เริ่มใช้โปรแกรมบัญชี Express ต้องเตรียมอะไรบ้าง? คู่มือสำหรับบริษัท

ACCOUNTING SYSTEM READINESS

ทำไมต้องเตรียมข้อมูลก่อนเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี Express?

ลองนึกภาพว่าบริษัทแห่งหนึ่งเคยบันทึกยอดขายใน Excel เก็บเอกสารซื้อไว้ในแฟ้ม และให้พนักงานแต่ละคนดูแลข้อมูลของตนเอง เมื่อเปลี่ยนมาใช้ Express บริษัทก็นำข้อมูลเดิมเข้าโปรแกรมทันทีโดยไม่ได้ตรวจสอบ

หลังใช้งานไปได้หนึ่งเดือน กลับพบว่าชื่อลูกค้าซ้ำกันหลายราย ยอดสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับสินค้าจริง และลูกหนี้บางรายการแสดงยอดผิดพลาด

ปัญหาดังกล่าวไม่ได้หมายความว่าโปรแกรมทำงานผิดเสมอไป แต่อาจเกิดจากข้อมูลต้นทางไม่ถูกต้องหรือไม่ได้กำหนดวิธีทำงานร่วมกันตั้งแต่แรก

เพราะฉะนั้น การเตรียมความพร้อมก่อนใช้โปรแกรมจึงควรเริ่มจากการสำรวจข้อมูลที่ธุรกิจมีอยู่ ตรวจความถูกต้อง และกำหนดว่าจะนำข้อมูลส่วนใดมาใช้ในระบบใหม่

ผู้ประกอบการสามารถอ่านเพิ่มเติมเรื่อง โปรแกรมบัญชีช่วยบริหารธุรกิจได้อย่างไร เพื่อเข้าใจประโยชน์ของข้อมูลบัญชีที่มีคุณภาพ

1. เตรียมข้อมูลบริษัทและสถานะภาษีให้ถูกต้อง

ข้อมูลบริษัทเป็นส่วนสำคัญที่ต้องตรวจสอบก่อนเริ่มใช้โปรแกรม เพราะอาจถูกนำไปแสดงบนเอกสารซื้อขาย ใบเสร็จรับเงิน และรายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ

ข้อมูลที่ควรเตรียม

• ชื่อบริษัทตามหนังสือรับรองนิติบุคคล
• เลขทะเบียนนิติบุคคลและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• ที่อยู่สำนักงานใหญ่และสาขาที่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท
• ข้อมูลติดต่อและรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับเอกสารทางการค้า

หากบริษัทจดทะเบียน VAT ต้องตรวจสอบการตั้งค่าภาษีให้สอดคล้องกับสถานะและลักษณะธุรกรรมจริง รวมถึงกำหนดรูปแบบเอกสารที่กิจการต้องใช้ให้ถูกต้อง

ไม่ควรเข้าใจว่าการมีเมนูใบกำกับภาษีในโปรแกรม ทำให้ทุกกิจการสามารถออกใบกำกับภาษีได้โดยไม่มีเงื่อนไข เพราะต้องพิจารณาตามกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย

OPENING BALANCES

2. เตรียมผังบัญชีและยอดยกมา ก่อนนำข้อมูลเดิมเข้า Express

สำหรับบริษัทที่เคยทำบัญชีด้วยวิธีอื่นมาก่อน สิ่งสำคัญคือการกำหนดวันที่เริ่มใช้ระบบใหม่ และตรวจสอบยอดบัญชีคงเหลือ ณ วันดังกล่าวให้ถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น บริษัทจะเริ่มใช้ Express วันที่ 1 กรกฎาคม ผู้ทำบัญชีควรตรวจยอดคงเหลือจากระบบเดิม ณ วันที่ 30 มิถุนายน พร้อมพิจารณารายการที่ต้องนำมาเปิดระบบให้ครบถ้วน

