เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ค่าใช้จ่ายต้องมีอะไรบ้าง

ทำไมเอกสารค่าใช้จ่ายจึงสำคัญต่อการทำบัญชี

กิจการมีค่าใช้จ่ายหลายประเภท ตั้งแต่ซื้อสินค้า วัตถุดิบ ค่าเช่า ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา ค่าสาธารณูปโภค เงินเดือน ไปจนถึงค่าบริการจากผู้รับเหมา แต่การที่บริษัทจ่ายเงินจริงไม่ได้หมายความว่ารายจ่ายนั้นจะนำไปคำนวณภาษีได้ทุกกรณีโดยอัตโนมัติ

กรมสรรพากรให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริงว่าเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการหรือไม่ และมีหลักฐานเพียงพอหรือไม่ ดังนั้นเอกสารจึงทำหน้าที่มากกว่าการยืนยันว่า “จ่ายเงินแล้ว” แต่ต้องช่วยอธิบายว่าจ่ายอะไร ให้ใคร เมื่อไร จำนวนเท่าใด และเหตุใดจึงเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

หากบริษัทกำลังจัดระบบรับ–จ่ายใหม่ สามารถศึกษา รับวางระบบบัญชี เพื่อกำหนดขั้นตอนอนุมัติ เอกสารที่ต้องแนบ และผู้รับผิดชอบก่อนบันทึกบัญชี

เอกสารประกอบค่าใช้จ่ายที่ควรมีเป็นชุด

เอกสารของแต่ละรายการไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทั้งหมด แต่แนวคิดที่ดีคือให้แต่ละค่าใช้จ่ายสามารถตามเส้นทางได้ตั้งแต่ต้นจนจบ ตัวอย่างเอกสารที่อาจอยู่ในชุดเดียวกัน ได้แก่

ใบเสร็จรับเงินที่ดี ควรมีข้อมูลอะไร

ใบรับหรือใบเสร็จควรมีข้อมูลที่ช่วยระบุตัวผู้รับเงินและรายการได้ชัด เช่น ชื่อหรือชื่อกิจการ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีในกรณีที่เกี่ยวข้อง วันที่รับเงิน รายละเอียดสินค้าหรือบริการ และจำนวนเงิน

กรมสรรพากรมีแนววินิจฉัยว่า หากหลักฐานมีลักษณะเป็น “ใบรับ” ตามกฎหมายและสามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน ก็สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบรายจ่ายได้ตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นสิ่งสำคัญคือความสามารถในการพิสูจน์ข้อเท็จจริงของรายการ ไม่ใช่เพียงชื่อเอกสารอย่างเดียว

หลักฐานโอนเงินอย่างเดียวพอหรือไม่

สลิปโอนหรือ Statement ช่วยยืนยันว่ามีเงินออกจากบัญชีจริง แต่โดยตัวมันเองอาจไม่ได้บอกชัดว่าเงินนั้นจ่ายค่าอะไร จำนวนดังกล่าวรวมภาษีหรือไม่ และผู้รับเงินมีความสัมพันธ์กับรายการอย่างไร

จึงควรเก็บหลักฐานโอนคู่กับเอกสารอื่น เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา ใบสั่งซื้อ หรือใบสำคัญจ่าย เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้ครบถ้วน

กิจการที่ต้องการแยกบัญชีรับ–จ่ายให้ชัดสามารถอ่านเรื่อง เปิดบัญชีบริษัท เพื่อจัดธุรกรรมของบริษัทออกจากเงินส่วนตัวและช่วยให้กระทบยอดได้ง่ายขึ้น

ไม่มีใบเสร็จรับเงิน ต้องทำอย่างไร

กรณีซื้อสินค้าหรือบริการแล้วผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จ ไม่ควรแก้ด้วยการสร้างเอกสารให้ดูเหมือนออกโดยผู้ขาย หากข้อเท็จจริงคือผู้ขายไม่ได้ออกใบรับ ควรจัดทำหลักฐานภายในให้สอดคล้องกับเหตุการณ์จริง

แนวทางของกรมสรรพากรมีตัวอย่างเอกสารที่สามารถใช้ประกอบตามกรณี เช่น ใบรับ ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน หรือใบสำคัญจ่าย โดยต้องมีรายละเอียดของผู้รับเงิน รายการ วันที่ จำนวนเงิน และหลักฐานอื่นที่ช่วยพิสูจน์ว่ามีการซื้อสินค้าหรือบริการจริง

