ทำบัญชีธุรกิจส่วนตัวอย่างไร? แยกเงินให้ชัด รู้กำไรจริง และเตรียมธุรกิจให้โต

ทำบัญชีธุรกิจส่วนตัว คืออะไร

ในมุมของเจ้าของกิจการ การทำบัญชีธุรกิจส่วนตัวคือการรวบรวมและบันทึกข้อมูลทางการเงินของกิจการ เช่น เงินที่ได้รับจากลูกค้า เงินที่จ่ายซื้อสินค้า ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เงินที่เจ้าของนำเข้ามา และเงินที่ถอนออกไปใช้ส่วนตัว

เป้าหมายไม่ได้มีเพียงเพื่อใช้ตอนเสียภาษี แต่เพื่อให้เจ้าของเห็นภาพว่า ธุรกิจขายได้เท่าไร ต้นทุนเท่าไร เหลือกำไรหรือขาดทุน และมีเงินสดเพียงพอต่อการดำเนินงานหรือไม่

ผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นสามารถอ่านวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อเริ่มจากข้อมูลพื้นฐานก่อน

สิ่งแรกที่ควรทำ คือแยกเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจ

ปัญหาที่พบบ่อยมากในธุรกิจเจ้าของคนเดียวคือใช้บัญชีธนาคารเดียวกันรับเงินลูกค้า จ่ายค่าสินค้า จ่ายค่าอาหารส่วนตัว และโอนเงินให้คนในครอบครัว

เมื่อถึงสิ้นเดือน เจ้าของจึงไม่รู้ว่าเงินที่ลดลงเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจจริงเท่าไร และจำนวนเท่าไรเป็นการใช้เงินส่วนตัว

รายรับของธุรกิจต้องบันทึกอะไรบ้าง

รายรับควรบันทึกจากยอดขายหรือค่าบริการจริง ไม่ควรดูเฉพาะยอดเงินที่เข้าบัญชีธนาคาร เพราะอาจมีเงินประเภทอื่นปะปน เช่น เงินกู้ เงินที่เจ้าของเติมเข้ากิจการ หรือเงินโอนระหว่างบัญชี

อย่างน้อยควรเก็บวันที่ รายการ ลูกค้า ช่องทางขาย จำนวนเงิน และหลักฐานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ย้อนตรวจได้

หากขายผ่านออนไลน์ สามารถอ่านบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าออนไลน์เพิ่มเติมได้

รายจ่ายของธุรกิจต้องแยกให้ชัด

รายจ่ายที่เกิดขึ้นกับกิจการควรถูกบันทึกแยกตามลักษณะ เช่น ค่าสินค้า วัตถุดิบ ค่าส่ง ค่าโฆษณา ค่าเช่า ค่าโทรศัพท์ ค่าซอฟต์แวร์ หรือค่าเดินทางที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

สิ่งสำคัญคือไม่ควรบันทึกค่าใช้จ่ายส่วนตัวปะปนเป็นต้นทุนธุรกิจ เพราะจะทำให้เจ้าของมองกำไรผิดจากความจริง และอาจมีผลต่อข้อมูลที่ใช้ประกอบการคำนวณภาษี

เอกสารควรเก็บอะไรบ้าง

แม้กิจการจะยังเล็ก การเก็บเอกสารตั้งแต่วันแรกช่วยลดปัญหาการจำย้อนหลังว่าเงินก้อนหนึ่งจ่ายไปกับอะไร

รายละเอียดเอกสารสามารถดูเพิ่มเติมที่เอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้าง

ใบเสร็จสำคัญอย่างไรกับธุรกิจส่วนตัว

ใบเสร็จช่วยยืนยันว่าเกิดการจ่ายเงินจริงและจ่ายให้ใคร แต่เอกสารที่ได้รับก็ควรมีข้อมูลเพียงพอที่จะเชื่อมโยงกับรายการของธุรกิจ

หากต้องการตรวจรายละเอียด สามารถอ่านใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องและกรณีเอกสารร้านค้าทั่วไปสามารถดูบิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไร

ธุรกิจส่วนตัวต้องทำรายงานรายรับรายจ่ายหรือไม่

สำหรับบุคคลธรรมดาบางกลุ่ม กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้มีเงินได้ตามมาตรา 40(5)–(8) ซึ่งไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT จัดทำรายงานเงินสดรับ–จ่ายประจำวันตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด

ดังนั้นเจ้าของกิจการไม่ควรใช้วิธีจำยอดจากบัญชีธนาคารตอนสิ้นปี แต่ควรบันทึกรายการให้ต่อเนื่องตั้งแต่วันที่เกิดธุรกรรม

