เริ่มใช้ FlowAccount ต้องเตรียมอะไรบ้าง? คู่มือสำหรับ SME

ทำไมต้องเตรียมข้อมูลก่อนเริ่มใช้ FlowAccount?

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้ธุรกิจจัดทำเอกสารและบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ แต่ประสิทธิภาพของโปรแกรมขึ้นอยู่กับความถูกต้องของข้อมูลที่ผู้ใช้นำเข้า หากเอกสารต้นทางไม่ครบ บันทึกยอดเงินผิด หรือไม่กำหนดผู้รับผิดชอบ ระบบก็อาจแสดงรายงานที่คลาดเคลื่อนได้

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจขายสินค้าออกใบแจ้งหนี้แล้วได้รับเงินจากลูกค้า แต่ไม่ได้บันทึกการรับชำระ รายงานลูกหนี้ก็อาจยังแสดงยอดค้างชำระ ทั้งที่ลูกค้าจ่ายเงินจริงแล้ว

ในทางกลับกัน หากกิจการบันทึกการรับเงินซ้ำ อาจส่งผลให้ยอดรับชำระไม่ตรงกับบัญชีธนาคาร จึงควรกำหนดขั้นตอนตรวจสอบก่อนและหลังบันทึกรายการให้ชัดเจน

ธุรกิจที่ต้องการออกแบบกระบวนการทำงานทั้งระบบสามารถศึกษาเพิ่มเติมจาก การวางระบบบัญชีด้วย FlowAccount ส่วนบทความนี้มุ่งเน้นรายการข้อมูลที่เจ้าของกิจการควรเตรียมก่อนใช้งานจริง

6 เรื่องสำคัญที่ต้องเตรียมก่อนเริ่มใช้งาน

1. ข้อมูลบริษัทและสถานะทางภาษี

เริ่มจากตรวจชื่อบริษัทหรือชื่อกิจการ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สำนักงานใหญ่หรือสาขา และข้อมูลติดต่อที่จำเป็นสำหรับการออกเอกสาร

กิจการต้องตรวจสอบด้วยว่าได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ เพราะมีผลต่อประเภทเอกสารและการแสดงข้อมูลภาษี ไม่ควรเลือกตั้งค่าภาษีโดยอาศัยการคาดเดา

ผู้ประกอบการควรเปรียบเทียบข้อมูลกับเอกสารจดทะเบียนและหลักฐานภาษีที่เกี่ยวข้องก่อนบันทึกลงระบบ เพื่อป้องกันการออกเอกสารผิดตั้งแต่วันแรก

2. รายชื่อลูกค้าและผู้ขาย

จัดทำข้อมูลลูกค้าและผู้จำหน่ายที่ใช้งานประจำให้พร้อม เช่น ชื่อกิจการ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ผู้ติดต่อ และเงื่อนไขเครดิต

การจัดข้อมูลให้เป็นมาตรฐานช่วยลดปัญหาสร้างรายชื่อซ้ำ เช่น ลูกค้ารายเดียวกันถูกบันทึกไว้หลายชื่อ ทำให้ติดตามยอดขายและลูกหนี้ได้ยาก

3. รายการสินค้าและบริการ

เตรียมรหัสสินค้า ชื่อสินค้า หน่วยนับ ราคาขาย และการจัดประเภทภาษีตามธุรกรรมจริง สำหรับธุรกิจบริการควรกำหนดชื่อรายการให้เข้าใจง่ายและสอดคล้องกับงานที่ขาย

หากมีสินค้าคงเหลือควรตรวจนับปริมาณและต้นทุนก่อนนำเข้าระบบ โดยตรวจสอบด้วยว่าแพ็กเกจที่เลือกเหมาะกับวิธีควบคุมสต็อกของกิจการหรือไม่

4. ข้อมูลบัญชีธนาคารและช่องทางรับเงิน

รวบรวมบัญชีธนาคารของกิจการ ช่องทางรับชำระเงิน และข้อมูลที่จำเป็นสำหรับตรวจสอบเงินเข้าออก โดยเฉพาะร้านค้าออนไลน์ที่รับเงินผ่านหลายแพลตฟอร์ม

ควรแยกให้ชัดเจนว่าเงินที่ได้รับเป็นรายได้จากการขาย การรับชำระลูกหนี้ เงินกู้ หรือรายการอื่น เพราะเงินเข้าบัญชีธนาคารไม่ได้หมายความว่าเป็นรายได้ทั้งหมดเสมอไป

