ยื่นประกันสังคมนายจ้าง ต้องทำอะไรบ้าง? ขึ้นทะเบียนพนักงาน แจ้งเข้า–ออก และส่งเงินสมทบ

ประกันสังคมเกี่ยวข้องกับนายจ้างอย่างไร

เมื่อกิจการมีลูกจ้างและเข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย นายจ้างมีหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับการขึ้นทะเบียน การแจ้งข้อมูลผู้ประกันตน และการนำส่งเงินสมทบตามรอบที่กำหนด

ดังนั้นเรื่องนี้ไม่ได้เป็นเพียงสวัสดิการของพนักงาน แต่เป็นส่วนหนึ่งของระบบบุคลากร Payroll และงานเอกสารของบริษัท

หากต้องการให้ข้อมูลเงินเดือนเชื่อมกับบัญชี สามารถอ่านระบบเงินเดือน Payrollเพิ่มเติม

1. เมื่อมีลูกจ้าง ต้องตรวจหน้าที่ขึ้นทะเบียนนายจ้าง

สำหรับสถานประกอบการที่เข้าเงื่อนไขและมีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ควรตรวจหน้าที่การขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคมทันที ไม่ควรรอให้มีพนักงานหลายคนก่อน

แบบที่เกี่ยวข้องกับการขึ้นทะเบียนนายจ้างคือ สปส.1-01 ซึ่งใช้ข้อมูลสำคัญของสถานประกอบการ เช่น ชื่อ ที่อยู่ ผู้มีอำนาจ จำนวนลูกจ้าง ลักษณะกิจการ และข้อมูลค่าจ้าง

2. รับพนักงานใหม่ ต้องขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน

เมื่อรับลูกจ้างเข้าทำงาน นายจ้างต้องตรวจว่าพนักงานเคยเป็นผู้ประกันตนมาก่อนหรือไม่ และดำเนินการแจ้งข้อมูลตามแบบที่สำนักงานประกันสังคมกำหนด

แบบหลักที่เกี่ยวข้องคือ สปส.1-03 สำหรับขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน โดยหลักต้องแจ้งภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างนั้นเป็นผู้ประกันตน

3. พนักงานลาออกหรือเลิกจ้าง ต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลง

งานประกันสังคมไม่ได้จบหลังแจ้งพนักงานเข้า เมื่อพนักงานลาออก ถูกเลิกจ้าง หรือมีข้อมูลสำคัญเปลี่ยนแปลง นายจ้างต้องดำเนินการแจ้งตามแบบและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง

จึงควรให้ฝ่ายบุคคลหรือผู้ดูแล Payroll แจ้งข้อมูลการออกจากงานให้ผู้รับผิดชอบประกันสังคมทันที ไม่ควรรอจนถึงวันทำเงินเดือนรอบถัดไปแล้วค่อยตรวจย้อนหลัง

4. เงินเดือนกับเงินสมทบต้องใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

ในแต่ละรอบเดือน นายจ้างต้องมีข้อมูลค่าจ้างของลูกจ้างที่ชัดเจน เพื่อใช้ประกอบการคำนวณเงินเดือนและเงินสมทบตามหลักเกณฑ์ของสำนักงานประกันสังคม

ตัวเลขที่อยู่ใน Payroll จึงควรสัมพันธ์กับข้อมูลที่ใช้ส่งประกันสังคม และควรมีหลักฐานรองรับกรณีมีการเปลี่ยนเงินเดือน เริ่มงานกลางเดือน ลาออก หรือมีการปรับค่าจ้าง

5. นายจ้างและลูกจ้างมีส่วนของเงินสมทบ

เงินสมทบประกันสังคมเป็นเงินที่เกี่ยวข้องกับทั้งฝ่ายนายจ้างและผู้ประกันตน โดยนายจ้างมีหน้าที่หักส่วนของลูกจ้างตามหลักเกณฑ์ และนำส่งพร้อมส่วนของนายจ้าง

อัตราและฐานค่าจ้างที่ใช้คำนวณอาจมีการปรับตามกฎหมายหรือมาตรการของรัฐ จึงควรตรวจประกาศสำนักงานประกันสังคมที่ใช้ในงวดนั้นก่อนคำนวณ ไม่ควรใช้ตัวเลขเก่าจากบทความเดิมโดยอัตโนมัติ

6. ต้องนำส่งข้อมูลและเงินสมทบตามรอบ

หลังคำนวณข้อมูลค่าจ้างและเงินสมทบ นายจ้างต้องดำเนินการนำส่งข้อมูลและชำระเงินสมทบภายในกำหนดของแต่ละงวด

ธุรกิจจึงควรกำหนด Calendar รายเดือนร่วมกันระหว่างฝ่ายบุคคล ฝ่ายเงินเดือน ฝ่ายบัญชี และผู้มีอำนาจชำระเงิน เพื่อไม่ให้ข้อมูลเสร็จแต่เงินยังไม่ถูกนำส่ง หรือชำระแล้วแต่รายการยังไม่ได้บันทึกบัญชี

7. เอกสารพนักงานควรจัดเก็บอะไร

เอกสารเหล่านี้ควรเชื่อมกับระบบเอกสารของบริษัท สามารถอ่านเอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้างเพิ่มเติม

8. ประกันสังคมต้องบันทึกบัญชีอย่างไรให้ตรวจสอบได้

รายการเงินเดือน เงินที่หักจากลูกจ้าง และส่วนที่นายจ้างต้องรับผิดชอบควรถูกบันทึกแยกอย่างเหมาะสม เพื่อให้สามารถกระทบกับ Payroll และหลักฐานการชำระได้

