ใช้ Express ทำบัญชีให้ถูกต้อง ต้องตรวจอะไรบ้างก่อนปิดบัญชี?

ACCOUNTING DATA QUALITY

ทำไมใช้ Express แล้วตัวเลขบัญชียังผิดพลาดได้?

Express เป็นโปรแกรมบัญชีที่มีระบบงานเชื่อมโยงกัน เมื่อบันทึกรายการซื้อหรือขาย ข้อมูลสามารถส่งผลต่อรายงานที่เกี่ยวข้องตามการตั้งค่าของระบบ ทำให้ลดการบันทึกรายการซ้ำและช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกขึ้น

แต่หากพนักงานเลือกรหัสลูกค้าผิด บันทึกยอดเงินผิด หรือลืมบันทึกการรับชำระหนี้ โปรแกรมก็อาจประมวลผลจากข้อมูลเหล่านั้นโดยไม่มีทางรู้ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นภายนอกระบบ

ตัวอย่างเช่น บริษัทได้รับเงินจากลูกค้าจริงแล้ว แต่ยังไม่บันทึกตัดชำระหนี้ รายงานลูกหนี้จะยังแสดงยอดค้างรับ แม้เงินจะเข้าบัญชีธนาคารเรียบร้อย

นี่เป็นเหตุผลที่การตรวจสอบเอกสาร การกระทบยอด และการแบ่งหน้าที่ผู้บันทึกกับผู้ตรวจสอบยังคงจำเป็น แม้จะใช้โปรแกรมบัญชีที่มีระบบอัตโนมัติ

ผู้ที่สนใจทำความเข้าใจประโยชน์ของโปรแกรมในภาพรวม สามารถอ่าน โปรแกรมบัญชีช่วยงานธุรกิจได้อย่างไร ซึ่งเป็นเรื่องแยกจากการตรวจสอบบัญชีในบทความนี้

1. ตรวจลูกหนี้การค้าใน Express ให้ตรงกับเงินที่ลูกค้าชำระ

ลูกหนี้การค้าคือเงินที่กิจการมีสิทธิได้รับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเป็นเงินเชื่อ หากมีรายการค้างรับจำนวนมาก เจ้าของธุรกิจควรรู้ว่าลูกค้ารายใดยังไม่จ่าย และยอดใดได้รับเงินแล้วแต่ยังไม่บันทึกตัดชำระ

ตัวอย่างลูกหนี้ค้างชำระไม่ตรง

บริษัทออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า 21,400 บาท ลูกค้าชำระเงินครบแล้ว แต่พนักงานยังไม่ได้บันทึกรับชำระในระบบ รายงานลูกหนี้จึงยังแสดงยอดค้าง 21,400 บาท

หากผู้บริหารใช้รายงานนี้ติดตามหนี้ อาจโทรทวงเงินลูกค้าที่จ่ายแล้ว หรือเข้าใจผิดว่ากิจการมีเงินค้างรับมากกว่าความเป็นจริง

หากมีการรับเงินเพียงบางส่วน ต้องบันทึกตามจำนวนที่รับจริง และให้ยอดคงเหลือสะท้อนหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ไม่ควรตัดยอดเต็มโดยไม่มีหลักฐาน

2. ตรวจเจ้าหนี้การค้า ป้องกันจ่ายซ้ำหรือจ่ายผิดราย

เจ้าหนี้การค้าเป็นยอดที่บริษัทต้องชำระให้ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการ การตรวจเจ้าหนี้จึงช่วยให้ทราบว่ายังมีหนี้ค้างเท่าไร และรายการใดได้รับชำระแล้ว

ตัวอย่างเช่น บริษัทซื้อสินค้า 32,100 บาท ได้รับใบแจ้งหนี้และบันทึกเจ้าหนี้แล้ว ต่อมาฝ่ายการเงินจ่ายเงินครบ แต่ไม่ได้บันทึกการจ่ายชำระ รายงานเจ้าหนี้จะยังมียอดค้างอยู่

หากไม่มีการตรวจสอบ อาจทำให้จ่ายเงินซ้ำ หรือรายงานหนี้สินแสดงยอดสูงกว่าความเป็นจริง

สิ่งที่ควรตรวจก่อนสรุปยอดเจ้าหนี้

• ใบแจ้งหนี้และเอกสารซื้อครบถ้วนหรือไม่
• ยอดค้างจ่ายตรงกับรายละเอียดรายผู้ขายหรือไม่
• มีรายการจ่ายเงินที่ยังไม่บันทึกตัดเจ้าหนี้หรือไม่
• มีใบลดหนี้หรือสินค้าส่งคืนที่ยังไม่ปรับยอดหรือไม่
• มีการบันทึกเอกสารซื้อฉบับเดียวซ้ำหรือไม่

หากต้องการศึกษาเรื่องการวางขั้นตอนระหว่างฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบัญชี สามารถอ่าน การวางระบบบัญชีด้วย Express สำหรับงานจัดซื้อ

3. ตรวจเงินฝากธนาคารใน Express ทำไมยอดจึงไม่ตรง Statement?