ตัวอย่างปัญหาที่เกิดจากยอดยกมาไม่ถูกต้อง

สมมติยอดลูกหนี้ตามบัญชีเดิมมีจำนวน 250,000 บาท แต่เมื่อตรวจรายละเอียดพบว่ามีใบแจ้งหนี้รายการหนึ่งได้รับชำระแล้ว 20,000 บาท และยังไม่ได้บันทึกตัดหนี้

หากนำยอด 250,000 บาทเข้า Express โดยไม่ตรวจสอบ ระบบใหม่ก็จะเริ่มต้นด้วยยอดลูกหนี้ที่คลาดเคลื่อน

ดังนั้น ก่อนนำข้อมูลเข้าสู่ระบบควรให้ผู้รับผิดชอบตรวจยอดและจัดทำรายการปรับปรุงตามหลักฐานให้เรียบร้อย รวมถึงตรวจความสัมพันธ์ระหว่างยอดรายตัวกับบัญชีแยกประเภท

การจัดทำผังบัญชีควรสอดคล้องกับลักษณะกิจการและมาตรฐานบัญชีที่ใช้ ไม่ควรเพิ่มรหัสบัญชีจำนวนมากโดยไม่จำเป็น เพราะอาจทำให้พนักงานเลือกบัญชีผิดและตรวจสอบยากขึ้น

3. จัดข้อมูลลูกค้าและผู้ขายให้เรียบร้อยก่อนเริ่มบันทึกบัญชี

ชื่อและรายละเอียดของคู่ค้าเป็นข้อมูลที่ถูกเรียกใช้บ่อยในระบบซื้อและขาย การมีข้อมูลซ้ำหรือผิดพลาดอาจทำให้บริษัทติดตามยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้ได้ยาก

ตัวอย่างเช่น บริษัทขายสินค้าให้ลูกค้ารายหนึ่ง แต่พนักงานสร้างชื่อไว้สามรูปแบบ ได้แก่ บริษัท เอ จำกัด, บจก. เอ และ บริษัทเอ เมื่อตรวจยอดค้างรับ อาจต้องรวบรวมรายการจากหลายรหัส ทำให้เสี่ยงต่อการติดตามยอดไม่ครบ

ก่อนเริ่มใช้โปรแกรมจึงควรกำหนดมาตรฐานการตั้งรหัสและชื่อคู่ค้า ตรวจข้อมูลซ้ำ และกำหนดผู้รับผิดชอบในการเพิ่มหรือแก้ไขรายชื่อ

รายละเอียดที่ควรจัดเตรียม

• ชื่อและข้อมูลติดต่อของลูกค้าและผู้ขาย
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีเมื่อเกี่ยวข้อง
• ที่อยู่สำหรับออกเอกสาร
• เงื่อนไขเครดิตและกำหนดชำระเงิน
• ยอดลูกหนี้หรือเจ้าหนี้เดิมแยกตามราย

การเตรียมข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้การออกเอกสารและติดตามรายการทางการค้าทำได้เป็นระบบมากขึ้น และลดงานแก้ไขภายหลัง

ผู้ที่ต้องดูแลเอกสารของบริษัทสามารถอ่าน วิธีเตรียมเอกสารบัญชีให้ครบถ้วน เพื่อใช้วางแนวทางจัดเก็บข้อมูล

4. เตรียมข้อมูลสินค้าให้ตรงกับสต็อกจริง

หากกิจการมีการซื้อสินค้าเพื่อจำหน่าย ควรเตรียมรหัสสินค้า ชื่อสินค้า หน่วยนับ และข้อมูลต้นทุนที่เกี่ยวข้องก่อนเริ่มใช้งานระบบสินค้าคงคลัง

สิ่งที่ควรระวังคือการตั้งชื่อหรือรหัสสินค้าซ้ำ รวมถึงการกำหนดหน่วยนับไม่ตรงกับวิธีซื้อขาย เช่น ซื้อเป็นกล่อง แต่ขายเป็นชิ้น หากไม่มีหลักเกณฑ์การแปลงหน่วยที่ถูกต้อง ยอดสินค้าคงเหลืออาจผิดได้ง่าย

