล้ว แต่การรับรู้รายได้ทางบัญชียังต้องพิจารณาว่ามีการให้บริการแล้วหรือไม่ รวมถึงต้องตรวจจุดเกิดภาษีมูลค่าเพิ่มตามกฎหมายแยกจากหลักเกณฑ์การรับรู้รายได้

นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายเฉพาะ เช่น ค่าซักรีด ค่าทำความสะอาด ค่าน้ำไฟ ค่าคอมมิชชันตัวแทนจองห้องพัก และค่าบำรุงรักษาทรัพย์สิน ซึ่งควรจัดหมวดหมู่ให้สามารถวิเคราะห์ต้นทุนและกำไรของโรงแรมได้

สำหรับผู้ประกอบการที่ดูแลทั้งโรงแรม รีสอร์ต และที่พักประเภทอื่น สามารถอ่าน การทำบัญชีธุรกิจท่องเที่ยว ที่พัก และรีสอร์ต เพื่อศึกษาภาพรวมของธุรกิจที่พักเพิ่มเติม

รายได้ของโรงแรมควรแยกบัญชีอย่างไร?

การแยกรายได้ตามประเภทบริการช่วยให้เจ้าของโรงแรมทราบว่าแต่ละกิจกรรมสร้างรายได้เท่าใด และสามารถเปรียบเทียบต้นทุนกับรายได้ได้ชัดเจนมากขึ้น

การแยกหมวดรายได้ช่วยให้โรงแรมสามารถวิเคราะห์ผลประกอบการของแต่ละแผนก และนำข้อมูลไปประกอบการจัดทำ รายงานรายรับรายจ่าย ได้เป็นระบบมากขึ้น

บัญชี OTA และค่าคอมมิชชัน ต้องตรวจสอบอะไร?

โรงแรมจำนวนมากมีลูกค้าจองผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น Agoda และ Booking.com โดยเงินที่โรงแรมได้รับอาจถูกหักค่าคอมมิชชันหรือรายการปรับปรุงอื่นก่อนโอนเข้าบัญชีธนาคาร

ผู้ทำบัญชีจึงต้องตรวจรายละเอียดการจอง เงื่อนไขการเป็นผู้ให้บริการ รายได้ของโรงแรม ค่าคอมมิชชัน ภาษี และยอดชำระเงินจริง เพื่อแยกรายได้และค่าใช้จ่ายตามเนื้อหาทางเศรษฐกิจของธุรกรรม

ตัวอย่างนี้เป็นเพียงการแสดงวิธีกระทบยอด ยังไม่รวม VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย รายการปรับปรุงอื่น หรือความแตกต่างตามเงื่อนไขของแพลตฟอร์ม ผู้ทำบัญชีต้องตรวจสัญญาและเอกสารประกอบก่อนกำหนดวิธีบันทึกจริง

เมื่อสิ้นเดือน ควรเปรียบเทียบรายงานจากแพลตฟอร์มกับระบบจองห้องพักและรายการธนาคาร พร้อมจัดเก็บใบแจ้งค่าบริการและหลักฐานเกี่ยวกับภาษีที่เกี่ยวข้อง

เงินมัดจำค่าห้องพักและการยกเลิกการจอง บันทึกอย่างไร?

เงินรับล่วงหน้าจากลูกค้าเป็นอีกหนึ่งรายการสำคัญของธุรกิจโรงแรม เพราะอาจมีการรับเงินก่อนเข้าพักหลายวันหรือหลายเดือน

ในทางบัญชี เมื่อโรงแรมยังไม่ได้ให้บริการและยังไม่เข้าเงื่อนไขรับรู้รายได้ เงินที่รับมาอาจต้องแสดงเป็นหนี้สินจากการรับเงินล่วงหน้า ก่อนรับรู้เป็นรายได้ตามการให้บริการจริง ทั้งนี้ต้องพิจารณาเงื่อนไขของรายการและมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้อง

ด้านภาษีมูลค่าเพิ่มต้องพิจารณาแยกต่างหาก เพราะการได้รับชำระค่าบริการก่อนให้บริการอาจทำให้เกิดความรับผิด VAT ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด จึงไม่ควรยึดวันรับรู้รายได้ทางบัญชีเป็นวันเกิดภาษีโดยอัตโนมัติ

สำหรับรายการยกเลิกห้องพัก ค่าปรับ และการคืนเงินลูกค้า ควรเก็บรายละเอียดเงื่อนไขการจอง หลักฐานรับเงิน เอกสารปรับปรุง และหลักฐานคืนเงินให้ครบถ้วน เพื่อให้การลงบัญชีเป็นไปตามข้อเท็จจริง

ต้นทุนและค่าใช้จ่ายของโรงแรมมีอะไรบ้าง?

