หนังสือยืนยันยอดธนาคาร คืออะไร? ใช้ปิดงบ ขออย่างไร และต้องเตรียมอะไร

1. หนังสือยืนยันยอดธนาคาร คืออะไร

หนังสือยืนยันยอดธนาคาร หรือ Bank Confirmation เป็นกระบวนการขอข้อมูลจากสถาบันการเงินเพื่อยืนยันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัท ณ วันที่กำหนด โดยเฉพาะวันสิ้นรอบบัญชี

ข้อมูลที่ธนาคารตอบกลับอาจไม่ได้มีเพียงยอดเงินฝาก แต่สามารถเกี่ยวข้องกับธุรกรรมหรือภาระผูกพันที่บริษัทมีกับสถาบันการเงินตามรูปแบบคำขอและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เหตุผลที่หลักฐานชนิดนี้สำคัญ เพราะข้อมูลมาจากบุคคลภายนอกกิจการ คือธนาคารหรือสถาบันการเงิน ไม่ได้มาจากฝ่ายบัญชีของบริษัทเพียงฝ่ายเดียว

หากต้องการเข้าใจภาพรวมช่วงปลายปี สามารถอ่านปิดงบการเงินบริษัทต้องทำอะไรบ้างเพิ่มเติม

2. หนังสือยืนยันยอดธนาคาร ต่างจาก Statement อย่างไร

เจ้าของธุรกิจมักสับสนระหว่าง Statement, หนังสือรับรองยอดเงินฝาก และ Bank Confirmation เพราะทั้งสามอย่างเกี่ยวข้องกับข้อมูลธนาคาร แต่จุดประสงค์และกระบวนการใช้งานไม่เหมือนกัน

ดังนั้นการส่ง Statement ให้ผู้สอบบัญชีไม่ได้หมายความว่าจะทดแทน Bank Confirmation ได้โดยอัตโนมัติ เพราะผู้สอบบัญชีต้องพิจารณาความเพียงพอและความน่าเชื่อถือของหลักฐานตามวิธีการตรวจสอบ

3. ทำไมผู้สอบบัญชีต้องขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร

การตรวจสอบยอดที่บริษัทมีกับธนาคารเป็นขั้นตอนสำคัญของงานสอบบัญชี เพราะเกี่ยวข้องกับเงินฝาก เงินกู้ วงเงิน และธุรกรรมทางการเงินที่อาจมีผลต่องบการเงิน

การได้รับคำยืนยันจากธนาคารโดยตรงช่วยให้ผู้สอบบัญชีมีหลักฐานจากแหล่งภายนอกเพื่อพิจารณาความมีอยู่จริง ความครบถ้วน ความถูกต้อง และข้อผูกพันของรายการที่เกี่ยวข้อง

ในทางปฏิบัติ หนังสือยืนยันยอดธนาคารจึงไม่ใช่เพียง “เอกสารประกอบปิดงบ” แต่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสอบบัญชี

หากต้องการดูขั้นตอนหลังจัดทำบัญชีประจำปี สามารถอ่านยื่นงบการเงิน DBDประกอบ

4. ใครเป็นผู้ส่งคำขอยืนยันยอดธนาคาร

จุดนี้สำคัญมาก เพราะเป็นส่วนที่มักถูกเข้าใจผิด

สำหรับการสอบบัญชี ผู้สอบบัญชีต้องควบคุมกระบวนการขอคำยืนยันจากบุคคลภายนอก ตั้งแต่การพิจารณาข้อมูลที่จะขอ การจัดส่งคำขอ ไปจนถึงการรับคำตอบ เพื่อให้หลักฐานมีความน่าเชื่อถือ

ฝ่ายบริษัทอาจมีหน้าที่ช่วยเตรียมข้อมูลบัญชี ตรวจรายชื่อธนาคาร จัดเอกสาร และให้กรรมการผู้มีอำนาจลงนามในแบบคำขอตามเงื่อนไข แต่ไม่ควรตีความว่าให้บริษัทเป็นผู้ควบคุมการรับคำตอบแล้วนำมาให้ผู้สอบบัญชีเองทุกกรณี

5. บริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง

เอกสารจริงต้องตรวจตามข้อกำหนดของธนาคารที่บริษัทใช้บริการ เพราะแต่ละแห่งอาจกำหนดแตกต่างกัน

เอกสารที่พบได้บ่อยในกระบวนการ เช่น

สำหรับเอกสารบัญชีทั่วไปก่อนปิดงบ สามารถดูเอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้าง

