ยื่นงบการเงิน DBD ต้องทำเมื่อไร? ขั้นตอน เอกสาร และกำหนดเวลาบริษัทจำกัด

ยื่นงบการเงิน DBD คืออะไร

การยื่นงบการเงิน DBD คือการนำส่งงบการเงินประจำรอบบัญชีต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามหน้าที่ของนิติบุคคล โดยปัจจุบันใช้ระบบนำส่งงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ DBD e-Filing

สำหรับบริษัทจำกัด งบที่จะนำส่งต้องผ่านขั้นตอนจัดทำ ตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชี และได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่ตามลำดับก่อนเข้าสู่ขั้นตอนนำส่ง

หากยังอยู่ในขั้นตอนเตรียมบัญชี สามารถอ่านปิดงบการเงินบริษัทต้องทำอะไรบ้างก่อน

งบการเงินมีไว้เพื่ออะไร

งบการเงินเป็นรายงานที่ช่วยสะท้อนฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการ เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของผู้ถือหุ้น รายได้ ค่าใช้จ่าย และข้อมูลประกอบอื่นตามรูปแบบที่กิจการต้องจัดทำ

สำหรับเจ้าของธุรกิจ งบการเงินไม่ควรถูกมองว่าเป็นเอกสารที่ทำเพื่อยื่นหน่วยงานเท่านั้น แต่ควรใช้เพื่อมองย้อนกลับว่าในรอบปีที่ผ่านมา บริษัทมีรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย สภาพคล่อง และภาระทางการเงินอย่างไร

ลำดับงานก่อนยื่นงบการเงินบริษัท

หากบริษัทต้องการดูบทบาทของผู้สอบบัญชี สามารถอ่านบริการรับตรวจสอบบัญชีเพิ่มเติม

บริษัทจำกัดต้องอนุมัติงบภายในกี่เดือน

สำหรับบริษัทจำกัด งบการเงินต้องถูกนำเสนอให้ที่ประชุมใหญ่พิจารณาอนุมัติ ภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี

ตัวอย่างเช่น หากรอบบัญชีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม บริษัทควรวางแผนให้การตรวจสอบบัญชีและจัดเตรียมงบเสร็จทันก่อนกำหนดประชุม ไม่ควรรอให้ใกล้ครบ 4 เดือนแล้วจึงเริ่มส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี

หลังอนุมัติงบแล้ว ต้องยื่น DBD ภายในเมื่อไร

เมื่อที่ประชุมใหญ่อนุมัติงบการเงินแล้ว บริษัทจำกัดต้องนำส่งงบการเงินต่อนายทะเบียน ภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่งบได้รับอนุมัติ

จุดนี้สำคัญ เพราะวันครบกำหนดไม่ได้เริ่มนับจากวันปิดบัญชีโดยตรง แต่เริ่มนับจากวันที่ที่ประชุมอนุมัติงบ ดังนั้นวันที่ประชุมต้องถูกจัดและบันทึกให้ชัด

DBD e-Filing คือระบบอะไร

DBD e-Filing คือระบบการนำส่งงบการเงินและข้อมูลที่เกี่ยวข้องทางอิเล็กทรอนิกส์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจึงควรเตรียมสิทธิใช้งานและข้อมูลของนิติบุคคลให้พร้อมก่อนถึงช่วงยื่นจริง

ไม่ควรยึดขั้นตอนหน้าจอหรือคู่มือระบบเก่าจากหลายปีก่อน เพราะรูปแบบเมนูและวิธีใช้งานสามารถมีการปรับปรุงได้ ควรตรวจคู่มือ DBD e-Filing ปัจจุบันก่อนดำเนินการ

เอกสารและข้อมูลที่ควรเตรียมก่อนยื่นงบ

ก่อนถึงขั้นตอน DBD e-Filing บริษัทควรตรวจว่าข้อมูลต้นทางของงบครบถ้วนแล้ว ไม่ใช่เพียงมีไฟล์งบการเงินอยู่ในมือ

เอกสารบัญชีระหว่างปีควรถูกจัดไว้ตั้งแต่ต้น สามารถดูเอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้างเพิ่มเติม

สต๊อกปลายปีเกี่ยวข้องกับการยื่นงบอย่างไร

สำหรับกิจการที่มีสินค้า ยอดสินค้าคงเหลือปลายปีเป็นรายการสำคัญที่กระทบทั้งฐานะการเงินและต้นทุนขาย หากยอดในระบบไม่ตรงกับของจริง อาจต้องใช้เวลาตรวจและปรับปรุงก่อนปิดงบ

จึงควรตรวจนับและจัดเก็บหลักฐานให้พร้อมก่อนส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี อ่านต่อได้ที่ตรวจนับสินค้าคงเหลือปลายปี

ยื่นงบ DBD กับ ภ.ง.ด.50 ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

อีกเรื่องที่มักทำให้เจ้าของธุรกิจสับสนคือ การยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กับการยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 ต่อกรมสรรพากรเป็นคนละหน้าที่ แม้จะใช้ข้อมูลจากรอบบัญชีเดียวกัน