เอกสารภายในไม่ได้ทำให้รายจ่ายผ่านเงื่อนไขภาษีโดยอัตโนมัติ ผู้ทำบัญชียังต้องพิจารณาลักษณะรายจ่าย ข้อเท็จจริง และกฎหมายที่ใช้กับรายการนั้น

ใบสำคัญจ่ายมีไว้ทำอะไร

ใบสำคัญจ่าย หรือ Payment Voucher เป็นเอกสารภายในที่ช่วยรวมหลักฐานของรายการจ่ายแต่ละครั้งไว้ด้วยกัน เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ ผู้รับเงิน รายละเอียด จำนวนเงิน บัญชีที่เกี่ยวข้อง ผู้จัดทำ ผู้ตรวจ และผู้อนุมัติ

ประโยชน์สำคัญคือทำให้ผู้ทำบัญชีไม่ต้องค้นหลักฐานจากหลายที่ และช่วยให้เจ้าของกิจการตรวจได้ว่าเงินถูกจ่ายตามขั้นตอนหรือไม่ โดยเฉพาะบริษัทที่มีพนักงานฝ่ายการเงินหลายคน

หากต้องการวางขั้นตอนใบสำคัญจ่ายให้เชื่อมกับโปรแกรมบัญชี สามารถศึกษา โปรแกรมบัญชี Express เพื่อวางเลขที่เอกสารและข้อมูลการจ่ายให้ค้นย้อนหลังได้ง่าย

ค่าไฟและค่าน้ำไม่ใช่ชื่อบริษัท บันทึกค่าใช้จ่ายได้หรือไม่

กรณีบริษัทเช่าสำนักงานและใบแจ้งค่าไฟหรือค่าน้ำยังเป็นชื่อเจ้าของอาคาร สิ่งสำคัญคือกิจการต้องมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่าตนมีหน้าที่ชำระค่าใช้จ่ายดังกล่าวจริง เช่น สัญญาเช่าที่ระบุว่าผู้เช่าเป็นผู้รับผิดชอบค่าไฟและค่าน้ำ ประกอบกับหลักฐานการชำระเงิน

กรมสรรพากรมีแนวทางยอมรับกรณีเอกสารเป็นชื่อบุคคลอื่นได้ หากกิจการพิสูจน์ได้ว่าเป็นผู้จ่ายจริงและมีเอกสารประกอบ เช่น สัญญาเช่า แต่ในระยะยาวควรพิจารณาปรับข้อมูลกับผู้ให้บริการสาธารณูปโภคให้สอดคล้องกับผู้ใช้จริง เพื่อให้ตรวจสอบง่ายขึ้น

เงินเดือนกรรมการหรือเจ้าของกิจการ ต้องมีเอกสารอะไร

กรณีบริษัทจ่ายค่าตอบแทน เงินเดือน หรือค่าจ้างให้กรรมการหรือบุคคลที่ทำงานให้บริษัท ควรมีเอกสารที่อธิบายเหตุผลและสิทธิในการรับเงิน เช่น มติ ข้อตกลงการทำงาน เอกสารเงินเดือน ใบสำคัญจ่าย หลักฐานการโอน และเอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามลักษณะเงินได้ที่เกี่ยวข้อง

ไม่ควรโอนเงินจากบริษัทเข้าบัญชีกรรมการแล้วบันทึกเป็น “เงินเดือน” ทุกครั้งโดยไม่มีรายละเอียด เพราะรายการดังกล่าวอาจเป็นเงินเดือน เงินทดรอง เงินกู้ เงินปันผล หรือการชำระคืนค่าใช้จ่าย ซึ่งมีผลทางบัญชีและภาษีต่างกัน

หากต้องการทบทวนโครงสร้างรายจ่ายกรรมการและภาษี สามารถดูบริการ รับวางแผนภาษี เพื่อแยกประเภทรายการก่อนบันทึกบัญชี

ใบกำกับภาษีกับค่าใช้จ่ายทางบัญชี เป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่

ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน เอกสารบางรายการอาจใช้เป็นหลักฐานบันทึกค่าใช้จ่ายทางบัญชีได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะนำภาษีซื้อไปเครดิต VAT ได้เสมอ เพราะภาษีมูลค่าเพิ่มมีเงื่อนไขของใบกำกับภาษีและรายการต้องห้ามแยกต่างหาก