6. ขั้นตอนการขอ Bank Confirmation เพื่อปิดงบ

ขั้นที่ 1 รวบรวมบัญชีและธุรกรรมกับธนาคาร

ฝ่ายบัญชีควรรวบรวมรายชื่อธนาคาร เลขบัญชี บัญชีที่ยังใช้งาน และข้อมูลเกี่ยวกับเงินกู้หรือธุรกรรมที่เกี่ยวข้องให้ครบก่อนส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี

ขั้นที่ 2 ผู้สอบบัญชีพิจารณาขอบเขตการยืนยัน

ผู้สอบบัญชีเป็นผู้พิจารณาว่าจะขอข้อมูลประเภทใด จากสถาบันการเงินใด และ ณ วันที่ใด เพื่อให้เหมาะกับวัตถุประสงค์การตรวจสอบ

ขั้นที่ 3 บริษัทลงนามในแบบคำขอตามเงื่อนไข

กรรมการผู้มีอำนาจลงนามหรือผู้ที่เกี่ยวข้องต้องดำเนินการตามแบบฟอร์มและเงื่อนไขของธนาคาร รวมถึงเอกสารประกอบที่กำหนด

ขั้นที่ 4 ส่งคำขอไปยังช่องทางที่ธนาคารกำหนด

ธนาคารแต่ละแห่งมีหน่วยงานและช่องทางรับคำขอแตกต่างกัน จึงควรใช้ข้อมูลติดต่อฉบับล่าสุด ไม่ควรอาศัยที่อยู่หรือวิธีส่งจากบทความเก่าหลายปี

ขั้นที่ 5 ธนาคารตอบกลับตามช่องทางที่กำหนด

เพื่อการสอบบัญชี ผู้สอบบัญชีต้องพิจารณาความน่าเชื่อถือของคำตอบและรักษาการควบคุมเหนือกระบวนการรับคำตอบจากธนาคาร

ขั้นที่ 6 ตรวจความแตกต่างกับข้อมูลบัญชี

หากข้อมูลที่ธนาคารตอบกลับต่างจากยอดในบัญชี ต้องหาสาเหตุ เช่น เช็คค้างจ่าย รายการโอนระหว่างทาง ดอกเบี้ย ค่าธรรมเนียม หรือรายการที่ยังไม่ได้บันทึก

7. บัญชีที่ปิดไปแล้วระหว่างปีต้องสนใจหรือไม่

ต้องแจ้งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชีทราบตามความเกี่ยวข้อง ไม่ควรแจ้งเฉพาะบัญชีที่ยัง Active ณ วันสิ้นปี

ปัจจุบันแบบคำขอหนังสือยืนยันยอดธนาคารที่สมาคมธนาคารไทยเผยแพร่มีทั้งส่วนสำหรับบัญชีที่มีสถานะอยู่ระหว่างงวดหรือปี และแบบสำหรับบัญชีที่ปิดระหว่างงวดหรือปี

เหตุผลคือบัญชีที่ปิดไปแล้วอาจยังมีธุรกรรมหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงบการเงินในช่วงเวลาที่ตรวจสอบ

8. ต้องขอทุกบัญชีธนาคารหรือไม่

ฝ่ายบริษัทไม่ควรตัดสินเองว่า “บัญชีนี้ยอดน้อยจึงไม่ต้องแจ้งผู้สอบบัญชี” หรือ “บัญชีนี้ไม่ได้ใช้แล้วจึงไม่ต้องบอก”

สิ่งที่ควรทำคือแจ้งข้อมูลบัญชีและความสัมพันธ์กับสถาบันการเงินให้ครบ แล้วให้ผู้สอบบัญชีพิจารณาวิธีการตรวจสอบและขอบเขตตามมาตรฐานการสอบบัญชี

การมีรายการธนาคารครบยังช่วยให้การกระทบยอดและทำบัญชีรายเดือนถูกต้องมากขึ้นด้วย

9. ค่าธรรมเนียมหนังสือยืนยันยอดธนาคารเท่าไร

ไม่ควรใช้ตัวเลขเดียวเหมารวมทุกธนาคาร เพราะค่าธรรมเนียมและช่องทางการให้บริการเปลี่ยนแปลงได้ และอาจแตกต่างกันตามประเภทเอกสาร วิธีรับเอกสาร หรือธนาคารที่ใช้

ตัวอย่างเช่น ปัจจุบันธนาคารกสิกรไทยเผยแพร่ค่าบริการหนังสือรับรองยอดทางการเงินไว้ที่ 100 บาทต่อชุดต่อครั้ง และกำหนดช่องทางสำหรับลูกค้านิติบุคคลไว้ต่างจากบุคคลธรรมดา

ดังนั้นก่อนดำเนินการควรตรวจเว็บไซต์หรือสอบถามธนาคารโดยตรง ไม่ควรยึดตัวเลขจากบทความเก่าที่เขียนว่า “200–500 บาททุกธนาคาร”

