เช็กลิสต์ก่อนยื่นจดทะเบียนบริษัท ต้องเตรียมข้อมูลอะไรให้พร้อม

1. เตรียมชื่อบริษัทและตรวจชื่อก่อนเริ่มคำขอ

ชื่อบริษัทเป็นข้อมูลแรก ๆ ที่ต้องใช้ในการจัดตั้ง จึงควรตรวจว่าชื่อที่ต้องการใช้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ ไม่ซ้ำหรือมีลักษณะที่อาจทำให้ไม่ผ่านการพิจารณา และควรเตรียมทางเลือกไว้กรณีชื่อแรกไม่สามารถใช้ได้

ชื่อภาษาไทยและภาษาอังกฤษที่นำไปใช้กับเอกสารอื่นภายหลังควรตรวจให้เรียบร้อยตั้งแต่ต้น เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนเมื่อนำไปใช้กับธนาคาร คู่ค้า เว็บไซต์ หรือเอกสารทางธุรกิจ

รายละเอียดเฉพาะเรื่องชื่อสามารถอ่านต่อที่จองชื่อบริษัทต้องทำอย่างไร

2. ตกลงผู้เริ่มก่อการและผู้ถือหุ้นให้ชัด

บริษัทจำกัดต้องมีผู้เริ่มก่อการตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป และต้องจัดให้มีผู้เข้าชื่อซื้อหุ้นครบตามจำนวนหุ้นที่บริษัทจะจดทะเบียน จึงควรตกลงล่วงหน้าว่าใครถือหุ้นจำนวนเท่าใด และแต่ละคนมีบทบาทในธุรกิจอย่างไร

อย่ามองเพียงเปอร์เซ็นต์หุ้น แต่ควรคิดถึงสิทธิออกเสียง การตัดสินใจของผู้ถือหุ้น การรับเงินปันผล และแผนในอนาคตหากมีผู้ลงทุนรายใหม่เข้ามา

หากยังไม่แน่ใจว่าการตั้งบริษัทเหมาะกับธุรกิจหรือไม่ สามารถอ่านประโยชน์และข้อควรรู้ของการจดทะเบียนนิติบุคคล

3. กำหนดจำนวนหุ้นและทุนจดทะเบียน

ทุนจดทะเบียนควรสัมพันธ์กับลักษณะและแผนการดำเนินธุรกิจ ไม่ควรกำหนดสูงหรือต่ำเพียงเพราะเห็นบริษัทอื่นใช้ตัวเลขนั้น เพราะธุรกิจแต่ละประเภทมีความต้องการเงินทุนและเงื่อนไขแตกต่างกัน

ก่อนตัดสินใจควรดูเงินที่จะใช้จริง การจัดซื้ออุปกรณ์ ค่าใช้จ่ายช่วงเริ่มต้น ข้อกำหนดจากคู่ค้า ตลอดจนเงื่อนไขของธุรกิจเฉพาะประเภท หากเกี่ยวข้อง

เรื่องนี้สามารถศึกษาเพิ่มเติมที่ทุนจดทะเบียนบริษัทควรกำหนดเท่าไร

4. กำหนดกรรมการและอำนาจกรรมการ

คำถามสำคัญไม่ใช่เพียงว่าใครจะเป็นกรรมการ แต่ต้องกำหนดด้วยว่าใครมีอำนาจลงนามผูกพันบริษัท เช่น กรรมการหนึ่งคนลงนาม หรือกรรมการสองคนลงนามร่วมกัน และกำหนดเรื่องตราประทับตามโครงสร้างที่เลือก

เงื่อนไขอำนาจกรรมการจะถูกนำไปใช้กับธุรกรรมสำคัญภายหลัง เช่น เปิดบัญชีธนาคาร ทำสัญญา หรือดำเนินการกับหน่วยงานต่าง ๆ จึงควรคิดให้เหมาะกับระบบควบคุมของบริษัทตั้งแต่แรก

5. เตรียมวัตถุประสงค์ของบริษัทให้ตรงกับธุรกิจจริง

วัตถุประสงค์ควรสะท้อนกิจกรรมที่บริษัทตั้งใจดำเนินการจริง ไม่ควรเลือกข้อความจำนวนมากโดยไม่พิจารณาว่าธุรกิจจะทำอะไร เพราะข้อมูลนี้เกี่ยวข้องกับขอบเขตการดำเนินงานและอาจเชื่อมโยงกับใบอนุญาตเฉพาะบางประเภท

หากกิจการอยู่ภายใต้กฎหมายเฉพาะ อาจต้องมีหลักฐานหรือความเห็นชอบจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องประกอบการจัดตั้งตามกรณี ซึ่งคู่มือ DBD แยกรายการนี้ไว้อย่างชัดเจน

6. เตรียมที่ตั้งสำนักงานใหญ่และข้อมูลแผนที่

ก่อนยื่นควรตรวจที่อยู่ให้ครบถ้วนตั้งแต่เลขที่ อาคาร ชั้น ห้อง ถนน แขวง ตำบล เขต อำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ตามที่เกี่ยวข้อง รวมถึงเตรียมแผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานใหญ่และสถานที่สำคัญบริเวณใกล้เคียงโดยสังเขป

