สรรพากรเรียกพบ ต้องทำอย่างไร เตรียมเอกสารและรับมือให้ถูกต้อง

สรรพากรเรียกพบ หมายความว่าธุรกิจทำผิดแล้วหรือไม่

ไม่ควรสรุปเช่นนั้นทันที การติดต่อจากกรมสรรพากรอาจเกิดได้หลายเหตุ ตั้งแต่การขอข้อมูลเพิ่มเติม การตรวจความสอดคล้องของแบบภาษี การตรวจสอบรายการบางประเภท การขอคืนภาษี ไปจนถึงการตรวจสอบภาษีอย่างเป็นทางการ

หนังสือแต่ละประเภทมีความหมายไม่เหมือนกัน เจ้าของกิจการจึงควรดูชื่อหนังสือ เลขที่หนังสือ หน่วยงานเจ้าของเรื่อง ชื่อเจ้าหน้าที่ วันนัด และรายการเอกสารที่ขอให้ละเอียด ก่อนตัดสินใจว่าจะต้องเตรียมตัวในระดับใด

หากกิจการมีเรื่องภาษีหลายประเภทหรือพบว่าการจัดโครงสร้างรายการเดิมอาจมีความเสี่ยง สามารถศึกษา รับวางแผนภาษี เพื่อวางระบบสำหรับรายการในอนาคตให้ชัดเจนขึ้น

เหตุที่สรรพากรอาจติดต่อหรือเรียกพบกิจการ

ได้รับหนังสือจากสรรพากร ขั้นแรกควรดูอะไร

ก่อนส่งเอกสารควรทำสำเนาหรือสแกนเก็บไว้ และตรวจว่าเอกสารมีรายละเอียดครบ หากพบว่าเอกสารค่าใช้จ่ายบางส่วนไม่มีหลักฐาน สามารถใช้บทความ เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่าย เป็นแนวทางตรวจสิ่งที่ขาด

รับมืออย่างไรเมื่อถูกสรรพากรเรียกพบ

แนวทางที่สำคัญคือไม่เพิกเฉยต่อหนังสือ และไม่ตอบจากความจำโดยยังไม่ได้ตรวจข้อมูล กรมสรรพากรระบุว่าผู้เสียภาษีมีหน้าที่ให้ความร่วมมือเมื่อได้รับหนังสือเชิญพบ หนังสือขอเอกสาร หรือหมายเรียก

เอกสารสูญหายก่อนถูกเรียกพบ ต้องทำอย่างไร

หากเจ้าหน้าที่ขอเอกสารที่กิจการหาไม่พบ ไม่ควรสร้างเอกสารย้อนหลังให้ดูเหมือนเอกสารต้นฉบับ ควรแจ้งข้อเท็จจริงแก่ผู้ทำบัญชีและดำเนินการขอสำเนาหรือใบแทนตามประเภทเอกสาร

เช่น ใบกำกับภาษีที่สูญหายควรติดต่อผู้ออกเพื่อดำเนินการตามหลักเกณฑ์ และหากบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหายควรตรวจหน้าที่การแจ้ง DBD ด้วย สามารถอ่านรายละเอียดจาก เอกสารบัญชีสูญหายหรือเสียหาย

เอกสารที่มักใช้ชี้แจงกับสรรพากร

ต้องยึดรายการที่ระบุในหนังสือเป็นหลัก ไม่จำเป็นต้องนำเอกสารทุกอย่างของบริษัทไปทั้งหมด แต่ควรตรวจเอกสารที่เชื่อมโยงกับประเด็นเพื่อเตรียมพร้อมหากต้องอธิบายเพิ่มเติม

การมีบัญชีธนาคารบริษัทแยกจากบัญชีส่วนตัวช่วยให้ชี้แจงรายการได้ง่ายขึ้น หากกิจการยังใช้เงินปะปน สามารถดูแนวทางจากบทความ เปิดบัญชีบริษัทและจัดการเงินธุรกิจ

ถ้าไม่สะดวกวันนัด ควรทำอย่างไร

ไม่ควรปล่อยวันนัดผ่านไปโดยไม่ติดต่อ หากมีเหตุจำเป็นควรติดต่อเจ้าหน้าที่ตามข้อมูลที่ระบุไว้ในหนังสือล่วงหน้า อธิบายเหตุและสอบถามแนวทางดำเนินการหรือการเลื่อนนัดตามที่เจ้าหน้าที่เห็นสมควร

กรณีหนังสือมีสถานะเป็น “หมายเรียก” ควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ เพราะประมวลรัษฎากรกำหนดอำนาจของเจ้าพนักงานในการเรียกผู้เสียภาษีและเอกสารที่เกี่ยวข้องมาตรวจสอบ การเพิกเฉยอาจทำให้สถานการณ์ซับซ้อนขึ้น

สามารถให้สำนักงานบัญชีไปแทนได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับลักษณะหนังสือ ประเด็นที่ต้องตอบ และเงื่อนไขของการมอบอำนาจ บางเรื่องสามารถมีผู้รับมอบอำนาจหรือผู้ดูแลบัญชีไปดำเนินการ แต่บางประเด็นเจ้าหน้าที่อาจต้องการข้อมูลจากกรรมการหรือผู้เกี่ยวข้องโดยตรง

ผู้ไปชี้แจงแทนควรเข้าใจธุรกิจ ตัวเลข และเอกสารจริง ไม่ควรเลือกเพียงเพราะเป็นคนถือเอกสารได้ หากกิจการกำลังพิจารณาการใช้ผู้ให้บริการภายนอก สามารถอ่านเรื่อง Outsource งานบัญชี เพื่อกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายให้ชัด

