โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปคืออะไร? เลือกแบบไหนให้เหมาะกับธุรกิจและ SME

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป คืออะไร

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป คือซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาให้ธุรกิจสามารถนำไปใช้งานด้านบัญชีและเอกสารได้โดยไม่ต้องพัฒนาระบบขึ้นใหม่ทั้งหมด

ความสามารถแตกต่างกันตามแต่ละโปรแกรม แต่โดยทั่วไปอาจรองรับงานซื้อ งานขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ การรับ–จ่ายเงิน เอกสารภาษี และข้อมูลสำหรับจัดทำบัญชี

หากต้องการอ่านเรื่องข้อดีโดยเฉพาะ สามารถดูประโยชน์ของโปรแกรมบัญชีเพิ่มเติม

โปรแกรมบัญชีทำงานอย่างไร

แนวคิดสำคัญคือข้อมูลหนึ่งรายการสามารถเชื่อมโยงไปยังส่วนอื่นได้ ตัวอย่างเช่น การขายสินค้าอาจส่งผลต่อยอดขาย ลูกหนี้ สต๊อก และบัญชีที่เกี่ยวข้อง ขึ้นอยู่กับระบบและวิธีตั้งค่า

เมื่อออกแบบขั้นตอนดี พนักงานแต่ละฝ่ายไม่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำหลายครั้ง และผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลจากฐานเดียวกันได้มากขึ้น

โปรแกรมบัญชีออนไลน์กับออฟไลน์ต่างกันอย่างไร

โปรแกรมบัญชีมีทั้งระบบที่ติดตั้งใช้งานภายในเครื่องหรือเครือข่ายของกิจการ และระบบออนไลน์ที่เข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต

ไม่มีแบบใดดีที่สุดสำหรับทุกธุรกิจ ต้องดู Workflow ความปลอดภัย อินเทอร์เน็ต จำนวนผู้ใช้งาน และวิธีจัดเก็บข้อมูลประกอบกัน

โปรแกรมบัญชีช่วยจัดการงานอะไรได้บ้าง

ธุรกิจมีสต๊อก ควรเลือกโปรแกรมที่รองรับสินค้าหรือไม่

หากธุรกิจมีสินค้าหลายรายการ ควรพิจารณาระบบที่รองรับการรับเข้า ขายออก โอนย้าย ปรับปรุง และตรวจยอดคงเหลือได้เหมาะกับลักษณะกิจการ

แต่ระบบจะมีประโยชน์ได้ก็ต่อเมื่อรหัสสินค้า หน่วยนับ และขั้นตอนการรับ–จ่ายถูกจัดไว้ชัดเจน สามารถอ่านการตรวจนับสินค้าคงเหลือเพิ่มเติม

ผังบัญชีก็ต้องออกแบบให้เหมาะกับธุรกิจ

โปรแกรมหลายระบบมีผังบัญชีมาตรฐานให้เริ่มต้น แต่กิจการควรตรวจว่าหมวดรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ และหนี้สินสอดคล้องกับสิ่งที่ผู้บริหารต้องการดูหรือไม่

หากตั้งผังบัญชีไม่เหมาะ รายงานที่ได้อาจถูกจัดรวมจนวิเคราะห์ธุรกิจได้ยาก สามารถอ่านผังบัญชีคืออะไรประกอบได้

VAT และเอกสารภาษี โปรแกรมช่วยได้แค่ไหน

โปรแกรมสามารถช่วยจัดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษีซื้อ ภาษีขาย และเอกสารจากรายการซื้อขายตามความสามารถของระบบ แต่ไม่ควรเข้าใจว่าโปรแกรมจะทำให้ภาษีถูกต้องโดยอัตโนมัติ

หากข้อมูลต้นทางไม่ครบ ตั้งค่าภาษีผิด หรือบันทึกรายการผิดประเภท รายงานที่ออกมาก็อาจคลาดเคลื่อนได้

ผู้ที่ต้องการเข้าใจพื้นฐาน VAT สามารถอ่านภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร

เอกสารต้นทางยังสำคัญ แม้ใช้โปรแกรมแล้ว

โปรแกรมช่วยเก็บข้อมูล แต่ไม่สามารถสร้างหลักฐานการซื้อขายที่ไม่มีอยู่จริงให้กับกิจการได้ เจ้าของจึงยังต้องจัดเก็บใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญา หลักฐานโอน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