หากรวมทุกรายการเป็นค่าใช้จ่ายก้อนเดียวโดยไม่แยกส่วนที่ค้างนำส่ง อาจทำให้ตรวจสอบยอดประกันสังคมสิ้นเดือนได้ยาก

หากต้องการจัดระบบบัญชีภายในสามารถดูบริการรับวางระบบบัญชีเพิ่มเติม

9. นายจ้างควรรู้จักกองทุนเงินทดแทนด้วย

นอกจากกองทุนประกันสังคม ยังมีกองทุนเงินทดแทนซึ่งเกี่ยวข้องกับความคุ้มครองกรณีลูกจ้างประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยเนื่องจากการทำงาน

เงินสมทบกองทุนเงินทดแทนเป็นหน้าที่ของนายจ้าง และอัตราที่เกี่ยวข้องขึ้นอยู่กับประเภทและความเสี่ยงของกิจการ จึงไม่ควรนำไปรวมกับเงินสมทบประกันสังคมโดยไม่แยกประเภท

10. ระบบออนไลน์ช่วยลดงาน แต่ต้องตรวจข้อมูลก่อนส่ง

ปัจจุบันสำนักงานประกันสังคมมีช่องทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับงานของนายจ้างหลายประเภท แต่เมนูและขั้นตอนอาจปรับเปลี่ยนได้ตามระบบที่ใช้งานในช่วงนั้น

สิ่งสำคัญจึงไม่ใช่จำว่าต้องกดเมนูใด แต่ต้องตรวจว่าข้อมูลพนักงาน วันที่เริ่มงาน ค่าจ้าง และสถานะการจ้างถูกต้องก่อนส่งทุกครั้ง

Checklist เมื่อรับพนักงานใหม่

Checklist เมื่อพนักงานลาออก

ประกันสังคมกับบัญชีเงินเดือนต้องตรวจพร้อมกัน

หากจำนวนพนักงานใน Payroll ไม่ตรงกับรายชื่อผู้ประกันตน หรือวันที่เข้า–ออกไม่ตรงกัน ยอดเงินสมทบที่คำนวณและข้อมูลบัญชีก็อาจคลาดเคลื่อนได้

ธุรกิจที่มีพนักงานจึงควรปิด Payroll ของแต่ละเดือนพร้อมตรวจรายชื่อผู้ประกันตนก่อนส่งข้อมูล ไม่ควรให้สองระบบทำงานแยกกันโดยไม่มีจุดกระทบยอด

บริษัทเปิดใหม่ควรเตรียมเรื่องพนักงานตั้งแต่เมื่อไร

ควรเตรียมก่อนรับคนแรก ตั้งแต่รูปแบบค่าจ้าง รอบเงินเดือน เอกสารพนักงาน ผู้รับผิดชอบอนุมัติ Payroll และขั้นตอนประกันสังคม

ผู้ประกอบการที่อยู่ช่วงเริ่มต้นสามารถอ่านบัญชี SME Startupเพิ่มเติม

เมื่อมี Payroll แล้ว ภาษีเงินเดือนก็ต้องไม่หลุด

ค่าจ้างและเงินเดือนอาจเชื่อมโยงกับหน้าที่ภาษีของนายจ้างด้วย จึงควรให้ข้อมูลพนักงาน เงินเดือน ภาษี และประกันสังคมอยู่ใน Workflow เดียวกัน

การวางระบบตั้งแต่ต้นช่วยให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบยอดค่าแรงและรายการที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้นเมื่อถึงช่วงปิดบัญชี

ถ้าข้อมูลผิด ควรแก้ที่ต้นเหตุ ไม่ใช่แก้เฉพาะเดือนนั้น

หากเกิดการแจ้งพนักงานช้า ค่าจ้างไม่ตรง หรือรายชื่อในระบบไม่ตรงกับ Payroll ควรตรวจว่าปัญหาเกิดจากใครรับข้อมูล ใครตรวจ และใครเป็นคนส่ง

หากปัญหาเกิดซ้ำ ควรปรับ Workflow มากกว่าการตามแก้เฉพาะรายการ สามารถดูที่ปรึกษาบัญชีธุรกิจเริ่มต้นเพื่อดูแนวคิดการจัดระบบหลังบ้าน

เมื่อธุรกิจมีพนักงานมากขึ้น ควรมีผู้ดูแลบัญชีต่อเนื่อง

เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่ม รายการ Payroll ค่าแรง ภาษี และประกันสังคมจะเพิ่มตาม การมีผู้ดูแลบัญชีรายเดือนช่วยให้ข้อมูลเหล่านี้ถูกตรวจร่วมกับรายจ่ายอื่นของบริษัท

สามารถดูบริการรับทำบัญชีรายเดือนเพิ่มเติม

ประเด็นแรงงานหรือประกันสังคมเฉพาะกรณี ควรตรวจข้อมูลล่าสุด

กรณีพนักงานต่างชาติ ทำงานหลายแห่ง การเปลี่ยนสถานะ หรือกรณีที่มีข้อเท็จจริงเฉพาะ ควรตรวจข้อมูลกับสำนักงานประกันสังคมหรือผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ

ส่วนประเด็นภาษีของธุรกิจสามารถดูที่ปรึกษาภาษีธุรกิจเพิ่มเติม