การจัดทำ เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ค่าใช้จ่าย

การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายของกิจการลงในระบบบัญชี การจัดทำเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายหลักฐานเอกสารสำคัญที่จะต้องจัดเก็บ

เพื่อนำไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายที่กรมสรรพากรยอมรับในการเสียภาษี จะต้องมีการจัดทำและจัดเตรียมเอกสารอย่างไร มีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องจัดเก็บ ไปเรียนรู้สาระสำคัญในบทความนี้

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  อ่าน การติดตั้งและวางระบบ โปรแกรมบัญชี Express

การทำบัญชีที่ถูกต้อง

การทำบัญชีที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของการประกอบธุรกิจ ซึ่งการทำบัญชีมีรายการหลายประเภทที่ต้องทำการบันทึกลงบัญชี แต่บทความในครั้งนี้

เราจะเน้นถึงเนื้อหาของ การจัดทำเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่าย เป็นหลัก ซึ่งเอกสารสำคัญที่จะต้องจัดเก็บ เพื่อนำไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายที่กรมสรรพากรยอมรับในการเสียภาษี

จะต้องมีการจัดทำและจัดเตรียมเอกสารอย่างไร มีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องจัดเก็บ  เราไปเรียนรู้สาระสำคัญเหล่านี้ในบทความนี้ตามลำดับกันเลย

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

 Add Line : p2pacc

  ปรึกษาบัญชี ปรึกษางานฝ่ายบัญชี

การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่าย

การบันทึกค่าใช้จ่ายของกิจการลงในระบบบัญชี เป็นเรื่องสำคัญเพราะเป็นรายจ่ายจริงของกิจการที่สามารถนำไปประกอบการคิดคำนวณในเรื่องของการลดหย่อนภาษีได้

ดังนั้นกิจการจึงควรมีความรู้พื้นฐานในการจัดทำหรือจัดเก็บเอกสารในกรณีดังกล่าว  เพื่อความถูกต้องครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรได้กำหนดเอาไว้

เอกสารจำเป็นที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายของกิจการ

บ่อยครั้งที่กิจการมักประสบปัญหาเรื่องหาเอกสารมาเป็นหลักฐานบันทึกค่าใช้จ่ายของกิจการไม่ได้  ทั้งๆที่เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง

อีกทั้งหลายกิจการยังไม่เข้าใจระบบการจัดการเอกสารสำหรับการทำบัญชีซึ่งปัญหาดังกล่าว กรมสรรพากรได้มีแนวทางชี้แนะในการแก้ปัญหาให้กับผู้ประกอบกิจการ

เพื่อที่จะได้ดำเนินการได้อย่างถูกต้องตามข้อบังคับของกรรมสรรพกร บทความครั้งนี้จึงได้นำความรู้ของการแก้ปัญหาในกรณีที่ไม่สามารถหาเอกสารหลักฐาน

และวิธีการจัดการเอกสารที่จะนำไปบันทึกบัญชีอย่างถูกต้องมาแบ่งปันกันเพื่อป้องกันการเกิดปัญหากับกิจการเมื่อถูกกรมสรรพากรเรียกตรวจสอบ

เอกสารสำคัญที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายมีอะไรบ้าง พร้อมกับวิธีการแก้ปัญหาหากไม่มีเอกสารสำคัญดังกล่าว 

1.ใบรับการรับเงิน หรือใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายสินค้าหรือบริการ

1.1 ถ้าใบเสร็จเป็นภาษาต่างประเทศ จะต้องมีภาษาไทยกำกับและต้องใช้เลขสากลอารบิก หรือตัวเลขไทย ในการระบุมูลค่า

1.2 เอกสารระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีพร้อมทั้งชื่อและที่อยู่ของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ

1.3 ต้องแสดงวันที่เดือน ปี ที่ซื้อขาย พร้อมอ้างอิงเลขที่ใบเสร็จของผู้ขาย

1.4 ใบเสร็จต้องระบุชนิดของสินค้าหรือราคา  พร้อมทั้งระบุราคา จำนวนที่ทำการขาย ให้ชัดเจน

1.5 เอกสารการชำระเงินในกรณีต่าง

- หากจ่ายชำระเป็นเช็คต้องถ่ายสำเนาเช็คที่ระบุชื่อผู้รับเงินและขีดคร่อม Account Payee

- หากชำระโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร ก็ต้องมีเอกสารการโอนเงิน