ตัวอย่างธุรกิจขายอุปกรณ์สำนักงาน

บริษัทมีปากกาคงเหลือ 500 ด้าม แต่ในข้อมูลเดิมมีชื่อสินค้าสองรหัสแยกกัน ได้แก่ ปากกาน้ำเงิน และปากกาสีน้ำเงิน ทั้งที่เป็นสินค้าชนิดเดียวกัน

ก่อนย้ายข้อมูลจึงควรตรวจว่ารายการใดเป็นสินค้าจริง รายการใดเป็นข้อมูลซ้ำ และยืนยันยอดคงเหลือกับการตรวจนับสินค้า ณ วันเริ่มใช้ระบบ

สำหรับโรงงานหรือธุรกิจที่มีขั้นตอนผลิตหลายระดับ ควรตรวจว่ารูปแบบการควบคุมวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และต้นทุนการผลิตสามารถรองรับได้ด้วยระบบที่เลือกหรือจำเป็นต้องมีระบบเสริม

การเลือกโปรแกรมให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจจึงสำคัญ สามารถศึกษา วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ก่อนตัดสินใจใช้งานจริง

5. กำหนดขั้นตอนเอกสารและหน้าที่พนักงานให้ชัดเจน

การใช้ Express ให้เกิดประโยชน์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับฝ่ายบัญชีเพียงฝ่ายเดียว เพราะข้อมูลจำนวนมากเริ่มจากฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า และฝ่ายการเงิน

หากแต่ละฝ่ายทำงานโดยไม่มีข้อตกลงร่วมกัน อาจเกิดปัญหา เช่น ออกใบแจ้งหนี้แล้วไม่แจ้งฝ่ายบัญชี ส่งสินค้าแล้วไม่บันทึกการจ่ายออก หรือได้รับเงินแล้วไม่แจ้งผู้รับผิดชอบลูกหนี้

ธุรกิจจึงควรกำหนดว่าใครเป็นผู้จัดทำเอกสาร ใครตรวจสอบ ใครอนุมัติ และใครรับผิดชอบบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ

แม้บริษัทมีพนักงานเพียงไม่กี่คน ก็สามารถกำหนดขั้นตอนตรวจสอบทดแทนการแบ่งหน้าที่ที่ไม่สามารถแยกบุคลากรได้ครบทุกตำแหน่ง เพื่อช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มความรับผิดชอบในการทำงาน

สำหรับรายละเอียดการเชื่อมโยงกระบวนการซื้อ ขาย รับเงิน จ่ายเงิน และระบบบัญชีอื่น ๆ สามารถอ่าน แนวทางวางระบบบัญชีด้วย Express ซึ่งเป็นบทความเฉพาะเรื่องการทำงานของแต่ละระบบ

6. ทดลองใช้ Express ก่อนเริ่มบันทึกข้อมูลจริง

ก่อนให้พนักงานทั้งบริษัทเริ่มใช้งาน ควรทดลองกระบวนการกับรายการตัวอย่าง เพื่อดูว่าการตั้งค่าข้อมูล เอกสาร และการส่งต่อรายการระหว่างระบบทำงานสอดคล้องกับความต้องการหรือไม่

ตัวอย่างการทดสอบ 5 ขั้นตอน

เมื่อทดสอบแล้วควรตรวจว่าเอกสารที่ออกมีข้อมูลถูกต้องหรือไม่ รายงานเชื่อมโยงตามการตั้งค่าหรือไม่ และพนักงานเข้าใจขั้นตอนที่ตนรับผิดชอบหรือยัง

ควรแยกข้อมูลสำหรับทดลองออกจากข้อมูลจริงตามวิธีที่ผู้ดูแลระบบกำหนด เพื่อไม่ให้รายการทดสอบปะปนกับธุรกรรมของบริษัท

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้เมนูต่าง ๆ สามารถศึกษา คอร์สเรียนโปรแกรมบัญชี Express เพื่อดูแนวทางการฝึกใช้งานตั้งแต่พื้นฐาน

เตรียมข้อมูลพร้อมแล้ว แต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มใช้ Express อย่างไร?

