ที่ปรึกษาวางระบบบัญชี ทำหน้าที่อะไร? ขั้นตอนและประโยชน์ต่อธุรกิจ

ที่ปรึกษาวางระบบบัญชีคืออะไร และสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?

ที่ปรึกษาวางระบบบัญชีมีบทบาทในการศึกษากระบวนการทำงานของกิจการและเสนอแนวทางจัดระบบข้อมูลบัญชีให้เหมาะกับรูปแบบธุรกิจ โดยพิจารณาความสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า การเงิน และฝ่ายบัญชี

ตัวอย่างเช่น บริษัทค้าส่งอาจมีระบบขายที่บันทึกยอดขายแล้ว แต่พนักงานบัญชียังต้องนำเอกสารมากรอกข้อมูลใหม่ทุกเดือน ทำให้มีความเสี่ยงจากการบันทึกซ้ำหรือข้อมูลไม่ตรงกัน

ที่ปรึกษาอาจเสนอให้ปรับขั้นตอนการส่งข้อมูล กำหนดผู้ตรวจสอบรายการ และพิจารณาความเป็นไปได้ในการเชื่อมระบบขายกับระบบบัญชี เพื่อลดงานซ้ำตามความเหมาะสมของกิจการ

สิ่งสำคัญคือระบบต้องสอดคล้องกับการดำเนินงานจริง หากเลือกโปรแกรมที่มีฟังก์ชันจำนวนมาก แต่พนักงานใช้งานไม่เป็นหรือไม่มีวิธีควบคุมเอกสาร ระบบนั้นก็อาจไม่ตอบโจทย์ธุรกิจ

เจ้าของกิจการสามารถศึกษา พื้นฐานการทำบัญชีธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ ก่อนพิจารณาปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน

7 หน้าที่สำคัญของที่ปรึกษาวางระบบบัญชี

บทบาทของที่ปรึกษาจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับขอบเขตงานที่ตกลงกัน บางกิจการต้องการเพียงตรวจระบบเดิม ขณะที่บางแห่งอาจต้องวางแผนตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการนำระบบไปใช้จริง

6 ขั้นตอนวางระบบบัญชีสำหรับบริษัทและ SME

ขั้นตอนที่ 1 สำรวจรูปแบบธุรกิจและปัญหาที่เกิดขึ้น

เริ่มจากทำความเข้าใจว่าธุรกิจขายสินค้า ให้บริการ ผลิตสินค้า หรือมีการทำงานหลายประเภท รวมถึงตรวจจำนวนสาขา จำนวนเอกสาร พนักงาน และระบบที่ใช้ในปัจจุบัน

ควรสอบถามผู้ปฏิบัติงานจริงว่ามีปัญหาใดเกิดขึ้นซ้ำ เช่น เอกสารส่งบัญชีล่าช้า ยอดลูกหนี้ไม่ตรง รายงานสต๊อกคลาดเคลื่อน หรือรายการรับจ่ายเงินกระทบยอดไม่ได้

ข้อมูลที่ได้ควรนำมาจัดลำดับความสำคัญของปัญหา โดยแยกปัญหาที่กระทบความถูกต้องของบัญชีและภาษีออกจากปัญหาด้านความสะดวกในการทำงาน

ขั้นตอนที่ 2 ออกแบบ Workflow และกำหนดผู้รับผิดชอบ

กำหนดลำดับการทำงานตั้งแต่ธุรกรรมเกิดขึ้นจนถึงการบันทึกบัญชี เช่น กระบวนการขายอาจเริ่มจากรับคำสั่งซื้อ ตรวจวงเงินลูกค้า ออกเอกสาร ส่งมอบสินค้า บันทึกลูกหนี้ และรับชำระเงิน

ในแต่ละขั้นตอนควรระบุผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ เอกสารที่ใช้ และระยะเวลาในการส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชีอย่างเหมาะสม