การกระทบยอดบัญชีธนาคารเป็นงานสำคัญที่ควรทำเป็นประจำ เพราะข้อมูลที่แสดงในโปรแกรมอาจต่างจากยอดเงินตามธนาคารจากรายการที่ยังไม่บันทึก เช็คค้างจ่าย เงินระหว่างทาง หรือความผิดพลาดในการลงบัญชี

ตัวอย่างธนาคารหักค่าธรรมเนียม

วันที่สิ้นเดือน ยอดเงินฝากตามบัญชีในโปรแกรมแสดง 150,000 บาท แต่ Statement ของธนาคารแสดง 149,850 บาท

เมื่อไล่ดูรายการพบว่าธนาคารหักค่าธรรมเนียม 150 บาท และบริษัทไม่ได้บันทึกค่าใช้จ่ายนี้ในโปรแกรม

เมื่อมีหลักฐานยืนยันว่ารายการดังกล่าวเป็นค่าธรรมเนียมของกิจการ ผู้ทำบัญชีจึงบันทึกรายการที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้อง และตรวจยอดหลังปรับปรุงอีกครั้ง

ไม่ควรบังคับให้ยอดเท่ากันด้วยการบันทึกยอดส่วนต่างเป็นค่าใช้จ่ายทันที เพราะส่วนต่างอาจเกิดจากรายการที่ยังไม่ผ่านธนาคาร ซึ่งต้องแสดงในกระดาษทำการกระทบยอด ไม่ใช่ทุกกรณีต้องปรับบัญชี

4. ตรวจสินค้าคงเหลือ เมื่อสต็อกใน Express ไม่เท่ากับของจริง

ธุรกิจซื้อมาขายไปควรตรวจจำนวนสินค้าคงเหลือในโปรแกรมกับสินค้าจริงเป็นระยะ เพราะความคลาดเคลื่อนของสต็อกอาจกระทบต้นทุนขายและการวิเคราะห์กำไร

ตัวอย่างเช่น Express แสดงสินค้า A คงเหลือ 120 ชิ้น แต่ตรวจนับในคลังพบเพียง 115 ชิ้น หากรีบปรับยอดลดลง 5 ชิ้นทันที โดยไม่หาสาเหตุ อาจทำให้มองข้ามปัญหาที่แท้จริง

สาเหตุอาจมาจากพนักงานส่งสินค้าแล้วไม่ได้บันทึกขาย รับสินค้าผิดจำนวน หยิบผิดรหัสสินค้า หรือมีสินค้าชำรุดและสูญหาย

ควรตรวจอย่างไร?

• ตรวจรหัสสินค้า หน่วยนับ และสถานที่เก็บสินค้า
• ตรวจเอกสารรับสินค้าและส่งสินค้าในช่วงที่เกิดส่วนต่าง
• ตรวจใบคืนสินค้าและรายการปรับปรุงสินค้า
• ยืนยันผลการตรวจนับกับผู้รับผิดชอบคลังสินค้า
• แก้ไขข้อมูลตามหลักฐานและวิธีอนุมัติของกิจการ

นอกจากตรวจจำนวนแล้ว ควรดูมูลค่าสินค้าคงเหลือด้วย เพราะการบันทึกจำนวนถูกต้องแต่ต้นทุนผิด ยังทำให้งบการเงินคลาดเคลื่อนได้

การใช้ระบบสินค้าให้ได้ประโยชน์ควรออกแบบงานซื้อ งานขาย และการตรวจนับให้สัมพันธ์กัน โดยศึกษาเพิ่มเติมได้จาก ระบบงานบัญชีและการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแผนก

5. ตรวจภาษีซื้อและภาษีขาย อย่าเชื่อรายงานโดยไม่ดูเอกสาร

ระบบภาษีใน Express ช่วยรวบรวมข้อมูลจากการบันทึกรายการที่เกี่ยวข้อง แต่ความถูกต้องของรายงานยังขึ้นอยู่กับใบกำกับภาษี วันที่เกิดความรับผิดในการเสียภาษี และเงื่อนไขทางกฎหมาย