สอบถามแนวทางจัดเอกสาร บัญชีเริ่มต้น และการเตรียมข้อมูลสำหรับการใช้งานตามรูปแบบธุรกิจ

7 ข้อผิดพลาดที่ควรระวังก่อนเริ่มใช้ Express

1. เริ่มใช้โดยไม่กำหนดวันตัดยอด: ทำให้แยกธุรกรรมจากระบบเดิมกับระบบใหม่ได้ยาก
2. นำยอดบัญชีเดิมเข้าระบบโดยไม่ตรวจสอบ: ทำให้ยอดเปิดระบบคลาดเคลื่อนตั้งแต่วันแรก
3. ใช้รหัสลูกค้าและสินค้าซ้ำ: ทำให้ติดตามข้อมูลและออกรายงานยาก
4. ไม่ตรวจสถานะ VAT: อาจทำให้การออกเอกสารและบันทึกภาษีผิดพลาด
5. พนักงานไม่มีขั้นตอนทำงานร่วมกัน: อาจทำให้ข้อมูลบางส่วนไม่ถูกส่งต่อเข้าระบบ
6. ไม่กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน: เพิ่มความเสี่ยงต่อการแก้ไขข้อมูลโดยไม่มีการควบคุม
7. ไม่เตรียมระบบสำรองข้อมูล: เพิ่มความเสี่ยงหากเครื่องหรือฐานข้อมูลมีปัญหา

การวางระบบที่ดีควรกำหนดวิธีป้องกันปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่ก่อนเริ่มใช้จริง เพราะการแก้ไขหลังมีรายการบัญชีจำนวนมากอาจต้องใช้ทั้งเวลาและแรงงานมากกว่าที่คาดคิด

เจ้าของกิจการที่ต้องการรับผิดชอบงานบัญชีบางส่วนด้วยตนเองสามารถอ่าน ทำบัญชีบริษัทเองต้องรู้อะไรบ้าง เพื่อเข้าใจหน้าที่และข้อควรระวังเพิ่มเติม

Checklist ก่อนเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี Express

ใช้รายการต่อไปนี้ตรวจความพร้อมร่วมกันระหว่างผู้บริหาร ฝ่ายบัญชี และผู้ดูแลระบบก่อนเริ่มใช้งานจริง

หากยังมีข้อใดไม่พร้อม ควรกำหนดผู้รับผิดชอบและระยะเวลาแก้ไขก่อนเริ่มต้น เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาค้างอยู่ในระบบเป็นเวลานาน

สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้เลือกโปรแกรม สามารถศึกษา ข้อมูลโปรแกรมบัญชี Express และแนวทางเลือกซื้อ ก่อนตัดสินใจได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี Express

สรุป เริ่มใช้ Express อย่างไรให้ทำงานง่าย และไม่ต้องกลับมาแก้บัญชีภายหลัง?

การนำโปรแกรมบัญชี Express มาใช้เป็นโอกาสที่ดีในการปรับปรุงวิธีทำงานของธุรกิจ แต่ความสำเร็จไม่ได้ขึ้นอยู่กับการติดตั้งโปรแกรมให้เสร็จเร็วที่สุด

สิ่งที่ควรให้ความสำคัญคือการเตรียมข้อมูลบริษัทให้ถูกต้อง ตรวจยอดจากระบบเดิม จัดระเบียบข้อมูลลูกค้าและสินค้า กำหนดหน้าที่พนักงาน และทดลองกระบวนการทำงานก่อนเปิดใช้กับรายการจริง

เมื่อข้อมูลเริ่มต้นมีคุณภาพและบุคลากรเข้าใจหน้าที่ของตนเอง โปรแกรมก็สามารถช่วยลดงานซ้ำซ้อนและสนับสนุนการจัดทำข้อมูลบัญชีที่ตรวจสอบได้มากขึ้น

สำนักงานบัญชี พีทูพี ให้ความสำคัญกับการจัดระบบบัญชีและภาษีที่เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ เพื่อให้ข้อมูลทางบัญชีมีความถูกต้อง ครบถ้วน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้