10. หนังสือยืนยันยอดธนาคารใช้ได้นานเท่าไร

สำหรับงานสอบบัญชี ประเด็นสำคัญไม่ใช่การถามว่าเอกสาร “มีอายุ 30 วัน หรือ 90 วัน” แบบตายตัว แต่คือคำยืนยันนั้นสัมพันธ์กับวันที่และวัตถุประสงค์ที่ผู้สอบบัญชีต้องการตรวจหรือไม่

เช่น การตรวจสอบงบ ณ วันสิ้นรอบบัญชี ผู้สอบบัญชีอาจต้องการข้อมูลที่อ้างอิง ณ วันที่สิ้นงวด ดังนั้นควรดำเนินการตามคำแนะนำของผู้สอบบัญชี ไม่ควรขอเอกสารล่วงหน้าเองโดยไม่สอบถามแล้วคาดว่าจะใช้ได้ทุกกรณี

11. Statement สิ้นปีต้องเตรียมด้วยหรือไม่

ควรเตรียม Statement และข้อมูลบัญชีธนาคารให้ครบ เพราะผู้ทำบัญชีต้องใช้สำหรับกระทบยอดเงินฝากก่อนปิดบัญชี และผู้สอบบัญชีอาจใช้ข้อมูลดังกล่าวประกอบวิธีการตรวจสอบอื่น

หากยอดในบัญชีไม่ตรงกับ Statement ควรหาสาเหตุก่อนเข้าสู่กระบวนการสอบบัญชี ไม่ควรรอให้ผู้สอบบัญชีเป็นผู้พบความต่างเป็นคนแรก

ธุรกิจที่ข้อมูลระหว่างปีไม่เรียบร้อยสามารถทบทวนการทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อจัดระบบข้อมูลให้ต่อเนื่องขึ้น

12. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเรื่อง Bank Confirmation

13. Bank Confirmation เกี่ยวข้องกับการปิดงบอย่างไร

ก่อนงบการเงินจะเสร็จสมบูรณ์ บริษัทต้องมีข้อมูลบัญชีที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ ซึ่งเงินฝากธนาคารเป็นหนึ่งในรายการสำคัญ

หากบัญชีธนาคารยังไม่กระทบยอด รายการเคลื่อนไหวยังไม่ครบ หรือไม่สามารถอธิบายความแตกต่างได้ กระบวนการตรวจสอบก็อาจใช้เวลามากขึ้น

จึงควรเตรียมข้อมูลดังกล่าวพร้อมกับรายการอื่น เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และสินทรัพย์ ตั้งแต่ก่อนปิดงบ

บริษัทที่ไม่มีรายได้ก็ยังอาจมีบัญชีธนาคารและรายการทางการเงินอยู่ สามารถอ่านบริษัทไม่มีรายได้ต้องปิดงบไหมเพิ่มเติม

14. งานบัญชีที่ดีช่วยให้การยืนยันยอดเร็วขึ้นอย่างไร

หากบริษัทกระทบยอดธนาคารทุกเดือน เมื่อถึงสิ้นปีจะรู้ทันทีว่ายอดบัญชีใดควรตรงกับธนาคาร และรายการใดยังค้างอยู่

ในทางกลับกัน หากเก็บเอกสารทั้งปีแล้วเพิ่งเริ่มตรวจปลายงวด การหาความต่างอาจต้องย้อนดู Statement หลายร้อยรายการ

นี่คือเหตุผลที่การใช้สำนักงานบัญชีครบวงจรหรือผู้ดูแลบัญชีรายเดือนควรมุ่งที่การทำข้อมูลให้พร้อมใช้ ไม่ใช่เพียงยื่นแบบภาษีให้ทันกำหนด

15. คำถามที่พบบ่อยเรื่องหนังสือยืนยันยอดธนาคาร

สรุป หนังสือยืนยันยอดธนาคารไม่ใช่เอกสารที่ควรเริ่มเตรียมในวันสุดท้ายของการปิดงบ

การยืนยันยอดธนาคารที่ราบรื่นเริ่มจากบริษัทมีบัญชีที่กระทบยอดแล้ว มีรายชื่อบัญชีและธุรกรรมกับสถาบันการเงินครบ และส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชีตั้งแต่ต้นกระบวนการ

จากนั้นผู้สอบบัญชีจึงสามารถกำหนดวิธีขอคำยืนยัน ใช้แบบฟอร์มและข้อมูลติดต่อของธนาคารที่ถูกต้อง และติดตามคำตอบเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการแสดงความเห็นต่องบการเงิน