การแบ่งหน้าที่ไม่ได้หมายความว่ากิจการขนาดเล็กต้องมีพนักงานจำนวนมาก แต่ควรจัดให้มีการตรวจทานหรือการควบคุมทดแทนเมื่อบุคคลเดียวต้องรับผิดชอบหลายงาน

ขั้นตอนที่ 3 วางผังบัญชีและระบบเอกสาร

ผังบัญชีควรกำหนดให้รองรับประเภทรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของตามรูปแบบธุรกิจ รวมถึงรองรับข้อมูลที่ผู้บริหารต้องการวิเคราะห์

ตัวอย่างเช่น บริษัทก่อสร้างอาจต้องการแยกต้นทุนตามโครงการ ส่วนธุรกิจร้านค้าอาจต้องการแยกต้นทุนสินค้าและกำไรตามประเภทสินค้า

การกำหนดรหัสบัญชีละเอียดเกินไปอาจเพิ่มภาระในการบันทึก ขณะที่การกำหนดรหัสกว้างเกินไปอาจไม่เพียงพอสำหรับวิเคราะห์ผลประกอบการ จึงต้องหาความสมดุลให้เหมาะกับการดำเนินงาน

ควรวางระบบจัดเก็บเอกสารควบคู่กัน โดยศึกษา วิธีจัดแฟ้มเอกสารบัญชีบริษัทให้ตรวจสอบง่าย

ขั้นตอนที่ 4 เลือกและตั้งค่าโปรแกรมบัญชี

โปรแกรมบัญชีควรรองรับกระบวนการที่ออกแบบไว้ ไม่ว่าจะเป็นระบบขาย ซื้อ สินค้า ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ธนาคาร หรือบัญชีแยกประเภท

ควรตรวจความสามารถในการนำเข้าข้อมูลเดิม การกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน การสำรองข้อมูล การส่งออกข้อมูล และบริการหลังการขายก่อนตัดสินใจ

โปรแกรมที่เหมาะสมไม่ได้หมายถึงโปรแกรมที่มีฟังก์ชันมากที่สุดหรือราคาสูงที่สุด แต่หมายถึงระบบที่ตอบโจทย์ธุรกิจและมีต้นทุนการใช้งานที่สมเหตุสมผล

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมจาก วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ และ มาตรฐานโปรแกรมบัญชีเกี่ยวกับกรมสรรพากร

ขั้นตอนที่ 5 ทดสอบรายการและอบรมพนักงาน

ก่อนใช้งานจริงควรทดลองธุรกรรมตัวอย่าง เช่น การซื้อสินค้า การขายเชื่อ การรับชำระลูกหนี้ การจ่ายเจ้าหนี้ และการคืนสินค้า เพื่อตรวจว่ารายการบัญชีและรายงานที่ออกจากระบบถูกต้องหรือไม่

เมื่อพบข้อผิดพลาดควรบันทึกสาเหตุและปรับปรุงการตั้งค่าหรือขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ก่อนให้พนักงานใช้งานในปริมาณงานจริง

การอบรมไม่ควรสอนเฉพาะตำแหน่งปุ่มในโปรแกรม แต่ควรอธิบายเหตุผลของการเก็บเอกสาร การตรวจรายการ และผลที่อาจเกิดขึ้นหากข้อมูลถูกบันทึกผิดประเภท

ขั้นตอนที่ 6 ติดตามผลหลังเริ่มใช้งาน

หลังเปลี่ยนระบบควรกำหนดช่วงติดตามผลและผู้รับผิดชอบรวบรวมปัญหา เช่น เอกสารยังส่งล่าช้า มีการบันทึกซ้ำ หรือรายงานที่ผู้บริหารต้องการยังไม่สามารถจัดทำได้

ควรประเมินทั้งคุณภาพข้อมูลและความสะดวกในการทำงาน โดยปรับปรุงระบบอย่างมีเหตุผล ไม่เปลี่ยนขั้นตอนบ่อยจนพนักงานสับสน

การใช้รายงานทางการเงินประกอบการติดตามผลสามารถศึกษา การอ่านงบกำไรขาดทุนเพื่อวิเคราะห์ธุรกิจ เพิ่มเติม