การจัดทำบัญชีต้นทุนโรงแรมควรแยกต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการออกจากค่าใช้จ่ายบริหารและรายการลงทุน เพื่อให้วิเคราะห์ผลประกอบการได้เหมาะสม

รายการซื้อเฟอร์นิเจอร์หรือเครื่องใช้ไฟฟ้าบางประเภทอาจเข้าหลักเกณฑ์สินทรัพย์ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในวันที่ซื้อ จึงต้องพิจารณาการรับรู้สินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาตามมาตรฐานบัญชี รวมถึงหลักเกณฑ์ภาษีที่เกี่ยวข้อง

ควรมีทะเบียนสินทรัพย์ระบุวันที่ซื้อ มูลค่า สถานที่ใช้งาน และรายละเอียดการจำหน่ายหรือเลิกใช้งาน โดยศึกษาเพิ่มเติมจาก เช็กลิสต์สินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาในการปิดงบ

ภาษีธุรกิจโรงแรมต้องตรวจสอบเรื่องใดบ้าง?

โรงแรมที่ดำเนินกิจการในรูปแบบนิติบุคคลต้องพิจารณาภาษีเงินได้นิติบุคคล และอาจมีหน้าที่ด้าน VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย รวมถึงภาษีหรือเงินนำส่งประเภทอื่นตามกิจกรรมของโรงแรม

1. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

บริการห้องพักโรงแรมเป็นบริการที่โดยทั่วไปอยู่ในข่าย VAT โดยผู้ประกอบการต้องตรวจหน้าที่จดทะเบียนและออกเอกสารภาษีตามหลักเกณฑ์ โดยทั่วไปกิจการที่มีรายรับจากกิจการที่อยู่ในบังคับ VAT เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีมีหน้าที่จดทะเบียนตามกฎหมาย

เมื่อเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย พร้อมยื่นแบบ ภ.พ.30 ตามหน้าที่ของแต่ละเดือน สามารถอ่าน วิธีจัดทำ ภ.พ.30 และรายงานภาษีซื้อภาษีขาย และ กำหนดยื่น ภ.พ.30

2. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ค่าใช้จ่ายบางรายการของโรงแรม เช่น ค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าเช่า หรือค่าจ้างบุคลากร อาจมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้และผู้รับเงิน ไม่ควรใช้อัตราเดียวกับทุกธุรกรรม

โรงแรมควรจัดเก็บหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายและหลักฐานนำส่งแบบ พร้อมตรวจรายการที่จ่ายให้ผู้ให้บริการต่างประเทศ ซึ่งอาจมีภาระภาษีเพิ่มเติมตามข้อเท็จจริง อ่านรายละเอียดจาก ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและแบบที่ต้องนำส่ง

3. ภาษีเงินได้นิติบุคคล

บริษัทโรงแรมต้องคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลตามกำไรสุทธิทางภาษี พร้อมตรวจรายการรายได้ รายจ่าย และรายการปรับปรุงตามประมวลรัษฎากร ไม่ใช่ใช้เฉพาะยอดเงินสดที่เหลือจากการดำเนินงาน

เจ้าของโรงแรมสามารถศึกษาหน้าที่เพิ่มเติมจาก ภาษีที่บริษัทต้องรู้ และ การยื่นแบบภาษีนิติบุคคล

4. Service Charge และค่าบริการพนักงาน

หากโรงแรมเรียกเก็บ Service Charge จากลูกค้า ต้องพิจารณาการรับรู้รายได้ ฐาน VAT และการจ่ายเงินให้พนักงานตามข้อเท็จจริงและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การเรียกเก็บเงินแล้วนำไปแบ่งให้พนักงานไม่ได้หมายความว่าจะตัดรายการออกจากการคำนวณภาษีของกิจการได้ทุกกรณี

รับทำบัญชีโรงแรมรายเดือน ต้องทำอะไรบ้าง?