สรุปข้อมูลทุกเดือน อย่ารอถึงสิ้นปี

เมื่อจบเดือนควรสรุปอย่างน้อยว่าเดือนนั้นขายได้เท่าไร ต้นทุนเท่าไร ค่าใช้จ่ายเท่าไร เงินสดเหลือเท่าไร และมีลูกหนี้หรือหนี้ที่ยังต้องจ่ายหรือไม่

การทำเช่นนี้ทำให้เจ้าของเห็นความเปลี่ยนแปลงได้เร็ว เช่น ยอดขายโตแต่กำไรลด ค่าโฆษณาสูงขึ้น หรือเงินสดเริ่มไม่พอกับค่าใช้จ่ายประจำ

รู้กำไรจริง ไม่ใช่ดูแค่เงินในบัญชี

ยอดเงินในธนาคารไม่ใช่กำไรเสมอไป เพราะในบัญชีอาจมีเงินทุนของเจ้าของ เงินกู้ หรือเงินที่ต้องเตรียมไว้จ่ายเจ้าหนี้

การตัดสินว่าธุรกิจกำไรหรือไม่จึงควรดูยอดขาย ต้นทุน และค่าใช้จ่ายให้ครบ ไม่ใช่ดูจากเงินคงเหลือเพียงตัวเลขเดียว

บัญชีช่วยคุมต้นทุนได้อย่างไร

เมื่อมีข้อมูลย้อนหลัง เจ้าของสามารถเห็นได้ว่าค่าใช้จ่ายใดเพิ่มขึ้นผิดปกติ สินค้าใดมีต้นทุนสูง หรือบริการใดทำยอดขายดีแต่เหลือกำไรน้อย

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยตัดสินใจได้ดีกว่าความรู้สึก เช่น ควรขึ้นราคา ลดโปรโมชั่น เปลี่ยนผู้ขาย หรือหยุดสินค้าที่ไม่สร้างกำไร

ทำบัญชีเองหรือจ้างคนช่วย แบบไหนเหมาะกว่า

ช่วงที่กิจการยังเล็ก เจ้าของอาจบันทึกรายรับรายจ่ายและจัดเอกสารด้วยตัวเองได้ แต่เมื่อรายการเพิ่มขึ้น มีพนักงาน มี VAT หรือเริ่มเป็นนิติบุคคล งานบัญชีจะมีรายละเอียดมากขึ้น

อ่านเปรียบเทียบได้ที่จ้างสำนักงานบัญชีดีไหม

เมื่อไรควรคิดเรื่องจดนิติบุคคล

ไม่มีตัวเลขรายได้เดียวที่ใช้ตอบทุกธุรกิจว่า “ถึงยอดนี้แล้วต้องตั้งบริษัท” เพราะยังต้องดูความเสี่ยง กำไร ผู้ร่วมลงทุน ลูกค้า และแผนการเติบโตประกอบกัน

โดยทั่วไปควรเริ่มพิจารณาเมื่อมีผู้ร่วมลงทุน รับงานที่ต้องการนิติบุคคล มีสัญญามูลค่าสูง มีความเสี่ยงมากขึ้น หรือต้องการโครงสร้างเพื่อขยายกิจการ

สามารถอ่านจดนิติบุคคลคืออะไรเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจ

หากธุรกิจจด VAT แล้ว ต้องแยกเรื่อง VAT ออกจากกำไร

VAT เป็นภาษีอีกประเภทหนึ่ง ไม่ควรนำยอด VAT ที่เก็บจากลูกค้ามามองว่าเป็นรายได้หรือกำไรทั้งหมดของธุรกิจ

ผู้ประกอบการที่เข้า VAT แล้วต้องดูทั้งภาษีขาย ภาษีซื้อ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง สามารถอ่านภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไรเพิ่มเติมได้

7 ตัวเลขที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ทุกเดือน

ถ้าตัวเลขเหล่านี้หาไม่ได้ง่าย แปลว่าระบบบันทึกข้อมูลอาจยังไม่ชัด ธุรกิจที่เริ่มมีรายการมากสามารถพิจารณาบริการรับวางระบบบัญชีเพื่อเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการเติบโต

อย่ารอให้ธุรกิจใหญ่ก่อนแล้วค่อยเริ่มทำบัญชี

ช่วงที่กิจการยังเล็กเป็นช่วงที่ดีที่สุดในการสร้างนิสัยเรื่องเอกสารและตัวเลข เพราะจำนวนรายการยังไม่มากและสามารถแก้ระบบได้ง่าย

เมื่อกิจการโตแล้ว หากข้อมูลเดิมกระจัดกระจาย เจ้าของอาจต้องเสียเวลาย้อนตาม Statement เอกสารซื้อขาย และยอดเงินที่ไม่ทราบที่มาเป็นเวลาหลายเดือน