-หากชำระเป็นเงินสดก็ต้องมีสำเนาบัตรประชาชนแนบ และระบุรายละเอียดการชำระเงินในสำเนาบัตรประชาชน

2.ผู้ขายสามารถจัดทำใบสำคัญการรับเงิน ขึ้นมาพร้อมทั้งแนบสำเนาบัตรประชาชนเพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อให้กับผู้ซื้อได้

3.เอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หากผู้ขายไม่ให้ใบเสร็จรับเงิน หรือไม่ยอมให้ พนักงานที่ได้รับมอบหมายจากกิจการให้เป็นผู้ไปซื้อสินค้าหรือบริการ

ก็สามารถจัดทำเอกสาร ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ได้เช่นเดียวกันโดยลงรายละเอียดในการซื้อและลงลายมือชื่อในการจ่ายเงินในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  รับจดทะเบียนบริษัท บริการครบจบในทุกขั้นตอน

กรณีที่ผู้ขายไม่ยอมออกใบเสร็จรับเงินให้เมื่อซื้อสินค้าและบริการ

สามารถแก้ปัญหาโดยจัดทำเอกสาร 3 รายการเพื่อใช้เป็นเอกสารหลักฐานที่ถูกต้อง และจัดเก็บเอกสารดังกล่าวไว้ด้วยกันเป็นชุดดังนี้

1.ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินดังรายละเอียดข้างต้นที่กล่าวมาแล้ว

2.ถ่ายรูปสินค้า หรือรูปการใช้บริการแล้วปริ้นท์แนบไว้เป็นหลักฐาน

3.ใช้สำเนาสลิปโอนเงิน หรือสำเนาเช็คหรือสำเนาบัตรประชาชนผู้ ซื้อผู้ขาย

สำหรับรายจ่ายเฉพาะกรณี ค่าไฟฟ้าค่าน้ำประปา และเงินเดือนเจ้าของกิจการ

1.รายจ่ายหมวดค่าไฟฟ้าและค่าน้ำประปาที่ไม่ใช้ชื่อของกิจการ

กรณีกิจการที่เช่าอาคาร สถานที่ในการดำเนินธุรกิจและใบเรียกเก็บค่าไฟฟ้า  ค่าน้ำประปาเป็นชื่อของเจ้าของสถานที่ที่ให้เช่า กิจการจะต้องจัดเตรียมสัญญาเช่า

ที่มีข้อความระบุว่า ให้ผู้เช่าเป็นผู้รับผิดชอบชำระค่าไฟฟ้าน้ำประปาเป็นเอกสารหลักฐานค่าใช้จ่ายแทน  แต่ในระยะยาวกิจการควรทำการแจ้งทางการไฟฟ้า และการประปา

ให้เพิ่มชื่อของกิจการลงในใบเสร็จ ใบกำกับภาษีโดยระบุข้อความว่า จ่ายชำระโดย ..... ( ชื่อกิจการ ) ทั้งนี้เพื่อสะดวกในการใช้เอกสารหลักฐานในการบันทึกค่าใช้จ่ายและการตรวจสอบ

2.รายจ่าย ในส่วนค่าตอบแทนเป็นเงินเดือนของเจ้าของกิจการ

เงินเดือนของเจ้าของกิจการเป็นค่าใช้จ่ายรายการหนึ่งที่เกิดขึ้นเป็นประจำในทุกๆเดือน ซึ่งจำเป็นต้องจัดทำเอกสารหลักฐานสำคัญเพื่อการลงบันทึกบัญชีและความถูกต้องตามข้อบังคับของสรรพากร โดยกรณีนี้ต้องจัดเตรียมเอกสารดังนี้

- หลักฐานสัญญาว่าจ้างการทำงานที่ระบุชื่อเจ้าของกิจการพร้อมเอกสารหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามค่าจ้างนั้น ๆ

- ใบสำคัญจ่ายและแนบหลักฐานการจ่ายเงิน ซึ่งหากจ่ายเป็นเช็คให้ระบุชื่อรับเงินและขีดคร่อม Account  Payee หรือหากจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคารก็ต้องสำเนาใบโอนเงินเป็นหลักฐาน

แต่หากจ่ายเป็นเงินสดก็ให้ผู้รับเงินถ่ายสำเนาบัตรประชาชนและระบุรายละเอียดว่าได้รับเงินเดือนเป็นมูลค่าเท่าไหร่ระบุวันเดือนปี และลงลายมือชื่อผู้รับเงินลงในสำเนาบัตรให้ครบ