ตัวอย่าง Workflow ระบบบัญชีที่ควรเชื่อมโยงกัน

ระบบบัญชีที่มีประสิทธิภาพควรเชื่อมข้อมูลตั้งแต่ต้นทางจนถึงการจัดทำรายงาน ไม่ใช่ปล่อยให้แต่ละฝ่ายเก็บข้อมูลแยกกันโดยไม่มีขั้นตอนตรวจสอบ

ลำดับขั้นตอนจริงอาจแตกต่างตามธุรกิจ แต่ควรกำหนดจุดตรวจสอบให้ชัดเจน เช่น การตรวจจำนวนสินค้าที่รับจริงกับใบสั่งซื้อ และการตรวจยอดรับชำระกับบัญชีลูกหนี้

กิจการที่ต้องการตรวจข้อมูลเงินเข้าและออกก่อนวางระบบสามารถศึกษา แนวทางทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้เป็นระบบ

ประโยชน์ที่ธุรกิจอาจได้รับจากการวางระบบบัญชี

ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานซ้ำ

เมื่อกำหนดวิธีส่งข้อมูลและผู้รับผิดชอบชัดเจน อาจช่วยลดการบันทึกรายการซ้ำและการตกหล่นของเอกสาร แต่ยังต้องมีผู้ตรวจสอบข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ

ช่วยควบคุมต้นทุนการดำเนินงาน

การลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นอาจช่วยประหยัดเวลาพนักงานและค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร อย่างไรก็ตาม ความคุ้มค่าต้องพิจารณาค่าระบบ ค่าฝึกอบรม และต้นทุนดำเนินการร่วมด้วย

ทำให้ข้อมูลพร้อมสำหรับปิดบัญชี

ระบบที่กำหนดรอบการรับเอกสารและตรวจข้อมูลชัดเจนอาจช่วยลดงานค้างสะสมก่อนสิ้นเดือนหรือสิ้นปี และสนับสนุนการจัดทำงบการเงินตามกำหนด

ศึกษา ขั้นตอนปิดงบบัญชีประจำปี เพื่อเข้าใจความสำคัญของข้อมูลที่ครบถ้วนก่อนปิดบัญชี

เพิ่มคุณภาพข้อมูลสำหรับผู้บริหาร

หากบัญชีได้รับการบันทึกและตรวจสอบอย่างเหมาะสม ผู้บริหารจะสามารถใช้รายงานรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย และผลประกอบการเพื่อติดตามการดำเนินธุรกิจได้ดีขึ้น

รองรับธุรกิจที่มีปริมาณงานเพิ่มขึ้น

ระบบที่กำหนดโครงสร้างข้อมูลและหน้าที่ของแต่ละฝ่ายไว้ชัดเจนอาจช่วยให้กิจการเพิ่มผู้ใช้งาน เปิดสาขา หรือขยายธุรกิจโดยไม่ต้องเปลี่ยนวิธีทำงานทั้งหมดในคราวเดียว

ผู้ประกอบการสามารถอ่าน แนวทางวิเคราะห์งบการเงินและข้อมูลธุรกิจ เพื่อพิจารณาวิธีนำรายงานมาใช้วางแผน

วางระบบบัญชีด้วยโปรแกรมหรือระบบ Cloud ต้องเตรียมอะไรบ้าง?

การใช้โปรแกรมบัญชีบนคอมพิวเตอร์หรือระบบ Cloud สามารถช่วยให้หลายฝ่ายทำงานร่วมกันได้ตามความสามารถของโปรแกรม แต่กิจการต้องจัดเตรียมข้อมูลให้พร้อมก่อนย้ายระบบ

สิ่งที่ควรตรวจเป็นลำดับแรกคือยอดยกมา เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ และยอดบัญชีอื่นที่เกี่ยวข้อง เพราะหากนำยอดเริ่มต้นที่ผิดเข้าสู่ระบบใหม่ รายงานที่ได้ก็อาจผิดพลาดตามไปด้วย