DBD เน้นการนำส่งงบการเงินตามหน้าที่ของนิติบุคคล ส่วน ภ.ง.ด.50 เป็นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี โดยหลักต้องยื่นภายใน 150 วันนับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี

หากต้องการอ่านเรื่องการยื่นภาษีโดยเฉพาะ สามารถดูยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลออนไลน์

แล้ว ภ.ง.ด.51 เกี่ยวข้องตรงไหน

ภ.ง.ด.51 เป็นหน้าที่ด้านภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปีตามกรณี จึงเกิดขึ้นระหว่างรอบบัญชี ไม่ใช่เอกสารที่ใช้แทนการปิดงบหรือการยื่นงบประจำปีต่อ DBD

ผู้ประกอบการสามารถอ่านรายละเอียดได้ที่ภ.ง.ด.51 ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี

บริษัทไม่มีรายได้ ยังต้องยื่นงบหรือไม่

การไม่มีรายได้ไม่ได้ทำให้บริษัทหมดหน้าที่ด้านบัญชีโดยอัตโนมัติ เพราะบริษัทอาจยังมีทุน เงินฝากธนาคาร ค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน หนี้สิน หรือรายการอื่นที่ต้องแสดงในงบการเงิน

ดังนั้นบริษัทที่ยังไม่ได้เริ่มขายหรือยังไม่มีรายได้ ก็ไม่ควรรอจนใกล้ครบกำหนดแล้วจึงค่อยสอบถามเรื่องงบและภาษี

หลังประชุมผู้ถือหุ้น ยังมีเรื่องอื่นที่ต้องตรวจ

หลังการประชุมสามัญประจำปี บริษัทไม่ได้มีเพียงหน้าที่ยื่นงบการเงินเท่านั้น แต่ยังควรตรวจหน้าที่เกี่ยวกับบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นและข้อมูลอื่นของบริษัทให้ครบตามประเภทนิติบุคคลและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง

การทำ Calendar งานประจำปีของบริษัทจึงช่วยให้ไม่หลุดกำหนดแต่ละรายการ และลดการพึ่งความจำของคนใดคนหนึ่ง

ทำไมไม่ควรรอใกล้วันยื่นแล้วค่อยส่งบัญชี

ก่อนงบจะพร้อมยื่น ยังมีงานอีกหลายส่วน เช่น ตรวจ Statement ยืนยันลูกหนี้เจ้าหนี้ ตรวจสต๊อก ตรวจภาษี ตรวจสินทรัพย์ ปรับปรุงบัญชี และตอบคำถามผู้สอบบัญชี

หากพบปัญหาช่วงใกล้วันประชุม เวลาที่เหลือสำหรับขอเอกสารจากลูกค้า คู่ค้า หรือธนาคารอาจไม่เพียงพอ และทำให้ทุกฝ่ายต้องเร่งงานโดยไม่จำเป็น

บริษัทที่ต้องการดูแลข้อมูลอย่างต่อเนื่องสามารถดูบริการรับทำบัญชีรายเดือน

ถ้าทุกปีต้องเร่งปิดงบ อาจต้องกลับไปดูระบบงาน

หากทุกสิ้นปีบริษัทเจอปัญหาเดิม เช่น เอกสารหาไม่เจอ สต๊อกไม่ตรง ลูกหนี้เก่าค้าง หรือไม่รู้ว่าใครเป็นผู้อนุมัติรายการ ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่ช่วงปิดงบ แต่อยู่ที่ Workflow ระหว่างปี

สามารถดูแนวทางได้ที่บริการรับวางระบบบัญชี

งบการเงินช่วยเจ้าของมากกว่าการทำตามกฎหมาย

หลังงบเสร็จ เจ้าของควรใช้โอกาสนี้ดูรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ หนี้สิน เงินสด และส่วนของผู้ถือหุ้น เพื่อเข้าใจว่าธุรกิจเปลี่ยนไปจากปีก่อนอย่างไร

บทความเดิมของหน้านี้ก็ให้ความสำคัญกับการมองฐานะการเงิน สภาพคล่อง และผลประกอบการ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมงบการเงินจึงไม่ควรถูกเก็บไว้เพียงเพื่อยื่นหน่วยงาน

อ่านต่อเกี่ยวกับระบบงานฝ่ายบัญชีได้ที่การบริหารงานฝ่ายบัญชี

พื้นฐานบัญชีระหว่างปีมีผลต่อวันยื่นงบ

การจัดเอกสารเป็นรายเดือน การแยกเงินบริษัท การกระทบยอดธนาคาร และการติดตามลูกหนี้เจ้าหนี้ ล้วนช่วยลดงานช่วงสิ้นปี

ผู้ประกอบการที่ต้องการทบทวนพื้นฐานสามารถอ่านพื้นฐานการทำบัญชีธุรกิจเพิ่มเติม