ในการจัดทำเอกสารหลักฐานรายจ่ายมีสิ่งสำคัญที่ต้องรับรู้และพึงระวังดังนี้

1. ผู้ชายสินค้า หรือ บริการ (ผู้รับเงิน)  ต้องเป็นผู้ขายสินค้าหรือบริการตามที่ที่ระบุไว้ในเอกสารอย่างแท้จริง

2. บุคคลใดที่กระทำการแอบอ้างและสร้างเอกสารหลักฐานเท็จ โดยมีเจตนาหลีกเลี่ยงภาษี  หรือเพื่อขอคืนภาษี จะต้องรับโทษจำคุก ตั้งแต่3 เดือน – 7 ปี  และเสียค่าปรับตั้งแต่2,000 – 200,000 บาท ตามกฎหมายมาตรา 37

สิ่งที่ต้องรู้ก่อนจ้างสำนักงานบัญชี

สำหรับบางกิจการที่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญในเรื่องของภาษีการทำบัญชีประจำองค์กร อาจเลือกใช้สำนักงานบัญชีซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญมาดูแลบัญชีและภาษีของกิจการแทน 

และถึงแม้บทความนี้จะมุ่งเน้นเรื่องการทำเอกสารหลักฐานในการบันทึกรายจ่ายลงบัญชีเป็นหลัก แต่เมื่อกล่าวถึง กรณีการจ้างสำนักงานทำบัญชีแล้ว

ก็จำเป็นต้องพูดถึงเอกสารหลักฐานที่ต้องลงบันทึกบัญชีรายรับไปด้วยสักเล็กน้อยอย่างเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งก็ถือเป็นความรู้เพิ่มเติมให้กับผู้อ่าน  ช่วยทำให้มองเห็นในภาพรวมการบันทึกลงบัญชีที่ถูกต้อง

1.กิจการ ต้องเก็บรักษาเอกสารหลักฐานทางบัญชีที่แม้ทำการปิดงบทางการเงินประจำปีแล้วไว้5 ปี ตามข้อบังคับของกรมสรรพากร ทั้งนี้เพื่อป้องกันการเกิดปัญหา เมื่อถูกเรียกตรวจสอบย้อนหลัง

2.การจ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีกิจการจะต้องส่งเอกสารหลักฐานทางบัญชีในทุกๆเดือนไปให้กับสำนักงานบัญชีเพื่อบันทึกลงบัญชีและจัดทำภาษี

และส่วนใหญ่กว่ากิจการจะได้เอกสารหลักฐานคืนจากสำนักงานบัญชีก็ต้องใช้ระยะเวลานานเพราะจะส่งเอกสารคืนได้เมื่อได้สรุปงบปลายปี

และยื่นงบการเงินประจำปีเสร็จเรียบร้อยแล้วซึ่งสำนักงานบัญชีอาจจะไม่นำส่งคืนกิจดารในกรณีตกลงกันว่าสำนักงานบัญชีจะเป็นผู้เก็บรักษาเอกสารไว้ให้

3.ด้วยเอกสารที่นำส่งสำนักงานบัญชีล้วนเป็นเอกสารสำคัญที่กิจการอาจจะต้องใช้ข้อมูลของเอกสารระหว่างปี หรือกรณีที่อยากป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายกิจการอจะต้องหาวิธีบันทึกข้อมูลดังกล่าว

โดยอาจใช้โปรแกรมการบันทึกข้อมูลทางบัญชีหรือถ่ายเอกสารจัดแฟ้มแยกประเภท หรือสแกนเอกสารแล้วสร้างไฟล์แยกประเภทให้ชัดเจนเพื่อความสะดวกในการเรียกข้อมูลมาใช้ เพราะหากรอที่จะได้รับเอกสารคืนจะใช้เวลานาน

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  อ่าน 9 ขั้นตอน จดทะเบียนบริษัทออนไลน์

ต้องนำส่งเอกสารอะไรบ้างให้กับสำนักงานบัญชี

เมื่อจ้างสำนักงานบัญชีให้กิจการจะต้องนำส่งเอกสารหลักฐานให้กับสำนักงานบัญชีในทุกๆเดือนดังนี้

1.ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี  ซึ่งเป็นรายรับ ที่ได้จากการขายของกิจการ

เป็นเอกสารแสดง รายการขายสินค้าที่มีข้อมูลครบถ้วนตามกรมสรรพากรกำหนดว่า ขายสินค้าหรือบริการอะไรมูลค่าเท่าไหร่ ขายสินค้าให้ใคร ให้ใคร