ตัวอย่างเช่น บริษัทได้รับใบกำกับภาษีซื้อที่มีวันที่ในเดือนก่อน แต่พนักงานบันทึกเอกสารในเดือนปัจจุบัน หากไม่มีการตรวจสอบ อาจทำให้จัดทำรายงานภาษีและใช้สิทธิภาษีซื้อผิดงวดหรือไม่เป็นไปตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด

รายการที่ควรตรวจเป็นประจำ

• เลขที่และวันที่ในใบกำกับภาษี
• ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคู่ค้า
• ยอดมูลค่าสินค้าหรือบริการและ VAT
• การจัดประเภทภาษีซื้อที่ใช้สิทธิได้และภาษีซื้อต้องห้าม
• รายการยกเลิก ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้
• ความสัมพันธ์ของรายงานภาษีกับแบบที่ต้องยื่น

สำหรับการจ่ายค่าบริการหรือรายการที่มีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ต้องตรวจชนิดเงินได้ ผู้รับเงิน และข้อมูลหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายเพิ่มเติม เพราะการตั้งค่าอัตราภาษีเพียงครั้งเดียวไม่ได้รับประกันว่าจะถูกต้องกับทุกรายการ

ผู้ที่ต้องการเข้าใจหลักเกณฑ์ก่อนยื่นแบบสามารถอ่าน การยื่นภาษีบริษัทและข้อควรตรวจสอบ

6. ตรวจงบทดลองก่อนปิดบัญชี ต้องดูตรงไหนบ้าง?

งบทดลองเป็นรายงานที่รวมยอดบัญชีจากบัญชีแยกประเภทตามช่วงเวลาที่กำหนด ใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการตรวจสอบและเตรียมรายการปรับปรุงก่อนจัดทำงบการเงิน

สิ่งที่ผู้ทำบัญชีควรเข้าใจคือ แม้ยอดเดบิตและเครดิตในงบทดลองจะเท่ากัน ก็ไม่ได้หมายความว่าบัญชีทุกบัญชีถูกต้อง เพราะอาจมีรายการบันทึกผิดประเภท บันทึกซ้ำ หรือยังไม่ได้บันทึกรายการบางส่วน

ตัวอย่างบัญชีที่ควรตรวจ

เมื่อตรวจยอดที่สำคัญแล้ว ควรพิจารณารายการปรับปรุงตามหลักบัญชี เช่น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ค่าเสื่อมราคา รายได้ค้างรับ และรายการอื่นที่เกี่ยวข้อง ก่อนจัดทำงบการเงินตามมาตรฐานที่กิจการใช้

หากธุรกิจเริ่มใช้โปรแกรมใหม่ ควรตรวจยอดยกมาและการตั้งค่าระบบด้วย เพราะงบทดลองอาจได้รับผลกระทบจากข้อมูลเริ่มต้นที่ไม่ถูกต้อง

ศึกษาแนวทางการเตรียมความพร้อมได้จาก การตั้งค่าข้อมูลบัญชีและการใช้งาน Express ให้เป็นระบบ

7 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำบัญชีด้วย Express

1. เลือกรหัสลูกค้าหรือผู้ขายผิด: ทำให้ยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ไปแสดงผิดราย
2. บันทึกรายการซ้ำ: ทำให้รายได้ ค่าใช้จ่าย หรือยอดค้างชำระสูงเกินจริง
3. ลืมตัดชำระหนี้: เงินเข้าออกจริงแล้ว แต่ยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ยังค้าง
4. ใช้รหัสสินค้าผิด: ทำให้สต็อกและต้นทุนสินค้าอาจคลาดเคลื่อน
5. บันทึกภาษีไม่ตรงเอกสาร: อาจทำให้รายงานภาษีผิดงวดหรือผิดประเภท
6. ไม่ตรวจการผ่านบัญชี: รายงานบัญชีแยกประเภทอาจไม่รวมรายการที่ยังไม่ผ่านบัญชีตามขั้นตอนของเวอร์ชันที่ใช้
7. ไม่สำรองข้อมูล: เพิ่มความเสี่ยงเมื่อเครื่องคอมพิวเตอร์หรือฐานข้อมูลเสียหาย

ปัญหาส่วนใหญ่สามารถลดความเสี่ยงได้ด้วยการแบ่งหน้าที่ผู้จัดทำและผู้ตรวจสอบ กำหนดรอบกระทบยอด และให้บุคลากรเข้าใจระบบก่อนใช้ข้อมูลจริง

เจ้าของกิจการที่กำลังเปรียบเทียบระบบบัญชีสามารถศึกษา โปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้ในธุรกิจ เพื่อประเมินความเหมาะสมของเครื่องมือกับรูปแบบกิจการได้

ใช้ Express อยู่ แต่รายงานบัญชียังไม่ตรง?