สามารถดูรายการพื้นฐานได้ที่เอกสารทำบัญชีมีอะไรบ้าง

ใบเสร็จรับเงินกับข้อมูลในระบบต้องตรวจให้ตรงกัน

เมื่อพนักงานบันทึกค่าใช้จ่าย ควรตรวจว่าข้อมูลในระบบตรงกับเอกสารต้นทาง ทั้งชื่อผู้ขาย วันที่ จำนวนเงิน และรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง

โปรแกรมบัญชีช่วยลด Human Error ได้จริงไหม

โปรแกรมสามารถช่วยลดงานคำนวณและขั้นตอนที่ต้องทำซ้ำ แต่ไม่สามารถป้องกัน Human Error ได้ทั้งหมด

ผู้ใช้อาจเลือกรหัสบัญชีผิด บันทึกรายการผิดงวด ใส่จำนวนผิด หรือออกเอกสารผิดประเภทได้ จึงต้องมีระบบตรวจสอบและกำหนดสิทธิผู้ใช้งานร่วมด้วย

มีโปรแกรมบัญชีแล้ว ยังต้องมีนักบัญชีไหม

โปรแกรมทำหน้าที่ประมวลผลตามข้อมูลและการตั้งค่าที่ได้รับ ส่วนผู้ทำบัญชีต้องใช้ความรู้ในการตรวจเอกสาร จัดหมวดรายการ กระทบยอด และพิจารณาประเด็นที่ระบบไม่สามารถตัดสินเองได้

สามารถอ่านนักบัญชีมืออาชีพควรมีคุณสมบัติอะไรเพิ่มเติม

ตัวอย่างโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ธุรกิจมักพบ

ในตลาดมีโปรแกรมบัญชีหลายรูปแบบ เช่น ระบบออนไลน์ ระบบติดตั้งในองค์กร หรือระบบที่เน้นงาน SME โดยแต่ละระบบมีจุดเด่นและขอบเขตต่างกัน

ตัวอย่างชื่อโปรแกรมที่เจ้าของธุรกิจมักพบ ได้แก่ FlowAccount, Express และ PEAK ซึ่งต้นฉบับเดิมของบทความนี้ก็ใช้เป็นตัวอย่างของโปรแกรมคนละลักษณะ โดยมีทั้งออนไลน์และระบบที่ติดตั้งใช้งานภายในกิจการ

บทความนี้ไม่จัดอันดับว่าโปรแกรมใดดีที่สุด เพราะการเลือกควรดูจากความต้องการของธุรกิจมากกว่าชื่อของซอฟต์แวร์

ถ้าสนใจ Express ควรแยกดูรุ่นและราคา

Express มีหลายรูปแบบการใช้งาน จึงควรตรวจจำนวนผู้ใช้งาน รุ่น ภาษา และสภาพแวดล้อมของเครื่องก่อนเลือก

สามารถอ่านราคาโปรแกรมบัญชี Expressเพื่อดูรายละเอียดเฉพาะระบบนี้

10 เรื่องที่ควรเช็กก่อนเลือกโปรแกรมบัญชี

โปรแกรมที่ดี แต่ Workflow ไม่ดี ก็ยังเกิดปัญหา

หากบริษัทไม่กำหนดว่าใครออกเอกสาร ใครอนุมัติ ใครรับเงิน ใครตรวจสต๊อก และใครรับผิดชอบการแก้ไขข้อมูล แต่ละคนอาจใช้โปรแกรมในวิธีของตนเองจนข้อมูลไม่สอดคล้องกัน

จึงควรวางระบบก่อนหรือพร้อมกับการติดตั้ง สามารถดูบริการรับวางระบบบัญชีเพิ่มเติม

เมื่อมีรายการมากขึ้น ควรมีผู้ตรวจบัญชีอย่างต่อเนื่อง

การใช้โปรแกรมช่วยให้ข้อมูลรวบรวมง่ายขึ้น แต่ยังต้องตรวจว่ายอดธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก ภาษี และเอกสารต่าง ๆ สอดคล้องกับรายการจริงหรือไม่

ธุรกิจนิติบุคคลที่ต้องการผู้ดูแลต่อเนื่องสามารถดูบริการรับทำบัญชีรายเดือนเพิ่มเติมได้