5. เอกสารซื้อขายและค่าใช้จ่าย

ธุรกิจควรวางรูปแบบเอกสารที่ต้องใช้ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน เอกสารประกอบการจ่ายเงิน และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย

การเลือกเอกสารให้ตรงวัตถุประสงค์สำคัญมาก เพราะ ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล มีหน้าที่ต่างจากใบเสร็จรับเงินซึ่งใช้เป็นหลักฐานการรับเงิน

6. ผู้ใช้งานและสิทธิ์เข้าถึงระบบ

กำหนดว่าใครรับผิดชอบการขาย การซื้อ การรับชำระเงิน การตรวจเอกสาร และการบันทึกบัญชี รวมถึงพิจารณาสิทธิ์เข้าถึงตามความสามารถของแพ็กเกจที่เลือก

ไม่ควรใช้บัญชีผู้ใช้งานเดียวร่วมกันหลายคนโดยไม่มีระบบควบคุม เพราะอาจทำให้ตรวจสอบผู้แก้ไขข้อมูลย้อนหลังได้ยาก และเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลกิจการ

เปลี่ยนจาก Excel มาใช้ FlowAccount ต้องจัดการยอดยกมาอย่างไร?

สำหรับกิจการที่ดำเนินธุรกิจอยู่แล้ว ควรให้ความสำคัญกับข้อมูล ณ วันที่เริ่มใช้ระบบ เพราะธุรกิจมีรายการบัญชีสะสมมาตั้งแต่ก่อนเริ่มใช้งาน

ตัวอย่างข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่ เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า สินค้าคงเหลือ ภาษีค้างจ่าย และยอดบัญชีอื่นตามข้อเท็จจริงของกิจการ

หากเริ่มบันทึกยอดโดยไม่มีการกระทบกับบัญชีเดิม อาจทำให้รายการลูกหนี้ซ้ำ ข้อมูลเจ้าหนี้ขาด หรือเงินฝากธนาคารไม่ตรงกับยอดจริง

ข้อควรปฏิบัติคือกำหนดวันตัดยอด ตรวจเอกสารย้อนหลัง และจัดเก็บรายงานจากระบบเดิมไว้ เพื่อให้สามารถตรวจสอบเปรียบเทียบภายหลังได้

ตัวอย่างขั้นตอนงานขายและรับชำระเงิน

เมื่อเตรียมข้อมูลครบแล้ว ผู้ประกอบการควรทดสอบกระบวนการทำงานก่อนเปิดใช้กับเอกสารจำนวนมาก ตัวอย่างบริษัทให้บริการด้านออกแบบเว็บไซต์ สามารถกำหนดขั้นตอนภายในดังนี้

1. ฝ่ายขายรับคำขอ: บันทึกข้อมูลลูกค้าและรายละเอียดบริการ
2. เสนอราคา: จัดทำใบเสนอราคาและให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบ
3. ลูกค้ายืนยัน: เก็บสัญญาหรือหลักฐานยืนยันการว่าจ้าง
4. เรียกเก็บเงิน: จัดทำเอกสารเรียกเก็บตามข้อตกลง
5. รับชำระเงิน: ตรวจหลักฐานโอนเงินและรายการธนาคาร
6. ออกเอกสาร: ออกใบเสร็จรับเงินและเอกสารภาษีตามข้อเท็จจริงและกฎหมาย
7. ตรวจบัญชี: กระทบยอดกับลูกหนี้และบัญชีธนาคาร

ขั้นตอนข้างต้นเป็นกระบวนการทำงานที่ธุรกิจควรกำหนด ไม่ได้หมายความว่าโปรแกรมดำเนินการทุกขั้นตอนให้อัตโนมัติ

ผู้ประกอบการสามารถศึกษาเรื่อง ใบเสร็จรับเงินคืออะไร เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างการเรียกเก็บเงินกับหลักฐานว่ากิจการได้รับชำระเงินแล้ว

สำหรับร้านค้าออนไลน์ที่มีรายการขายจำนวนมาก ควรทดสอบการจัดการคำสั่งซื้อ การคืนสินค้า ค่าธรรมเนียม และยอดเงินที่แพลตฟอร์มโอนเข้าธนาคาร โดยศึกษาเพิ่มเติมจาก FlowAccount สำหรับร้านค้าออนไลน์ Shopee และ Lazada