ถ้าตรวจแล้วพบว่าบัญชีหรือภาษีผิด ควรทำอย่างไร

ควรแยกก่อนว่าความผิดเกิดจากอะไร เป็นการลงบัญชีผิด แบบภาษีไม่ตรง เอกสารขาด หรือมีรายการที่ตีความทางภาษีไม่ถูกต้อง จากนั้นประเมินวิธีแก้ไขตามภาษีประเภทนั้น ไม่ควรแก้ตัวเลขหลายจุดโดยไม่มีภาพรวม เพราะอาจทำให้ข้อมูลระหว่างบัญชีและแบบภาษียิ่งไม่ตรงกัน

เมื่อแก้รายการย้อนหลังแล้วควรวางระบบป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ โดยเฉพาะการอนุมัติรายการ การเก็บเอกสาร และการตรวจแบบก่อนยื่น สามารถใช้บริการ รับวางระบบบัญชี เพื่อจัด Workflow ให้ตรวจสอบได้ตั้งแต่ต้นทาง

ภาษีย้อนหลัง เบี้ยปรับ และเงินเพิ่มเกิดขึ้นเมื่อไร

หากการตรวจสอบพบว่ามีภาษีที่ต้องชำระเพิ่มเติม เจ้าพนักงานอาจประเมินภาษีตามข้อเท็จจริงและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยจำนวนที่ต้องชำระอาจประกอบด้วยภาษี เบี้ยปรับ และเงินเพิ่มตามประเภทภาษีและสาเหตุของการประเมิน

ประมวลรัษฎากรมีหลักเรื่องเงินเพิ่มในหลายกรณี โดยตัวอย่างหลักทั่วไปในมาตรา 27 คือเงินเพิ่มร้อยละ 1.5 ต่อเดือนหรือเศษของเดือนของภาษีที่ชำระล่าช้า แต่การคำนวณจริงต้องดูภาษีประเภทนั้น ระยะเวลา และบทบัญญัติที่ใช้กับกรณีของกิจการ ไม่ควรคำนวณจากตัวเลขทั่วไปเพียงอย่างเดียว

ได้รับหนังสือแจ้งการประเมิน ไม่เห็นด้วยทำอย่างไร

ต้องแยก “หนังสือเชิญพบ” ออกจาก “หนังสือแจ้งการประเมิน” เพราะสิทธิและขั้นตอนต่างกัน หากได้รับแจ้งการประเมินจากเจ้าพนักงานและเห็นว่าการประเมินไม่ถูกต้อง ผู้เสียภาษีมีช่องทางอุทธรณ์ตามประมวลรัษฎากร

หากประเด็นเกี่ยวข้องกับตัวเลขในงบการเงิน ควรตรวจข้อมูลให้ตรงกับงานปลายปีด้วย สามารถอ่าน การปิดบัญชีและปิดงบการเงิน เพื่อทบทวนที่มาของยอดต่าง ๆ

ส่งเอกสารให้เจ้าหน้าที่ ควรทำหลักฐานรับ–ส่ง

หากมีการส่งต้นฉบับหรือเอกสารจำนวนมาก ควรทำรายการเอกสารกำกับไว้ เช่น ประเภทเอกสาร ช่วงเวลา จำนวนชุด และวันที่ส่ง พร้อมเก็บสำเนาหรือไฟล์สแกนไว้กับบริษัท

วิธีนี้ช่วยให้ทั้งบริษัทและผู้รับเอกสารทราบว่ามีการส่งอะไรไปแล้ว ลดความสับสนเมื่อมีการขอเอกสารเพิ่ม และหากต้องตรวจข้อมูลย้อนหลังจะค้นหาได้ง่ายขึ้น

สรรพากรเรียกพบแล้ว ยังทำธุรกิจต่อได้หรือไม่

โดยทั่วไป การได้รับหนังสือเชิญพบหรือการอยู่ระหว่างตรวจสอบภาษีไม่ได้ทำให้กิจการต้องหยุดประกอบธุรกิจโดยอัตโนมัติ สิ่งที่ควรทำคือแยกงานสองส่วนออกจากกัน คือแก้ไขเรื่องย้อนหลังให้เรียบร้อย และดูแลบัญชีกับภาษีของเดือนปัจจุบันให้เดินต่ออย่างถูกต้อง

ไม่ควรทุ่มเวลาทั้งหมดไปกับเรื่องย้อนหลังจนลืมยื่นภาษีเดือนใหม่ เพราะจะทำให้ปัญหาเดิมเกิดซ้ำ สิ่งที่พบจากการตรวจควรถูกนำกลับมาเป็นข้อมูลในการปรับระบบภายในบริษัท

หลังผ่านการตรวจ ควรปรับระบบอะไรบ้าง

หากต้องการเข้าใจว่าผู้ทำบัญชี สำนักงานบัญชี และผู้สอบบัญชีมีบทบาทต่างกันอย่างไร สามารถอ่าน สำนักงานบัญชีมีงานอะไรบ้าง เพื่อกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนให้เหมาะกับธุรกิจ

เมื่อใดควรให้ผู้สอบบัญชีช่วยตรวจข้อมูล

หากประเด็นที่ถูกตรวจเชื่อมกับงบการเงินหรือยอดบัญชีหลายรายการ อาจต้องประสานข้อมูลกับผู้สอบบัญชีที่เกี่ยวข้องกับงบของกิจการ เพื่อดูว่าข้อมูลที่เคยใช้ประกอบการตรวจสอบเป็นอย่างไร

สามารถศึกษาเพิ่มเติมจากบริการ รับตรวจสอบบัญชี เพื่อเข้าใจว่าการตรวจสอบงบแตกต่างจากการตรวจสอบภาษีของกรมสรรพากรอย่างไร

5 เรื่องที่ไม่ควรทำเมื่อสรรพากรเรียกพบ