หากสถานที่ไม่ได้เป็นกรรมสิทธิ์ของผู้เกี่ยวข้อง ควรตรวจเรื่องสิทธิใช้สถานที่และเอกสารที่เกี่ยวข้องตามกรณี โดยเฉพาะเมื่อจะดำเนินการด้าน VAT หรือขอใบอนุญาตอื่นภายหลัง

ส่วนคำถามว่าปัจจุบันต้องยื่นจดทะเบียนผ่านช่องทางใด สามารถอ่านจดทะเบียนบริษัทที่ไหน ซึ่งแยก Search Intent เรื่องช่องทางไว้แล้ว

7. เตรียมหลักฐานเกี่ยวกับการชำระค่าหุ้นและการประชุมจัดตั้ง

การจัดตั้งบริษัทไม่ได้จบเพียงการกำหนดจำนวนหุ้น ผู้เริ่มก่อการต้องดำเนินขั้นตอนให้มีผู้เข้าชื่อซื้อหุ้นครบ จัดการประชุมตั้งบริษัท และกรรมการต้องดำเนินการเรียกชำระค่าหุ้นตามหลักเกณฑ์

คู่มือของ DBD ระบุเอกสารเกี่ยวกับผู้เข้าชื่อซื้อหุ้น การประชุมตั้งบริษัท และหลักฐานรับชำระค่าหุ้นไว้ในชุดเอกสารประกอบ จึงควรเตรียมข้อมูลเหล่านี้ตั้งแต่ก่อนยื่น ไม่ควรรอจนถึงขั้นตอนสุดท้ายแล้วค่อยย้อนกลับมาจัดทำ

หากต้องการดูขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ สามารถอ่านขั้นตอนจดทะเบียนบริษัท Step by Step

8. รายการเอกสารตามแบบ DBD ควรตรวจจากแหล่งปัจจุบัน

รายการแบบฟอร์มของการจัดตั้งบริษัทมีหลายรายการ เช่น คำขอจดทะเบียน หนังสือบริคณห์สนธิ รายการจัดตั้ง รายละเอียดกรรมการ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ตลอดจนเอกสารประกอบอื่นตามกรณี

เพราะรายละเอียดของแบบและเอกสารประกอบสามารถมีการปรับปรุงได้ จึงไม่ควรใช้บทความเก่าหรือ Checklist ที่ไม่ทราบวันที่เป็นแหล่งเดียวในการเตรียมเอกสาร ก่อนยื่นจริงควรตรวจแบบและข้อกำหนดปัจจุบันอีกครั้ง

สำหรับผู้ที่ต้องการดูรายการเอกสารโดยเฉพาะ ให้ไปที่จดทะเบียนบริษัท ใช้เอกสารอะไรบ้าง เพื่อไม่ให้สองหน้าถือคีย์เดียวกัน

9. ก่อนกดยื่น ตรวจข้อมูลทั้งหมดให้ตรงกัน

หากต้องการดูขั้นตอนการสร้างและยื่นคำขอโดยเฉพาะ สามารถอ่านยื่นคำขอจดทะเบียนบริษัท ขั้นตอนและเอกสาร

10. เตรียมแผนหลังจดบริษัทไว้ตั้งแต่ก่อนยื่น

ผู้ประกอบการหลายรายให้ความสำคัญกับวันจดทะเบียน แต่สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากนั้นสำคัญไม่แพ้กัน เพราะเมื่อบริษัทเริ่มมีธุรกรรม ต้องมีการจัดเก็บเอกสาร บันทึกบัญชี ดูแลภาษี และเตรียมข้อมูลสำหรับงบการเงินอย่างต่อเนื่อง

จึงควรวางระบบตั้งแต่ก่อนเปิดบริษัทว่าใครออกเอกสาร ใครเก็บใบซื้อ ใครตรวจธนาคาร ใครส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชี และจะใช้โปรแกรมอะไร หากรอจนเอกสารสะสมหลายเดือน การย้อนจัดระบบภายหลังจะยากกว่า

อ่านต่อได้ที่บัญชีบริษัทต้องทำอะไรบ้าง และการทำบัญชีรายเดือนและรายปี

VAT และประกันสังคม ไม่ควรเอามารวมเป็น “เอกสารจัดตั้งบริษัท” ทุกกรณี

อีกจุดที่ควรแยกให้ชัดคือ การจัดตั้งบริษัท การจดทะเบียน VAT และการขึ้นทะเบียนนายจ้างเป็นคนละหน้าที่ ไม่ควรทำให้ผู้อ่านเข้าใจว่า ภ.พ.01 เป็นเอกสารบังคับของการจัดตั้งบริษัททุกแห่ง

กิจการต้องพิจารณา VAT จากประเภทกิจการและเงื่อนไขตามกฎหมาย ส่วนประกันสังคมเกี่ยวข้องเมื่อมีสถานะนายจ้างและลูกจ้างตามเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

จึงควรแยกศึกษาภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT และประกันสังคมสำหรับนายจ้าง หลังจากพิจารณาลักษณะธุรกิจแล้ว