แปรสภาพห้างหุ้นส่วนเป็นบริษัทจำกัด ขั้นตอน เอกสาร และสิ่งที่ต้องทำ

แปรสภาพห้างหุ้นส่วนเป็นบริษัทจำกัด คืออะไร

การแปรสภาพคือการเปลี่ยนรูปแบบนิติบุคคลจากห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนหรือห้างหุ้นส่วนจำกัดไปเป็นบริษัทจำกัดตามกระบวนการของกฎหมาย โดยกิจการยังมีความต่อเนื่อง ไม่เหมือนการเลิกห้างแล้วตั้งบริษัทใหม่แบบแยกออกจากกิจการเดิม

เมื่อแปรสภาพแล้ว ทรัพย์สิน หนี้ สิทธิ และความรับผิดของห้างเดิมมีความต่อเนื่องไปยังบริษัท ดังนั้นก่อนเริ่มควรตรวจลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า เงินฝาก ทรัพย์สิน เงินกู้ และสัญญาที่ยังมีผลอยู่ให้ครบ

หากต้องการเปรียบเทียบกับการตั้งบริษัทใหม่ สามารถอ่านเรื่อง จดทะเบียนบริษัทออนไลน์ เพื่อดูความแตกต่างของแต่ละแนวทาง

8 ขั้นตอนหลักของการแปรสภาพ

เอกสารสำคัญที่ควรเตรียม

เอกสารจริงต้องพิจารณาตามข้อเท็จจริงของกิจการ แต่โดยหลักควรเตรียมบันทึกข้อตกลงของหุ้นส่วน รายงานประชุม ข้อมูลทุนและจำนวนหุ้น รายชื่อผู้ถือหุ้น กรรมการและอำนาจลงนาม ข้อบังคับกรณีมี หลักฐานการแจ้งเจ้าหนี้ หลักฐานชำระค่าหุ้น เอกสารการส่งมอบกิจการ แผนที่สำนักงาน และเอกสารประจำตัวของผู้เกี่ยวข้อง

ควรตรวจรายการแบบและเอกสารกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอีกครั้งก่อนยื่นจริง เพราะวิธีการยื่นและแบบที่ใช้สามารถมีการปรับปรุงได้

หลังแปรสภาพ ระบบบัญชีต้องต่อเนื่อง

สิ่งสำคัญคือไม่ควรเริ่มบัญชีบริษัทโดยไม่ตรวจยอดเดิม ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินฝาก สินค้า ทรัพย์สิน เงินกู้ และภาษีคงค้างต้องมีรายละเอียดรองรับและสามารถตรวจสอบที่มาได้ หากข้อมูลเดิมยังไม่เป็นระบบ ช่วงก่อนแปรสภาพเป็นเวลาที่เหมาะกับการจัดระเบียบใหม่

กิจการสามารถใช้บริการ รับวางระบบบัญชี เพื่อกำหนดผังบัญชี ระบบเอกสาร และ Workflow หลังเปลี่ยนเป็นบริษัทให้ชัดเจน

มีพนักงานอยู่แล้ว ต้องตรวจประกันสังคมด้วย

กิจการที่มีลูกจ้างควรตรวจข้อมูลนายจ้าง ผู้ประกันตน เงินเดือน และเอกสารพนักงานหลังแปรสภาพ ไม่ควรให้ฝ่ายทะเบียนเปลี่ยนข้อมูลแล้ว แต่ฝ่ายบุคคลยังใช้ชื่อห้างเดิมในการออกเอกสาร

สามารถศึกษาเพิ่มเติมจากเรื่อง ขึ้นทะเบียนประกันสังคม เพื่อเตรียมข้อมูลนายจ้างและลูกจ้างให้ต่อเนื่อง

ต้องเปลี่ยนโปรแกรมบัญชีหรือไม่

ไม่จำเป็นเสมอไป หากโปรแกรมเดิมสามารถตั้งข้อมูลบริษัทและจัดการยอดยกมาได้ สิ่งสำคัญคือข้อมูลต้องครบ ผังบัญชีเหมาะกับบริษัท และกำหนดสิทธิผู้ใช้งานให้ชัดเจน หากกำลังเลือกโปรแกรม สามารถศึกษาหน้า โปรแกรมบัญชี Express เพื่อเปรียบเทียบแนวทางใช้งาน

บัญชีรายเดือนและงบการเงินหลังแปรสภาพ

หลังจดทะเบียนแล้วควรกำหนดผู้รับผิดชอบเอกสาร รายรับ รายจ่าย ธนาคาร ลูกหนี้ และเจ้าหนี้ตั้งแต่เดือนแรก หากไม่มีฝ่ายบัญชีประจำ สามารถใช้บริการ รับทำบัญชี เพื่อให้ข้อมูลบัญชีและภาษีต่อเนื่องจากห้างเดิม

ปีแรกหลังแปรสภาพควรเก็บหลักฐานยอดยกมา ทรัพย์สิน หนี้ และเอกสารส่งมอบกิจการให้ครบ เพราะจะเกี่ยวข้องกับการจัดทำงบและการตรวจสอบประจำปี สามารถศึกษารายละเอียดจากบริการ รับตรวจสอบบัญชี เพื่อเตรียมข้อมูลตั้งแต่ต้นปี