การทำบัญชีรายเดือนควรเริ่มจากการตรวจเอกสารรายได้และค่าใช้จ่ายที่โรงแรมส่งมา แล้วกระทบยอดกับระบบจองห้องพัก รายงานการขาย และบัญชีธนาคาร เพื่อให้ข้อมูลมีความครบถ้วนก่อนบันทึกบัญชี

1. ตรวจรายได้: แยกรายได้ค่าห้องพัก อาหาร บริการเสริม และรายการจาก OTA
2. ตรวจยอดรับเงิน: กระทบยอดเงินสด บัตรเครดิต เงินโอน และเงินที่รอรับจากตัวแทน
3. ตรวจค่าใช้จ่าย: แยกค่าใช้จ่ายตามหมวดงานและเอกสารประกอบ
4. ตรวจภาษี: จัดทำรายงาน VAT และตรวจภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามหน้าที่
5. ตรวจลูกหนี้เจ้าหนี้: ติดตามรายการที่ยังไม่ได้รับหรือชำระเงิน
6. จัดทำรายงาน: สรุปข้อมูลบัญชีและรายการสำคัญให้ฝ่ายบริหารใช้ตรวจสอบ

โรงแรมควรส่งรายงานจากระบบ PMS และ POS พร้อม Statement ธนาคาร รายงาน OTA ใบกำกับภาษี และหลักฐานรายการจ่ายอย่างสม่ำเสมอ ไม่ควรรอรวบรวมเอกสารทั้งหมดในวันสิ้นปี

สามารถใช้แนวทาง การเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี เพื่อกำหนดหน้าที่การส่งข้อมูลระหว่างฝ่ายต้อนรับ ฝ่ายการเงิน และสำนักงานบัญชีให้ชัดเจน

บริการบัญชีรายปีและการปิดงบการเงินโรงแรม

เมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี โรงแรมที่เป็นนิติบุคคลต้องจัดทำงบการเงินและดำเนินการตามหน้าที่กฎหมาย โดยต้องนำข้อมูลบัญชีระหว่างปีมาตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนปิดงบ

การใช้บริการทำบัญชีรายปีอย่างเดียวจะเหมาะสมหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่ากิจการมีการจัดทำและตรวจสอบบัญชีระหว่างปีครบถ้วนเพียงใด สำหรับโรงแรมที่มีรายการรับจ่ายทุกวัน การตรวจสอบเป็นรายเดือนช่วยลดการสะสมข้อผิดพลาดได้

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมจาก การปิดงบการเงินประจำปี และ รายการตรวจสอบก่อนปิดงบ

โรงแรมควรใช้โปรแกรมบัญชีและระบบหลังบ้านแบบใด?

โรงแรมควรพิจารณาระบบงานที่สามารถส่งข้อมูลระหว่างฝ่ายปฏิบัติการและฝ่ายบัญชีได้ ไม่ว่าจะเป็นระบบ PMS สำหรับการจองห้องพัก ระบบ POS สำหรับร้านอาหาร ระบบธนาคาร และโปรแกรมบัญชี

ประเด็นสำคัญไม่ใช่การเลือกโปรแกรมที่มีฟังก์ชันมากที่สุด แต่ควรเป็นระบบที่ช่วยให้ตรวจยอดขาย ยอดรับชำระ เงินมัดจำ ลูกหนี้ และค่าคอมมิชชันได้สะดวก และสามารถส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบได้

โรงแรมขนาดเล็กอาจใช้ระบบที่มีขั้นตอนเรียบง่าย ส่วนโรงแรมที่มีหลายแผนกหรือหลายสาขาควรกำหนดสิทธิการเข้าถึงและขั้นตอนตรวจสอบข้อมูลให้ชัดเจน โดยสามารถศึกษา การให้คำปรึกษาวางระบบบัญชี และ การวางระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เพิ่มเติม

เลือกสำนักงานบัญชีธุรกิจโรงแรมอย่างไรให้เหมาะกับกิจการ?