จึงไม่ควรใช้คำว่า “มีใบเสร็จแล้วใช้ภาษีได้” หรือ “ไม่มีใบกำกับภาษีแล้วลงค่าใช้จ่ายไม่ได้” แบบเหมารวม ต้องแยกวัตถุประสงค์ของเอกสารว่าใช้เพื่อบันทึกบัญชี คำนวณภาษีเงินได้ หรือใช้สิทธิภาษีมูลค่าเพิ่ม

หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องเก็บคู่กับค่าใช้จ่าย

หากบริษัทจ่ายเงินที่อยู่ในบังคับหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรเก็บสำเนาหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้คู่กับเอกสารของรายการนั้น เพื่อให้เห็นว่าเงินที่จ่ายสุทธิสัมพันธ์กับยอดก่อนหักภาษีอย่างไร

หากหนังสือรับรองสูญหาย กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ออกสามารถออกใบแทนจากสำเนาคู่ฉบับหรือระบบคอมพิวเตอร์ตามหลักเกณฑ์ จึงไม่ควรละเลยการเก็บสำเนาเอกสารเหล่านี้ในระบบของบริษัท

กรณีเอกสารบัญชีหรือภาษีสูญหาย สามารถอ่านต่อที่ เอกสารบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ต้องทำอย่างไร เพื่อดูวิธีติดตามใบแทนและแก้ไขเอกสารที่ขาด

เอกสารประกันสังคมและเงินเดือนก็ควรส่งให้บัญชี

หากกิจการมีพนักงาน เอกสารเงินเดือนและประกันสังคมเป็นอีกกลุ่มที่ควรจัดเก็บเป็นระบบ เช่น Payroll รายละเอียดเงินเดือน หลักฐานโอนเงิน เอกสารหักภาษี ณ ที่จ่าย และหลักฐานนำส่งเงินสมทบ

ข้อมูลกลุ่มนี้ใช้ทั้งในการบันทึกค่าใช้จ่าย ตรวจยอดเจ้าหนี้ค้างจ่าย และตรวจความสัมพันธ์ระหว่างเงินเดือน ภาษี และเงินสมทบ จึงไม่ควรแยกเก็บโดยฝ่ายบุคคลโดยที่ฝ่ายบัญชีไม่สามารถตรวจข้อมูลได้

ส่งเอกสารอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

บทความเดิมแนะนำให้ส่งเอกสารทุกเดือน ซึ่งยังเป็นแนวทางที่ดี เพราะช่วยลดจำนวนเอกสารสะสมและทำให้พบสิ่งที่ขาดได้เร็ว :contentReference[oaicite:4]{index=4}

บริษัทที่ต้องการใช้บริการภายนอกสามารถอ่าน Outsource งานบัญชี เพื่อกำหนดว่าเอกสารส่วนใดบริษัทต้องจัดเตรียมเอง และส่วนใดให้สำนักงานบัญชีดูแล

จัดเอกสารอย่างไรให้ค้นง่ายและไม่ตกหล่น

ระบบเอกสารไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แต่ควรใช้รูปแบบเดียวกันทั้งบริษัท เช่น แยกแฟ้มซื้อ แฟ้มขาย ธนาคาร เงินเดือน และภาษี พร้อมเรียงตามเดือนและเลขที่เอกสาร

เอกสารครบ ช่วยให้ปิดงบง่ายขึ้นอย่างไร

เมื่อเอกสารรายเดือนครบ การกระทบยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ ธนาคาร ภาษี และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จะทำได้ง่ายขึ้น ในทางกลับกัน หากหลักฐานขาด ผู้ทำบัญชีต้องกลับมาตามข้อมูลปลายปีและอาจไม่สามารถสรุปรายการบางส่วนได้ทันที

หากต้องการดูว่างานช่วงสิ้นปีตรวจอะไรบ้าง สามารถอ่าน การปิดบัญชีและปิดงบการเงิน เพื่อเตรียมเอกสารตั้งแต่ระหว่างปี

เอกสารทางบัญชีต้องเก็บไว้นานแค่ไหน

บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาตามกฎหมาย การเก็บเอกสารจึงควรมีทั้งระบบต้นฉบับและสำเนาดิจิทัลตามความเหมาะสม โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวกับภาษี ทรัพย์สิน สัญญา และรายการสำคัญ

หากต้องส่งต้นฉบับให้สำนักงานบัญชี ควรกำหนดว่าใครเป็นผู้เก็บรักษา ระยะเวลาเท่าใด และจะส่งคืนเมื่อไร เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาว่าไม่ทราบว่าเอกสารอยู่ที่บริษัทหรืออยู่กับผู้ให้บริการ