ข้อควรระวังด้านบัญชีและภาษีเมื่อเริ่มใช้ FlowAccount

1. โปรแกรมออกเอกสารได้ ไม่ได้หมายความว่าทุกกิจการออกใบกำกับภาษีได้

กิจการต้องพิจารณาสถานะผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT และหน้าที่ตามกฎหมายก่อนออกใบกำกับภาษี รวมถึงตรวจสอบวันที่เกิดความรับผิดในการเสียภาษี รายละเอียดผู้ซื้อ ผู้ขาย และข้อความสำคัญในเอกสาร

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่จด VAT ต้องพิจารณาหลักเกณฑ์การออกใบกำกับภาษีและการแสดงข้อมูลให้ครบถ้วนตามกฎหมาย ไม่ควรเข้าใจว่าเมื่อมีแบบฟอร์มในโปรแกรมแล้วจะสามารถใช้ได้ทุกกรณี

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมจากบทความ ใบกำกับภาษีคืออะไรและต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

2. บันทึกค่าใช้จ่ายแล้วไม่ได้หมายความว่าหักภาษีได้ทุกกรณี

ค่าใช้จ่ายของกิจการต้องพิจารณาตามข้อเท็จจริง เอกสารประกอบ ความเกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ และเงื่อนไขตามประมวลรัษฎากร

ธุรกิจจึงไม่ควรใช้เพียงข้อมูลที่บันทึกในโปรแกรมเป็นหลักฐานว่าค่าใช้จ่ายทุกประเภทนำไปหักภาษีได้ทันที ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐานประกอบ

3. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องพิจารณาจากประเภทการจ่าย

บริษัทที่จ่ายค่าบริการ ค่าเช่า หรือเงินได้ประเภทอื่นซึ่งอยู่ภายใต้หลักเกณฑ์การหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องตรวจสอบผู้รับเงิน ลักษณะการจ่าย และอัตราที่ใช้ในแต่ละกรณี

การตั้งค่าอัตราภาษีเดียวกับรายการจ่ายทุกประเภทอาจทำให้หักภาษีไม่ถูกต้อง สามารถศึกษารายละเอียดจาก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย วิธีคำนวณและแบบที่ต้องยื่น

4. ต้องตรวจข้อมูลก่อนนำไปยื่นแบบภาษี

รายงานที่ได้จากโปรแกรมควรผ่านการตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร การจัดประเภทภาษี และงวดเวลาที่ถูกต้องก่อนนำไปใช้ประกอบการยื่นแบบ

โดยเฉพาะกรณีมีเอกสารย้อนหลัง ใบลดหนี้ การยกเลิกเอกสาร และการรับชำระเงินข้ามงวด ซึ่งอาจต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและกฎหมายเพิ่มเติม

เริ่มใช้ FlowAccount ร่วมกับสำนักงานบัญชี ควรแบ่งหน้าที่อย่างไร?

ข้อดีของระบบบัญชีออนไลน์คือผู้ประกอบการกับผู้ทำบัญชีสามารถประสานงานบนข้อมูลที่จัดเก็บเป็นระบบได้ แต่การทำงานที่มีประสิทธิภาพควรกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

หน้าที่ของเจ้าของกิจการ

• ตรวจสอบความถูกต้องของรายการซื้อขายจริง
• นำส่งเอกสารให้ครบและตรงรอบเวลาที่กำหนด
• แจ้งรายการที่มีเงื่อนไขพิเศษให้ผู้ทำบัญชีทราบ
• อนุมัติรายการตามระบบควบคุมภายในของกิจการ
• ดูแลสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของบุคลากรที่เกี่ยวข้อง

หน้าที่ของสำนักงานบัญชี

• ให้คำแนะนำการจัดระบบเอกสารและการบันทึกบัญชี
• ตรวจสอบรายการตามขอบเขตงานที่ตกลงกัน
• แนะนำเรื่องบัญชีและภาษีตามข้อเท็จจริง
• กระทบยอดข้อมูลและจัดทำรายงานตามสัญญาบริการ
• แจ้งข้อผิดพลาดและเสนอแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น หากกิจการไม่ได้ส่งเอกสารค่าใช้จ่ายให้ผู้ทำบัญชี รายงานในระบบอาจไม่สะท้อนต้นทุนทั้งหมด แม้จะมีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ใช้งานอยู่แล้วก็ตาม