การเลือกผู้ให้บริการบัญชีควรพิจารณาความสามารถในการตรวจข้อมูลเฉพาะของโรงแรมร่วมกับขอบเขตบริการและความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย โดยไม่ตัดสินจากค่าบริการเพียงอย่างเดียว

• เข้าใจธุรกิจโรงแรม: สามารถตรวจข้อมูลห้องพัก รายได้ OTA และเงินมัดจำ
• ตรวจระบบรายได้ได้: มีแนวทางกระทบยอดรายงานจองห้องพักกับยอดธนาคาร
• แยกต้นทุนได้: จัดหมวดค่าใช้จ่ายและสินทรัพย์อย่างเหมาะสม
• เข้าใจภาษี: ตรวจ VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและรายการจ่ายต่างประเทศตามกรณี
• กำหนดงานชัดเจน: มีข้อตกลงเรื่องเอกสาร ผู้รับผิดชอบ และกำหนดส่งงาน
• ส่งรายงานได้: มีข้อมูลสำหรับผู้บริหารตรวจสอบรายได้ ต้นทุน และยอดค้างรับค้างจ่าย

สำหรับการเปรียบเทียบค่าบริการ ควรตรวจว่าค่าบัญชีรายเดือนรวมงานภาษี การปิดงบ หรือค่าผู้สอบบัญชีหรือไม่ โดยศึกษาแนวทางจาก การเลือกสำนักงานบัญชีจากราคาและความคุ้มค่า

เช็กลิสต์เอกสารบัญชีโรงแรมที่ควรจัดเตรียมทุกเดือน

• ☐ รายงานยอดขายห้องพักจากระบบ PMS
• ☐ รายงานยอดจองและการโอนเงินจาก OTA
• ☐ รายงานยอดขายอาหาร เครื่องดื่ม และบริการเสริม
• ☐ รายการเงินมัดจำและการคืนเงินลูกค้า
• ☐ รายงานเงินสด บัตรเครดิต และรายการธนาคาร
• ☐ ใบกำกับภาษีและเอกสารค่าใช้จ่าย
• ☐ ข้อมูลค่าจ้าง เงินเดือน และ Service Charge
• ☐ รายละเอียดลูกหนี้ เจ้าหนี้ และเงินค้างชำระ
• ☐ รายการซื้อทรัพย์สินและค่าซ่อมบำรุง
• ☐ เอกสารภาษีและหลักฐานการยื่นแบบประจำเดือน

ควรกำหนดเจ้าหน้าที่รับผิดชอบแต่ละประเภทเอกสาร และใช้วิธีส่งข้อมูลที่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ เพื่อให้ฝ่ายบริหารและสำนักงานบัญชีมีข้อมูลตรงกัน

บทความและบริการที่เกี่ยวข้อง

บัญชีธุรกิจท่องเที่ยวและที่พัก

แนวทางจัดบัญชีธุรกิจโรงแรม รีสอร์ต และที่พัก

บริการรับทำบัญชี

ดูรายละเอียดบริการบัญชีและภาษีของสำนักงาน

บริการวางระบบบัญชี

จัดระบบข้อมูลและขั้นตอนการทำงานฝ่ายบัญชี

ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.30

การจัดทำรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ตรวจประเภทเงินได้และการนำส่งภาษี

การปิดงบการเงิน

รายการที่ต้องตรวจสอบก่อนจัดทำงบประจำปี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำบัญชีธุรกิจโรงแรม (FAQ)

สรุป: รับทำบัญชีธุรกิจโรงแรมต้องตรวจสอบได้ตั้งแต่รายได้ถึงงบการเงิน

งานบัญชีโรงแรมมีรายละเอียดเฉพาะ ทั้งรายได้ค่าห้องพัก การจองผ่าน OTA เงินมัดจำ บริการอาหาร ค่าใช้จ่าย และสินทรัพย์ถาวร จึงควรมีระบบข้อมูลที่เชื่อมโยงรายงานประจำวันกับการบันทึกบัญชีและภาษีอย่างเหมาะสม

เจ้าของโรงแรมควรให้ความสำคัญกับการกระทบยอดรายได้และเงินรับจริง การจัดเก็บหลักฐานให้ครบ และการตรวจรายงานประจำเดือนอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลในการบริหารต้นทุน วางแผนเงินสด และติดตามผลประกอบการได้

การเลือกสำนักงานบัญชีที่เหมาะสมควรพิจารณาทั้งความเข้าใจธุรกิจ ขอบเขตงาน ความสามารถในการตรวจสอบข้อมูล และค่าบริการ เพื่อให้ระบบบัญชีสนับสนุนการดำเนินงานของโรงแรมได้อย่างแท้จริง