และต้องระบุวิธีชำระเงิน ซึ่งถ้าไม่ได้ระบุต้องทำใบสำคัญรับ เพื่อยืนยันการรับเงิน  นอกจากนั้นต้องระบุวันเดือนปีที่ขาย เลขที่เอกสารที่ออก และลงลายมือซื่อของพนักขายของกิจการด้วย  

และหากกิจการมีการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสารจะต้องแยกแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มให้เห็นอย่างชัดเจนพร้อมทั้งแนบใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ลูกค้า แล้วจัดเก็บรวมเป็นชุดเพื่อเตรียมส่ง สำนักงานบัญชีทุกๆรอบเดือน

2.หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย(ที่ถูกหักไป) ต้องจัดทำเอกสารรับรองการหักภาษี ณที่จ่าย

กรณีรายได้ของกิจการตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรที่กำหนดไว้แต่ละประเภท ซึ่งหากไม่ได้รับ กิจการต้องทวงขอจากลูกค้าเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าถูกหักภาษีจริง 

3.ใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษีในการซื้อ ( รายจ่าย) คือเอกสารหลักฐานที่ใช้ยืนยันว่าเกิดการซื้อที่เป็นค่าใช้จ่ายของกิจการจริง ซึ่งในกรณีที่ใบเสร็จที่ได้รับไม่ระบุวิธีการชำระเงินไว้ให้ 

กิจการจะต้องจัดทำ” ใบสำคัญจ่าย” เพื่อใช้แปะเอกสารเป็นใบแรกและตามด้วยเอกสารหลักฐานใบอื่นๆ แล้วจัดเก็บเป็นชุด  เพื่อยืนยันการชำระเงินซื้อ และส่งให้กับสำนักงานบัญชี

4.เอกสารรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (โดยกิจการจะเป็นผู้ที่หักภาษี) คือใบทวิ 50 ซึ่งเป็นเอกสารรับรองการหักภาษีณ ที่จ่ายโดยกิจการต้องเป็นผู้จัดทำ  

ตามประเภทค่าใช้จ่ายและตามอัตราส่วนที่กฎหมายกำหนดไว้  เพื่อให้แก่ผู้รับเงินที่เป็นผู้ขายสินค้าหรือบริการและอย่าลืมจัดเก็บสำเนาเอกสารรับรองการหักภาษี แล้วรวมกับใบเสร็จรับเงินไว้เป็นชุดเพื่อส่งสำนักงานบัญชี

5.เอกสารการส่งเงินประกันสังคม หากกิจการมีการจ้างพนักงานตั้งแต่1 คนขึ้นไปประกันสังคมให้กับพนักงานโดยกิจการมีหน้าที่ชำระค่าประกันสังคมร่วมกับพนักงานคนละครึ่ง

ตามจำนวนที่เรียกเก็บตามข้อบังคับของประกันสังคมปละจะต้องนำส่งประกันสังคมในทุกๆวันที่ 15 ของทุกเดือนถัดไปและเก็บสำเนาเอกสารการนำส่งไว้เป็นหลักฐานการชำระเงินเพื่อเตรียมนำส่งสำนักงานบัญชี

สำหรับจัดส่งเอกสารทางบัญชีทั้ง 5 รายการนี้ ควรจัดส่งให้กับสำนักงานบัญชีในทุก ๆ เดือนเพื่อให้สำนักงานบัญชีนำไปบันทึกบัญชีของกิจการ

และเพื่อนำส่งยอดภาษีแก่สรรพากรทั้งนี้กิจการควรจะต้องจัดส่งในทุก ๆ เดือน เพื่อจัดการไม่ให้เอกสารมีจำนวนมากจนเกินไปและก่อนนำส่งกิจการควรจัดเตรียมและตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วน

เอกสารที่จะนำส่งอย่างละเอียด และควรทำใบสรุปปะหน้าเอกสารที่นำส่งว่ามีกี่ประเภทกี่รายการ จะช่วยทำข้อมูลชัดเจน ป้องกันการบันทึกที่ตกหล่นซึ่งจะเป็นผลดีทั้งต่อกิจการและสำนักงานบัญชีที่จะตรวจเช็คข้อมูลของเอกสารได้อย่างครบถ้วน

ติดต่อปรึกษา งานบัญชีภาษี

โทรศัพท์ : 097 236 2994

Add Line : p2pacc

  แนะนำอ่าน เตรียมเอกสารจัดตั้งบริษัท