ดังนั้น ความครบถ้วนของเอกสารจึงสำคัญพอ ๆ กับความสามารถของโปรแกรม และควรกำหนดรอบการส่งข้อมูลที่ทุกฝ่ายปฏิบัติร่วมกันได้จริง

5 ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อเริ่มใช้ FlowAccount

1. เริ่มบันทึกทันทีโดยไม่ตรวจข้อมูลบริษัท

อาจทำให้เอกสารซื้อขายแสดงชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลภาษีผิด ควรให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบก่อนเริ่มออกเอกสารจริง

2. นำยอดจากระบบเก่าเข้ามาโดยไม่กระทบยอด

เสี่ยงเกิดข้อมูลลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงเหลือคลาดเคลื่อน จึงควรจัดทำยอดเปิดระบบร่วมกับผู้ทำบัญชี

3. ไม่กำหนดผู้รับผิดชอบการรับชำระเงิน

อาจทำให้เอกสารขายกับยอดรับเงินจริงไม่สัมพันธ์กัน โดยเฉพาะกิจการที่รับเงินหลายบัญชีหรือหลายช่องทาง

4. เชื่อว่าข้อมูลอัตโนมัติถูกต้องเสมอ

การประมวลผลที่รวดเร็วไม่ได้รับประกันว่าข้อมูลต้นทางถูกต้องทั้งหมด ต้องมีขั้นตอนตรวจสอบรายการและรายงานเป็นประจำ

5. เลือกแพ็กเกจโดยไม่ประเมินรูปแบบธุรกิจ

บางกิจการต้องใช้การควบคุมสต็อก การเชื่อมต่อระบบขาย หรือรายงานเฉพาะทาง ควรเปรียบเทียบความต้องการจริงกับความสามารถของโปรแกรมก่อนตัดสินใจ

หากยังไม่แน่ใจว่าระบบใดเหมาะกับกิจการ ควรอ่าน วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หรือเปรียบเทียบแนวทางของ โปรแกรมบัญชี Cloud ก่อนเริ่มลงทุนกับระบบ

เช็กลิสต์ก่อนเปิดใช้งาน FlowAccount จริง

การทดสอบรายการตัวอย่างก่อนใช้งานจำนวนมากช่วยให้กิจการพบข้อบกพร่องในกระบวนการได้เร็วขึ้น และมีโอกาสแก้ไขโดยไม่กระทบเอกสารทางบัญชีจำนวนมาก

ผู้ประกอบการที่กำลังศึกษาตัวเลือกอื่นสามารถอ่าน โปรแกรมบัญชีมีอะไรบ้าง เพื่อทำความเข้าใจภาพรวมของเครื่องมือก่อนเลือกใช้จริง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเริ่มใช้ FlowAccount

สรุป เริ่มใช้ FlowAccount อย่างไรให้เกิดประโยชน์กับธุรกิจ

การเริ่มใช้ FlowAccount อย่างมีประสิทธิภาพควรเริ่มจากการเตรียมข้อมูลให้ถูกต้อง กำหนดหน้าที่ในการจัดทำเอกสาร และจัดกระบวนการทำงานให้เหมาะกับลักษณะกิจการ

เจ้าของธุรกิจควรตรวจสอบยอดเริ่มต้น เอกสารภาษี และรายการรับจ่ายให้สัมพันธ์กับข้อเท็จจริง ก่อนนำรายงานจากโปรแกรมไปใช้ตัดสินใจหรือประกอบการจัดทำบัญชีภาษี

โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมจะช่วยลดงานซ้ำซ้อนและเพิ่มความสะดวก แต่คุณภาพของข้อมูลยังขึ้นอยู่กับการตรวจสอบและการทำงานร่วมกันของผู้เกี่ยวข้อง

สำนักงานบัญชี พีทูพี ให้คำปรึกษาการจัดระบบบัญชีและเอกสาร ตลอดจนการทำบัญชีและภาษี เพื่อสนับสนุนให้ผู้ประกอบการสามารถบริหารธุรกิจด้วยข้อมูลที่เป็นระบบและตรวจสอบได้