ควรกำหนดผู้ดูแลข้อมูลและผู้มีสิทธิเข้าถึงแต่ละส่วน เช่น ฝ่ายขายสามารถออกเอกสารได้แต่ไม่สามารถแก้ไขรายการที่ผ่านการอนุมัติแล้วโดยไม่มีสิทธิที่เหมาะสม

นอกจากนี้ต้องตรวจวิธีสำรองและกู้คืนข้อมูล เงื่อนไขการส่งออกข้อมูล และขั้นตอนทำงานเมื่อระบบอินเทอร์เน็ตหรือโปรแกรมไม่พร้อมใช้งาน

หากกิจการมีแผนเปลี่ยนมาใช้เอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ควรศึกษา การเตรียมความพร้อมใช้ e-Tax Invoice ในธุรกิจ เพื่อจัดกระบวนการขายและภาษีให้สอดคล้องกัน

ตัวอย่างการวางระบบบัญชีในธุรกิจแต่ละประเภท

ธุรกิจค้าส่งและค้าปลีก

ควรเชื่อมขั้นตอนการซื้อสินค้า รับสินค้า จัดเก็บสต๊อก ขายสินค้า และการติดตามลูกหนี้เข้ากับการบันทึกบัญชี พร้อมกำหนดวิธีตรวจสอบสินค้าคงเหลือและการกระทบยอดกับรายงานขาย

ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง

ควรพิจารณาการแยกรายได้และต้นทุนตามโครงการ รวมถึงการควบคุมเอกสารการเบิกวัสดุ ค่าแรง งานที่ส่งมอบ และการเรียกเก็บเงินตามงวดสัญญา

ธุรกิจให้บริการ

ควรออกแบบการเชื่อมโยงข้อมูลจากใบเสนอราคา สัญญา ใบแจ้งหนี้ การส่งมอบบริการ และการรับชำระเงิน พร้อมกำหนดวิธีติดตามลูกหนี้และรายงานรายได้

ธุรกิจร้านค้าออนไลน์

ควรแยกยอดขาย ส่วนลด การคืนสินค้า ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม และยอดเงินที่ได้รับจริง รวมถึงกำหนดขั้นตอนนำเข้ารายงานขายจากหลายช่องทางโดยไม่บันทึกซ้ำ

ธุรกิจแต่ละประเภทไม่ควรใช้ Workflow เดียวกันทั้งหมดโดยไม่มีการปรับ เพราะจำนวนเอกสาร การอนุมัติ และรายงานที่จำเป็นอาจแตกต่างกันอย่างมาก

ศึกษาแนวคิดเกี่ยวกับการออกแบบระบบเพิ่มเติมจาก การออกแบบระบบบัญชีและภาษีให้ตอบโจทย์ธุรกิจ

ที่ปรึกษาวางระบบบัญชีกับผู้ทำบัญชี ต่างกันอย่างไร?

ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่ดำเนินการจัดทำบัญชีตามหลักเกณฑ์และความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง ส่วนที่ปรึกษาวางระบบบัญชีเน้นการศึกษากระบวนการ ออกแบบและปรับปรุงวิธีทำงานเพื่อให้การจัดทำบัญชีมีข้อมูลที่ครบถ้วนและเชื่อถือได้มากขึ้น

บางกรณีผู้ให้บริการรายเดียวอาจทำหน้าที่ทั้งสองส่วนได้ หากมีความรู้และขอบเขตงานที่เหมาะสม แต่ไม่ควรเข้าใจว่าการจ้างที่ปรึกษาวางระบบบัญชีทำให้กิจการหมดหน้าที่จัดให้มีผู้ทำบัญชีตามกฎหมาย

การวางระบบบัญชียังแตกต่างจากการตรวจสอบงบการเงินโดยผู้สอบบัญชี เพราะมีวัตถุประสงค์และขอบเขตงานต่างกัน หากกิจการต้องมีการตรวจสอบงบการเงินก็ยังต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

