วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับธุรกิจ บันทึกอย่างไรให้รู้เงินจริงและกำไร

บัญชีรายรับรายจ่าย คืออะไร

บัญชีรายรับรายจ่าย คือการบันทึกว่ากิจการมีเงินเข้าจากรายการใดและมีเงินจ่ายออกจากรายการใดในแต่ละวัน เพื่อให้เจ้าของธุรกิจตรวจสอบการเคลื่อนไหวของเงินและสรุปภาพรวมได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างเช่น วันนี้ขายสินค้าได้รับเงิน 15,000 บาท จ่ายค่าขนส่ง 800 บาท ซื้อวัสดุ 2,000 บาท และจ่ายค่าโฆษณา 1,200 บาท ผู้ประกอบการควรบันทึกทุกรายการพร้อมวันที่และหลักฐาน ไม่ใช่ดูเฉพาะยอดคงเหลือในบัญชีธนาคาร

หากยังไม่แน่ใจว่าต้องเก็บหลักฐานอะไร สามารถอ่านเอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้างเพิ่มเติมได้

เงินเข้า ไม่ได้แปลว่าเป็นรายได้ทุกครั้ง

จุดที่ผู้ประกอบการมักสับสนคือเห็นเงินเข้าบัญชีแล้วบันทึกเป็นรายได้ทั้งหมด แต่ในความเป็นจริงเงินเข้าบางรายการอาจไม่ใช่รายได้จากการขาย

การแยกประเภทตั้งแต่วันที่บันทึกจะช่วยลดความสับสนเมื่อสรุปข้อมูลสิ้นเดือน

เงินออก ก็ไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายทุกครั้ง

เช่นเดียวกัน เงินที่จ่ายออกจากบัญชีไม่ได้หมายความว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมด เช่น การซื้อทรัพย์สิน การคืนเงินกู้ หรือการโอนเงินไปอีกบัญชีหนึ่งของกิจการมีลักษณะต่างจากค่าเช่า ค่าโฆษณา หรือค่าขนส่ง

บัญชีรายรับรายจ่ายในระดับเบื้องต้นจึงควรมีช่อง “ประเภทรายการ” หรือ “หมายเหตุ” เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถนำข้อมูลไปจัดประเภทได้ถูกต้องภายหลัง

รายรับมากกว่ารายจ่าย เท่ากับกำไรหรือไม่

ไม่จำเป็นต้องเท่ากัน เพราะยอดเงินสดเข้า–ออกกับกำไรทางบัญชีเป็นคนละแนวคิด

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจซื้อสินค้าเข้าสต๊อก 100,000 บาท เงินสดออกทันที แต่สินค้าบางส่วนอาจยังขายไม่ออกทั้งหมด การดูเพียงว่าเดือนนั้นเงินออกมากกว่าเงินเข้าแล้วสรุปว่า “ขาดทุน” จึงอาจไม่สะท้อนผลประกอบการจริง

ธุรกิจที่มีสินค้า สามารถอ่านการตรวจนับสินค้าคงเหลือเพื่อเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างสต๊อกกับต้นทุนเพิ่มเติม

วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่าย เริ่มอย่างไร

1. เลือกเครื่องมือที่ใช้งานจริง

เริ่มจากสมุด Excel, Google Sheets หรือโปรแกรมบัญชีก็ได้ เครื่องมือที่ดีไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แต่ต้องเป็นระบบที่ผู้ใช้งานสามารถบันทึกได้ต่อเนื่อง

2. บันทึกวันที่เกิดรายการ

ทุกแถวควรมีวัน เดือน ปี เพื่อให้สามารถเรียงรายการและตรวจย้อนหลังกับบัญชีธนาคารหรือเอกสารได้

3. ระบุรายการให้เข้าใจง่าย

อย่าเขียนเพียงว่า “จ่ายเงิน” แต่ควรเขียนว่า “ค่าขนส่งสินค้า”, “ซื้อวัตถุดิบ”, “ค่าโฆษณา Facebook” หรือ “ลูกค้าชำระค่าสินค้า” เพื่อให้รู้ว่ารายการเกี่ยวกับอะไร

4. บันทึกเงินเข้าและเงินออกแยกกัน

ควรมีช่องเงินเข้าและเงินออกอย่างชัดเจน และไม่ควรนำยอดสุทธิมาบันทึกเพียงตัวเดียว เพราะจะทำให้ตรวจสอบรายละเอียดลำบาก

5. ใส่เลขที่เอกสารหรือหลักฐาน

หากมีใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือเลขที่รายการโอน ควรระบุไว้เพื่อเชื่อมข้อมูลกับเอกสารจริง

เรื่องบิลและใบเสร็จสามารถอ่านบิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไรเพิ่มเติมได้

ตัวอย่างช่องที่ควรมีในบัญชีรายรับรายจ่าย

หากเป็นร้านค้าออนไลน์ ควรเพิ่มช่องแพลตฟอร์ม ค่าธรรมเนียม และยอดโอนสุทธิ เพื่อแยกยอดขายออกจากยอดที่ Marketplace โอนเข้าบัญชี