สอบถามแนวทางจัดระบบเอกสาร กระทบยอด และตรวจสอบข้อมูลบัญชีให้เหมาะกับกิจการ

Checklist ตรวจบัญชี Express ก่อนปิดบัญชีประจำเดือน

ผู้รับผิดชอบงานบัญชีสามารถนำรายการต่อไปนี้ไปใช้ตรวจความพร้อมและกำหนดรอบงานภายในกิจการได้

รายการนี้เป็นแนวทางควบคุมงานประจำเดือน ไม่ใช่รายการตรวจสอบทั้งหมดสำหรับการปิดงบประจำปี ซึ่งยังต้องพิจารณาการตรวจนับสินทรัพย์ การประเมินรายการบัญชีและการจัดทำงบการเงินตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

เจ้าของธุรกิจควรดูรายงานจาก Express เดือนละกี่ครั้ง?

ไม่มีกฎตายตัวสำหรับการดูรายงานเพื่อบริหารธุรกิจ แต่เจ้าของกิจการควรกำหนดรอบตรวจตามจำนวนธุรกรรมและความเสี่ยงของตนเอง

กิจการที่มีรายการขายจำนวนมากอาจต้องดูยอดลูกหนี้และสต็อกถี่กว่าบริษัทบริการที่มีลูกค้าไม่กี่ราย ส่วนการกระทบยอดธนาคารและตรวจรายงานภาษีควรวางกำหนดเวลาให้สอดคล้องกับการจัดทำบัญชีและการยื่นแบบของกิจการ

รายงานที่เจ้าของธุรกิจควรเข้าใจอย่างน้อย ได้แก่ ยอดขาย ลูกหนี้ค้างรับ เจ้าหนี้ค้างจ่าย เงินฝากธนาคาร สินค้าคงเหลือ และผลประกอบการเบื้องต้น

การตรวจเป็นประจำไม่ได้ช่วยเพียงลดข้อผิดพลาด แต่ยังช่วยให้เห็นปัญหาทางธุรกิจเร็วขึ้น เช่น ลูกค้าชำระเงินช้า สินค้าหมุนเวียนต่ำ หรือค่าใช้จ่ายบางประเภทเพิ่มขึ้นผิดปกติ

อ่านเพิ่มเติมเรื่อง การเลือกโปรแกรมบัญชีและนำรายงานไปใช้ในการบริหารธุรกิจ เพื่อทำความเข้าใจบทบาทของระบบบัญชีในมุมผู้บริหาร

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตรวจบัญชีใน Express

สรุป ตรวจบัญชี Express ให้ถูกต้อง เริ่มจากตัวเลขที่ตรวจสอบย้อนกลับได้

การใช้ Express ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ใช่เพียงบันทึกข้อมูลให้ครบหรือพิมพ์รายงานได้ แต่ต้องสามารถอธิบายได้ว่าตัวเลขในรายงานมาจากเอกสารใด และสัมพันธ์กับธุรกรรมของบริษัทอย่างไร

เริ่มจากตรวจลูกหนี้ เจ้าหนี้ บัญชีธนาคาร สต็อกสินค้า และภาษี จากนั้นจึงตรวจงบทดลองและรายการปรับปรุงบัญชีให้เหมาะสมกับรอบเวลาที่ต้องการรายงาน

หากพบยอดคลาดเคลื่อน ควรแก้ที่สาเหตุ ไม่ใช่แก้ตัวเลขเพียงเพื่อให้รายงานดูตรงกัน เพราะความผิดพลาดที่ไม่ได้รับการแก้ไขอย่างถูกต้องอาจส่งผลต่อบัญชีในเดือนถัดไปและงบการเงินประจำปี

สำนักงานบัญชี พีทูพี ให้ความสำคัญกับการจัดทำบัญชีที่ถูกต้อง ตรวจสอบได้ และการให้คำแนะนำแก่ผู้ประกอบการเพื่อช่วยให้ระบบบัญชีเหมาะสมกับธุรกิจ