ก่อนว่าจ้างควรถามให้ชัดว่าได้รับงานประเภทใด เช่น การประเมินระบบ การจัดทำคู่มือ การตั้งค่าโปรแกรม การฝึกอบรม หรือการดูแลหลังเริ่มใช้งาน เพื่อให้ผู้ว่าจ้างและผู้ให้บริการเข้าใจขอบเขตเดียวกัน

เช็กลิสต์ก่อนปรึกษาวางระบบบัญชี

ก่อนเริ่มประชุมหรือให้ที่ปรึกษาเข้าศึกษากิจการ ควรเตรียมข้อมูลพื้นฐานและปัญหาที่ต้องการแก้ไข เพื่อช่วยให้ประเมินงานได้ตรงประเด็นมากขึ้น

• ☐ ประเภทธุรกิจและโครงสร้างองค์กร
• ☐ จำนวนพนักงานและหน้าที่แต่ละฝ่าย
• ☐ จำนวนเอกสารซื้อขายโดยประมาณ
• ☐ รายการระบบหรือโปรแกรมที่ใช้อยู่
• ☐ ขั้นตอนรับส่งเอกสารระหว่างฝ่าย
• ☐ ผังบัญชีและรายงานที่ใช้อยู่
• ☐ วิธีรับเงิน จ่ายเงิน และกระทบยอดธนาคาร
• ☐ ขั้นตอนควบคุมลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้า
• ☐ ปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำหรือส่งผลต่องานบัญชี
• ☐ รายงานที่ผู้บริหารต้องการเพิ่มเติม
• ☐ งบประมาณและระยะเวลาที่ต้องการดำเนินการ
• ☐ ผู้รับผิดชอบโครงการปรับปรุงระบบภายในกิจการ

ควรจัดลำดับปัญหาโดยแยกเรื่องเร่งด่วนออกจากเรื่องที่สามารถปรับปรุงระยะยาว เช่น ปัญหาข้อมูลรายงานภาษีไม่ครบอาจต้องได้รับการแก้ไขก่อนการออกแบบรายงานบริหารรูปแบบใหม่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อเริ่มวางระบบบัญชี

การวางระบบที่ดีควรเริ่มจากการแก้ปัญหาที่กระทบความถูกต้องและการตรวจสอบก่อน แล้วจึงพิจารณาความสะดวก ความรวดเร็ว และการทำงานอัตโนมัติเพิ่มเติม

หากต้องการทำความเข้าใจแนวทางพัฒนาการใช้งานซอฟต์แวร์ สามารถอ่าน การนำโปรแกรมบัญชีมาปรับปรุงระบบงาน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับที่ปรึกษาวางระบบบัญชี (FAQ)

สรุป: ที่ปรึกษาวางระบบบัญชีช่วยให้ธุรกิจมีแนวทางทำงานที่ชัดเจน

การวางระบบบัญชีเป็นการจัดระเบียบกระบวนการทำงานให้ข้อมูลจากฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ การเงิน และฝ่ายบัญชีสามารถเชื่อมโยงและตรวจสอบกันได้ โดยพิจารณาทั้งเอกสาร ผู้รับผิดชอบ โปรแกรมบัญชี และการควบคุมภายใน

ที่ปรึกษาวางระบบบัญชีสามารถช่วยประเมินปัญหา ออกแบบแนวทางปรับปรุง และเสนอวิธีใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับธุรกิจ แต่ผลสำเร็จยังขึ้นอยู่กับข้อมูล ความร่วมมือของผู้บริหารและพนักงาน รวมถึงการติดตามผลหลังเริ่มใช้งาน

ระบบบัญชีที่ดีไม่จำเป็นต้องซับซ้อนที่สุด แต่ควรเหมาะกับกิจการ ใช้งานได้จริง มีผู้รับผิดชอบชัดเจน และสามารถจัดทำข้อมูลที่เชื่อถือได้สำหรับการบริหารและการปฏิบัติตามกฎหมาย