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าออนไลน์

ควรบันทึกทุกวันหรือบันทึกสิ้นเดือน

ธุรกิจที่มีรายการทุกวันควรบันทึกอย่างต่อเนื่อง ไม่ควรรอสิ้นเดือนแล้วค่อยย้อนดูจากสลิปหรือบัญชีธนาคาร เพราะจะจำรายละเอียดได้ยากและเอกสารมีโอกาสตกหล่น

แนวทางที่ใช้งานง่ายคือบันทึกรายการรายวัน ตรวจยอดเป็นรายสัปดาห์ และสรุปยอดสิ้นเดือน เพื่อตรวจว่ารายการในสมุดหรือตารางตรงกับเงินสดและบัญชีธนาคารหรือไม่

สิ้นเดือนควรสรุปอะไรบ้าง

หากต้องการรู้กำไรสินค้าแต่ละประเภทเพิ่มเติม สามารถอ่านวิธีคำนวณต้นทุนและกำไรขายของออนไลน์

แยกบัญชีธุรกิจกับบัญชีส่วนตัวให้ชัด

หนึ่งในสาเหตุที่ทำให้บัญชีรายรับรายจ่ายใช้ประโยชน์ไม่ได้เต็มที่ คือการนำเงินส่วนตัวและเงินธุรกิจปะปนกัน

ตัวอย่างเช่น เจ้าของซื้อของส่วนตัวจากบัญชีบริษัท หรือรับเงินจากลูกค้าเข้าบัญชีส่วนตัวหลายบัญชี เมื่อถึงสิ้นเดือนจึงต้องเสียเวลาแยกว่ารายการใดเป็นของกิจการ

แม้ธุรกิจขนาดเล็กก็ควรแยกช่องทางรับและจ่ายของกิจการให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น เพราะจะช่วยทั้งการควบคุมเงินและการทำบัญชีภายหลัง

เอกสารต้องเดินคู่กับบัญชีรายรับรายจ่าย

การบันทึกว่า “ซื้อสินค้า 5,000 บาท” เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอสำหรับระบบบัญชีที่ตรวจสอบได้ ควรมีหลักฐานที่แสดงว่าซื้อจากใคร ซื้ออะไร และชำระอย่างไร

จึงควรจัดเก็บใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ สัญญา และหลักฐานโอนเงินให้สามารถอ้างอิงกลับมายังรายการที่บันทึกไว้ได้

บัญชีรายรับรายจ่ายช่วยเรื่อง VAT อย่างไร

การมีข้อมูลรายได้อย่างต่อเนื่องช่วยให้ธุรกิจติดตามระดับรายรับของตนเอง และตรวจว่ากำลังเข้าใกล้เงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับ VAT หรือไม่

อย่างไรก็ตาม การพิจารณา VAT ต้องดูทั้งประเภทกิจการและรายรับที่อยู่ในบังคับ VAT ไม่ควรดูยอดเงินเข้าธนาคารเพียงอย่างเดียว

ผู้ประกอบการสามารถอ่านขายออนไลน์ต้องจด VAT เมื่อไรเพื่อแยกประเด็น VAT โดยเฉพาะ

ทำบัญชีรายรับรายจ่ายแล้ว ยังต้องมีบัญชีบริษัทหรือไม่

หากเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล การทำตารางรายรับรายจ่ายภายในไม่ใช่สิ่งเดียวกับการจัดทำบัญชีตามหน้าที่ของนิติบุคคล

ตารางรายรับรายจ่ายเป็นเครื่องมือช่วยรวบรวมข้อมูล แต่การจัดทำบัญชีจริงต้องบันทึกรายการตามประเภท ตรวจเอกสาร และนำข้อมูลไปจัดทำงบการเงินและภาษีต่อไป

บริษัทที่ต้องการผู้ดูแลต่อเนื่องสามารถดูบริการรับทำบัญชีรายเดือนเพิ่มเติมได้

รายรับรายจ่ายกับภาษีบริษัทเกี่ยวข้องกันอย่างไร

ข้อมูลรายรับและรายจ่ายเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ แต่เมื่อนำไปใช้ทางภาษีต้องพิจารณาว่ารายการใดเป็นรายได้ทางภาษี รายจ่ายใดนำมาหักได้ และเอกสารประกอบเพียงพอหรือไม่

จึงไม่ควรใช้เพียงสูตร “เงินเข้าลบเงินออก” แล้วนำตัวเลขนั้นไปถือเป็นกำไรสุทธิทางภาษีทันที

สำหรับนิติบุคคลสามารถอ่านการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลออนไลน์เพิ่มเติม

เมื่อธุรกิจโตขึ้น ควรเปลี่ยนจากสมุดเป็นระบบเมื่อไร

เมื่อจำนวนรายการเพิ่มขึ้น มีพนักงานหลายคนรับจ่ายเงิน ขายหลายช่องทาง หรือเริ่มมีสต๊อกจำนวนมาก การใช้สมุดหรือไฟล์เดียวอาจควบคุมได้ยาก

ช่วงนั้นควรพิจารณาระบบบัญชีที่เชื่อมยอดขาย การซื้อ สต๊อก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และธนาคาร เพื่อให้ข้อมูลไม่ต้องกรอกซ้ำหลายครั้ง

สามารถดูบริการรับวางระบบบัญชีเพิ่มเติมได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

หากธุรกิจมีรายการซับซ้อนและต้องการพิจารณาผลด้านภาษี สามารถอ่านที่ปรึกษาภาษีธุรกิจเพิ่มเติม